Questions et réponses (Q&R)

Q&R à propos des plans de réserve de remplacement des immobilisations

Q&R à propos des plans de réserve de remplacement des immobilisations

  1. Qu’est-ce qu’un plan de réserve de remplacement des immobilisations?
  2. Pourquoi avons-nous besoin d’un plan de réserve de remplacement des immobilisations?
  3. À quoi ressemble le plan?
  4. Que recherche l’Agence lorsqu’elle approuve un plan de réserve de remplacement des immobilisations?
  5. Pourquoi l’approbation de l’Agence est-elle importante pour notre coopérative?
  6. Combien d’argent notre coopérative doit-elle mettre de côté chaque année?
  7. Combien cela coûte-t-il d’établir un plan?
  8. Par quoi devons-nous commencer?
  9. Que faisons-nous du plan une fois qu’il a été approuvé?
  10. Où puis-je trouver davantage de renseignements à propos des plans de réserve de remplacement des immobilisations?

1. Qu’est-ce qu’un plan de réserve de remplacement des immobilisations?

Un plan de réserve de remplacement des immobilisations est une stratégie qui vise à conserver votre coopérative en bon état pour l’avenir. Le plan vous indique combien de temps dureront les éléments principaux de votre propriété et combien d’argent il vous faudra mettre de côté pour leur remplacement ou pour les réparations majeures. Pour obtenir davantage de renseignements, consultez le Guide de planification des réserves pour immobilisations de la FHCC.

2. Pourquoi avons-nous besoin d’un plan de réserve de remplacement des immobilisations?

Le fait d’avoir un plan, et de le suivre, vous aide à vous assurer de la disponibilité de fonds quand des travaux devront être effectués sur votre propriété. Les bâtiments de votre coopérative vieillissent d’année en année. Vous avez sans aucun doute déjà remplacé au moins une fois des toits et d’autres éléments importants, comme les planchers et les appareils. Vous devez planifier la prochaine étape de remplacement. Un plan complet est donc essentiel si vous voulez vous assurer de ne pas oublier d’autres parties de la propriété qui sont en train de s’user.

Une fois que vous savez combien d’argent vous devrez dépenser sur un bâtiment, et à quel moment vous devrez le faire, vous pourrez peut-être investir une partie de votre fonds de réserve dans des placements à long terme qui offrent un meilleur rendement, ce qui constitue une autre bonne raison d’avoir un plan.

Le plan pourrait ne pas susciter beaucoup d’intérêt de la part de vos membres actuels ou éventuels, mais ces derniers aimeront les résultats qui en découleront. Ils prendront plaisir à vivre dans un bâtiment bien entretenu, où les remplacements sont effectués comme il convient.

3. À quoi ressemble le plan?

Un plan de réserve de remplacement est composé de deux parties. Premièrement, le plan contient une liste de tous les éléments d’immobilisations qui auront besoin d’être remplacés tout au long de la durée de vie du bâtiment. Le plan contient ensuite une estimation de la durée de vie de chaque élément et du montant que cela coûterait pour le remplacer aujourd’hui.

La seconde partie est constituée de prévisions relatives au fonds de réserve. Les prévisions vous indiquent combien d’argent vous aurez à dépenser chaque année sur les réparations et les remplacements d’immobilisations, grâce aux estimations des coûts futurs. Elles regroupent ensuite ces renseignements pour estimer la somme que vous pourriez gagner en investissant votre fonds de réserve. Le total vous indique combien d’argent vous devriez mettre de côté chaque année. Assurez-vous d’obtenir une copie électronique des prévisions relatives au fonds de réserve pour que vous puissiez les mettre à jour facilement.

4. Que recherche l’Agence lorsqu’elle approuve un plan de réserve de remplacement des immobilisations?

L’Agence veut vérifier si votre plan est soutenu par une évaluation complète de l’état actuel de votre propriété et exige des prévisions financières qui couvrent au moins les 10 prochaines années. L’idéal serait que votre plan de réserve de remplacement couvre les 20 prochaines années.

Afin d’être approuvé, votre plan ne peut pas prévoir une insuffisance de financement dans la réserve au cours des cinq premières années. S’il indique un déficit après cette période, votre gestionnaire des relations voudra savoir comment vous prévoyez combler les lacunes.

Le plan est comme un bulletin météo : plus l’avenir est lointain, plus il est incertain. Vous devrez, pour cette raison, réviser et mettre à jour vos prévisions tous les trois ans, même si une évaluation de l’état de vos bâtiments n’est pas toujours nécessaire. Ce processus permettra de tenir compte des problèmes inattendus relatifs aux bâtiments, de la fluctuation des coûts et des réparations effectuées plus tôt ou plus tard que prévu. Le plan à jour, y compris l’évaluation de l’état des bâtiments est ensuite acheminé à l’Agence aux fins d’examen et d’approbation.

Si l’évaluation de l’état de vos bâtiments date de cinq ans ou moins, elle est normalement suffisamment à jour pour être utilisée aux fins d’établissement des prévisions actualisées relatives à votre fonds de réserve. Toutefois, si l’évaluation de l’état de vos bâtiments date de plus de cinq ans, vous devrez la mettre à jour avant de réviser les prévisions relatives à votre fonds de réserve aux fins d’approbation par l’Agence.

5. Pourquoi l’approbation de l’Agence est-elle importante pour notre coopérative?

L’un des avantages de faire approuver votre plan par l’Agence est une indépendance accrue pour votre coopérative. Une fois que vous aurez soumis votre plan à l’Agence et qu’il aura été approuvé, votre coopérative pourra dépenser pour des travaux d’immobilisations prévus par le plan au cours des trois prochaines années, sans avoir à demander de permission à l’Agence, tant que vous continuez à contribuer à la réserve, comme il a été convenu. Lorsque la fin du délai de trois ans se rapprochera, nous vous rappellerons de mettre votre plan à jour et de nous l’envoyer avant la fin de la période d’approbation.

Que vous prévoyez établir un plan ou pas, votre gestionnaire des relations se fera un plaisir de vous aider si vous avez des questions à propos de vos remplacements d’immobilisations.

6. Combien d’argent notre coopérative doit-elle mettre de côté chaque année?

Probablement plus qu’elle ne le fait actuellement.

Le montant que la coopérative doit verser dans sa réserve d’immobilisations dépend du montant dont elle dispose déjà, de l’état des lieux et des types de bâtiments qu’elle possède. La seule façon de s’assurer du montant à mettre de côté est d’établir un plan de réserve de remplacement d’immobilisations.

7. Combien cela coûte-t-il d’établir un plan?

Comme vous le savez déjà, votre plan est composé d’une évaluation de l’état de vos bâtiments et d’une étude sur la réserve d’immobilisations. Dépendant de la taille de votre coopérative, de l’endroit où elle est située, du nombre de bâtiments qu’elle possède et d’autres facteurs, le total des frais relatifs à l’évaluation et à l’étude peut varier entre 3 000 $ et 10 000 $.

Le paiement de ces frais doit provenir de votre budget d’exploitation. Toutefois, si vous n’avez pas suffisamment de fonds, vous pouvez facturer ces frais à votre réserve pour remplacement d’immobilisations.

8. Par quoi devons-nous commencer?

Demandez à votre gestionnaire des relations de vous aider à vous lancer. Nous vous recommandons d’avoir recours aux services de professionnels pour l’évaluation de l’état des bâtiments, ainsi que pour l’étude sur le fonds de réserve. Le personnel des services techniques de l’Agence peut vous donner des conseils sur la façon de procéder. Quand vous recevrez l’ébauche de votre rapport d’évaluation de l’état de vos bâtiments, vous devrez l’examiner soigneusement. Vos connaissances approfondies de votre propre coopérative sont essentielles pour l’obtention d’une évaluation précise et réaliste.

9. Que faisons-nous du plan une fois qu’il a été approuvé?

Votre plan de réserve de remplacement des immobilisations est un outil qui peut vous aider à gérer vos remplacements d’immobilisations et à établir votre budget de contributions à la réserve. Chaque année, pendant la période d’établissement du budget, examinez les dépenses en immobilisations et les contributions au fonds de réserve prévues par votre plan pour l’année suivante.

Afin de tirer le maximum de votre plan, mettez-le à jour au fur et à mesure que vous effectuez vos remplacements d’immobilisations. Modifiez vos prévisions si vous remarquez que certains éléments d’immobilisations doivent être remplacés plus tôt ou que certains durent plus longtemps que prévu. Adaptez vos prévisions à la situation actuelle, reformulez-les si nécessaire, et ajustez vos contributions. Votre gestionnaire des relations, qui bénéficie du soutien de l’équipe des services techniques, est là pour vous guider à travers ces mises à jour et en ce qui concerne les décisions que vous devez prendre.

L’Agence vous rappellera de préparer une mise à jour du plan, un an avant que cela ne soit nécessaire.

10. Où puis-je trouver davantage de renseignements à propos des plans de réserve de remplacement des immobilisations?

Votre gestionnaire des relations peut vous diriger vers un certain nombre de bonnes ressources. Certaines d’entre elles se trouvent sur le site Web de l’Agence.

Le Guide de planification des réserves pour immobilisations de la FHCC, qui évite l’usage de termes techniques, est facile à utiliser. Le bulletin intitulé La réserve de remplacement : un guide de la SCHL contient des renseignements utiles à propos des éléments d’immobilisations.

Q&R au concernant le bilan de santé annuel de l’Agence

  1. Qu’est-ce que le bilan de santé annuel?
  2. Comment pouvons-nous obtenir un bilan de santé annuel?
  3. Quels sont les avantages du bilan de santé annuel?
  4. À quel moment recevons-nous les rapports?
  5. Quelles options s’offrent à nous?
  6. Combien coûtent ces forfaits?
  7. Y a-t-il d’autres coûts?

 

Qu’est-ce que le bilan de santé annuel?

Le bilan de santé annuel est un service offert par l’Agence aux coopératives d’habitation dont l’accord avec la SCHL est échu. Moyennant des frais, ce service fournit à votre coopérative un aperçu annuel de sa stabilité financière et de son rendement.

Comment pouvons-nous obtenir un bilan de santé annuel?

Le plus tôt possible après la fin de votre exercice financier, votre vérificateur remplit une Déclaration annuelle de renseignements (DAR) en ligne pour votre coopérative. L’Agence confirme que tous les renseignements nécessaires s’y trouvent et sont exacts en la comparant à vos états financiers vérifiés. Notre système d’information produit ensuite automatiquement vos rapports à partir des données recueillies au fil des ans à propos de votre coopérative et d’autres coopératives semblables.

Quels sont les avantages du bilan de santé annuel?

Le bilan de santé vous fournit :

  • une solution simple pour examiner vos résultats financiers passés et présents;
  • des renseignements qui vous aideront dans votre planification;
  • une façon de comparer votre coopérative avec des coopératives semblables;
  • une source d’idées à essayer, puisque celles-ci ont fonctionné pour d’autres;
  • un avis externe sur les problèmes auxquels vous êtes peut-être confrontés, ainsi que sur leurs solutions possibles.

À quel moment recevons-nous les rapports?

Selon le forfait choisi, vous recevrez vos rapports quatre à six semaines après que nous aurons reçu votre DAR complète et vos états financiers vérifiés. Dès que vous vous inscrivez, votre coopérative obtient un accès à Coup de Circuit, le site Web d’étalonnage et de pratiques exemplaires de l’Agence.

Quelles options s’offrent à nous?

Votre coopérative a le choix entre deux forfaits.

Notre forfait de base comprend :

  • des données financières en langage simple, qui présentent vos résultats financiers d’une manière facile à comprendre et facile à expliquer à vos membres;
  • un rapport de données de la coopérative qui compare votre situation actuelle avec les années passées et avec d’autres coopératives;
  • un accès au site Web Coup de Circuit, sur lequel vous pourrez lire l’histoire de coopératives qui racontent comment elles ont surmonté des difficultés ou résolu des problèmes, et pourrez comparer vos résultats à ceux d’autres coopératives de votre choix;
  • l’archivage électronique de vos renseignements financiers et de vos rapports annuels, protégés par un mot de passe.

Notre forfait supérieur comprend :

  • tous les services inclus dans le forfait de base, plus
  • un rapport d’évaluation des risques présentant les facteurs ou les tendances qui posent un risque financier pour votre coopérative, ainsi que des recommandations pour réduire vos risques.

Combien coûtent ces forfaits?

Vous pouvez payer à l’avance afin de bénéficier d’un prix moins élevé pour l’un ou l’autre des forfaits, ou encore vous inscrire pour une seule année.

Un abonnement prépayé de trois ans au forfait de base coûte 450 $ par année. Si vous vous inscrivez pour une seule année, le coût est de 550 $.

Un abonnement prépayé de trois ans au forfait supérieur coûte 550 $ par année. Si vous vous inscrivez pour une seule année, le coût est de 800 $.

Nous voulons rendre ce programme abordable pour tous nos anciens clients; si votre coopérative compte moins de 30 logements, nous vous invitons à vous informer de nos rabais.

Y a-t-il d’autres coûts?

Nous utilisons des renseignements sur l’état physique de votre coopérative pour produire le rapport d’évaluation des risques. À moins que vous ayez récemment réalisé une évaluation de l’état du bâtiment, vous aurez besoin d’une inspection visuelle de la propriété, ce que l’Agence peut organiser pour vous, moyennant des frais. Moins exhaustive qu’une évaluation de l’état du bâtiment, une inspection visuelle coûte moins cher.

De plus, vous devrez payer votre vérificateur pour qu’il remplisse votre DAR, comme vous le faisiez auparavant.

Q&R au sujet de l’Agence

  1. Pourquoi une nouvelle Agence?
  2. Comment avons-nous obtenu l’Agence?
  3. Que fait l’Agence?
  4. Quand l’Agence a-t-elle commencé ses activités?
  5. Comment l’Agence fonctionne-t-elle?
  6. Que fait la SCHL pour les coopératives des programmes fédéraux?
  7. Pourquoi votre coopérative a-t-elle besoin d’un accès à Internet et du courriel?
  8. Les données de ma coopérative seront-elles sécuritaires sur le site Web?

1. Pourquoi une Agence?

  • Dans le budget fédéral de 1995, le gouvernement avait indiqué qu’il transférait la responsabilité de l’administration de ses programmes de logement aux provinces.
  • Le gouvernement avait également indiqué qu’il examinerait la possibilité que des tiers jouent un rôle dans la supervision de ces programmes.
  • La Fédération de l’habitation coopérative du Canada (FHCC) y a vu une occasion de créer une agence qui connaît très bien et qui est engagée envers les coopératives d’habitation du Canada.

2. Comment avons-nous obtenu l’Agence?

  • En 1996, la FHCC a présenté une proposition en vue d’administrer le portefeuille des coopératives par le biais d’une agence autonome.
  • Les coopératives ont fait beaucoup de démarches pour empêcher le transfert du logement social aux provinces, mais ce transfert a quand même eu lieu à Terre-Neuve, en Nouvelle-Écosse, au Nouveau-Brunswick, au Manitoba, en Saskatchewan, dans les Territoires du Nord-Ouest et au Yukon. Les coopératives de la Colombie-Britannique, de l’Alberta, de l’Ontario et de l’Île-du-Prince-Édouard continuaient de relever de la SCHL.
  • La FHCC et le gouvernement fédéral ont négocié pendant neuf ans.
  • La FHCC a constitué l’Agence dans le cadre de la Loi fédérale sur les coopératives et a choisi son premier conseil d’administration en 2004.
  • Le 3 mai 2005, le gouvernement fédéral, par le biais de la SCHL, a signé un contrat avec l’Agence en vue de commencer à offrir certains services de gestion du portefeuille en 2006. Cette entente touche les coopératives administrées par le fédéral en Colombie-Britannique, en Alberta, en Ontario et à l’Île-du-Prince-Édouard.

3. Que fait l’Agence?

  • Elle remplace la SCHL comme point de contact pour les coopératives d’habitation qui relèvent des programmes fédéraux de coopératives d’habitation à l’Île-du-Prince-Édouard, en Ontario, en Alberta et en Colombie-Britannique.
  • Elle aide les coopératives à comprendre leur(s) programme(s) de financement.
  • Elle veille à ce que les coopératives respectent leurs accords d’exploitation.
  • Elle aide les coopératives en difficulté et élabore des plans de redressement qui devront être approuvés par la SCHL.
  • Plus tard, lorsqu’elle atteint certains objectifs et normes de rendement convenus au prélable, elle administre le programme de supplément au loyer et aide les coopératives à partager les pratiques exemplaires.

4. Quand l’Agence a-t-elle commencé ses activités?

  • Le centre de soutien d’Ottawa a ouvert ses portes le 1er mars 2006 et a commencé à aider certaines coopératives éprouvant des difficultés financières.
  • Le Centre de service régional de l’Ontario/Î.-P.-É., à Toronto, a commencé ses activités le 8 mai 2006, pour servir les coopératives de l’Ontario et de l’Île-du-Prince-Édouard. Il comprend un bureau satellite à Ottawa pour servir les coopératives du nord de l’Ontario et d’Ottawa.
  • Le Centre de service régional de la Colombie-Britannique a ouvert ses portes à Vancouver le 11 septembre 2006. Il sert les coopératives de la Colombie-Britannique. Le Centre de service régional des Prairies a ouvert ses portes à Calgary le 14 septembre 2006. Il sert les coopératives de l’Alberta.

5. Comment l’Agence fonctionne-t-elle?

  • L’Agence met l’accent sur le service à la clientèle.
  • Elle recueille de l’information au sujet de chaque coopérative par le biais d’une Déclaration annuelle de renseignements (DAR), présentée en ligne par le vérificateur de la coopérative, et d’une inspection des bâtiments tous les deux ans.
  • Elle examine les renseignements et évalue électroniquement le rendement de la coopérative.
  • L’Agence présente son rapport et explique son évaluation à chaque coopérative.
  • Le personnel de l’Agence assure un suivi personnel avec les coopératives qui risquent d’éprouver des difficultés et les aide à régler les problèmes dans les plus brefs délais.
  • Toutes les coopératives peuvent connaître leur rendement par rapport à celui des autres coopératives, au moyen d’un accès sécurisé en ligne au système d’information de l’Agence.

6. Que fait la SCHL pour les coopératives des programmes fédéraux?

  • Elle examine les rapports de l’Agence pour connaître le rendement des coopératives.
  • Elle surveille le rendement de l’Agence au niveau de la prestation des services.
  • Elle verse les fonds de subventions aux coopératives.
  • Elle approuve les propositions de plans de redressement de l’Agence pour les coopératives ayant des difficultés financières.
  • Elle administre les programmes de supplément au loyer, jusqu’à ce que l’Agence puisse le faire.
  • Elle transfère les lettres, les appels téléphoniques et les courriels des coopératives à l’Agence pour que celle-ci y donne suite.
  • Elle agit comme point de contact pour les coopératives jusqu’à ce que l’Agence fonctionne et jusqu’à avis contraire de la SCHL aux coopératives.
  • Elle est chargée du programme fédéral des coopératives d’habitation, y compris les politiques et les fonds fédéraux pour les coopératives d’habitation en Colombie-Britannique, en Alberta, en Ontario et à
    l’Île-du-Prince-Édouard.

7. Pourquoi votre coopérative a-t-elle besoin d’un accès à Internet et du courriel?

  • Pour accélérer le service et réduire les coûts.
  • Pour faciliter la mise à jour, minimiser les erreurs et protéger la vie privée de votre coopérative.
  • Pour consulter le site Web de l’Agence, qui renferme toute l’information au sujet des lignes directrices du programme, du rendement de votre coopérative et beaucoup plus.

8. Les données de ma coopérative seront-elles sécuritaires sur le site Web?

  • Le système d’information de l’Agence est hébergé sur un serveur Internet sécurisé, accessible seulement aux utilisateurs autorisés.
  • Chaque coopérative a son propre mot de passe, qui peut être partagé avec ses membres, mais qui autrement devrait être conservé secret.
  • Les coopératives peuvent protéger leur vie privée en gardant leurs coordonnées à jour. De cette façon, les messages et l’information de l’Agence sont envoyés au bon endroit.
  • De temps à autres, les mots de passe sont modifiés par l’Agence, soit à intervalles réguliers, soit à la demande d’une coopérative.

Q&R concernant le modèle d’Entente de services de gestion de l’Agence

Questions et réponses concernant le modèle d’Entente de services de gestion de l’Agence

  1. Qu’est-ce que le modèle d’Entente de services de gestion?
  2. Est-ce que toutes les coopératives de l’Agence doivent utiliser cette entente?
  3. En quoi ce modèle d’Entente de services de gestion est-il différent?
  4. Comment le gestionnaire peut-il effectuer son travail sans avoir d’employé sur place?
  5. Qu’arrive-t-il s’il y a un problème et que le personnel n’est pas là?
  6. Comment le conseil saura-t-il que la société de gestion effectue son travail?
  7. Comment la société de gestion est-elle rémunérée pour son travail?
  8. Est-ce que le gestionnaire reçoit seulement un pourcentage du revenu brut effectif?
  9. Qu’en est-il des frais du gestionnaire?
  10. Quand le gestionnaire est-il payé?
  11. Qui paie le salaire du personnel sur place?
  12. Qui est l’employeur du personnel sur place au sens de la loi?
  13. Devons-nous licencier le personnel que nous avons déjà?
  14. Est-ce que la société de gestion peut embaucher n’importe qui?
  15. Si nous concluons un contrat avec une société de gestion, est-ce que nous devons avoir un bureau sur place?
  16. Quelle est la durée de l’Entente de services de gestion?
  17. Qu’arrive-t-il si nous ne sommes pas satisfaits des services de la société de gestion? Pouvons-nous résilier l’entente plus tôt?
  18. Quelles sont les obligations de notre coopérative en vertu de cette entente?
  19. Quels pouvoirs cette entente confère-t-elle au gestionnaire?
  20. Qu’en est-il des assurances?
  21. Y a-t-il autre chose?

1.Qu’est-ce que le modèle d’Entente de services de gestion?

Le modèle d’Entente de services de gestion est un contrat conçu pour être utilisé par les clients ontariens de l’Agence qui engagent une société pour gérer leur propriété. L’entente établit les devoirs du gestionnaire immobilier, ses pouvoirs, les normes de rendement qu’il doit respecter et les modalités selon lesquelles il sera payé. Elle comprend des annexes qui énumèrent les principaux services de gestion immobilière et les services supplémentaires dont les coopératives d’habitation faisant l’objet d’un sauvetage financier peuvent avoir besoin. Certains formulaires de rapport utiles sont aussi inclus.

2. Est-ce que toutes les coopératives de l’Agence doivent utiliser cette entente?

Non. Le modèle d’entente est destiné uniquement aux coopératives des programmes fédéraux de l’Ontario qui engagent une société pour gérer leur propriété. Les clients faisant l’objet d’un sauvetage financier qui concluent un contrat avec une société de gestion et les autres coopératives qui engagent une société figurant à la liste de fournisseurs attitrés préapprouvés de l’Agence1 utiliseront l’entente. Les coopératives

faisant l’objet d’un sauvetage financier qui ont leur propre personnel de gestion ne l’utiliseront pas. Les autres coopératives peuvent également utiliser l’entente, mais elles ne sont pas obligées. L’entente n’est pas destinée aux coopératives municipales de l’Ontario.

1 . L’Agence a créé une liste de fournisseurs attitrés (la liste de gestionnaires préapprouvés) à travers un processus d’appel d’offres public complet. Afin de trouver un gestionnaire, tout client de l’Agence peut utiliser la liste qui est disponible en ligne sur le site Web des clients. Tous nos fournisseurs attitrés doivent utiliser le modèle d’entente de l’Agence lorsqu’ils concluent un contrat avec nos clients.

3. En quoi ce modèle d’Entente de services de gestion est-il différent?

Auparavant, les coopératives payaient des frais fixes chaque mois à leur société de gestion. Aux
termes de la présente entente, elles paient un pourcentage fixe des recettes qu’elles perçoivent
chaque mois (clause 29). Dans l’entente, ces recettes sont appelées « revenu brut effectif ».
Consultez la clause 1(h) de l’entente afin d’obtenir des renseignements sur ce que
comprend le revenu brut effectif. De par le modèle d’entente, le gestionnaire
immobilier s’engage à réaliser « toutes les tâches normales ou nécessaires pour un gestionnaire de coopératives d’habitation sans but lucratif » (clause 7). Cela comprend notamment les
éléments énumérés à l’annexe B (Tâches principales de gestion immobilière). Le
gestionnaire n’est pas obligé de travailler un nombre d’heures précis ou d’avoir des heures de
bureau sur place. Cela constitue la plus grande différence entre conclure un contrat avec une
société et engager un employé. D’un autre côté, en vertu du modèle d’entente, le gestionnaire doit respecter certaines normes de rendement. Notamment, il doit fournir « les
services de son organisation de gestion » et « des employés compétents pour l’exploitation, l’administration et la gestion de la propriété ». Par exemple, le gestionnaire doit prendre des mesures « pour assurer une gestion et un entretien de haut niveau de la propriété et pour conserver une occupation complète » (clause 9). Pour s’assurer de cela, le gestionnaire doit respecter des délais d’exécution précis (clause 10). Ceux-ci sont appelés « niveaux de
service » et ils sont établis à l’annexe B-1. Par exemple, le gestionnaire doit répondre aux
demandes de service des membres au plus tard le jour ouvrable suivant et présenter des états
financiers mensuels au plus tard le 15e jour du mois.

4. Comment le gestionnaire peut-il effectuer son travail sans avoir d’employé sur place?

L’entente suppose que le personnel expert dans les propres bureaux de la société effectuera la majorité du travail, comme la tenue de livres, la prise d’appels des membres et la réponse à leurs courriels, la rédaction de rapports au conseil ainsi que la planification de l’entretien et des remplacements d’immobilisations; toutes des tâches couvertes par les honoraires de la société de gestion. Bien sûr, certaines tâches doivent être effectuées sur place, comme l’inspection et la présentation des unités, la gestion du stationnement et la signature des accords d’occupation (et d’autres tâches énumérées à l’annexe B-2), sans oublier l’entretien et les réparations. La société de gestion embauchera du personnel afin d’effectuer ce travail.

5. Qu’arrive-t-il s’il y a un problème et que le personnel n’est pas là?

La société de gestion doit fournir un numéro de téléphone et une adresse courriel par lesquels le conseil et les membres peuvent la joindre durant les heures normales de bureau. Dans le cas d’une urgence à la propriété, le gestionnaire doit être joignable en tout temps, le jour et la nuit. Il doit traiter rapidement toute urgence liée à l’entretien ou au fonctionnement (clause 11).

6. Comment le conseil saura-t-il que la société de gestion effectue son travail?

L’entente établit les rapports réguliers que le gestionnaire doit présenter au conseil. Ceux-ci comprennent un rapport de fonctionnement mensuel (annexe B-1) et des rapports sur l’inoccupation, le roulement et les incitatifs à la location accordés (annexes B-4, B-5 et B-6). L’annexe B-1 établit également des normes claires concernant le moment où toutes les tâches de routine doivent être effectuées (p. ex., quand les avis d’arriéré doivent être envoyés). Tout cela et la liste des tâches prévues à l’annexe B devraient rassurer le conseil que la société de gestion sait ce qu’elle doit faire. Le conseil peut aussi se servir de ces annexes pour évaluer la société de temps à autre.

7. Comment la société de gestion est-elle rémunérée pour son travail?

La société de gestion reçoit un pourcentage convenu du revenu brut effectif, plus la TVH (clause 29). Elle ne reçoit rien pour une unité inoccupée ou lorsqu’un membre omet d’effectuer un paiement. Lorsqu’un ménage effectue un paiement pour régler ses arriérés, cette somme est comptabilisée à titre de revenu brut effectif. Le but est de motiver le gestionnaire à maintenir une pleine occupation de la coopérative et de faire en sorte que les droits d’occupation soient payés à temps.

8. Est-ce que le gestionnaire reçoit seulement un pourcentage du revenu brut effectif?

La société de gestion assiste à toutes les réunions du conseil et des membres et en rédige les procès-verbaux, à moins qu’elle ne fasse ellemême l’objet d’une discussion (clause 28). Si le conseil tient plus d’une réunion par mois ou s’il y a plus de deux réunions des membres par année, la société de gestion recevra des honoraires supplémentaires modiques pour assister aux réunions supplémentaires (clause 31).

Lorsque la société de gestion fournit les services relatifs au sauvetage financier énumérés à l’annexe D, une prime est facturée (clause 30). Notez que l’approbation de l’Agence est nécessaire avant que le gestionnaire soit embauché pour ces tâches.

9. Qu’en est-il des frais du gestionnaire?

La société de gestion peut réclamer le remboursement de frais raisonnables comme les redevances d’utilisation des logiciels, les frais d’affranchissement, les photocopies et les frais de messagerie (clause 33). Le gestionnaire ne peut pas soumettre une réclamation pour ses frais de transport à destination et en provenance de la 3 propriété, mais il peut facturer les frais de trajet et de stationnement quand il est à l’extérieur de la coopérative et qu’il exerce des activités pour la coopérative (clause 32).

10. Quand le gestionnaire est-il payé?

La société de gestion facture ses honoraires mensuels et ses dépenses le dernier jour du mois, en utilisant le formulaire à l’annexe B-3. Le paiement est exigible lorsque la facture est reçue (clause 34). Le gestionnaire a la possibilité d’être payé au moyen de retraits préautorisés prélevés dans le compte de la coopérative (clause 36).

À la fin de l’année, au plus tard un mois après que la coopérative a déposé sa déclaration annuelle de renseignements de l’Agence, les honoraires du gestionnaire doivent être rapprochés avec la déclaration. Tout versement en moins ou en trop doit être réglé dans les 15 jours suivants (clause 35).

11. Qui paie le salaire du personnel sur place?

Cela dépend des tâches effectuées. Les honoraires du personnel embauché pour entretenir la propriété et exécuter les tâches énumérées à l’annexe B-2 sont payés à même le budget d’exploitation de la coopérative (clause 38). Une liste de ces tâches figure à la fin des présentes questions et réponses. Les frais liés au personnel qui effectue des tâches de gestion et d’administration qui ne sont pas expressément mentionnées à l’annexe B-2 sont compris dans les honoraires de la société de gestion, même si le travail est réalisé sur place (clause 32). La société de gestion choisit le personnel qui effectue ces deux types de tâches et supervise leur travail.

12. Qui est l’employeur du personnel sur place au sens de la loi?

Le gestionnaire et le conseil décideront cela au début de l’entente. Si le personnel affecté sur place est employé par la coopérative, le conseil approuvera son salaire et ses avantages sociaux après avoir consulté le gestionnaire. Si les membres du personnel travaillent pour la société de gestion, le gestionnaire déterminera leurs salaires, tout en respectant le budget de la coopérative. La décision au sujet de qui est l’employeur n’a aucune incidence sur la responsabilité quant aux coûts.

13. Devons-nous licencier le personnel que nous avons déjà?

Oui et non. Si vous engagez une société de gestion et que vous avez vos propres employés de gestion, vous devez mettre un terme à leurs emplois avant que la société de gestion commence son travail. (Vérifiez avec votre avocat sur la façon de le faire.) Si vous souhaitez conserver le personnel d’entretien actuel, le nouveau gestionnaire les supervisera, mais il devra respecter les modalités de tout contrat de travail déjà en place. La société de gestion aura besoin de votre approbation avant de congédier des membres de ce personnel ou de leur attribuer moins de tâches (clause 40).

14. Est-ce que la société de gestion peut embaucher n’importe qui?

Pas vraiment. Le gestionnaire doit embaucher un personnel compétent et qui offre un travail de haut niveau (clause 9). Il ne peut pas embaucher un résident de la coopération lorsque les règlements de la coopérative interdisent aux résidents de travailler pour la coopérative (clause 38).

Le gestionnaire ne peut embaucher du personnel affecté sur place à un coût qui dépassera ce poste budgétaire dans le budget approuvé de la coopérative. Cependant, la coopérative doit prévoir dans son budget un montant suffisant pour le personnel affecté sur place (clause 38).

15. Si nous concluons un contrat avec une société de gestion, est-ce que nous devons avoir un bureau sur place?

Si votre coopérative possède un bureau sur place ou peut en fournir un au gestionnaire, vous êtes tenus de lui fournir (clause 37). Le gestionnaire peut utiliser le bureau uniquement pour la prestation des services prévus par cette entente. Cela signifie qu’il ne peut pas gérer d’autres propriétés à partir de votre bureau.

16. Quelle est la durée de l’Entente de services de gestion?

L’entente est valide pour deux ans. Elle est prolongée automatiquement pour une troisième année, à moins que la coopérative ne remette à la société de gestion un préavis écrit de 60 jours qui indique qu’elle ne souhaite pas renouveler l’entente. (La société de gestion ne bénéficie 4 pas du même droit.) Si la coopérative souhaite conserver les services du gestionnaire au-delà de trois ans et que le gestionnaire est d’accord, ceux-ci doivent conclure une nouvelle entente. S’ils ne le font pas et que le gestionnaire continue sa prestation de services, les modalités de l’ancienne entente continueront de s’appliquer, mais les parties pourront résilier l’entente par un préavis écrit de 60 jours (clauses 3 à 5).

17. Qu’arrive-t-il si nous ne sommes pas satisfaits des services de la société de gestion? Pouvons-nous résilier l’entente plus tôt?

Uniquement si le gestionnaire a violé l’entente. (Le gestionnaire peut aussi résilier l’entente de façon anticipée si la coopérative ne respecte pas ses obligations.) Cependant, les parties doivent fournir un préavis écrit de 30 jours pour une résiliation en cas de manquement, en indiquant les motifs de la résiliation. Si la partie qui reçoit l’avis corrige le problème dans les 30 jours, la résiliation est annulée (clause 53).

Dans un nombre limité de situations, la coopérative peut résilier l’entente sans préavis; par exemple, dans le cas de négligence grave ou de fraude de la part du gestionnaire ou de son personnel, si un incendie a détruit la plupart des bâtiments ou si le gestionnaire cesse de détenir une partie des assurances requises en vertu de cette entente (clause 54).

18. Quelles sont les obligations de notre coopérative en vertu de cette entente?

Outre payer rapidement les frais de gestion et les dépenses, la coopérative doit collaborer avec la société de gestion afin que cette dernière puisse effectuer son travail. Par exemple, votre coopérative doit s’assurer que son processus d’approbation des membres est efficace et qu’il ne constitue pas un obstacle pour le gestionnaire lorsqu’il essaie de combler les unités vacantes (clause 24). La société doit pouvoir accéder à toutes les parties de la propriété de la coopérative, sauf aux unités. Son personnel peut entrer dans les unités après avoir remis le préavis énoncé dans les règlements de la coopérative (clause 26). Le gestionnaire doit avoir accès à tous les livres, documents, renseignements d’entreprise, clés, mots de passe et équipements (clause 27).

19. Quels pouvoirs cette entente confère-t-elle au gestionnaire?

Les clauses 19 à 23 les définissent. Le gestionnaire a un accès en lecture seulement au compte bancaire ou au compte de la coopérative de crédit de la coopérative, mais n’a pas le pouvoir de signer des chèques. Il peut effectuer des achats et attribuer des contrats au nom de la coopérative, mais il doit obtenir des prix concurrentiels et respecter les politiques ou les règlements de la coopérative en matière de dépense. À moins d’une préautorisation du conseil, son pouvoir de dépenser est limité à 3 500 $, plus la TVH, pour une dépense unique ou une série de dépenses reliées. Il ne peut pas dépasser le montant du poste budgétaire annuel pour une catégorie de dépenses. La décision d’approuver une dépense supérieure à la limite de dépense ou à un poste budgétaire doit être prise par une résolution du conseil adoptée lors d’une réunion dûment convoquée.

Cependant, en cas d’urgence, la société de gestion peut dépenser ce qui est nécessaire pour préserver la propriété, protéger les résidents et maintenir les services essentiels en place. Une approbation préalable n’est pas nécessaire, mais le gestionnaire doit faire rapport des dépenses d’urgence au conseil le plus tôt possible (clause 22).

20. Qu’en est-il des assurances?

La société de gestion doit obtenir diverses formes d’assurance et les conserver. Celles-ci comprennent une assurance contre les détournements, qui protège contre toute malhonnêteté de la part du personnel de la société, une assurance responsabilité civile, une assurance erreurs et omissions et une protection de la Commission de la sécurité professionnelle et de l’assurance contre les accidents du travail (CSPAAT) pour tous les membres du personnel affecté à la propriété (clauses 42 à 51). Pour plus de renseignements concernant les règles sur la protection de la CSPAAT, veuillez consulter le bulletin électronique de l’Agence de février 2013. Les employées de la société de gestion et toute personne embauchée directement par la coopérative ont besoin de la protection de la CSPAAT.

21. Y a-t-il autre chose?

Outre le fait d’interdire les conflits d’intérêts non déclarés et non corrigés réels ou apparents (clause 13), l’entente stipule que le gestionnaire et son personnel garderont des distances appropriées sur le plan professionnel dans l’exécution de leur travail (clause 17). Cette disposition et d’autres dispositions demandent au gestionnaire d’être impartial et cohérent dans le traitement de chacun des résidents et l’empêchent de favoriser tout groupe au sein de la coopérative. Le gestionnaire doit également éviter de traiter avec des entreprises avec qui il a un lien de dépendance lorsqu’il effectue des achats ou signe des contrats, ou d’encourager la coopérative en ce sens (clause 14). Si vous avez d’autres questions au sujet du modèle d’Entente de services de gestion de l’Agence, veuillez communiquer avec votre gestionnaire de relations.

 

Q&R sur le formulaire de consentement à la communication de renseignements

  1. Qu’est-ce que le formulaire de consentement à la communication de renseignements ?
  2. Pourquoi l’Agence a-t-elle besoin de ces renseignements?
  3. Pouvons-nous être certains que les renseignements relatifs à notre coopérative sont protégés?
  4. Pourquoi l’Agence doit-elle conserver les renseignements personnels de nos membres?
  5. La SCHL ne nous avait pas demandé de leur transmettre nos renseignements. Si l’Agence a « repris » la majorité des dossiers de coopératives de la SCHL, pourquoi doit-elle recueillir ces renseignements?

1. Qu’est-ce que le formulaire de consentement à la communication de renseignements?

Il s’agit d’une entente autorisant l’Agence à communiquer à des entités spécifiques des renseignements relatifs à l’exploitation de la coopérative. Cette entente ne nous permet pas de communiquer des renseignements personnels au sujet des membres ou des employé(e)s des coopératives.

2. Pourquoi l’Agence a-t-elle besoin de ces renseignements?

Le formulaire de consentement permet à l’Agence de communiquer avec le vérificateur, l’avocat et le prêteur hypothécaire de votre coopérative et de partager des renseignements avec eux. Votre vérificateur joue un rôle important puisqu’il doit rédiger un rapport annuel électronique de votre coopérative, qui est ensuite transmis à l’Agence.

Le formulaire de consentement nous permet aussi, au besoin, de discuter de votre coopérative avec une fédération locale ou nationale d’habitation coopérative ou avec une instance gouvernementale qui pourrait devenir une source de financement.

Grâce au formulaire de consentement, nous pourrons prendre des mesures qui nous permettrons de dispenser nos services. Si une coopérative se heurte à un problème important, le formulaire nous permettra de partager rapidement certains renseignements avec d’autres personnes qui possèdent les compétences nécessaires afin que nous puissions travailler, ensemble, à régler le problème avant qu’il ne s’aggrave.

Nous croyons qu’en agissant rapidement, nous pourrons obtenir de meilleurs résultats.

3. Pouvons-nous être certains que les renseignements relatifs à notre coopérative sont protégés?

Les renseignements relatifs à votre coopérative sont consignés dans une section du site Internet de l’Agence qui est protégée par un mot de passe. Nous vous demanderons par ailleurs de changer de mot de passe occasionnellement.

La décision de donner, ou non, le droit d’avoir accès à ces renseignements aux membres de votre équipe vous reviendra.

Seules les personnes que vous aurez désignées auront accès à vos renseignements, à moins que d’autres personnes ne doivent les visualiser pour vous offrir des services.

Pour protéger leurs renseignements confidentiels, les coopératives devraient veiller à ce que leurs coordonnées sont à jour : elles s’assureront ainsi de recevoir les messages et les renseignements qui leur sont transmis par l’Agence.

Tous nos employés ont signé une entente de confidentialité selon laquelle ils et elles doivent protéger tous les renseignements qui leur sont transmis sur les coopératives par l’entremise de l’Agence.

L’Agence et ses employés sont assujettis à la Politique sur la confidentialité et l’accès à l’information.

4. Pourquoi l’Agence doit-elle conserver les renseignements personnels de nos membres?

L’Agence ne recueillera pas les renseignements personnels des membres des coopératives, si ce n’est des noms et des coordonnées de leurs dirigeants et de leurs employés. Les renseignements que nous recueillons sont ceux qui ont un lien avec les activités commerciales de la coopérative. Nous n’avons pas besoin des renseignements personnels des membres des coopératives.

Le formulaire de consentement ne nous permet pas de partager les renseignements personnels que nous sollicitons de ces personnes.

Les renseignements personnels sont protégés par une loi récente, la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE). (L’Alberta et la C.-B. ont maintenant adopté leur propre loi sur la protection des renseignements personnels.) L’Agence veut établir des normes de protection plus rigides que celles de la Loi. Nous vous invitons à prendre connaissance de notre Politique sur la protection des renseignements personnels pour obtenir de plus amples renseignements à ce sujet.

5. La SCHL ne nous avait pas demandé de leur transmettre nos renseignements. Si l’Agence a « repris » la majorité des dossiers de coopératives de la SCHL, pourquoi doit-elle recueillir ces renseignements?

De nos jours, les professionnels, les organismes et les instances gouvernementales demandent souvent le consentement de tiers pour pouvoir transmettre des renseignements qui leur permettront de dispenser les services qu’ils offrent.

La SCHL a demandé à la FHCC d’obtenir le consentement écrit des coopératives avant de pouvoir étudier leur situation.

Lorsqu’une coopérative régie par le PHI demande un plan de redressement, le Fonds de stabilisation doit obtenir son consentement pour partager les renseignements qu’elle détient à son sujet avant d’entreprendre les démarches.

Si on demande le consentement des coopératives avant de discuter de leur situation avec des tiers, c’est pour les traiter avec l’égard, le respect et la courtoisie que nous croyons qu’elles méritent.

Q&R au sujet de la DAR pour les vérificateurs

  1. Pourquoi l’Agence a-t-elle établi une Déclaration annuelle de renseignements (DAR)?
  2. Pourquoi l’Agence demande-t-elle au vérificateur de présenter une DAR?
  3. Comment la DAR bénéficiera-t-elle aux coopératives?
  4. Quelle est la date limite pour présenter la DAR?
  5. Comment dois-je présenter la DAR?
  6. La DAR remplace-t-elle les états financiers vérifiés et les recommandations du vérificateur?
  7. La coopérative devra-t-elle encore envoyer un Rapport annuel sur l’ensemble d’habitation visé par les dispositions de l’article 95 (Coopératives de l’article 95 seulement)?
  8. Que se passe-t-il si les états financiers de la coopérative sont présentés différemment que dans la DAR?
  9. Dois-je utiliser la formulation exacte qui est présentée dans le rapport comptable et les procédés spécifiés?
  10. Avec qui puis-je communiquer si j’ai des questions?

1. Pourquoi l’Agence a-t-elle établi une Déclaration annuelle de renseignements (DAR)?

L’Agence a établi une Déclaration annuelle de renseignements dans le but de :

  • recueillir des renseignements financiers pour déterminer le niveau de risque des coopératives, et
  • surveiller leur conformité aux ententes d’exploitation.

La DAR regroupe les renseignements fournis dans les états financiers en un format standard. Cela permet à l’Agence d’effectuer, sur une base électronique, différents tests pour déterminer le degré de risque financier que représente une coopérative. Les représentations dans la DAR permettront à l’Agence de déterminer dans quelle mesure une coopérative se conforme à son entente d’exploitation conclue avec la Société canadienne d’hypothèques et de logement (SCHL).

La DAR permettra également à l’Agence de fournir aux coopératives des rapports au sujet de leur fonctionnement et de comparer leurs résultats avec ceux d’autres coopératives semblables.

2. Pourquoi l’Agence demande-t-elle au vérificateur de présenter une DAR?

Les renseignements qui figurent dans la DAR sont principalement de nature financière et ce sont des renseignements que le vérificateur connaît déjà à la suite de sa vérification annuelle des dossiers financiers de la coopérative. Pour remplir la DAR il faut une formation financière qu’on ne trouve pas habituellement chez les administrateurs et les gestionnaires de coopératives.

De plus, l’Agence a besoin des données en format électronique pour effectuer des tests de risque et de conformité. Les coopératives ne peuvent pas toutes présenter un rapport sur l’Internet, mais les vérificateurs, eux, peuvent tous le faire.

3. Comment la DAR bénéficiera-t-elle aux coopératives?

Les coopératives bénéficieront de la DAR parce que celle-ci permettra de mieux analyser la situation des coopératives. Il sera également possible de remettre aux coopératives des rapports montrant comment leurs résultats se comparent à ceux d’autres coopératives semblables. Avec le temps, l’Agence sera en mesure de déterminer les pratiques exemplaires et de les partager avec les coopératives dans notre portefeuille.

4. Quelle est la date limite pour présenter la DAR?

La DAR doit être présentée quatre mois après la fin de l’exercice financier de la coopérative.

5. Comment dois-je présenter la DAR?

La DAR sera présentée par le biais de l’Internet. L’Agence vous donnera un nom d’utilisateur et un mot de passe qui vous permettront d’avoir accès à une DAR sur l’Internet.

6. La DAR remplace-t-elle les états financiers vérifiés et les recommandations du vérificateur?

Non. La coopérative devra encore envoyer ses états financiers vérifiés et le rapport du vérificateur chaque année. Ils seront envoyés à l’Agence au lieu de la SCHL, c’est-à-dire au bureau où se trouve le gestionnaire des relations de votre client.

7. La coopérative devra-t-elle encore envoyer un Rapport annuel sur l’ensemble d’habitation

visé par les dispositions de l’article 95 (Coopératives de l’article 95 seulement)?
La DAR remplacera en grande partie le Rapport annuel sur l’ensemble d’habitation visé par les dispositions de l’article 95. L’Agence fournira également un chiffrier de rapprochement des subventions (MS Excel) à remplir séparément qui indiquera la répartition de l’aide assujettie à un contrôle du revenu utilisée par la coopérative pendant l’année.

8. Que se passe-t-il si les états financiers de la coopérative sont présentés différemment que dans la DAR?

Les états financiers appartiennent à la coopérative et il revient à chaque coopérative de décider du format de présentation, souvent avec l’avis de son vérificateur. L’Agence ne peut exiger un format en particulier pour les états financiers vérifiés, mais le vérificateur peut revoir le format de présentation actuel des états financiers de la coopérative à la lumière de la DAR.

9. Dois-je utiliser la formulation exacte qui est présentée dans le rapport comptable et les procédés spécifiés?

Nous avons travaillé en étroite collaboration avec l’ICCA (Institut canadien des comptables agréés) au sujet de la formulation du rapport comptable et des procédés spécifiés, mais il se peut que vous ayez adopté votre propre formulation légèrement différente.

10. Avec qui puis-je communiquer si j’ai des questions?

Si vous avez des questions au sujet de la DAR, communiquez avec Jill Kelly, Agente de la DAR, au 1 (866) 660-3140 poste 626 (jkelly@agence.coop).

Q&R au sujet de la DAR pour les coopératives d’habitation

  1. Qu’est-ce que la Déclaration annuelle de renseignements (DAR)?
  2. Pourquoi une DAR?
  3. Comment notre coopérative bénéficie-t-elle de la DAR?
  4. Quels rapports de l’Agence sont envoyés aux coopératives?
  5. Qui dépose la DAR?
  6. La DAR fera-t-elle augmenter les coûts afférents à la vérification?
  7. Comment votre vérificateur présente-t-il une DAR?
  8. Quelle est la date limite pour déposer la DAR?
  9. Est-ce que la DAR remplace les états financiers vérifiés et la lettre du vérificateur?
  10. Les coopératives relevant de l’article 95 doivent-elles encore produire un Rapport annuel sur l’ensemble d’habitation?
  11. Que se passe-t-il si nos états financiers sont présentés sous une forme différente de la DAR?
  12. Avec qui puis-je communiquer si j’ai des questions?

1. Qu’est-ce que la Déclaration annuelle de renseignements (DAR)?

La Déclaration annuelle de renseignements est un formulaire électronique que votre vérificateur dépose à l’Agence des coopératives d’habitation en votre nom. D’autres documents viennent appuyer la DAR et doivent y être joints :

  • vos états financiers du dernier exercice financier vérifiés et signés;
  • les déclarations de votre coopérative, qui consistent en une série de questions sur le fonctionnement de la coopérative;
  • la certification du conseil d’administration, par laquelle le conseil d’administration atteste la véracité des renseignements transmis à l’Agence.

Les coopératives qui ont conclu un accord d’exploitation en vertu de l’article 95 doivent aussi remplir la feuille de rapprochement de l’AACR. Il s’agit d’un rapport dans lequel elles décrivent la façon dont elles ont utilisé l’aide assujettie au contrôle du revenu qui leur a été versée pendant le dernier exercice financier par l’entremise du programme de l’article 95.

2. Pourquoi une DAR?

L’Agence a mis au point une déclaration annuelle de renseignements en ligne dans le but de :

  • recueillir des renseignements financiers pour déterminer le niveau de risque des coopératives, et
  • contrôler la conformité des coopératives aux accords d’exploitation.

La DAR reprend l’information contenue dans les états financiers vérifiés dans un format électronique normalisé. Cela permet à l’Agence d’utiliser des tests automatisés lorsqu’elle évalue la santé financière de chaque coopérative et de comparer leurs résultats avec ceux de coopératives semblables. L’Agence formule ensuite ses conclusions par l’entremise de divers rapports.

3. Comment notre coopérative bénéficie-t-elle de la DAR?

La DAR permet une analyse plus approfondie du fonctionnement de la coopérative. Les tests automatisés qu’utilise l’Agence pour évaluer les données des coopératives fournissent des renseignements rigoureux sur les risques financiers. Par exemple, ces renseignements nous aident à détecter les coopératives qui risquent de manquer un paiement hypothécaire bien avant que la situation ne se produise. La détection hâtive permet de trouver des solutions rapides et économiques. Nous sommes également convaincus que les coopératives veulent entendre parler de leurs réussites en ce qui a trait à leur fonctionnement pour pouvoir ensuite savoir dans quels secteurs elles doivent concentrer leurs efforts, s’il y a lieu.

Depuis 2007, la DAR permet à l’Agence de fournir des rapports démontrant comment les résultats de chaque coopérative se comparent à ceux d’autres coopératives semblables. Ces rapports peuvent aider une coopérative à prendre conscience des montants qu’elle investit dans les réparations et les remplacements par rapport aux sommes investies pour les mêmes fins par des coopératives semblables, par exemple. Avec le temps, l’Agence sera en mesure de compiler des pratiques exemplaires et de les partager avec toutes les coopératives de son portefeuille. Cela permettra aux coopératives de bénéficier mutuellement de leurs réussites respectives.

Finalement, la DAR permet à l’Agence de contrôler différemment la conformité des coopératives à leur accord d’exploitation. Ainsi, les coopératives n’ont plus à recevoir de visites de routine, ce qui réduit le stress et permet aux employés et aux bénévoles de gagner du temps. L’Agence effectue des visites chez ses clients seulement lorsqu’elle y est invitée, ou si des préoccupations sont soulevées à la suite de ses tests de vérification des risques ou de conformité.

4. Quels rapports de l’Agence sont envoyés aux coopératives?

L’Agence rédige ces rapports après que la DAR, ainsi que tous les documents qui l’appuient, ont été déposés et que l’Agence a confirmé que la déclaration est valide. L’Agence envoie une copie des rapports décrits ci-dessous à chaque coopérative, avec une lettre d’explication. Les rapports sont aussi affichés sur une section sécurisée par mot de passe du système d’information en ligne de l’Agence et ce, pour que la coopérative puisse y avoir accès dans les années à venir ou en partager des exemplaires électroniques avec leurs membres.

Rapport d’évaluation des risques : L’Agence utilise trois tests principaux pour évaluer le niveau de risque d’une coopérative. Le premier consiste en une évaluation de l’état physique qui s’appuie sur une inspection visuelle réalisée dans chaque coopérative aux deux ans (aux trois ans pour ce qui est des propriétés qui avaient obtenu une cote excellente). Les deux autres tests reposent sur des formules financières que l’on applique à la DAR. Pris ensemble, ces trois tests nous donnent votre cote de risque composite. Une cote faible ou modérée indique que votre coopérative a bien géré ses affaires. Une cote supérieure à la moyenne ou élevée indique qu’il faut se pencher sur votre situation. Pour de plus amples renseignement, veuillez consulter nos Q&R sur l’évaluation annuelle des risques.

Rapport sur la conformité : Dans la DAR, il y a une section, remplie par la coopérative elle-même (Déclarations de la coopérative), qui indique à l’Agence si la coopérative se conforme aux exigences de l’accord d’exploitation qu’elle a conclu avec la SCHL. L’Agence envoie un rapport à la coopérative dans lequel elle détaille tout manquement aux exigences de l’accord d’exploitation. Au lieu de rédiger un rapport, l’Agence envoie aux coopératives qui respecte toutes les exigences de leur accord d’exploitation et les lignes directrices de leur programme de financement une lettre qui atteste la conformité de la coopérative.

Rapport sur les données comparatives : Ce rapport est rédigé pour chaque coopérative et réunit des renseignements très variés sur le rendement de la coopérative. Le rapport décrit les résultats de la coopérative et les compare avec ceux de coopératives semblables par leur taille, leur situation géographique et leur type de construction. On prévoyait commencer à offrir ce service à la fin de l’année 2007.

Les états financiers en langage simple : L’Agence prépare ce rapport de façon annuelle, et ce, pour chacun des clients. Le rapport reformule les états financiers vérifiés selon un format plus convivial. It fait état de ce que la coopérative doit et ce qu’elle possède, de la provenance de son revenu et comment celui-ce a été dépensé, ainsi que de sa situation financière pour chacune des cinq dernières années. Le rapport n’est pas envoyé à chaque client, mais i’ est disponsible en ligne dans la section protégée par mot de passe du site Web de l’Agence.

5. Qui dépose la DAR?

Votre vérificateur dépose la DAR en ligne pour le compte de votre coopérative et selon vos directives. Il y a deux raisons principales pour cela. Premièrement, les renseignements recueillis dans la DAR sont en grande partie des renseignements d’ordre financier avec lesquels votre vérificateur est déjà familier en raison de son travail de vérification; il sait donc où les inscrire sur le formulaire. Deuxièmement, les coopératives n’ont pas toutes un bureau, un ordinateur et un accès Internet. Les firmes de vérification, quant à elles, possèdent ces installations.

6. La DAR fera-t-elle augmenter les coûts afférents à la vérification?

En effet, le dépôt de la DAR fait augmenter les frais de vérification, mais nous tentons de réduire au maximum le temps nécessaire au dépôt de la DAR par le vérificateur en y intégrant les renseignements que nous connaissons déjà. Nous avons publié un Q&Rau sujet de la DAR pour les vérificateurs, ainsi que des documents encore plus exhaustifs. Nous avons aussi conçu une fonction d’aide en ligne pour les vérificateurs, ainsi que le Guide sur la DAR pour les vérificateurs, qui est très complet. Les vérificateurs ont aussi applaudi notre service d’assistance à la DAR, qu’ils considèrent très utile. Toutes ces ressources devraient permettre d’effectuer le dépôt de la DAR d’une façon efficace et abordable.

7. Comment votre vérificateur dépose-t-il la DAR?

Votre vérificateur dépose la DAR par Internet. L’Agence fournit un nom d’utilisateur et un mot de passe qui permet à votre vérificateur d’avoir accès à une zone sécurisée du site Internet de l’Agence. Si vous changez de vérificateur, vous devez avertir l’Agence.

8. Quelle est la date limite pour déposer la DAR?

La DAR doit être présentée au plus tard quatre mois après la fin de votre exercice financier. Cette date est la même que la date d’envoi des états financiers vérifiés, date qui figure dans l’accord d’exploitation que vous avez conclu avec la SCHL.

9. Est-ce que la DAR remplace les états financiers vérifiés et la lettre du vérificateur?

Non. Vous devez aussi envoyer vos états financiers vérifiés et la lettre du vérificateur à chaque année, ainsi que la certification du conseil et l’attestation de la vérification. Ces documents doivent maintenant être envoyés au bureau de l’Agence où travaille votre gestionnaire des relations. Ils peuvent aussi être envoyés par Internet, en format PDF, s’ils sont signés.

10. Les coopératives relevant de l’article 95 doivent-elles encore produire un Rapport annuel sur l’ensemble d’habitation?

Pour les coopératives relevant de l’article 95, le Rapport annuel sur l’ensemble d’habitation est en grande partie remplacé par la DAR et notre feuille de calcul pour le rapprochement de l’aide assujettie au contrôle du revenu (AACR). L’Agence a conçu une feuille de calcul Excel conviviale présentée sur notre site Web, à l’adresse www.agence.coop (Publications). Vous la téléchargez, la remplissez et l’envoyez par courriel et fournissez ainsi à l’Agence la répartition de l’aide assujettie au contrôle du revenu que votre coopérative a utilisée au cours de l’exercice financier. Vous pouvez aussi utiliser votre propre feuille de calcul, pourvu qu’elle comprenne les mêmes ne doivent pas être divulgués afin d’assurer la confidentialité des membres subventionnés.

11. Que se passe-t-il si nos états financiers sont présentés sous une forme différente de la DAR?

Les états financiers appartiennent à votre coopérative et c’est à vous de décider de leur format et de leur présentation. Souvent, votre vérificateur vous donnera des conseils à ce sujet. L’Agence ne peut exiger que vous présentiez vos états financiers vérifiés dans un format en particulier. Cependant, après avoir déposé votre première DAR, il pourrait être utile de discuter avec votre vérificateur pour harmoniser la présentation des états financiers à celle de la DAR.

12. Avec qui puis-je communiquer si j’ai des questions?

Si vous avez des questions au sujet de la DAR, communiquez avec le gestionnaire des relations de votre coopérative.

Q&R sur le site Web pour les clients

  1. Pourquoi l’Agence donne-t-elle accès aux coopératives d’habitation à un site Web de clients?
  2. Que trouveront les coopératives sur le site?
  3. Comment ma coopérative accède-t-elle au site Web des clients?
  4. Comment ma coopérative peut-elle obtenir ou modifier un mot de passe?
  5. Quelles sont les personnes de notre coopérative qui auront accès au site Web du client?
  6. Les renseignements concernant notre coopérative seront-ils en sécurité?
  7. Y a-t-il une autre façon d’être informé?

1. Pourquoi l’Agence donne-t-elle accès aux coopératives d’habitation à un site Web de clients?

L’Agence combine les données des coopératives de manière nouvelle afin d’amener à une meilleure compréhension de la situation particulière de chacune des coopératives. Les coopératives, elles, bénéficient d’un accès à cette information en format électronique, pour ainsi faciliter l’analyse et l’échange de renseignements. La possession d’un mot de passe protégé permet aux membres des coopératives, aux gestionnaires et aux membres des conseils d’administration avec une connexion à l’Internet de trouver rassemblée en un même lieu l’information concernant leur coopérative.

De plus en plus, les coopératives d’habitation utilisent l’Internet pour produire des documents, trouver de nouveaux membres et des renseignements à jour sur les questions d’entretien. Le site Web pour les clients de l’Agence s’inscrit dans cette tendance.

L’Agence veut vous aider à demeurer au fait des dernières nouvelles et à trouver les documents dont vous avez besoin. C’est pourquoi nous vous donnons cet accès en ligne, soit le meilleur moyen de trouver de l’information pertinente pour votre coopérative.

2. Que trouveront les coopératives sur le site?

Les gestionnaires des coopératives, les bénévoles de longue date et les nouveaux membres y trouveront tous leur compte.

La section Nouvelles et mises à jour apporte des nouvelles de différentes sources concernant votre programme, votre province et plus encore.

La section Accords, vous laisse visionner et télécharger les accords juridiques, comme l’Accord d’exploitation avec la SCHL.

La section Rapports de l’Agence, vous montre vos Déclarations annuelles de renseignements et d’autres rapports de l’Agence : Rapports d’évaluation des risques, Rapports de conformité, Rapports des données des coopératives et, à compter de mai 2008, Rapports d’inspection des coops et les états financiers en langage simple.

La section Ressources, vous aider à trouver rapidement des formulaires utiles et des documents de référence, notamment nos normes de service à la clientèle.

Avec le temps, vous aurez accès à plus d’information. Dans un avenir prochain, les utilisateurs des coops d’habitation pourront voir toute leur correspondance avec l’Agence.

3. Comment ma coopérative accède-t-elle au site Web des clients?

Pour ouvrir une session, allez sur le site Web public de l’Agence au : www.agence.coop

Cliquez sur le bouton d’ouverture de session (clients) au bas de l’écran à droite. Lorsque vous accédez à la page d’accueil du site Web des clients, entrez votre nom d’utilisateur et votre mot de passe.

4. Comment ma coopérative peut-elle obtenir ou modifier un mot de passe?

En décembre 2006, ou peu de temps après avoir commencé à travailler avec cette coopérative, l’Agence à fourni à chacun des clients un nom d’utilisateur et un mot de passe uniques. Votre conseil d’administration peut changer votre mot de passe au moment voulu en formulant une demande écrite à l’aide du lien de contact pertinent situé sur la page d’accueil.

Pour des raisons de sécurité, l’Agence enverra le nouveau mot de passe à la personne-ressource désignée par la coopérative.

5. Quelles sont les personnes de notre coopérative qui auront accès au site Web du client?

On peut soit communiquer le nom d’utilisateur et le mot de passe de la coopérative à un grand nombre de membres, soit réserver leur usage à des employés particuliers ou à des bénévoles : c’est au conseil de décider.

6. Les renseignements concernant notre coopérative seront-ils en sécurité?

Le système d’information de l’Agence est sur un serveur sécuritaire et est accessible uniquement aux utilisateurs autorisés. Chaque coopérative possède son propre mot de passe; le site ne comporte aucune information personnelle concernant ses membres. Les coopératives peuvent donc protéger les renseignements qui leur sont propres, et ce, en veillant à ce que leurs coordonnées soient à jour. De cette façon, les messages et les renseignements de l’Agence sont envoyés au bon endroit.

7. Y a-t-il une autre façon d’être informé?

Afin qu’elles obtiennent une mise à jour de l’information, toutes les coopératives possédant une adresse courriel reçoivent le bulletin électronique de l’Agence. Le bulletin électronique contient de courtes nouvelles sur des sujets qui concernent les clients de l’Agence. Nous encourageons aussi les membres et les directeurs à consulter notre site Internet, au www.agence.coop, l’onglet Publications / Vous abonner pour leur abonnement et ainsi recevoir leur exemplaire du bulletin électronique.

Q&R au sujet des rapports de données

  1. Qui devrait avoir le droit de voir notre Rapport de données des coopératives?
  2. Quels sont les renseignements présentés dans le rapport?
  3. Pouvez-vous nous aider à comprendre la signification de ce rapport pour notre coopérative?
  4. Qui sont nos pairs?
  5. Nous avons une bonne coopérative, comment se fait-il alors que notre cote soit si faible, en comparaison avec les membres de notre groupe de pairs?

Le Rapport de données des coopératives de l’Agence est un service spécial consenti aux clients de l’Agence : soit les coopératives membres des programmes fédéraux en Colombie-Britannique, en Alberta, en Ontario et à l’Île-du-Prince-Édouard. Le rapport regroupe les données obtenues de plusieurs coopératives en un format utile. Vous connaissez votre coopérative de l’intérieur; ce rapport vous laisse entrevoir comment vous vous mesurez aux autres. Un rapport est publié toutes les fins d’exercices financiers se terminant le 30 avril 2007 ou plus tard et pour lesquels votre coopérative a soumis une Déclaration annuelle de renseignements (DAR). Une visite de notre site Web Coup de circuit est de mise pour les coopératives qui souhaiteraient avoir des comparaisons additionnelles et plus détaillées avec les groupes de pairs qu’elles choisissent.

1. Qui devrait avoir le droit de voir notre Rapport de données des coopératives?

Nous envoyons un exemplaire confidentiel du rapport à chacune de nos coopératives clientes. Nous les publions aussi dans la zone protégée par mot de passe de notre site Web pour nos clients afin que vous puissiez facilement y avoir accès à l’avenir. Nous invitons votre conseil d’administration à discuter attentivement du rapport et à le transmettre à d’autres membres de votre coopérative.

2. Quels sont les renseignements présentés dans le rapport?

Les chiffres présentés dans le rapport sont tirés des Déclarations annuelles de renseignements (DAR) présentées à l’Agence. Certaines coopératives des programmes fédéraux ont également des unités provinciales ou municipales. Ces unités ne sont pas comprises dans nos statistiques.

Le rapport présente des données de diverses façons :

  • Une brève description textuelle compare vos résultats à ceux d’autres coopératives.
  • Un graphique linéaire simple vous indique où vous vous situez comparativement au point médian du groupe. La moitié des coopératives de votre groupe se situent au-dessus du point médian et l’autre moitié en dessous.
  • Les cas particuliers (les coopératives qui présentent des pointages exceptionnellement élevés ou bas) apparaissent à la droite ou à la gauche de la ligne médiane. Les cas particuliers sont l’une des raisons pour lesquelles nous ne présentons pas de moyennes. Les cas particuliers baissent ou augmentent le résultat de la moyenne de la plupart des coopératives. Les médianes, décrites précédemment, nous donnent un aperçu plus exact aux fins de comparaison.
  • Rappelez-vous que le point médian n’est ni un point de repère ni un objectif. Une position supérieure ou inférieure au point médian peut être avantageuse.
  • Le graphique des pertes d’inoccupation indique toutes les pertes d’inoccupation de tous les logements locatifs de votre région, comparativement au nombre moyen de logements de votre coopérative. Ce graphique puise ses données à même les rapports sur le marché locatif de la Société canadienne d’hypothèque et de logement (SCHL).
  • Le graphique à bandes à gauche illustre les résultats annuels de votre coopérative par année, chaque année étant représentée par une couleur différente. Un deuxième graphique à bandes présente les résultats annuels de vos pairs.

3. Pouvez-vous nous aider à comprendre la signification de ce rapport pour notre coopérative?

Les coopératives maximisent ce rapport en réfléchissant à la signification de chaque indicateur comparativement aux autres. Examinez vos résultats courants et les tendances d’année en année et comparez-les à ceux de vos pairs. Les remarques qui suivent offrent à votre conseil d’administration certains points généraux à prendre en considération lorsque vous examinez vos résultats. Veuillez garder à l’esprit que les commentaires ne s’appliquent pas nécessairement à votre coopérative et que certaines mesures peuvent ne pas figurer dans votre rapport. Nous vous invitons à communiquer avec votre gestionnaire des relations à l’Agence pour discuter de votre rapport de façon plus détaillée.

  • Perte d’inoccupation : Pour avoir l’aperçu le plus clair de vos résultats, regardez en premier lieu le taux d’inoccupation de votre communauté et comparez ensuite vos pertes d’inoccupation avec celles des autres coopératives. Si vos pertes semblent élevées pour votre région, nous invitons votre conseil d’administration à en chercher la cause.Les pertes supérieures à la moyenne sont rarement imputables à des droits d’occupation élevés. Une coopérative offrant un bon coup d’œil peut maintenir un bon taux d’occupation même si ses droits d’occupation sont au prix du marché. La clé est de maintenir des logements en excellent état et de porter une attention particulière à la mise en marché. Certaines coopératives dans les marchés faibles ont obtenu passablement de succès à afficher un taux d’occupation complet en offrant des mesures incitatives à l’emménagement et en adoptant un processus d’admission simplifié des nouveaux membres. Vos pertes d’inoccupation actuelles peuvent donner l’impression à votre coopérative qu’elle n’a pas trop les moyens de dépenser de l’argent, mais aucune coopérative ne peut se permettre d’économiser sur l’entretien ou la mise en valeur si le taux d’inoccupation est élevé dans le quartier.Vos pertes d’inoccupation sont-elles trop faibles? Vous pouvez prévoir que les planchers et les tapis, qui auront subi une usure normale, auront besoin d’attention lorsque les gens quittent une habitation qu’ils ont occupée pendant longtemps. Les coopératives qui prennent bien soin de leurs édifices peuvent faire face à un taux d’inoccupation plus élevé à court terme alors qu’elles effectuent des travaux d’entretien. Le manque à gagner occasionné par un mois d’inoccupation ici et là peut représenter un investissement judicieux lorsqu’il procure, en fin de compte, un logement plus attrayant pour les gens dans le marché locatif.
  • Arrérages et créances irrécouvrables : Cette mesure montre la somme combinée en fin d’exercice de vos arrérages et de vos créances irrécouvrables et l’indique sous la forme d’un pourcentage du montant total des droits d’occupation exigés de vos clients pendant une année (c.-à-d. le taux réduit pour les foyers bénéficiant d’une subvention ou d’un supplément au loyer et le plein tarif pour les autres). Nous examinons ces deux éléments ensemble parce que certaines coopératives s’empressent d’enregistrer une créance irrécouvrable lorsque des frais sont en souffrance, alors que d’autres préfèrent attendre que tous les efforts de recouvrement aient échoués.Les arrérages et les créances irrécouvrables d’une coopérative donnent un net aperçu de la qualité de sa gestion et de sa régie. Des arrérages et des créances irrécouvrables moins élevés indiquent l’existence de pratiques de perception fonctionnelles et appuyées par un leadership ferme.Votre fédération locale, la Fédération de l’habitation coopérative du Canada ou votre gestionnaire des relations de l’Agence peuvent vous prodiguer des conseils sur les pratiques à adopter ou à éviter lorsqu’il est question de la gestion des arrérages.
  • Dépenses d’entretien : La mesure exprimée dans votre rapport est un pourcentage de vos dépenses d’exploitation totales. (Ces coûts comprennent le paiement hypothécaire ainsi que votre contribution régulière à votre réserve de remplacement des immobilisations, mais aucune contribution supplémentaire effectuée en fin d’exercice.)Le niveau adéquat de dépenses d’entretien dépend de l’état de la propriété d’une coopérative, du type de bâtiments qu’elle possède et de la façon dont elle exécute le travail.Des dépenses inférieures à la moyenne peuvent indiquer que vous reportez à plus tard des travaux d’entretien et de réparation nécessaires. Cela signifie que vous ferez face à des coûts plus élevés dans l’avenir. Cela pourrait aussi signifier aussi que vous avez fait un investissement important dans votre propriété au cours des dernières années, en remplaçant, par exemple, des appareils ménagers rendus capricieux par l’âge, en installant des finitions de meilleure qualité sur vos unités ou en effectuant toute autre rénovation importante.Des dépenses d’entretien plus élevées que la moyenne peuvent vous indiquer que votre coopérative se rattrape en ce qui a trait aux tâches négligées, ou bien cela pourrait signifier que vous remettez à plus tard certains remplacements nécessaires. Peu de coopératives font des dépenses excessives en matière d’entretien, à moins qu’elles ne gèrent mal les travaux. Les dépenses insuffisantes sont beaucoup plus courantes.
  • Dépenses d’entretien par unité : La mesure exprimée vous permet de comparer vos dépenses d’entretien aux coopératives dont les bâtiments sont aussi complexes que les vôtres. Les édifices munies d’ascenseurs ont de nombreux systèmes compliqués et coûteux à entretenir, surtout au fur et à mesure qu’ils vieillissent. Les bâtiments sans ascenseurs doivent régulièrement faire l’objet de travaux d’entretien, mais disposent de moins d’éléments dispendieux à entretenir.
  • Solde de la réserve de remplacement des immobilisations et contributions : Ces mesures s’observent mieux ensemble. Bien que la mesure des contributions à la réserve de remplacement des immobilisations ne comprenne aucune contribution supplémentaire effectuée en fin d’exercice, le solde en tient compte puisqu’il reflète le total de la réserve en fin d’exercice.Un point de départ en ce qui concerne la discussion avec votre conseil d’administration est la question à savoir si le solde de la réserve de votre coopérative est bas, comparativement à celui des autres. Si c’est le cas et que la propriété de votre coopérative est en excellent état, il se peut que vous veniez tout juste d’achever une ronde de réparations et de remplacements importants. Vous devriez vous engager à renflouer votre réserve aussi rapidement que possible, à moins de faire l’objet d’une restructuration financière par la SCHL et que ce ne soit pas permis. Si l’état de votre propriété pouvait être amélioré et que votre solde est bas, votre coopérative a probablement mis trop peu d’argent de côté dans la réserve de remplacement au cours des dernières années.Votre conseil d’administration devrait se poser des questions si vous avez apporté des contributions plus faibles à votre réserve que vos pairs. De faibles contributions sont habituellement un avertissement qu’une coopérative doit faire des efforts d’économie supplémentaires, voire d’augmenter ses droits locatifs, si nécessaire.Les contributions plus élevées pourraient indiquer qu’une coopérative essaie d’engraisser un fonds de réserve négligé et un solde de la réserve élevé pourrait indiquer que quelqu’un retarde inutilement des projets d’immobilisations. Un solde et des contributions élevés pourraient indiquer qu’une coopérative agit prudemment en vue de la venue imminente de projets d’immobilisations importants et nécessaires.Peu de coopératives ont mis suffisamment d’argent de côté pour répondre à leurs éventuels besoins d’entretien des bâtiments. La meilleure façon de déterminer si le solde de la réserve et les contributions de votre coopérative sont suffisants est au moyen d’un plan pour la réserve de remplacement. Votre gestionnaire des relations à l’Agence peut vous donner des conseils sur la façon de mettre un plan en place.
  • Frais en énergie : Les frais en énergie de votre coopérative sont grandement affectés par le climat de votre région. L’autre facteur principal porte sur les services inclus dans les droits d’occupation (c.-à-d. si une partie ou tout le chauffage, l’eau chaude et l’électricité sont compris). Les membres qui paient les coûts eux-mêmes font souvent preuve de plus de réserve dans leur consommation d’énergie comparativement à ceux dont les coûts sont payés par les coopératives. La réduction de la consommation énergétique est l’un des moyens de maîtriser les coûts d’exploitation de votre coopérative tout en faisant votre part pour l’environnement.Une coopérative dont les dépenses énergétiques sont élevées pourrait avoir à augmenter ses dépenses sur des travaux d’économie énergétique comme le scellant ou les travaux importants comme le remplacement des fenêtres et des fournaises. Elle pourrait également bénéficier d’une campagne de sensibilisation à la consommation énergétique en distribuant des conseils d’économie d’énergie et en rappelant à ses membres que le statut sans but lucratif de la coopérative fait en sorte que les frais énergétiques leurs sont imposés d’une façon ou d’une autre.
  • Frais d’aqueduc et d’égout : Les dépenses d’une coopérative en eau et en égout dépendent des facteurs suivants :
    • qui est responsable des frais d’utilisation d’eau des membres;
    • la présence de compteurs d’eau ou l’application d’un tarif de base et
    • les pertes d’inoccupations.Lorsque l’eau est comptée, la facture peut également varier selon le nombre d’occupants. (Puisque nous ne connaissons pas le nombre de gens qui habitent votre coopérative, nous effectuons nos calculs à partir du nombre de chambres de votre unité moyenne.)À moins que vous payiez un tarif fixe, votre coopérative pourrait économiser des frais en mettant en œuvre des mesures d’économie d’eau comme en remplaçant des vieilles toilettes, des pommes de douche et des robinets par des appareils à débit réduit. Vous pourriez être surpris de la rapidité avec laquelle ces améliorations se rentabiliseront.Si votre coopérative paie un tarif fixe, ces mesures n’aideront pas à réduire vos frais pour le moment. Par contre, la plupart des collectivités prévoient mettre fin à la tarification fixe aussitôt que possible. En remplaçant vos appareils, vous pourriez être en position de force lorsque votre coopérative aura à payer l’eau en fonction de sa consommation réelle.
  • Dépenses administratives : Les dépenses administratives dépendent du modèle de gestion adopté par votre coopérative (c.-à-d. société de gestion, employés, bénévoles ou comptable à salaire seulement). L’emplacement de la coopérative influence également les coûts, puisque les frais de rémunération varient d’une région à l’autre. Des dépenses administratives élevées ou faibles ne sont ni bonnes ni mauvaises en soi. Ce qui importe ce sont les résultats obtenus par la coopérative. Certaines coopératives qui fonctionnent sans personnel ou seulement avec un comptable à salaire ont de très bons résultats, quoique la charge sur les bénévoles soit élevée, tandis que d’autres coopératives gérées par des bénévoles n’arrivent pas à fonctionner adéquatement. Les coopératives munies d’employés compétents peuvent avoir un très bon rendement dans des domaines comme la réduction des pertes d’inoccupation, des arrérages et de l’entretien des édifices. Il est également possible qu’elles n’obtiennent pas les résultats escomptés. Le tout dépend énormément des personnes travaillant dans le bureau et des membres du conseil d’administration.Les comparaisons historiques avec des groupes de pairs dans les rapports annuels sont fondées sur les modèles que vous suivez lorsque vous soumettez votre DAR pour l’année en question.
  • Droits d’occupation comparativement au marché : Plusieurs mesures touchant l’entretien de votre propriété peuvent indiquer que votre coopérative aura besoin de plus de fonds, aujourd’hui ou à l’avenir. En comparant vos droits d’occupation au marché locatif, vous pourrez plus facilement déterminer votre marge de manœuvre. Par contre, le rapport compare vos droits d’occupation au marché moyen de votre collectivité, réparti selon le nombre de chambres. Ces données ne vous indiquent pas quelle sera la tolérance des marchés comparativement aux habitations que vous avez à offrir. Le montant pourrait être plus élevé.

4. Qui sont nos pairs?

Notre site Web Coup de circuit permet aux coopératives de choisir leurs propres groupes de pairs. Pour le Rapport de données des coopératives, l’Agence a déjà pris cette décision. Ce rapport compare votre coopérative à différents groupes en fonction de différentes mesures.

Perte d’inoccupation : Pour toutes les coopératives des programmes fédéraux de votre région, à moins que la taille de l’échantillon ne soit trop petite. (Si votre région comporte moins de 10 coopératives, nous n’effectuons aucune comparaison avec un groupe de pairs.) Nous utilisons les régions établies par la SCHL dans le cadre de ses rapports du marché locatif réguliers.

Arrérages et créances irrécouvrables : Tous les clients de l’Agence.

Dépenses d’entretien : Le groupe de pairs pour la comparaison des dépenses d’entretien en tant que pourcentage des frais d’exploitation est constitué de tous les clients de l’Agence. Quant aux dépenses par unité, nous avons prévu deux groupes : coopératives avec ascenseur et coopératives sans ascenseur.

Réserve de remplacement des immobilisations : Tous les clients de l’Agence qui avaient de l’argent placé dans leur réserve de remplacement à la fin de l’exercice. Nous excluons toutes les coopératives qui n’ont pas une telle réserve, ce qui rehausse la médiane, mais offre une comparaison plus significative (certaines coopératives en restructuration financière n’ont pas le droit de détenir une réserve).

Contributions annuelles à la réserve de remplacement des immobilisations : Toutes les coopératives clientes qui ont mis des fonds dans leur réserve au cours de l’année. Nous avons exclu toutes les coopératives qui n’ont pas fait de contributions pour la raison qu’elles sont exclues de la section sur la réserve de remplacement des immobilisations.

Frais en énergie : Tous les clients de l’Agence dans votre région climatique qui intègrent les mêmes services énergétiques que vous dans leurs droits d’occupation (p. ex. toutes les coopératives de Vancouver qui paient l’électricité, l’eau chaude et le chauffage pour leurs habitations). Les coopératives qui paient pour certains services dans une unité et pour d’autres dans une autre sont exclues de tous les groupes de pairs. Ces coopératives ne verront pas cette mesure à leur Rapport de données des coopératives. Il en va de même pour les coopératives d’une même région climatique qui comporte moins de 5 coopératives qui paient pour le même ensemble de services énergétiques.

Frais d’aqueduc et d’égout : Nous avons prévu cinq groupes :

  • les coopératives qui ne paient pas l’eau potable à usage résidentiel;
  • les coopératives dont les frais pour l’eau potable sont inclus dans les droits d’occupation et dont le nombre moyen de chambre est l’un des suivants :
    • moins de deux;
    • juste au-dessus de deux;
    • trois ou plus.
  • Dépenses administratives : Nous avons organisé ces données de la façon suivante pour s’assurer que chaque groupe de pairs est suffisamment important :
  • toutes les coopératives de la C.-B. qui font affaire avec une société de gestion;
  • toutes les coopératives de la C.-B. qui ont leurs propres employés;
  • toutes les coopératives de l’Alberta dont les gestionnaires sont payés, que ce soient leurs
  • propres employés ou une société de gestion;
  • toutes les coopératives de l’Ontario qui font affaire avec une société de gestion;
  • toutes les coopératives de l’Ontario qui ont leurs propres employés et
  • toutes les coopératives de l’Île-du-Prince-Édouard dont les gestionnaires sont payés, que ce soient leurs propres employés ou une société de gestion.

Les coopératives de partout au pays qui n’ont pas de personnel rémunéré ou qui ont seulement un comptable à salaire forment un seul groupe de pairs.

Droits d’occupation en comparaison au marché : Les clients de l’Agence des régions visées par les rapports de la SCHL sur la moyenne des frais locatifs pour les unités de type bloc appartement. Cette mesure n’apparaît par sur les Rapports de données des coopératives qui se trouvent à l’extérieur de ces régions ou de celles qui comportent des unités individuelles, semi-détachées ou de maison en rangées à cause du manque de données provenant de la SCHL. (Ces coopératives sont également exclues des groupes de pairs des autres coopératives.)

Si une coopérative n’est pas membre de notre Agence, nous n’avons pas accès à ses données et ne pouvons donc pas l’inclure à nos comparaisons. Les coopératives suivantes ne sont pas clientes de l’Agence :

  • les coopératives fonctionnant dans le cadre de programmes fédéraux à l’extérieur de la C.-B., de l’Alberta, de l’Ontario et de l’Île-du-Prince-Édouard;
  • les coopératives fonctionnant dans le cadre de programmes provinciaux ou municipaux;
  • les coopératives retenues par la SCHL en raison d’une défaillance de l’enveloppe de bâtiment (les coopératives endommagées par l’humidité) ou pour une autre raison;
  • les coopératives qui ont payé leur hypothèque au complet et qui n’ont plus d’accord d’exploitation avec la SCHL. Les données de ces coopératives ne seront pas comprises dans les années qui suivent la fin de leur accord d’exploitation, mais figureront toujours pour les périodes antérieures.

5. Pouvez-vous nous aider à comprendre les résultats de nos coopératives?

L’Agence reconnaît que votre coopérative peut avoir des points forts que nos mesures ne saisissent pas, comme une vie communautaire prospère. Vos forces devraient vous faciliter la vie lorsque vous portez une attention particulière à certains domaines pour lesquels vous aimeriez voir une amélioration de votre rendement.

Pour obtenir des conseils sur la façon dont votre coopérative peut obtenir les résultats qu’elle veut obtenir, n’hésitez pas à communiquer avec votre fédération locale ou avec la FHCC. Votre gestionnaire des relations à l’Agence pourrait également vous faire quelques suggestions.

Si vous trouvez que le rendement de votre coopérative est bon, votre conseil d’administration, vos membres et votre personnel devraient s’accorder le crédit que vous méritez..

Q&R au sujet de la fin de votre accord d’exploitation PHI (PFCH)

  1. Qu’est-ce que l’accord d’exploitation PHI?
  2. Pourquoi notre coopérative a-t-elle conclu cet accord?
  3. Qu’ont convenu notre coopérative et la SCHL?
  4. Quelle est la durée de l’accord d’exploitation PHI?
  5. Qu’aviendra-t-il de nos suppléments au loyer?
  6. À la fin de notre accord, qu’est-ce qui changera?
  7. Qu’est-ce qui demeurera inchangé?
  8. Nous aurons donc encore besoin d’une réserve de remplacement d’immobilisations?
  9. Serons-nous propriétaires de notre coopérative?
  10. Certains d’entre nous peuvent-ils acheter leurs unités à la fin de l’accords et lorsque l’hypothèque a été remboursée?
  11. Nos bâtiments ont besoin de réparations majeures. Pouvons-nous obtenir une autre prêt hypothécaire?
  12. Pouvons-nous ajouter de nouvelles unités à notre coopérative ou modifier la taille des unités?
  13. Notre coopérative est construite sur un terrain loué. Pouvons-nous prolonger notre bail foncier?
  14. Où pouvons-nous obtenir de plus amples renseignements sur la fin de notre accord d’exploitation?

1. Qu’est-ce que l’accord d’exploitation PHI?

L’accord d’exploitation PHI est un contrat légal entre la SCHL et les coopératives d’habitation financées en vertu du Programme fédéral des coopératives d’habitation entre 1986 et 1991. (Le mécanisme de financement étant un prêt hypothécaire indexé, utilisé pour la première fois au Canada dans le cadre de ce programme, les gens l’appellent habituellement le programme PHI).

2. Pourquoi notre coopérative a-t-elle conclu cet accord?

Votre coopérative a conclu un accord d’exploitation comme condition pour recevoir de l’aide en vertu du programme PHI. Il comprenait une assurance hypothécaire pouvant atteindre 100 p. 100 du coût initial de l’immeuble, ainsi qu’un accès aux suppléments au loyer jusqu’à concurrence de 50 p. 100 des ménages résidents. L’accord d’exploitation établit les conditions des relations de votre coopérative avec la SCHL, ce qui inclut une aide financière pour aider votre coopérative à effectuer ses paiements hypothécaires mensuels.

3. Qu’ont convenu votre coopérative et la SCHL?

L’accord précise les principaux éléments du programme PHI. Il s’agit notamment du montant que remet la SCHL à la coopérative, de votre responsabilité quant à la saine gestion et à l’entretien de votre propriété et de l’obligation de constituer une réserve de remplacement des immobilisations et un fonds de sécurité d’occupation.

Le site Web public de l’Agence présente un court résumé du programme PHI, ainsi que des lignes directrices détaillées du programme en langage clair.

4. Quelle est la durée de l’accord d’exploitation PHI?

Les accords d’exploitation PHI ne sont pas tous identiques et vous devrez lire le vôtre attentivement. Vous le trouverez sur le site Web des clients de l’Agence.

Les accords comprennent l’une des deux modalités suivantes. Certains accords prennent fin lorsque votre prêt hypothécaire est entièrement remboursé, ou au plus tard 35 ans après le début du remboursement de votre prêt, la première des deux dates étant retenue. D’autres accords prennent fin lorsque le prêt hypothécaire est entièrement remboursé ou au bout de 35 ans à partir de la date de signature de l’accord d’exploitation, la plus tardive des deux dates étant retenue. Ainsi, la fin de votre accord d’exploitation ne coïncide pas nécessairement avec votre dernier paiement hypothécaire. Demandez à votre gestionnaire de relations de vous aider si vous n’êtes pas certain de la date de fin de votre accord.

5. Qu’adviendra-t-il de nos suppléments au loyer

Dans les coopératives PHI, l’aide apportée aux ménages à faible revenu se fait sous la forme de suppléments au loyer provenant de la SCHL (ou de la BC Housing en Colombie-Britannique). Cette entente est valide pendant 35 ans et est distincte de votre accord d’exploitation. Si votre accord d’exploitation prend fin avant cette échéance et que votre coopérative ne se trouve pas en Colombie-Britannique, vous continuerez à déposer des DAR et à recevoir des suppléments au loyer jusqu’à la fin de l’entente relative aux suppléments au loyer.

6. À la fin de notre accord, qu’est-ce qui changera?

Lorsque l’accord prendra fin, votre coopérative ne sera plus liée par les engagements qu’elle a pris au départ avec la SCHL. Par exemple, les limites de revenu ne seront plus obligatoires pour les nouveaux membres comme c’est le cas pour certains accords d’exploitation. Les charges supplémentaires pour les membres à revenu plus élevé ne seront plus requises non plus.

Votre dernière Déclaration annuelle de renseignements (DAR) à l’Agence portera normalement sur l’année au cours de laquelle votre accord d’exploitation prend fin. Si votre entente relative aux suppléments au loyer prend fin plus tard et que vous ne vous trouvez pas en Colombie-Britannique, vous devrez déposer votre dernière DAR après la fin de l’année en question. L’Agence vous le confirmera. Une fois que vous aurez produit votre dernière DAR, vous recevrez la dernière trousse des rapports de l’Agence.

Votre coopérative pourrait avoir été établie en plusieurs phases et en vertu de plus d’un programme. Cela signifie que vous avez deux accords d’exploitation ou plus qui se terminent à des dates différentes. Si l’un de vos accords a pris fin, votre déclaration de fin d’exercice à l’Agence changera. Veuillez communiquer avec votre gestionnaire des relations pour obtenir de plus amples renseignements.

Certaines coopératives disposent également d’un accord de sauvetage financier avec la SCHL. Les accords de sauvetage imposent de nouvelles règles qui vont au-delà de celles des accords d’exploitation Vous pouvez en apprendre davantage à ce sujet en lisant les Q & R sur les sauvetages financiers de l’Agence. Si vous avez un tel accord, il ne peut se terminer plus tard que votre accord d’exploitation.

Ces changements signifient que la planification des immobilisations et la gestion prudente des finances sont plus importantes que jamais.

7. Qu’est-ce qui demeurera inchangé?

Votre coopérative sera encore régie par la loi provinciale sur les coopératives. Les règles de la loi sur les élections du conseil, les réunions des membres, etc. s’appliqueront encore. Les rapports soumis à votre province (concernant les changements au sein de votre conseil d’administration, par exemple) devront continuer à être soumis. Le code provincial sur les droits de la personne et la loi sur les normes du travail continueront de s’appliquer, tout comme les règlements de construction et les codes du bâtiment municipaux et provinciaux.

Une grande partie de la vie de votre coopérative est définie par ses propres politiques et règlements. Après la fin de votre accord d’exploitation, ces derniers régiront encore les actions de votre conseil et de vos membres, comme c’est le cas actuellement. En supposant que votre coopérative fonctionne bien, votre mot d’ordre devrait être de maintenir le mode de fonctionnement en place. Cependant, nous recommandons que les coopératives examinent leurs règlements, peut-être avec l’aide de leur fédération locale, pour voir les changements à apporter. À titre d’exemple, votre coopérative peut avoir des règles sur les suppléments au loyer qui ne s’appliqueront plus.

8. Nous avons donc encore besoin d’une réserve de remplacement d’immobilisations?

Absolument. Maintenir une réserve de remplacement des immobilisations continuera d’être un élément essentiel à l’entretien de votre propriété. Votre coopérative devra continuer à mettre des fonds dans la réserve chaque année. En réalité, vous voudrez en mettre davantage de côté, étant donné que vos immeubles vieilliront de plus en plus. Il sera plus important que jamais de disposer d’un bon plan d’immobilisations ou de gestion des actifs qui vous indique les montants à mettre de côté ou à dépenser.

9. Serons-nous propriétaires de notre coopérative?

Les membres seront propriétaires de la coopérative de la même façon que maintenant, c’est-à-dire collectivement. Le propriétaire légal de la propriété sera encore la coopérative qui continuera à louer des unités aux membres. La responsabilité de diriger la coopérative incombera à un conseil d’administration élu par les membres. Cette structure demeurera inchangée.

10. Certains d’entre nous peuvent-ils acheter leurs unités à la fin de l’accord et lorsque l’hypothèque a été remboursée?

Non. Les lois provinciales varient, mais, dans tous les cas, elles prévoient des règles visant à ce que les coopératives d’habitation sans but lucratif demeurent sans but lucratif. Il est facile de comprendre pourquoi.

Les coopératives d’habitation du Canada ont été établies avec des fonds publics provenant des impôts de millions de Canadiens. Elles sont une source de logements à prix abordables qui est encore nécessaire. De nombreux membres qui ont déjà fait partie d’une coopérative ont contribué à la réussite de leurs opérations. Il serait injuste qu’un ménage jouisse d’un avantage exceptionnel simplement parce qu’il habitait une unité au moment de la fin de l’accord.

11. Nos bâtiments ont besoin de réparations majeures. Pouvons-nous obtenir un autre prêt hypothécaire?

Votre coopérative devrait pouvoir obtenir un autre prêt sans difficulté. Mais il faudra du temps et probablement un peu d’aide pour évaluer vos besoins financiers et préparer les documents à l’appui de votre demande de prêt. Les Q & R sur le financement de second rang de l’Agence offrent des conseils d’ordre général sur ces démarches.

La première étape consiste à vous assurer que vous avez un plan de remplacement des immobilisations à jour fondé sur une évaluation récente de l’état de l’immeuble. Cela permettra à la coopérative et au prêteur potentiel de déterminer le montant qu’il vous faut. Cela démontrera également que votre capacité de rembourser ne sera pas interrompue par des problèmes imprévus à l’immeuble.

Les prêteurs se serviront de ces données et d’autres renseignements pour évaluer votre demande. La FHCC et la CHF BC offrent à leurs membres de l’aide pour trouver du nouveau financement. Vous pouvez vous adresser à eux ou à votre gestionnaire des relations pour vous renseigner sur ce que les prêteurs recherchent et sur ce que vous pouvez faire pour être admissible à un prêt.

12. Pouvons-nous ajouter de nouvelles unités à notre coopérative ou modifier la taille des unités?

Oui. Vous devrez bien comprendre l’ampleur des travaux. Il est possible que votre coopérative ait des espaces sous-utilisés ou négligés. Vous pourriez également découvrir que les besoins de vos membres ont changé. Votre coopérative loue peut-être les unités d’une chambre à coucher plus facilement que les plus grandes. Si tel est le cas, il pourrait être logique que vous divisiez certaines de vos unités plus grandes. Vous pourriez même souhaiter remplacer une structure existante par un nouvel immeuble. Avant d’entreprendre un tel projet, vous devrez examiner tous les avantages et les inconvénients et préciser les répercussions pour votre coopérative. Vous aurez besoin de l’aide d’un expert pour réaliser une planification soignée et pour vous préparer afin d’être admissible à un nouveau prêt hypothécaire.

13. Notre coopérative est construite sur un terrain loué. Pouvons-nous prolonger notre bail foncier?

Cela dépendra du propriétaire du terrain. Si votre municipalité ou une autre administration publique est propriétaire du terrain, demandez l’aide de la FHCC ou de votre fédération pour tenter d’obtenir un nouveau bail. Si votre bail est avec une société privée, vous pourriez acheter la propriété, mais attendez-vous à payer le terrain à sa valeur du marché.

14. Où pouvons-nous obtenir de plus amples renseignements sur la fin de notre accord d’exploitation?

L’Agence a élaboré un exposé d’introduction à la fin de l’accord d’exploitation des coopératives en vertu de votre programme. Votre gestionnaire de relations peut le présenter à votre conseil ou à vos membres. Il peut également vous aider à commencer votre planification financière à long terme.

Adressez-vous à la FHCC ou à votre fédération locale pour connaître la gamme de ressources qui vous sont offertes pour planifier cette prochaine étape de la vie de votre coopérative.

Q&R au sujet de la fin de votre entente d’exploitation aux termes de l’article 95 de la SCHL

  1. Qu’est-ce que l’entente d’exploitation aux termes de l’article 95?
  2. Pourquoi notre coopérative a-t-elle conclu cette entente?
  3. Qu’ont convenu notre coopérative et la SCHL?
  4. Quelle est la durée de l’entente d’exploitation aux termes de l’article 95?
  5. À la fin de notre entente, qu’est-ce qui changera?
  6. Qu’est-ce qui demeurera inchangé?
  7. Nous avons donc encore besoin d’une réserve de remplacement d’immobilisations?
  8. Serons-nous propriétaires de notre coopérative?
  9. Certains d’entre nous peuvent-ils acheter leurs unités, à la fin de l’entente et lorsque l’hypothèque a été remboursée?
  10. Qu’adviendra-t-il des subventions?
  11. Pouvons-nous continuer à utiliser notre fonds de subventions excédentaires jusqu’à épuisement?
  12. Notre immeuble a besoin de travaux importants. Pouvons-nous obtenir une autre hypothèque?
  13. Pouvons-nous ajouter de nouvelles unités à notre coopérative ou modifier la taille des unités existantes?
  14. Notre coopérative est construite sur un terrain loué. Pouvons-nous prolonger notre bail foncier?
  15. Où pouvons-nous obtenir de plus amples renseignements sur la fin de notre entente d’exploitation?

1. Qu’est-ce que l’entente d’exploitation aux termes de l’article 95?

L’entente d’exploitation aux termes de l’article 95 est un contrat légal entre la SCHL et les coopératives d’habitation formées entre 1979 et 1985. L’article 95 a trait à une clause de la Loi nationale sur l’habitation. (L’entente d’exploitation elle-même renvoie à l’article 56.1, le numéro de la clause avant la modification de la loi en 1985.)

2. Pourquoi notre coopérative a-t-elle conclu cette entente?

Votre coopérative a conclu une entente d’exploitation comme condition pour recevoir de l’aide en vertu du Programme de l’article 95. L’aide comprenait une assurance hypothécaire pouvant atteindre 100 p. 100 du coût initial de l’immeuble. La SCHL accordait également des subventions (il y a longtemps) et une aide assujettie au contrôle du revenu qui est encore en vigueur. L’entente d’exploitation établit les conditions de vos relations avec la SCHL pour la durée de votre hypothèque.

3. Qu’ont convenu notre coopérative et la SCHL?

L’entente définit les points clés du Programme de l’article 95, dont le montant que la SCHL donne à la coopérative, votre responsabilité en matière de saine gestion et à l’entretien de votre propriété, les règles régissant l’aide assujettie au contrôle du revenu et la nécessité de financer une réserve de remplacement.

Le site Web public de l’Agence présente un court résumé du Programme de l’article 95, ainsi que le détail des lignes directrices en langage clair visant le programme.

4. Quelle est la durée de l’entente d’exploitation aux termes de l’article 95?

L’entente prend fin lorsque votre hypothèque est entièrement remboursée ou 35 ans après que vous avez commencé à rembourser votre prêt, si cette date est antérieure. Consultez votre gestionnaire des relations si vous n’êtes pas certain de cette date.

Votre dernière Déclaration annuelle de renseignements (DAR) à l’Agence portera normalement sur l’année au cours de laquelle vous effectuez votre dernier paiement hypothécaire. L’Agence vous communiquera ce renseignement. Lors que vous aurez produit votre dernière DAR, nous vous ferons parvenir un Rapport d’évaluation des risques final et un Rapport de données des coopératives.

  • Certaines coopératives ont été établies en plusieurs étapes et sans doute, en vertu de plus d’un programme. Ainsi, elles ont deux ententes d’exploitation ou plus qui se terminent à des dates différentes. Si votre coopérative est partiellement remboursée et l’une de vos ententes est terminée, votre déclaration de fin d’exercice à l’Agence changera. À l’avenir, la DAR déposée par votre vérificateur ne portera que sur l’étape de votre coopérative pour laquelle une entente est encore en vigueur auprès de la SCHL. Veuillez communiquer avec votre gestionnaire des relations pour obtenir de plus amples renseignements.
  • Certaines coopératives disposent également d’une entente de sauvetage financier avec la SCHL. Ces ententes imposent de nouvelles règles en plus de celles que contient l’entente d’exploitation. Vous pouvez en apprendre davantage à ce sujet en lisant les Q & R sur les sauvetages financiers de l’Agence. Si vous avez une telle entente, elle ne se ne prolonge pas au-delà de votre entente d’exploitation.

5. À la fin de notre entente, qu’est-ce qui changera?

Lorsque l’entente prend fin, votre coopérative n’est plus liée par les engagements qu’elle a pris initialement. Votre ancienne hypothèque sera disparue, mais vous pourriez souhaiter contracter un nouvel emprunt afin de renouveler vos immeubles ou en acheter des nouveaux. Vous cesserez de recevoir l’aide que vous obtenez maintenant afin de subventionner les membres à faible revenu. Vos relations actuelles avec l’Agence et la SCHL prendront fin.

6. Qu’est-ce qui demeurera inchangé?

Votre coopérative sera encore régie par votre loi provinciale sur les coopératives. Les règlements de la loi sur les élections du conseil, les réunions des membres, etc., s’appliqueront encore. Les comptes rendus à votre province, relativement aux changements au sein de votre conseil ou de vos administrateurs, par exemple, demeureront de rigueur. Votre loi provinciale sur les droits de la personne et les normes du travail demeurera en vigueur, tout comme les règlements de construction et les codes du bâtiment municipaux et provinciaux.

Une grande partie de la vie de votre coopérative est définie par ses propres politiques et règlements ou règles. À la fin de votre entente d’exploitation, ces derniers régiront encore les actions de votre conseil et de vos membres, tout comme maintenant. En supposant que votre coopérative fonctionne bien, votre mot d’ordre doit être « business as usual ». Cependant, nous recommandons que les coopératives examinent leurs règles ou leurs règlements, sans doute avec l’aide de leur fédération locale, afin de constater les changements à apporter. À titre d’exemple, votre coopérative peut avoir des règles sur les subventions qui ne s’appliquent plus.

7. Nous avons donc encore besoin d’une réserve de remplacement d’immobilisations?

La conservation d’une réserve de remplacement d’immobilisations continuera d’être une partie essentielle de l’entretien de votre propriété. Votre coopérative devra continuer à mettre des fonds de côté dans la réserve chaque année. En fait, vous voudrez en mettre davantage de côté, étant donné que vos immeubles vieilliront de plus en plus. Il sera plus important que jamais que vous disposiez d’un plan d’immobilisations précis qui vous indique le montant à économiser et à dépenser.

8. Serons-nous propriétaires de notre coopérative?

Les membres seront propriétaires de la coopérative de la même façon que maintenant, soit ensemble. Le propriétaire légal de la propriété sera encore la coopérative qui continuera à louer des unités aux membres. La responsabilité de la direction de la coopérative incombera à un conseil d’administration élu par les membres. Cette structure demeurera inchangée.

9. Certains d’entre nous peuvent-ils acheter leurs unités, à la fin de l’entente et lorsque l’hypothèque a été remboursée?

Non. La loi provinciale varie, mais, dans tous les cas, elle prévoit des règlements visant à ce que les coopératives d’habitation sans but lucratif demeurent sans but lucratif. Il est facile de comprendre pourquoi.

Les coopératives d’habitation du Canada ont été établies avec des fonds publics provenant des impôts de millions de Canadiens. Elles sont une source de logements à prix abordables qui est encore nécessaire. De nombreux membres qui en ont déjà fait partie ont contribué à la réussite de leur fonctionnement. Il serait injuste qu’un ménage qui habitait par hasard une unité au moment de la fin de l’entente jouisse d’un avantage exceptionnel.

10. Qu’adviendra-t-il des subventions?

Dans l’article 95, la grande partie de l’aide assujettie à un contrôle du revenu provient de fonds que reçoit la coopérative tous les mois de la SCHL. Ces paiements cesseront le mois suivant la fin de votre entente d’exploitation. Certaines coopératives utilisent leurs propres fonds pour compléter ceux qui proviennent de la SCHL. Elles peuvent continuer à le faire et d’autres coopératives pourraient adopter cette pratique.

Il serait sans doute possible d’obtenir des subventions d’autres sources, bien que les règles seront différentes. Veuillez consulter votre fédération régionale pour obtenir de plus amples renseignements ou vous adresser à la FHCC.

11. Pouvons-nous continuer à utiliser notre fonds de subventions excédentaires jusqu’à épuisement?

La SCHL prévoit que les coopératives établies aux termes de l’article 95 cesseront de dépenser les sommes tirées de leur fonds de subventions excédentaires dès que leur entente d’exploitation prendra fin. Tout ce qui restera dans ce fonds devra être rendu à la SCHL à ce moment. Si votre coopérative a économisé des sommes destinées aux subventions pour une urgence, vous pourriez penser à utiliser ces fonds pour aider les ménages admissibles pendant que votre entente d’exploitation est encore en vigueur.

Si votre coopérative a plus d’une entente découlant de l’article 95, vous pouvez distribuer les fonds de subventions de la SCHL entre toutes les propriétés qui sont régies par ces ententes. Cependant, lorsque chacune de ces ententes vient à échéance, le montant provenant de la SCHL diminuera et le maximum que vous pouvez détenir dans votre fonds de subventions excédentaires diminuera également. (Le maximum est de 500 $ par unité du programme de l’article 95, exception faite des intérêts accumulés dans le fonds.)

12. Notre immeuble a besoin de travaux importants. Pouvons-nous obtenir une autre hypothèque?

Votre coopérative devrait pouvoir obtenir une autre hypothèque, mais vous devrez franchir des étapes pour atteindre ce but.

La première étape consiste à vous assurer que vous avez un plan de remplacement des immobilisations en vigueur fondé sur une évaluation récente de l’état de l’immeuble. Ainsi, vous et le prêteur duquel vous espérez emprunter découvrirez la somme qu’il vous faut. Cela démontrera également que votre capacité de rembourser ne sera pas interrompue par des faiblesses imprévues de l’immeuble.

Les prêteurs se serviront de ces données et d’autres renseignements pour évaluer votre demande. Vous pouvez vous adresser à votre gestionnaire des relations pour vous renseigner sur ce que les prêteurs recherchent et à ce que vous pouvez faire pour être admissible à un prêt. Plusieurs organismes du secteur, dont la FHCC et la FHC de la Colombie-Britannique offrent maintenant de l’aide à ce chapitre. Votre coopérative aura besoin de temps et, probablement d’aide, pour évaluer ses besoins financiers et préparer une trousse d’information pour appuyer la demande d’emprunt.

13. Pouvons-nous ajouter de nouvelles unités à notre coopérative ou modifier la taille des unités existantes?

Oui, si vous précisez l’ampleur des travaux. Votre coopérative peut disposer d’espace inutilisé ou négligé. Vous pouvez également constater que les besoins de vos membres ont changé. Votre coopérative loue peut-être les unités d’une chambre à coucher plus facilement que les plus grandes. Si tel est le cas, il pourrait être logique que vous divisiez certaines de vos unités plus grandes. Vous pouvez même souhaiter remplacer une structure existante par un nouvel immeuble. Avant d’entreprendre un tel projet, vous devez examiner tous les avantages et les inconvénients et préciser les répercussions pour votre coopérative. Vous devrez faire appel à un spécialiste pour planifier le tout et vous préparer à être admissible à une nouvelle hypothèque.

14. Notre coopérative est construite sur un terrain loué. Pouvons-nous prolonger notre bail foncier?

Cela dépendra du propriétaire du terrain. À notre avis, certaines villes accepteront de signer un autre bail, mais d’autres pourraient ne pas y consentir. Dans ce dernier cas, votre coopérative devra travailler en collaboration avec la FHCC et votre fédération afin d’établir le bien-fondé d’un nouveau bail. Si vous avez signé un bail auprès d’une entreprise privée, vous pourrez peut-être racheter le terrain, mais vous devez vous attendre à payer la valeur de marché.

15. Où pouvons-nous obtenir de plus amples renseignements sur la fin de notre entente d’exploitation?

Le programme Vision 2020 de la FHCC est conçu pour aider les coopératives d’habitation à planifier la fin de leur entente d’exploitation. Adressez-vous à la FHCC ou à votre fédération locale relativement à la gamme de ressources qui vous sont offertes pour planifier cette prochaine étape de la vie de votre coopérative.

Vous pouvez également consulter votre gestionnaire des relations. Vous aurez accès à un soutien accru au cours des prochains mois.

Q&R sur la collaboration avec les entrepreneurs

  1. Qu’est-il important de savoir au sujet de la collaboration avec les entrepreneurs?
  2. Nous faisons constamment appel aux entrepreneurs. Ce n’est pas sorcier.
  3. Nous savons que notre propriété nécessite des réparations. Et puis après?
  4. Que se passe-t-il une fois la gouvernance en place?
  5. Bon. Nous avons un aperçu du projet auquel nous avons ajouté un élément écologique.
  6. Notre coopérative ne peut pas rédiger de texte aussi technique que ces spécifications.
  7. Nous avons parlé à un entrepreneur qui prétend être en mesure d’effectuer nos travaux. Est-il possible d’omettre l’étape des spécifications?
  8. Quelle est la prochaine étape?
  9. Comment trouver le bon entrepreneur?
  10. Que faire maintenant que nous avons quelques noms d’entrepreneurs?
  11. De combien d’estimations avons-nous besoin?
  12. Qu’avons-nous d’autre à nous rappeler au sujet des estimations?
  13. De quelle façon l’Agence est-elle engagée dans notre projet de construction?
  14. Y a-t-il autre chose à faire avant de signer un contrat?
  15. Un entrepreneur nous a fait une offre que nous ne pouvons nous permettre de refuser.
  16. Qu’est-ce qui doit figurer au contrat?
  17. Une fois le contrat signé, peut-on simplement relaxer pendant que le travail se fait?
  18. Quels sont les privilèges et retenues propres à la construction?
  19. Comment s’assurer que le projet a été réalisé conformément aux spécifications?
  20. Où puis-je trouver davantage d’informations sur les façons de faire affaire avec des entrepreneurs?

1. Qu’est-il important de savoir au sujet de la collaboration avec les entrepreneurs?

L’âge des immeubles de la plupart des clients de l’Agence est aujourd’hui de quelques décennies. Certaines coopératives possèdent des propriétés patrimoniales datant de la fin du 19e ou du début 20e siècle. Même si vos immeubles sont plus récents, vous devrez tôt ou tard – certainement plus tôt que tard – effectuer de gros travaux. Et malgré les compétences du personnel d’entretien, vous aurez besoin d’aide extérieure pour un projet d’envergure ou des travaux spécialisés.

Trouver un entrepreneur possédant l’expérience pertinente constitue la clé permettant d’obtenir les résultats attendus. Les présentes Q&R proposent des indications générales sur l’embauche d’un entrepreneur en mesure de faire vos travaux de façon satisfaisante.

2. Nous faisons constamment appel aux entrepreneurs. Ce n’est pas sorcier.

Si vous faites allusion au plombier qu’on appelle quand il faut changer un morceau de la toilette, vous avez raison. Mais il n’est pas question d’entretien périodique dans les présentes Q&R.

Pas plus qu’il n’est question de travaux d’ordre esthétique dans les unités après un déménagement : ragréage, peinture, remplacement du plancher et choses du genre. Il est certainement possible de trouver des corps de métiers en mesure de s’occuper de ces travaux. Bien que vous deviez vous assurer que vos entrepreneurs se portent garants, ont un permis d’exploitation et appliquent un régime d’indemnisation des accidentés du travail (nous y reviendrons), une coopérative arrive normalement sans difficulté à faire faire ce genre de travail.

Les présentes Q&R ont plutôt pour but d’offrir quelques indications pour des projets de plus grande envergure ou plus complexes. Souvent, les projets de ce genre comportent davantage de risques, ce qui veut dire plus de responsabilités pour la coopérative.

3. Nous savons que notre propriété nécessite des réparations. Et puis après?

Pour commencer, il faut vous assurer d’avoir en place un processus clair vous permettant de prendre des décisions opportunes au sujet du projet. Les coopératives qui ne prennent pas suffisamment en compte cette étape risquent de se retrouver face à un désaccord entre le conseil d’administration, le personnel et les membres au sujet d’un processus déjà bien avancé. Votre coopérative aura besoin d’une politique, ou à tout le moins d’une série de résolutions énonçant à quel moment il faut convoquer une réunion d’urgence du conseil d’administration pour prendre une décision, ainsi qu’à quel moment le pouvoir d’approbation sera délégué au président ou à un membre du personnel. Votre fédération pourra vous aider à ce sujet.

Il est important d’établir clairement à quel moment il faut consulter les membres, et si on leur demandera de prendre des décisions définitives ou de simplement participer à un échange de points de vue avec le conseil d’administration. Il ne faut jamais oublier que même si les directeurs doivent comprendre les préoccupations et souhaits des membres et communiquer clairement en tout temps, c’est le conseil d’administration qui demeure responsable de la surveillance de toutes les facettes des activités de la coopérative.

4. Que se passe-t-il une fois la gouvernance en place?

La prochaine étape consiste à définir les travaux à exécuter, rien de plus. Commencez par rédiger une simple description des travaux, une étape à la fois, ce qui vous permettra de mieux comprendre le projet dans son intégralité.

Souvent, travailler à votre propriété est une occasion de privilégier quelques options écologiques, comme un meilleur produit permettant de réaliser des économies d’énergie ou qui pourra être remplacé à intervalles plus espacés. Cette approche nécessite un peu de recherche, mais à long terme, elle offre une meilleure valeur ajoutée à la coopérative, même si au départ le matériel ou l’installation sont plus chers.

Par exemple, quelle est la meilleure option pour votre coopérative en ce qui touche le remplacement du toit : un toit qui durera 20 ans, grâce à un entretien adéquat, ou 40 ans? Supposez que dans les deux cas, la main-d’œuvre représente la moitié des coûts, et que le coût des matériaux pour le toit d’une durée de vie de 40 ans est 30 pour 100 plus élevé. D’entrée de jeu, l’option à long terme coûtera 15 pour 100 de plus. Mais vous avez la possibilité de poser un geste pour l’environnement tout en faisant des économies – jusqu’à 40 pour 100 au cours des prochaines décennies. Même si certains membres peuvent parfois rechigner à faire investir la coopérative dans un toit qui sera encore là bien longtemps après leur dernier soupir, il incombe au conseil d’administration d’agir dans le but de servir au mieux les intérêts à long terme de la coopérative. Si la coopérative est disposée à faire poser le toit le plus durable, elle devrait le faire.

Les programmes d’écologisation des immeubles et d’efficacité énergétique offrent parfois une réduction des coûts pour les choix écologiquement raisonnables. Essayez d’en profiter dès que vous en avez l’occasion.

5. Bon. Nous avons un aperçu du projet auquel nous avons ajouté un élément écologique.

Vous devrez ensuite transformer votre aperçu en un ensemble de spécifications. Il s’agit de directives écrites sur la façon dont les travaux doivent être exécutés pour arriver à un résultat précis. Doivent figurer dans les spécifications : de l’information sur le type de produit, les matériaux, les méthodes de travail et la qualité du travail attendue concernant le projet. Voici un exemple :

Remplacer les bardeaux de toiture de 14 maisons en rangées par des toits à double pente en bardeaux d’asphalte faits de feutre organique et à surfaçage minéral, ou de feutre de fibres de verre et à surfaçage minéral, conformément à la norme CSA A123.1/A123.5 du Code national du bâtiment – Canada 2010 s’appliquant aux matériaux de couverture.

6. Notre coopérative ne peut pas rédiger de texte aussi technique que ces spécifications.

Ce n’est pas obligatoire. Après avoir décidé des travaux à exécuter, des conseillers techniques comme des ingénieurs, des technologues en immeubles, des architectes ou des consultants spécialisés dans les toits et les ascenseurs peuvent vous venir en aide en ce qui a trait aux spécifications. Votre fédération, d’autres coopératives ou l’Agence peuvent vous proposer des noms. N’oubliez pas de vérifier toutes les entreprises suggérées auprès du Bureau d’éthique commerciale du Canada. Il est également possible d’embaucher un membre du personnel de l’Agence, qui rédigera les spécifications de votre projet selon le régime de la rémunération des services. Pour de plus amples détails, consultez votre gestionnaire des relations.

7. Nous avons parlé à un entrepreneur qui prétend être en mesure d’effectuer nos travaux. Est-il possible d’omettre l’étape des spécifications?

Non. Les entrepreneurs ont tous les jours affaire à des propriétaires qui n’ont jamais entendu parler des spécifications. Ils essaient de vous faciliter les choses en prétendant qu’ils savent comment exécuter les travaux. Ne croyez pas à ce qu’ils racontent. Pour éviter les litiges, les frais de justice ou d’avoir à payer les travaux une deuxième fois parce qu’ils n’ont pas été faits correctement la première fois, n’entreprenez pas un projet d’envergure, complexe ou très pointu sans avoir par écrit les spécifications adéquates.

8. Quelle est la prochaine étape?

S’il s’agit de travaux d’envergure ou qui mettent à contribution de multiples professions du bâtiment, vous avez tout intérêt à ce qu’un gestionnaire de projet s’occupe de l’embauche de sous-traitants, des demandes de permis et de la gestion des différentes parties des travaux (une autre solution consiste à embaucher un entrepreneur général qui sait comment s’y prendre pour organiser un projet d’envergure et le faire faire correctement). Le gestionnaire de projet contribuera également à la gestion du contrat de construction en examinant les approbations de possibles factures supplémentaires et portant sur une partie des travaux exécutés par les entrepreneurs, en prodiguant des conseils à ce sujet et en s’occupant des problèmes liés au calendrier, de la coordination, des approbations et bien d’autres.

Étant donné l’importance de ce rôle, l’Agence a mis au point un modèle de demande de proposition (DDP) mis à la disposition des services de gestion de projet. Pour en obtenir une copie, parlez-en à votre gestionnaire des relations ou consultez le site Web de notre client (Ressources). Une demande de proposition est destinée à attirer des soumissionnaires qualifiés et à faire en sorte qu’on transmette la même information à toutes les parties invitées à soumissionner. Votre gestionnaire des relations vous aidera à la remplir et à donner suite à votre mode de recrutement.

Si votre projet est complexe – ou même s’il ne l’est pas –, vous pouvez embaucher un membre du personnel technique de l’Agence, qui rédigera pour vous la DDP selon le régime de la rémunération des services. En outre, notre personnel technique est habilité à demander des propositions à des consultants qualifiés, à passer les réponses en revue ainsi qu’à faire des recommandations à un prix avantageux. Pour de plus amples détails, consultez votre gestionnaire des relations.

Si votre projet est de moindre envergure, un entrepreneur qui a déjà exécuté des projets semblables au vôtre peut faire l’affaire. L’entreprise que vous choisirez devra bien connaître les méthodes et les matériaux nécessaires pour effectuer les travaux, les types de problèmes auxquels il faut s’attendre ainsi que la façon de les résoudre.

9. Comment trouver le bon entrepreneur?

Vous aurez besoin d’au moins trois noms, quelle que soit l’envergure des travaux que vous avez à faire faire. Demandez à des gens en qui vous pouvez avoir confiance qu’ils vous fassent des recommandations. Le consultant qui prépare les spécifications avec vous peut vous recommander des entreprises. Il est également possible que votre fédération locale ait de l’information sur des entrepreneurs de votre région à qui l’on peut se fier, qui font bien leur travail et qui sont honnêtes en matière de facturation. Les références de l’association de la construction de votre région et de sites Web d’entrepreneurs sont aussi une option.

Il s’avère souvent pratique de choisir un gestionnaire de projet ou un entrepreneur général qui ont déjà exécuté des travaux à un condominium, ou même dans une autre coopérative, car ils seront en mesure de comprendre que de nombreuses décisions seront prises par le conseil d’administration et non par une seule personne. Certains entrepreneurs seraient surpris d’apprendre que le conseil d’administration considère toujours la possibilité de consulter les résidants ou de leur offrir des options sur les points-clés, même si cela peut ralentir le processus.

10. Que faire maintenant que nous avons quelques noms d’entrepreneurs?

Avant de démarrer votre projet, vérifiez auprès des représentants de votre province ou de votre municipalité afin de déterminer quels permis vous devrez obtenir. Vos consultants professionnels ou votre gestionnaire de projet pourront facilement mettre cette information à votre disposition dans le cas des projets de grande envergure. Normalement, c’est l’entrepreneur qui fera la demande de permis, mais pour la coopérative, il est bien de savoir ce qui doit être en place, ce qui vous permettra de confirmer que cela a été fait.

Si vous gérez un projet de plus grande envergure, et n’avez pas de gestionnaire de projet, vous devrez préparer un dossier d’appel d’offres et l’envoyer aux entrepreneurs qui, selon vous, pourraient convenir.

Un appel d’offres contient tous les détails dont a besoin un entrepreneur pour préparer et présenter une soumission concurrentielle. Les directives doivent être brèves et porter sur l’essentiel. Elles doivent également contenir une description claire des travaux et de ce qu’un entrepreneur doit faire pour bien les exécuter. Assurez-vous de bien indiquer la date et l’heure limites pour la présentation des soumissions ainsi que la date à laquelle vous choisirez le soumissionnaire retenu. Joignez-y le type de contrat que vous demanderez au soumissionnaire retenu de signer.

Comme il a été mentionné plus tôt, l’Agence a élaboré un modèle pour les appels d’offres que le gestionnaire des relations de votre coopérative peut mettre à votre disposition. Si vous vous servez du modèle de l’Agence comme guide, et y ajoutez les spécifications des travaux, l’entrepreneur aura alors suffisamment d’information pour juger s’il est en mesure d’exécuter les travaux et de respecter l’échéance concernant la présentation d’une soumission.

Malgré ce qui précède, on remarque que certains projets de moindre envergure forment une catégorie entre le rafraichissement d’une unité et, par exemple, le remplacement de toutes les fenêtres de votre coopérative. Si, selon les prévisions, le coût de votre projet est inférieur à 10 000 $, vous pouvez faire faire trois estimations par téléphone, pour peu que vous vous assuriez de bien décrire les travaux de la même façon aux trois entreprises. Les estimations doivent être présentées par écrit, même pour les travaux de moindre envergure.

11. De combien d’estimations avons-nous besoin?

Amassez-en suffisamment pour être bien certain de pouvoir trouver l’entrepreneur qu’il vous faut. En règle générale, si les spécifications de votre appel d’offres sont claires et les soumissionnaires ne proposent aucune modification, trois soumissions devraient suffire. Vous avez tout intérêt à suivre les conseils d’un professionnel et à choisir la soumission qui présente le meilleur rapport qualité-prix. N’oubliez pas qu’il est possible que l’entrepreneur qui présente une soumission à un prix très bas ait commis une erreur, ait l’intention d’utiliser un produit de mauvaise qualité dont la durée de vie est plus courte ou n’ait pas suffisamment d’expérience pour fournir une estimation adéquate. Quand une entreprise du genre se rend compte qu’elle va perdre de l’argent, elle cherche alors des façons de réduire les coûts, d’ajouter des suppléments à la facture ou d’abandonner les travaux avant qu’ils soient achevés.

12. Qu’avons-nous d’autre à nous rappeler au sujet des estimations?

Une soumission constitue l’engagement d’un entrepreneur à réaliser le projet à un prix donné, qui se fonde sur sa compréhension de ce que vous voulez réaliser, les coûts de la main-d’œuvre et des matériaux et les difficultés éventuelles. La soumission doit se rapporter à l’appel d’offres et aux spécifications qui y figurent. Elle doit également expliquer bien clairement le prix final, qui doit comprendre tous les frais et taxes, les modalités de paiement, un calendrier des travaux, une liste des permis requis et les dates de début et d’achèvement des travaux.

D’un autre côté, une estimation, ce n’est rien de plus que cela. Veillez à ce que l’entrepreneur vous donne un prix fixe avant de signer quoi que ce soit et à ce que ce prix figure dans le contrat. S’il n’est pas possible d’attribuer un prix fixe, sans doute parce qu’il est impossible de connaître l’étendue des travaux avant qu’ils aient été mis en branle, il conviendrait de se mettre d’accord sur une base de paiement ferme, comme un tarif horaire convenu pour la main-d’œuvre et le coût des matériaux.

13. De quelle façon l’Agence est-elle engagée dans notre projet de construction?

L’Agence est en mesure de donner des conseils généraux sur les contrats et les devis descriptifs et, moyennant des frais, de se charger de la rédaction de vos spécifications. Grâce à notre trousse de modèles, il vous sera beaucoup plus facile de lancer un appel d’offres et d’attribuer le contrat.

N’oubliez pas que vous devez avoir l’approbation de l’Agence, au nom de la SCHL, avant d’engager des dépenses provenant de votre réserve pour le remplacement d’immobilisations pour des composantes qui ne sont pas dans la liste figurant dans l’entente (si vous avez un plan de réserve pour le remplacement d’immobilisations approuvé, vous n’avez besoin d’aucune permission concernant les dépenses pour tout ce qui apparaît dans la période de trois ans actuelle du plan).

Si les fonds proviennent d’un prêt de sauvetage, l’Agence est tenue de surveiller votre projet de près et d’approuver toutes les dépenses et toute modification de la portée des travaux.

14. Y a-t-il autre chose à faire avant de signer un contrat?

Avant de signer un contrat, assurez-vous que l’entrepreneur a une assurance contre les détournements et une police d’assurance responsabilité civile générale d’au moins deux millions de dollars. Sinon, votre coopérative n’aura aucune protection si quelqu’un se blesse ou si les travailleurs de l’entrepreneur s’avèrent malhonnêtes. Vous devriez également vous assurer que l’entrepreneur a bel et bien le permis l’autorisant à exercer ses activités commerciales dans votre région.

Il vous faudra confirmer que votre entrepreneur adhère à un régime à jour s’appliquant à ses travailleurs, conformément au programme d’indemnisation des accidentés du travail de votre province. L’indemnisation des accidents du travail accorde une assurance contre les accidents du travail sans égard à la faute, ce qui comprend les prestations d’invalidité et autres formes d’aide aux accidentés du travail.

L’indemnisation des accidents du travail porte différents noms. En Colombie-Britannique, les coopératives doivent vérifier si leurs entrepreneurs possèdent la couverture WorkSafe BC et un permis BC Safety Authority valide. En Ontario, il faut, en vertu de loi, se procurer une preuve de couverture de la Commission de la sécurité professionnelle et de l’assurance contre les accidents du travail (CSPAAT) avant le début des travaux. Dans les autres provinces, il est raisonnable de demander à son entrepreneur une lettre d’acquittement du programme provincial – ou une lettre du programme dans laquelle est mentionné qu’une telle lettre n’est pas nécessaire pour le projet.

15. Un entrepreneur nous a fait une offre que nous ne pouvons nous permettre de refuser.

Si l’offre en question suppose un paiement en argent comptant et s’appuie sur l’idée d’une « entente entre gens civilisés » sans qu’il n’y ait quoi que ce soit par écrit, vous ne pouvez vous permettre de l’accepter. Même si l’offre provient du beau-frère d’un ancien membre du comité d’entretien. Si les travaux ne sont pas correctement exécutés ou laissés inachevés, la coopérative risque de devoir payer pour réparer les pots cassés. Il n’est pas exclu que cela ait des répercussions sur votre assurance et, selon les règles provinciales, que la coopérative et peut-être même le conseil d’administration soient passibles d’une amende et tenus responsables des coûts rattachés aux blessures des travailleurs. Il s’agit d’une offre que votre coopérative doit refuser, et vous devriez le crier haut et fort sans hésiter. Si cela énerve le « cœur » du comité de l’entretien, qu’il en soit ainsi.

16. Qu’est-ce qui doit figurer au contrat?

Tout ce qui, selon vous, fait partie des travaux doit être mis par écrit. Il n’y a aucune place à la supposition. Le Comité canadien des documents de construction (CCDC) met à votre disposition des modèles standard de contrats. Pour les travaux de moindre envergure, vous n’avez qu’à transformer l’estimation en contrat en apposant votre signature au verso. La SCHL a également des modèles de contrats pour les travaux de rénovations. Les modèles de contrat du CCDC ou de la SCHL ont déjà été approuvés par des avocats, si bien qu’il n’est pas nécessaire qu’ils fassent l’objet d’un examen plus approfondi. Toutefois, si vous ou l’entrepreneur avez modifié quoi que ce soit au contrat, demandez à votre avocat d’examiner ces modifications et de vous prodiguer des conseils à ce sujet.

Le recueil relié de documents écrits (parfois appelé manuel de projet) constitue une partie importante de tout contrat de grande envergure; préparé pour la négociation et la réalisation d’un projet de construction et la soumission qui s’y rattache, il est accompagné des dessins et spécifications de l’architecte ou de l’ingénieur. Ensemble, le contrat, le manuel de projet et les dessins sont pourvus de tous les détails nécessaires à la réalisation de gros travaux.

17. Une fois le contrat signé, peut-on simplement relaxer pendant que le travail se fait?

Ne présumez pas que tout se passera conformément au plan simplement parce que vous avez un bon contrat et une bonne relation avec l’entrepreneur. Si vous ne surveillez pas votre projet de près, de petites erreurs pourraient se transformer en problèmes cruciaux. Dans le cas de travaux d’envergure, il est sage de faire faire une inspection à différentes étapes par l’ingénieur qui a rédigé les spécifications afin de vous assurer qu’on utilise les bons matériaux et que la qualité du travail est satisfaisante.

En cas de désaccord, soyez raisonnable. Relisez le contrat et écoutez attentivement l’explication de l’entrepreneur. Si vous n’êtes toujours pas convaincu, demandez l’avis d’une autre personne, soit un professionnel comme votre architecte ou votre ingénieur, avant de prendre d’autres mesures.

18. Quels sont les privilèges et retenues propres à la construction?

Les travailleurs et les fournisseurs n’ont que peu de recours quand il s’avère qu’un propriétaire ne peut pas ou ne veut pas payer la facture des travaux ayant été exécutés sur sa propriété. C’est pour cette raison que l’on donne aux entrepreneurs et aux fournisseurs un droit juridiquement reconnu de revendiquer une réclamation sur le terrain – appelée privilège – une fois les travaux achevés et jusqu’à ce qu’ils aient été payés. Bien que les lois varient d’une province à l’autre, partout elles ont comme objectif de protéger ceux dont le travail professionnel ou les matériaux ont ajouté de la valeur à la propriété.

Une retenue pour privilège protège le propriétaire dans le cas où un entrepreneur n’aurait pas payé ses sous-traitants, ses fournisseurs ou ses travailleurs. Le propriétaire retient un pourcentage prédéterminé du solde exigible à percevoir sur les travaux jusqu’à la fin de la période au cours de laquelle un privilège peut être émis sur la propriété. À ce moment, la coopérative débloque les fonds qu’elle retenait, lorsqu’elle est convaincue qu’aucun privilège n’a été inscrit.

Une retenue pour privilège diffère de la retenue pour un travail mal exécuté.

19. Comment s’assurer que le projet a été réalisé conformément aux spécifications?

La certification est le processus qui se met en place quand un professionnel agissant pour le compte du propriétaire déclare que les travaux ont atteint un certain stade d’achèvement et que l’entrepreneur doit être payé pour les travaux ayant été exécutés jusque-là. Le nom de la personne qui se chargera de la certification doit figurer à votre contrat.

Si une coopérative emprunte des fonds pour payer les travaux, le prêteur exigera une certification du coût d’achèvement des travaux avant de verser les fonds qui serviront à payer la facture de l’entrepreneur.

20. Où puis-je trouver davantage d’informations sur les façons de faire affaire avec des entrepreneurs?

De nombreuses sources mettent à votre disposition de la bonne information, notamment les suivantes :

Le Modèle de demande de proposition pour les Services de gestion de projet de L’Agence des coopératives d’habitation (voir votre gestionnaire des relations)

La Fédération de l’habitation coopérative du Canada : Maintenir la coopérative en bon état est une excellente source d’information (en anglais seulement).

Renovating Your Home (en anglais seulement) de l’Association canadienne des constructeurs d’habitations

Par écrit s’il vous plaît de l’Association canadienne des constructeurs d’habitations.

Planification des réserves pour immobilisation : Un guide, langage simple et facile d’utilisation

Le Guide sur les réserves de remplacement de la SCHL renferme de l’information utile sur les immobilisations

Q&R à propos de la cote de l'état des lieux

  1. Pourquoi l’Agence inspecte-t-elle notre propriété?
  2. Comment savoir quand l’inspection aura lieu?
  3. Qui inspectera notre coopérative?
  4. En quoi consiste une inspection?
  5. Comment notre coopérative peut-elle se préparer à l’inspection?
  6. Où puis-je trouver le questionnaire?
  7. Et si notre coopérative n’a pas accès à Internet?
  8. Quels renseignements doit-on fournir sur le questionnaire?
  9. Au moment de l’inspection, est-ce que l’inspecteur nous donne de l’information concernant notre propriété?
  10. Que se passe-t-il après l’inspection?
  11. Pouvons-nous utiliser le rapport pour planifier le remplacement d’immobilisations de notre coopérative?
  12. Qu’est-ce que les cotes signifient?
  13. Pouvons-nous améliorer notre cote?

1. Pourquoi l’Agence inspecte-t-elle notre propriété?

Chaque année, l’Agence établit la cote de risque de chacun de nos clients. Un des éléments qui permet d’établir la cote de risque composite de votre coopérative est la cote de l’état des lieux. (Pour de plus amples renseignements, veuillez consulter nos Q&R sur l’évaluation annuelle des risques.) La cote de l’état des lieux de votre coopérative repose sur une inspection visuelle de votre propriété, qui est effectuée aux frais de l’Agence.

2. Comment savoir quand l’inspection aura lieu?

Au début du printemps, nous vous informons si votre coopérative doit être inspectée. Ensuite, généralement dans un délai de six semaines, l’inspecteur appellera la personne-ressource de votre coopérative afin de fixer une date pour l’inspection. Puis, une semaine avant la date fixée, l’inspecteur rappellera pour confirmer que l’inspection aura lieu comme prévu.

3. Qui inspectera notre coopérative?

L’Agence a signé un contrat avec une entreprise d’inspection professionnelle et a montré aux inspecteurs comment utiliser notre formulaire d’inspection.

4. En quoi consiste une inspection?

L’inspecteur rencontre un représentant de la coopérative à l’heure fixée et lui remet une lettre d’introduction. L’inspecteur effectue une inspection visuelle du terrain, de l’extérieur des immeubles, des zones communes et des aires de service ainsi que des unités inoccupées. Si la propriété de votre coopérative comprend plus d’un immeuble, l’inspecteur examinera un échantillon maximum de quatre immeubles, choisis au hasard par l’Agence.

5. Comment notre coopérative peut-elle se préparer à l’inspection?

Il y a une nouvelle façon de s’assurer que l’inspecteur dispose de tous les renseignements dont il a besoin. Vous pouvez maintenant remplir un questionnaire en ligne sur votre propriété, ce qui permettra de gagner du temps pendant l’inspection. Il est important de remplir le questionnaire dès que possible.

Veuillez le faire remplir par la personne qui connaît le mieux votre propriété. Remplir le questionnaire longtemps à l’avance signifie que ce spécialiste ne devra pas nécessairement être la personne qui accompagne l’inspecteur.

6. Où puis-je trouver le questionnaire?

L’Agence a envoyé à chaque coopérative un lien unique par courriel ou par courrier. Ce lien dirigera directement votre représentant au questionnaire de votre coopérative sur le site Web des clients.

Copiez ou cliquez sur le lien. Ouvrez ensuite une session en utilisant le nom d’utilisateur et le mot de passe que l’Agence a donnés à votre coopérative.

Si votre coopérative veut un nouveau nom d’utilisateur et un nouveau mot de passe, quelle que soit la raison, veuillez demander à la personne-ressource de votre coopérative d’envoyer la demande à votre gestionnaire de relations.

7. Et si notre coopérative n’a pas accès à Internet?

L’Agence inspectera quand même votre coopérative. Cependant, nous vous demandons de veiller à ce que l’inspecteur soit accompagné d’une personne qui connaît les activités relatives à l’entretien et au remplacement d’immobilisations.

Si votre coopérative n’a pas de compte Internet, vous pouvez tout de même utiliser notre questionnaire en ligne afin de gagner du temps. Pensez à demander l’aide d’un membre de confiance qui a accès à Internet ou à utiliser un ordinateur dans une bibliothèque.

8. Quels renseignements doit-on fournir sur le questionnaire?

La majorité du questionnaire consiste en des questions où vous devez répondre par oui ou par non. Le questionnaire prévoit un espace pour expliquer votre réponse.

Nous vous demandons de confirmer le nombre d’immeubles de votre coopérative qui sont sous l’autorité de programmes fédéraux, le nombre d’unités et s’il y a des unités inoccupées.

Le questionnaire pose des questions sur les installations courantes telles qu’une buanderie ainsi que sur tous les travaux effectués sur la propriété ou ceux que vous prévoyez faire. Nous vous demandons aussi des détails sur votre plan pour la réserve de remplacement et votre plan d’entretien préventif, les rapports techniques et les contrats d’entretien pour votre terrain ou les systèmes de vos immeubles.

La dernière question vous invite à décrire toute préoccupation que vous pourriez avoir ou à faire des commentaires sur votre propriété.

9. Au moment de l’inspection, est-ce que l’inspecteur nous donne de l’information concernant notre propriété?

Pendant l’inspection, un inspecteur prendra en note toute préoccupation en matière de santé ou de sécurité. Il en informera la coopérative, par écrit, avant de quitter la propriété.

Si votre coopérative fait preuve de problèmes en matière de santé ou de sécurité, nous nous attendons à ce que vous les corrigiez dès que possible. Si vous n’êtes pas certain de ce que vous devez faire, veuillez appeler votre gestionnaire de relations de l’Agence.

10. Que se passe-t-il après l’inspection?

L’entreprise d’inspection vérifie la qualité du rapport d’inspection pour s’assurer qu’il est conforme aux normes professionnelles. Puis, le rapport est transmis au gestionnaire, Services techniques, de l’Agence à des fins d’examen. L’inspecteur le saisit ensuite dans notre système d’information.

Par la suite, votre rapport sera examiné par le gestionnaire de relations de votre coopérative, qui pourrait mettre en doute les résultats qui ne correspondent pas à ce qu’il ou elle connaît déjà à propos de votre coopérative.

Lorsque nous sommes satisfaits du rapport, l’Agence envoie la version finale, y compris la cote de l’état des lieux, à votre coopérative. Si vous connaissez bien votre propriété, le rapport sur l’état des lieux de l’Agence devrait confirmer les renseignements que vous avez déjà.

11. Pouvons-nous utiliser le rapport pour planifier le remplacement d’immobilisations de notre coopérative?

Le rapport sur l’état des lieux de l’Agence ne vise pas à remplacer l’évaluation de l’état de l’immeuble qui est à la base de votre plan pour la réserve de remplacement. Chaque coopérative devrait faire une évaluation de l’état de l’immeuble et un plan pour la réserve de capital ainsi que les garder à jour.

12. Qu’est-ce que les cotes signifient?

Une coopérative se voit attribuer une des quatre cotes de l’état des lieux : excellent, bien, satisfaisant et mauvais. Votre cote représente le cumul des cotes individuelles que votre coopérative a obtenues pour différents éléments et systèmes.

La cote attribuée à chaque système et à chaque structure repose sur leur état et leur durée de vie utile restante. (Par exemple, l’inspecteur pourrait indiquer qu’un toit ayant obtenu la cote « satisfaisant » dispose de deux autres années de vie utile.) Le formulaire d’inspection indique aussi les éléments de votre propriété qui nécessitent une certaine forme d’entretien. Pour de plus amples renseignements sur la cote qui vous a été attribuée, veuillez communiquer avec votre gestionnaire de relations.

13. Pouvons-nous améliorer notre cote?

Un projet pour le remplacement de capital ou un projet d’entretien permettrait à votre coopérative d’obtenir une meilleure cote. Certaines coopératives pourraient bénéficier d’une mesure aussi simple que repeinturer les aires publiques.

Il est important de tenir l’Agence au courant des travaux que vous effectuez en vue d’améliorer votre propriété. Si vous avez des idées de projets en matière de capital, n’hésitez pas à en discuter avec votre gestionnaire de relations.

Q&R à propos des coopératives PHI après la 15e année

  1. Pourquoi la 15e année est-elle importante pour le programme PHI?
  2. De quelle manière fonctionne le mécanisme après la 15e année?
  3. Jusqu’à quel niveau les loyers peuvent-ils être pour occasionner cette réduction?
  4. Si notre coopérative PHI a dépassé la 15e année, est-ce que la 15e année importe toujours? Pouvons-nous considérer que la réduction a déjà été appliquée?
  5. Que se passe-t-il si les loyers de la 15e année de notre coopérative sont supérieurs à 80 % du taux du marché?
  6. Que se passe-t-il si les loyers de la 15e année de notre coopérative sont supérieurs à 85 % du taux du marché?
  7. Y a-t-il autre chose qui entre dans le calcul?
  8. Vous avez expliqué que la réduction se base sur la comparaison entre nos loyers et le taux du marché. Comment détermine-t-on cela?
  9. Si notre coopérative effectue sa propre étude, l’Agence acceptera-t-elle les résultats?
  10. Est-ce que cette comparaison des loyers avec les loyers du marché ne se produit qu’une fois?
  11. L’Agence a-t-elle besoin de vérifier d’autres renseignements que les loyers actuels à propos de la coopérative pour effectuer cette comparaison?
  12. Est-ce que cela signifie que l’Agence pourra changer le budget de notre coopérative?
  13. Nous avons déjà atteint la réduction maximale. Nos loyers sont maintenant bien au-dessus de 85 % du taux du marché
  14. À quel endroit puis-je avoir davantage de renseignements?

1. Pourquoi la 15e année est-elle importante pour le programme PHI?

Lorsque le programme PHI a été lancé, un mécanisme y a été intégré pour s’assurer que les loyers des coopératives ne descendaient pas trop en deçà du taux du marché aux frais du gouvernement. Ce mécanisme est activé au cours de la 15e année de la coopérative.

2. De quelle manière fonctionne le mécanisme après la 15e année?

Lorsque votre coopérative atteint sa 15e année d’opération, la SCHL (ou l’Agence au nom de la SCHL) vérifie vos loyers par rapport aux loyers d’habitations semblables du secteur privé dans la même zone de marché. Si vos droits étaient inférieurs à 85 % du taux du marché normal, l’ajustement est entré en action et, à partir de la 16e année, votre coopérative a subi une coupure unique dans son aide fédérale de l’ordre de 5 % de ses loyers de la 15e année.

3. Jusqu’à quel niveau les loyers peuvent-ils être pour occasionner cette réduction?

Si les loyers de la 15e année de votre coopérative étaient de 80 % du taux du marché ou moins, votre aide fédérale est descendue du montant total de la coupure au cours de la 16e année.

Voici un exemple qui apportera une clarification. Aux fins de simplification, nous ne tiendrons pas compte de l’inflation pour le moment. (Nous reviendrons sur le sujet plus tard.) Ainsi, si le droit d’occupation moyen de la 15e année de la coopérative Bon Marché est de 750 $ et que le droit du marché pour des unités semblables est de 1 000 $, les droits de la coopérative sont inférieurs à 80 % du taux du marché. Cela signifie qu’au cours de la 16e année, l’aide fédérale de la coopérative descendra de 37,50 $ par unité par mois, soit 5 % de la moyenne des droits de la 15e année. La coopérative devra combler cette baisse par une augmentation des loyers supérieure à la normale, à moins qu’elle n’accumule un gros surplus annuel.

4. Si notre coopérative PHI a dépassé la 15e année, est-ce que la 15e année importe toujours? Pouvons-nous considérer que la réduction a déjà été appliquée?

Pas nécessairement. La 15e année pourrait toujours être importante pour vous parce qu’il est possible que vous n’ayez toujours pas vu la réduction entière. Continuez à lire et vous comprendrez de quelle manière cela pourrait se produire.

5. Que se passe-t-il si les loyers de la 15e année de notre coopérative sont supérieurs à 80 % du taux du marché?

Quels que soient les droits de la 15e année de votre coopérative, la SCHL a calculé la réduction de l’aide de 5 % de la manière décrite précédemment et les renseignements demeurent dans les dossiers.

Si les loyers de votre coopérative étaient supérieurs à 80 % du taux du marché au cours de la 15e année, mais inférieurs à 85 %, la SCHL n’a pas imposé toute la réduction en une fois. Elle a plutôt été introduite progressivement.

Ainsi, si le droit d’occupation moyen de la 15e année de la coopérative L’Échappé Belle est de 820 $ et que le droit du marché pour des unités semblables est de 1 000 $, les droits de L’Échappé Belle sont supérieurs à 80 % du taux du marché. L’aide fédérale devrait descendre de 41 $ par unité par mois, soit 5 % de la moyenne des droits de la 15e année de la coopérative. Toutefois, parce que la baisse complète de l’aide ferait que les droits dépasseraient la barre des 85 % du taux du marché, elle est répartie sur plus d’une année. Au cours de la 16e année, l’aide descendra de 30 $ par unité par mois, c’est-à-dire la différence entre 85 % du taux du marché de la 15e année (c’est-à-dire 850 $) et les droits de la 15e année de la coopérative. Avant le début de la 17e année, l’Agence se penchera de nouveau sur les droits de la coopérative. S’ils sont inférieurs à 85 % du taux du marché, la SCHL introduira progressivement une partie ou la totalité des 11 $ restants de la baisse de l’aide calculée pour la 15e année.

6. Que se passe-t-il si les loyers de la 15e année de notre coopérative sont supérieurs à 85 % du taux du marché?

Tant que les loyers de votre coopérative ne dépassent pas 15 % du taux du marché, vous ne perdrez aucune aide fédérale. Par contre, pour référence future, un dossier est conservé pour ce qui est de la réduction de 5 % calculée sur les droits de votre coopérative de la 15e année.

7. Y a-t-il autre chose qui entre dans le calcul?

Oui. Un autre élément entre en jeu. Ce dernier ne surprendra aucune personne étant aux faits des finances des coopératives PHI. Comme vous le savez, à chaque année, un changement est apporté au paiement de l’emprunt hypothécaire et au montant de l’aide fédérale de votre coopérative. L’ajustement à ces derniers est basé sur le changement qui est apporté à l’indice des prix à la consommation sur une période de 12 mois, qui s’est terminée 6 mois avant que l’ajustement soit effectué, moins 2 points de pourcentage. (Appelons cela « facteur d’ajustement »)

La réduction de l’aide change chaque année en fonction de ce facteur. Pour obtenir la somme exacte qui sera attribuée à votre coopérative pour une année donnée, la SCHL déduit le montant ajusté de la réduction du montant ajusté de l’aide. Si votre coopérative a reçu la réduction complète, seul le montant net de l’aide vous sera utile (c’est-à-dire l’aide totale, moins la coupure). Par contre, si cette réduction est progressivement introduite, les détails du calcul sont importants. L’introduction progressive est complétée lorsque votre coopérative a subi la totalité de sa réduction ajustée de l’aide.

8. Vous avez expliqué que la réduction est fondée sur la comparaison entre nos loyers et le taux du marché. Comment détermine-t-on cela?

L’Agence a la responsabilité d’indiquer à la SCHL comment les droits de votre coopérative se comparent au taux du marché. Notre première étape est de déterminer les loyers du secteur privé. À chaque période de trois ans, nous embauchons un expert pour mener une étude complète des loyers du marché pour ce qui est des propriétés à logements multiples de taille, d’âge et de qualité comparables dans votre zone de marché. Il est possible que l’expert commence par visiter votre coopérative pour confirmer les renseignements à propos des unités et des commodités. Le choix du moment de cette visite sera effectué avec votre personne-ressource désignée. Lorsque l’Agence aura reçu les rapports de l’expert, nous partagerons les résultats avec vous. Si vous n’êtes pas d’accord avec nos conclusions, nous vous les expliquerons ou, si vous avez de bons motifs, nous effectuerons une révision.

9. Si notre coopérative effectue sa propre étude, l’Agence acceptera-t-elle les résultats?

Oui, si l’étude respecte les exigences de la SCHL. Vous pouvez effectuer votre propre comparaison de marché, mais vous devriez nous consulter en premier lieu, parce que cette tâche est plus ardue qu’elle en a l’air. Les directives de la SCHL indiquent que les loyers doivent être comparés uniquement avec ceux des logements locatifs commerciaux. La comparaison avec les loyers exigés par d’autres coopératives ou logements sans but lucratif n’est pas permise. Si les unités du marché ne sont pas comparables à celles de votre coopérative, des ajustements devront être apportés afin d’en arriver à un loyer de marché comparable.

10. Est-ce que cette comparaison des loyers avec les loyers du marché ne se produit qu’une fois?

La comparaison ne s’est produite qu’une fois pour les coopératives dont les loyers à la 15e année étaient inférieurs à 80 % du taux du marché. Ces coopératives ont subi la réduction complète à la 16e année et, pour ces dernières, le processus suivant la 15e année est terminé. Pour les coopératives dont les loyers de la 15e année sont supérieurs à 80 % du taux du marché, la comparaison sera effectuée à chaque année jusqu’à ce que la réduction ait été progressivement introduite.

Au cours de deux des trois années, l’Agence effectuera la comparaison en se référant au taux moyen des augmentations de loyers dans la zone de marché de votre coopérative, déterminé par la SCHL. Nous appliquons ce taux d’augmentation au taux du marché de l’année précédente afin de savoir de quelle manière les loyers de votre coopérative se comparent à ceux du marché. Dès que votre coopérative aura subi la réduction totale, l’Agence cessera de comparer vos droits à ceux du marché.

11. L’Agence a-t-elle besoin de vérifier d’autres renseignements que les loyers actuels à propos de la coopérative pour effectuer cette comparaison?

Oui. L’Agence a également besoin de vérifier le budget de la coopérative, que nous vous demandons de nous faire parvenir trois mois avant la fin de votre exercice financier. Tel qu’exigé par l’accord d’exploitation PHI standard avec la SCHL, l’Agence recherche des coûts ou revenus exceptionnels qui, si retirés, diminueraient (ou augmenteraient) les loyers de votre coopérative. Si nous en remarquons un ou plusieurs, avant de vérifier le seuil de vos loyers par rapport au marché, nous déterminons ce qu’ils seraient sans cette dépense ou ce revenu.

12. Est-ce que cela signifie que l’Agence pourra changer le budget de notre coopérative?

Non. L’Agence ne possède pas le pouvoir de changer votre budget. Nous le vérifions seulement afin de pouvoir y faire une recommandation auprès de la SCHL à propos du niveau d’aide auquel votre coopérative est admissible pour l’année budgétaire à venir.

13. Nous avons déjà atteint la réduction maximale. Nos loyers sont maintenant bien au-dessus de 85 % du taux du marché. Est-il possible d’obtenir l’aide de nouveau?

Votre coopérative a subi la réduction totale et vos loyers ont de beaucoup dépassé les 85 % du taux du marché? Dans ce cas, il est possible que vous soyez admissible à une partie ou encore à la totalité de l’aide que vous obteniez auparavant. Si vous croyez que cela est la situation de votre coopérative, veuillez vous adresser à votre gestionnaire de relations.

14. À quel endroit puis-je avoir davantage de renseignements?

Veuillez communiquer avec votre gestionnaire de relations. Vous pouvez également lire le bulletin de la SCHL sur le site Web de l’Agence [hotlink].

Q&R sur l’évaluation annuelle des risques

  1. Qu’est-ce que l’évaluation des risques?
  2. En quoi l’évaluation des risques aide-t-elle ma coopérative?
  3. De quelle façon l’Agence a-t-elle établi ma cote de risque composite?
  4. Ma cote sera-t-elle modifiée avant l’an prochain?
  5. Que signifient ces ratios et ces cotes?
  6. Quelles sont les cotes de risque composites possibles?
  7. Que signifie une tendance selon l’Agence?
  8. L’Agence a-t-elle analysé d’autres aspects?
  9. Qui peut avoir accès à ces renseignements?

1. Qu’est-ce que l’évaluation des risques?

L’évaluation des risques est une technique que l’Agence des coopératives d’habitation emploie pour apprécier le degré de stabilité de votre coopérative. Cela permet de déterminer votre stabilité financière et de nous aider à évaluer la capacité de votre coopérative à payer ses factures ainsi qu’à offrir des logements de bonne qualité maintenant et dans un avenir prévisible. Le résultat final du processus d’évaluation des risques de l’Agence est l’attribution d’une cote de risque composite à chaque coopérative.

Aussi importante soit-elle, l’évaluation des risques ne révèle pas toute la vérité sur votre coopérative. Cela ne fait pas état de la richesse de votre activité sociale ni de la richesse de votre vie communautaire. Cette technique ne pose pas un jugement définitif sur la qualité de votre gestion ou de votre gouvernance ni sur le respect des ententes que votre coopérative a conclues avec la SCHL. La conformité fait l’objet d’un autre rapport.

2. En quoi l’évaluation des risques aide-t-elle ma coopérative?

Grâce à la cote de risque composite, votre coopérative obtient la reconnaissance qu’elle mérite lorsqu’elle fonctionne bien. L’Agence espère qu’une cote Faible ou Modérée encouragera les coopératives les mieux exploitées à poursuivre dans cette voie et même à s’améliorer davantage.

À tout le moins, une cote de risque Supérieure à la moyenne est un signal d’avertissement indiquant que la situation de la coopérative n’est pas aussi bonne qu’elle devrait l’être. En attribuant une telle cote à une coopérative, nous espérons aider son conseil à prendre conscience des problèmes qui se pointent. La coopérative devra peut-être apporter des correctifs avec le soutien de l’Agence et, peut-être, de la FHCC ou d’une fédération locale. Ou encore, elle peut manœuvrer avec attention pendant une période de faiblesse des marchés ou de rénovations.

Notre évaluation des risques peut également relever des indicateurs d’alerte qui confirment l’existence de difficultés plus graves. Une cote Élevée signifie que la coopérative doit s’attaquer sans délai à ses problèmes si elle veut poursuivre ses activités à long terme.

L’évaluation des risques de l’Agence démontre également l’évolution quant à l’état de santé de la coopérative avec le temps et ce qui adviendra si la tendance se maintient. Cette information permettra aux coopératives d’avoir un portrait global de la situation plutôt qu’un simple aperçu.

3. De quelle façon l’Agence a-t-elle établi ma cote de risque composite?

L’Agence a employé plusieurs outils pour établir votre cote de risque composite.

  • Déclaration annuelle de renseignements (DAR)
    Votre vérificateur a déposé la DAR de votre coopérative sur Internet; cette information est extraite de vos derniers états financiers annuels et d’autres documents. L’Agence a examiné la DAR et l’a acceptée comme valable une fois remplie et appuyée par les documents nécessaires. Le dépôt a donné lieu à un transfert des données importantes dans le système d’information de l’Agence.
  • Analyse des risques
    Nous avons soumis l’information recueillie de façon électronique à deux tests automatisés :

    • un test de votre solidité financière (le ratio de liquidité);
    • un test de votre rendement financier actuel (le ratio du revenu net).
  • Cote de l’état des lieux
    Au cours d’un processus distinct, l’état des immeubles de la coopérative a été évalué. Nous avons ajouté la cote de l’état des lieux attribuée par suite de ce processus à l’information déjà versée dans notre système d’information afin d’obtenir plus de données pour établir la cote de risque composite.
  • Indicateurs de risque supplémentaires
    Ces indicateurs sont si importants que la présence d’un seul indicateur est suffisante pour aggraver la cote de risque d’une coopérative. Parmi ceux-ci, mentionnons les retards de paiement des emprunts hypothécaires et des impôts fonciers, l’insuffisance de la protection d’assurance par rapport au montant recommandé ou l’expression, par le vérificateur, d’une opinion défavorable sur les états financiers de fin d’exercice ou la mention qu’il est impossible au vérificateur d’exprimer une opinion sur ces états financiers.
  • Cote de risque générée par le système
    Notre système d’information utilise le ratio de liquidité, le ratio du revenu net, la cote de l’état des lieux et les indicateurs de risque supplémentaires et génère automatiquement la cote de risque de la coopérative.
  • Attribution de la cote composite et détermination de la tendance
    Votre gestionnaire des relations de l’Agence examine la cote produite par le système et, à l’aide de son jugement, l’augmente, la diminue ou l’accepte. Une cote peut être modifiée suite à la découverte de faits par l’Agence lors du suivi effectué auprès de la coopérative après l’examen de la DAR. D’autres faits que votre gestionnaire des relations connaît à propos de votre coopérative et de votre marché peuvent également expliquer une hausse ou une baisse de la cote de risque. L’étape finale de votre gestionnaire des relations est d’évaluer si la situation de votre coopérative est à peu près la même, si elle s’améliore ou si elle s’aggrave.

4. Ma cote sera-t-elle modifiée avant l’an prochain?

Si l’Agence est informée de nouveaux renseignements sur l’état ou les activités de votre coopérative ou si votre coopérative prend des mesures à l’égard des problèmes soulevés par l’évaluation des risques, votre cote de risque composite pourrait être modifiée au cours de l’année.

5. Que signifient ces ratios et ces cotes?

Ratio de liquidité
Le ratio de liquidité cumule les résultats de votre coopérative depuis le début de ses activités jusqu’à la fin du dernier exercice écoulé. Il mesure le nombre de mois de paiements d’emprunts hypothécaires, d’impôts fonciers et de services publics (paiement moyen) que votre coopérative peut effectuer à la fin de l’exercice, compte tenu de tout montant exigible à cette date. Si votre coopérative paie un loyer annuel pour un terrain loué, cette charge est également prise en compte.

Le ratio est complexe, alors nous l’avons affiché sur notre site Web pour ceux qui aimeraient obtenir de plus amples renseignements.

Ratio du revenu net
Le ratio du revenu net indique quels ont été vos résultats au cours du dernier exercice écoulé. Il met l’accent sur la suffisance du revenu de la coopérative pour acquitter toutes les charges d’exploitation et le service de la dette et effectuer une contribution raisonnable à la réserve de remplacement. Vous pouvez consulter le bilan complet sur notre site Web.

Cote de l’état des lieux
La cote de l’état des lieux est fondée sur une inspection visuelle de votre coopérative effectuée tous les 24 mois. L’inspection se concentre sur le terrain, l’extérieur des immeubles, les parties de service interne et les parties publiques ainsi que sur les unités inoccupées. L’apparence, l’entretien, les structures et les systèmes ainsi que des facteurs de santé et de sécurité sont pris en compte dans l’établissement de la cote de votre coopérative.

6. Quelles sont les cotes de risque composites possibles?

Il y a quatre cotes de risque composites possibles et trois tendances :

  • Élevée et en hausse, stable ou en baisse.
  • Supérieure à la moyenne et en hausse, stable ou en baisse.
  • Modérée et en hausse, stable ou en baisse.
  • Faible et en hausse, stable ou en baisse.Vous pouvez consulter la définition intégrale de ces cotes sur notre site Web à l’adresse.

7. Que signifie une tendance selon l’Agence?

L’Agence a mis au point l’évaluation du risque pour illustrer l’évolution de la situation d’une coopérative avec le temps et la direction vers laquelle elle se dirige. Nous avons commencé à aborder les tendances, puisque les ratios de liquidités et les cotes de l’état des lieux ne changent pas rapidement. Une coopérative peut déployer un certain nombre d’efforts au fil des années pour améliorer ses opérations sans que ces indicateurs varient de façon importante. L’amélioration du ratio du revenu net peut prendre de nombreuses années. Toutefois, même si l’évaluation du risque de l’immeuble en soi n’a pas changé, un gestionnaire des relations sait lorsque la situation de la coopérative se renforce. L’analyse des tendances permet à l’Agence de repérer et de reconnaître l’amélioration d’une coopérative même si le profil de risque demeure le même.

La tendance de risque stable indique qu’il y a peu de changement dans la situation d’une coopérative, ce qui peut être positif ou non selon sa cote de risque. Lorsque la cote de risque est positive, la situation stable l’est également. Cela démontre que la coopérative poursuit la gestion efficace de ses finances et prend soin de ses propriétés. Toutefois, une situation stable n’est pas toujours positive, particulièrement lorsqu’une coopérative affiche une cote de risque supérieure à la moyenne ou élevée. Cette cote suggère que la coopérative doit prendre davantage de mesures pour régler ses problèmes, ou bien qu’elle a évité la dégradation de sa situation tout en travaillant sur des solutions.

Rien de positif ne peut découler d’une tendance de risque à la baisse. Cette cote est un signal d’alarme pour toute coopérative affichant une cote de risque positive, ce qui suggère qu’elle devrait porter attention aux lacunes dans sa gestion et sa gouvernance avant que ses problèmes ne s’aggravent. Si la tendance se maintient, les membres de la coopérative perdront les avantages faisant suite aux bonnes décisions et à tous les efforts des années antérieures dont découle la cote de risque positive de la coopérative.

Une tendance de risque à la baisse est plus inquiétante pour une coopérative affichant une cote de risque supérieure à la moyenne ou élevée. Cette cote indique que la gestion de la coopérative peut ne pas être assez efficace pour cette situation difficile.

8. L’Agence a-t-elle analysé d’autres aspects?

Parallèlement à l’évaluation des risques de votre coopérative, l’Agence a également vérifié si vous faisiez ce que vous aviez indiqué que vous feriez lorsque vous avez conclu l’accord d’exploitation avec la SCHL. (C’est ce que nous appelons un examen de la conformité). Bien que cet examen ne porte pas sur les mêmes aspects que l’évaluation des risques, il peut influer sur votre cote de risque composite. Les résultats de cet examen sont présentés dans un rapport distinct.

9. Qui peut avoir accès à ces renseignements?

L’Agence protège la cote de risque composite et les autres données de votre coopérative. Le grand public n’a pas accès à cette information. Par contre, les résultats de votre coopérative seront regroupés avec ceux d’autres coopératives dans des rapports que nous publierons sur le rendement des différents groupes de coopératives clientes.

L’Agence ne transmettra votre cote de risque composite qu’aux personnes et organismes suivants :

  • les membres du personnel de l’Agence;
  • la Société canadienne d’hypothèques et de logement, sur demande;
  • les organismes de services dont vous êtes membre, comme la FHCC, et les professionnels avec qui vous faites affaire, à la condition que votre coopérative ait signé un consentement au partage d’information pour son propre avantage.

Pour en savoir davantage sur notre système d’évaluation et la façon dont nous en utilisons les résultats, consultez notre site Web à l’adresse www.agence.coop, ou communiquez avec votre gestionnaire des relations de l’Agence.

Q&R sur les administrateurs en retard de paiement

  1. Qu’est-ce que c’est que cette question d’administrateurs en retard de paiement?
  2. Comment un conseil d’administration peut-il savoir qu’un administrateur a cumulé des arriérés? Cette information n’est-elle pas confidentielle?
  3. Les membres du conseil d’administration sont membres de la coopérative. Ne jouissent-ils pas des mêmes droits que tous les autres membres?
  4. Nos règlements prévoient qu’un administrateur peut cumuler des arriérés s’il ont signé une entente de remboursement par versements. Est-ce que cela ne règle pas le problème?
  5. Notre coopérative forme une communauté et nos membres sont des personnes intègres. Pourquoi n’aiderions-nous pas un des nôtres, lorsqu’il a besoin d’aide?
  6. Comment l’Agence recommande-t-elle que nous gérions des administrateurs en retard de paiement?
  7. Notre coopérative n’a jamais à composer avec des arriérés, pourquoi donc se donnerait-on la peine de modifier nos règlements?
  8. Notre coopérative a dû accepter un sauvetage financier. Nos sommes trop occupés pour nous charger de ce nouveau dossier.
  9. Le meilleure person au conseil a un retard de paiement. Nos ne pourrions gouverner la coopérative sans elle.
  10. Que faire maintenant?

1. Qu’est-ce que c’est que cette question d’arriérés cumulés par des administrateurs?

Chaque année, l’Agence demande aux coopératives si des membres de leur conseil d’administration ont cumulé des arriérés. D’après les réponses des coopératives, il existe un lien étroit entre les arriérés des administrateurs et ceux des membres, y compris les arriérés que la coopérative doute de pouvoir collecter (c’est-à-dire les créances irrécouvrables). Nous ne pouvons dire si les uns engendrent les autres, mais nous savons que les arriérés des administrateurs sont souvent observés de pair avec des arriérés élevés chez les membres.

Les arriérés des membres augmentent la probabilité qu’une coopérative connaisse des problèmes financiers. De manière générale, les coopératives qui laissent traîner le problème en longueur ont du mal à respecter leur calendrier de réparations ou à épargner suffisamment d’argent pour entreprendre dans l’avenir des travaux sur la propriété. Elles ont même parfois de la difficulté à payer leurs factures courantes à temps.

 Votre coopérative est peut-être à l’abri de cette réalité à l’heure actuelle, mais ne tenez pas pour acquis que la chance vous sourira toujours. D’autres coopératives peuvent témoigner de cette triste vérité.

2. Comment un conseil d’administration peut-il savoir qu’un administrateur a cumulé des arriérés? Cette information n’est-elle pas confidentielle?

Certains gestionnaires de coopératives se limitent à fournir au conseil d’administration une liste numérotée de cas de retard de paiement, sans noms ni numéros d’unité, croyant que ces renseignements personnels sont privés. Or, les lois sur la protection de la vie privée ne s’appliquent pas aux dettes. À titre d’instance dirigeante, le conseil d’administration a droit à une information complète au sujet des arriérés. L’Agence recommande fortement que le rapport mensuel sur les arriérés présenté au conseil inclue les noms et les numéros d’unité des personnes en cause, de même que les montants dus. De cette façon, les administrateurs seront en mesure de poser des questions, et les membres du personnel n’auront pas à s’inquiéter de perdre leur emploi en exposant la situation d’un administrateur en retard de paiement.

3. Les membres du conseil d’administration sont membres de la coopérative d’habitation. Ne jouissent-ils pas des mêmes droits que tous les autres membres?

Les administrateurs sont assujettis à des normes plus rigoureuses que les autres membres de la coopérative. Les administrateurs, qui agissent collectivement en tant que conseil d’administration, ont le mandat de gérer les activités de la coopérative ou d’assurer la supervision de cette gestion. Et à titre d’individus siégeant à ce conseil d’administration, les administrateurs sont non seulement redevables auprès des membres, mais doivent aussi, en tout temps, placer l’intérêt supérieur de la coopérative avant le leur. C’est ce qu’on appelle le « devoir fiduciaire ». Il est clair qu’il n’est pas dans l’intérêt supérieur de la coopérative que ses administrateurs lui doivent de l’argent.

4. Nos règlements prévoient qu’un administrateur peut cumuler des arriérés s’il ont signé une entente de paiemant. Est-ce que cela ne règle pas le problème?

Malheureusement, non. Votre coopérative d’habitation n’a pas été créée dans le but de consentir des prêts sans intérêts. Un arriéré demeure un arriéré, même si quelqu’un vous promet de vous le rembourser plus tard. Une promesse formelle n’aidera pas votre coopérative à payer ses factures.

Ce n’est pas tout. Les administrateurs sont des chefs de file dans leur collectivité et, à ce titre, on s’attend à ce qu’ils donnent l’exemple. S’ils ne font pas leurs paiements à temps, ils envoient le message que personne n’a à le faire. À la page 13 de la publication Bien gouverner votre coopérative de la FHCC, il est dit que les « administrateurs en situation d’arrérages n’ont simplement pas l’autorité morale nécessaire pour percevoir les droits d’occupation s’ils ne paient pas les leurs ».

5. Notre coopérative est une collectivité et nos membres sont des personnes intègres. Pourquoi n’aiderions-nous pas un des nôtres, administrateur, lorsqu’il a besoin d’aide?

Cela peut sembler dur, mais les coopératives d’habitation doivent se rappeler qu’elles n’arriveront à aider personne sans d’abord assurer leur propre santé financière. Des loyers impayés signifient que la coopérative a moins d’argent pour payer ses propres factures. Si les paiements ne sont pas effectués, les autres membres vont devoir compenser en versant des loyers plus élevés.

La coopérative doit se demander si cela aide vraiment un membre que de le laisser s’enfoncer dans une dette. La plupart des membres auront de la difficulté à payer leurs arriérés. Lorsqu’ils n’y parviennent pas, ils s’exposent au risque d’être évincés. La meilleure façon de les soutenir au cours d’une période difficile est de réagir rapidement avant que leurs arriérés deviennent ingérables. En intervenant, vous aidez les membres à préserver leur droit d’occuper leur logement, et vous empêcherez votre communauté de développer une culture du non-paiement.

Si votre conseil d’administration décide de conclure une entente de remboursement par versements avec un membre éprouvant des difficultés financières, vous êtes libres de le faire, en autant que votre flux de trésorerie et les règlements de votre coopérative le permettent. Assurez-vous d’abord que ce membre ne siège pas au conseil d’administration.

6. Comment l’Agence souhaite-t-elle que nous gérions la question d’arriérés cumulés par nos administrateurs?

Les règlements types de plusieurs fédérations incluent maintenant une disposition qui interdit aux membres en retard de paiement d’être élus au conseil d’administration. Ils prévoient également que tout administrateur ayant cumulé des arriérés perd son statut d’administrateur après une brève période de grâce lui permettant de faire amende honorable en cas d’erreur honnête. Aucune autre action n’est nécessaire de la part du conseil d’administration.

Vous pouvez aussi utiliser l’exemple de règlement spécifique préparé par l’Agence ou encore sa proposition de libellés pour modifier vos règlements actuels. Renseignez-vous sur vos options auprès de votre gestionnaire des relations.

7. Notre coopérative n’a jamais à composer avec des arriérés, donc pourquois se donnerait-on la peine d’amender nos règlements?

Le meilleur moment pour ajouter ce point à vos règlements est lorsque vous n’êtes pas aux prises avec un problème d’arriérés.

Votre coopérative va bien en ce moment. Pourquoi ne pas en profiter pour faire ce changement? Si un problème venait à surgir, vous seriez protégés. Mieux vaut prévenir que guérir, dit le vieil adage.

8. Notre coopérative a dû accepter un sauvetage financier. Nos sommes trop occupés pour nous charger de ce nouveau dossier.

Les coopératives en difficulté financière ne peuvent se permettre d’avoir des arriérés et des créances irrécouvrables. Les montants empruntés que doit gérer leur conseil d’administration dépassent souvent les montants dus par la plupart des coopératives. Ces coopératives ont besoin d’une direction s’appuyant sur des principes pour revenir à une bonne santé financière.

Certaines coopératives en sauvetage financier ont signé un accord disant qu’elles ne peuvent avoir des administrateurs en retard de paiement. Elles se conformeront plus facilement à cette condition si, dans leurs règlements, un membre en retard de paiement ne peut ni siéger au conseil ni poser sa candidature lors d’une élection.

9. Notre meilleure personne au conseil a un retard de paiement. Nous ne pourrions gouverner la coopérative sans elle.

Si cette personne n’était plus administratrice, votre conseil d’administration pourrait malgré tout la consulter lorsque son expertise est requise. Cette personne pourrait aussi jouer un rôle au conseil sans pour autant avoir droit de vote, à titre de secrétaire de séance par exemple, de sorte que le président pourrait lui accorder le droit de parole sans lui accorder le droit de vote.

Il arrive parfois aussi, lorsqu’une personne clé libère le poste qu’elle a occupé pendant un certain temps, que d’autres personnes compétentes se manifestent pour la remplacer. Ne laissez pas la peur vous empêcher d’agir pour préserver les chances de réussite de votre coopérative.

10. Que faire maintenant?

Q&R sur la vérification de l'efficacité énergétique

  1. Qu’est-ce qu’une vérification de l’efficacité énergétique?
  2. Combien coûte-t-elle?
  3. Combien de temps faut-il pour effectuer la vérification?
  4. Combien de temps faut-il pour obtenir le rapport des résultats?
  5. Quelles données dois-je fournir?
  6. Sur quelle taille d’immeubles la vérification peut-elle être effectuée?
  7. Les immeubles doivent-ils être vides de résidents et d’employés durant la vérification?
  8. Que doivent examiner les inspecteurs : sous-sol, toits, etc.?
  9. Y a-t-il des crédits d’impôt et des remboursements prévus pour l’installation de systèmes énergétiques plus efficaces?
  10. Devrais-je d’abord changer les fenêtres?
  11. Notre coopérative ne peut se permettre aucune des recommandations formulées. Que faire?

1. Qu’est-ce qu’une vérification de l’efficacité énergétique?

C’est un service par lequel un spécialiste vérifie l’efficacité énergétique de vos immeubles pour ensuite vous suggérer des mesures simples d’économie d’énergie en matière de chauffage et de refroidissement. C’est aussi un examen de vos factures d’électricité, de gaz naturel et d’eau.

Ce peut être aussi l’examen de l’efficacité, de l’état et de la programmation des systèmes mécaniques de chauffage, de ventilation, de climatisation et des thermostats.

La vérification de l’efficacité énergétique sert aussi à recenser des façons économiques d’améliorer le confort et l’efficacité des immeubles. Il arrive que la vérification soit une condition nécessaire pour s’inscrire à divers programmes de subventions gouvernementales.

La vérification de l’efficacité énergétique vous indique les mesures à prendre pour maximiser l’économie d’énergie et les coûts. Les recommandations vont de simples modifications que vous pouvez effectuer vous-même à des rénovations plus importantes pour améliorer l’efficacité de l’immeuble, en passant par l’installation stratégique ou le remplacement d’une pièce d’équipement. Il ne faut jamais oublier que si aucune mesure n’est mise en place par la suite, la vérification de l’efficacité énergétique demeure simplement un mode de collecte de données.

2. Combien coûte-t-elle?

Tout dépend de la taille et de la complexité des lieux. La vérification peut coûter entre 2000 $ et 4000 $. L’Agence a mis en place des offres à commande auprès de nombreuses entreprises. Si la chose vous intéresse, nous pouvons vous proposer un prix.

3. Combien de temps faut-il pour effectuer la vérification?

Il faudra avoir accès à l’immeuble pendant environ six à dix heures réparties sur deux ou trois jours. Le vérificateur aura besoin de s’adresser au personnel pour mieux comprendre certains éléments de l’immeuble et il voudra aussi voir les plans de l’immeuble.

4. Combien de temps faut-il pour obtenir le rapport des résultats?

Il faut compter environ une semaine pour l’analyse des données recueillies et la préparation du rapport. Vous recevrez votre rapport de vérification énergétique environ deux ou trois semaines après l’inspection.

5. Quelles données dois-je fournir?

Vous devrez présenter vos factures d’énergie des quelques dernières années à l’inspecteur pour qu’il puisse examiner votre consommation d’énergie. La présentation des plans est optionnelle, mais elle est recommandée, car elle permet d’effectuer une vérification plus précise.

6. Sur quelle taille d’immeubles la vérification peut-elle être effectuée?

Sur toutes les tailles d’immeubles. Cependant, si l’immeuble est très grand, les vérificateurs auront besoin de plus de temps pour effectuer leur travail.

7. Les immeubles doivent-ils être vides de résidents et d’employés durant la vérification?

Non, ce n’est pas nécessaire. Les résidents peuvent être sur les lieux. C’est même recommandé puisque les employés pourront répondre aux questions sur l’utilisation de l’énergie. Le vérificateur examinera un certain nombre d’unités seulement, soit environ 10 %.

8. Que doivent examiner les inspecteurs : sous-sol, toits, etc.?

Les inspecteurs doivent pouvoir examiner tous les appareils qui consomment de l’énergie, et surtout, le système de chauffage, de ventilation et de conditionnement d’air de la salle des appareils mécaniques. Ils doivent aussi pouvoir accéder au toit pour examiner la possibilité d’installer un système photovoltaïque.

9. Y a-t-il des crédits d’impôt et des remboursements prévus pour l’installation de systèmes énergétiques plus efficaces?

De temps à autre, différents ordres gouvernementaux annoncent des programmes qui offrent des remboursements pour la rénovation des foyers pour les rendre plus éconergétiques. Certaines entreprises de services publics offrent aussi des incitatifs. La meilleure façon de les connaître est de faire une recherche sur Internet.

10. Devrais-je d’abord changer les fenêtres?

Il peut arriver que le seul remplacement des fenêtres ne suffise pas à augmenter les économies d’énergie. Il existe généralement des façons moins coûteuses et plus efficaces d’atteindre votre but. Une inspection de l’efficacité énergique vous aidera à situer la place de l’importance du remplacement des fenêtres dans votre liste de priorités.

11. Notre coopérative ne peut se permettre aucune des recommandations formulées. Que faire?

Inscrivez les recommandations à votre plan de réserve de remplacement des immobilisations pour en répartir les coûts sur plusieurs années. Si vous n’avez pas de plan, vous pourriez songer à en établir un et à effectuer une évaluation sur l’état de l’immeuble. Pour de plus amples renseignements sur les plans de réserve de remplacement des immobilisations, lisez nos Q&R sur le sujet.

Questions et réponses à propos des entreprises de services énergétiques (ESÉ)

  1. Qu’est-ce qu’une entreprise de services énergétiques?
  2. De quelle façon notre coopérative peut-elle bénéficier du travail d’une ESÉ?
  3. Améliorer notre efficacité énergétique semble une bonne chose, mais notre coopérative n’a pas beaucoup d’argent à dépenser. Comment pouvons-nous payer pour les travaux?
  4. Une ESÉ peut-elle prédire le montant de nos économies?
  5. Même si les services fournis par les ESÉ seront payés grâce aux économies futures, ils pourraient néanmoins être coûteux, le sont-ils?
  6. Qu’arrive-t-il si notre coopérative n’économise pas autant que ce que l’on avait affirmé?
  7. Si nous décidons de nous engager dans le processus, comment trouve-t-on une ESÉ?
  8. Avons-nous quelque chose à faire avant la mise en branle du projet?
  9. Le projet peut-il démarrer tout juste après la vérification de l’efficacité énergétique?
  10. Quels types de projets les ESÉ recommandent-elles généralement?
  11. Comment déterminer quelles recommandations des ESÉ à mettre en oeuvre?
  12. Où peut-on trouver un consultant indépendant?
  13. Tout cela semble très coûteux. Ne devrions-nous pas être préoccupés par le coût total d’un tel projet?
  14. Une autorisation particulière est-elle nécessaire avant d’entreprendre notre projet?
  15. Une fois l’autorisation accordée, peut-on signer un contrat avec une ESÉ?
  16. L’ESÉ choisit-elle elle-même les ouvriers et les fournisseurs qui effectueront les travaux?
  17. Une fois toutes les décisions prises, pouvons-nous simplement laisser l’ESÉ effectuer les travaux?
  18. Les membres peuvent-ils continuer à vivre dans la coopérative pendant les travaux?
  19. Comment peut-on savoir si un projet est une réussite?
  20. Pouvons-nous vraiment nous attendre à des économies, une fois que tous les travaux auront été payés?

Qu’est-ce qu’une entreprise de services énergétiques?

Une entreprise de services énergétiques (communément appelée « ESÉ ») élabore, fournit des services de conception et organise le financement de projets qui amélioreront l’efficacité énergétique d’un bâtiment ainsi que réduiront les coûts d’entretien pour une période variant de deux à vingt ans.

De quelle façon notre coopérative peut-elle bénéficier du travail d’une ESÉ?

Les ESÉ offrent un éventail de services pour améliorer l’efficacité énergétique et la consommation d’eau de votre coopérative. Elles peuvent

  • concevoir et organiser un financement pour des projets d’efficacité visant la consommation d’eau et d’énergie;
  • installer et faire l’entretien de nouveaux équipements ou appareils dont vous avez besoin;
  • mesurer, confirmer et faire le suivi des économies énergétiques réalisées.

Qui plus est, elles en assument la responsabilité si le projet ne permet pas à votre coopérative d’économiser autant d’argent que ce qui était attendu.

Améliorer notre efficacité énergétique semble une bonne chose, mais notre coopérative n’a pas beaucoup d’argent à dépenser. Comment pouvons-nous payer pour les travaux?

Les coûts de l’équipement et des services fournis par l’ESÉ seront payés grâce aux économies futures engendrées par le projet. Habituellement, l’ESÉ prélève un pourcentage des économies prévues et l’utilise pour se rembourser. En faisant affaire avec une ESÉ, vous pouvez améliorer vos systèmes sans épuiser votre réserve de remplacement des immobilisations.

Une ESÉ peut-elle prédire le montant de nos économies?

Les ESÉ sont maintenant capables d’établir des estimations assez exactes à propos des économies d’énergie et d’eau. Elles se doivent d’avoir cette compétence si elles veulent poursuivre leurs activités. Les engagements concernant les économies figurent dans les contrats que les ESÉ signent avec leurs clients.

Même si les services fournis par les ESÉ seront payés grâce aux économies futures, ils pourraient néanmoins être coûteux, le sont-ils?

Le gouvernement du Canada a utilisé des contrats de rendement énergétiques pour améliorer environ un tiers de ses bâtiments. Il a constaté que de recourir à une ESÉ ne coûte pas plus cher que de faire exécuter le travail d’une autre façon. En fait, le recours à ces entreprises peut se traduire par des épargnes, car le processus traditionnel à la pièce demande de faire appel aux services de différentes personnes pour gérer les nombreux projets.

Le gouvernement a aussi constaté que l’ancienne approche procure moins d’économie d’énergie.

Qu’arrive-t-il si notre coopérative n’économise pas autant que ce que l’on avait affirmé?

La plupart des ESÉ souscrivent une assurance d’exécution. Si l’ESÉ n’est pas en mesure de se rembourser au complet avec sa partie de vos économies d’énergie et d’eau, comme prévu

dans le contrat de services énergétiques que vous avez signé avec elle, elle se tournera vers sa compagnie d’assurance pour payer la différence.

Si nous décidons de nous engager dans le processus, comment trouve-t-on une ESÉ?

L’Agence a fait une demande de qualification des fournisseurs pour découvrir les ESÉ qui étaient prêtes à travailler avec des coopératives d’habitation. Votre gestionnaire de relations peut vous envoyer notre liste des entreprises qualifiées et intéressées. Au moment de choisir l’ESÉ pour votre coopérative, vous pouvez discuter avec nous des choix possibles.

De nombreuses fédérations travaillent également avec les ESÉ et peuvent faire des recommandations à leurs membres. Peu importe votre région, votre coopérative devrait avoir accès à au moins une ESÉ qui peut vous aider à améliorer l’efficacité de vos bâtiments.

Avons-nous quelque chose à faire avant la mise en branle du projet?

Votre coopérative devra procéder à une vérification de l’efficacité énergétique, qui sera gérée et organisée par l’ESÉ. La vérification de l’efficacité énergétique permettra de savoir combien d’énergie et d’eau est utilisée actuellement et quelles économies seront possibles. Cette vérification comprend une inspection de la propriété et de tous les éléments liés à l’eau, à l’éclairage, au chauffage et, pour certaines coop, au refroidissement. La vérification comprendra des renseignements sur le coût des améliorations de même que sur le délai de récupération envisageable pour chacune.

L’ESÉ recommandera un vérificateur de l’efficacité énergétique en particulier ou fournira à votre coopérative une liste de vérificateurs indépendants travaillant dans votre région et jouissant d’une bonne réputation. Les coûts de vérification de l’efficacité énergétique peuvent être remboursés en partie grâce à des programmes gouvernementaux dans certaines régions du pays. Vous pouvez également payer le coût en entier ou en partie grâce à votre réserve de remplacement des immobilisations.

Le projet peut-il démarrer tout juste après la vérification de l’efficacité énergétique?

En se fondant sur la vérification, l’ESÉ formulera un certain nombre de recommandations sur les améliorations possibles. Votre coopérative devra décider du nombre de travaux qui seront effectués.

Quels types de projets les ESÉ recommandent-elles généralement?

Étant donné que les ESÉ préfèrent les ensembles de projets plus importants, elles encouragent les clients à entreprendre une vaste gamme d’améliorations en même temps. Pour certaines, le délai de récupération sera court. D’autres prendront plus de temps avant d’en voir le rendement. Il est toutefois généralement sensé qu’une coopérative entreprenne le plus de travaux possible.

Comment déterminer quelles recommandations des ESÉ à mettre en oeuvre?

Vous prendrez une décision éclairée pour votre coopérative en comparant chacune des recommandations de l’ESÉ avec des normes éprouvées. Voici quelques suggestions :

  1. Déterminez une délai moyen de récupération pour l’ensemble des recommandations. Il devrait être d’environ sept ans et demi, et tous les éléments devraient avoir été récupérés après dix ans.
  2. Déterminez les travaux qui pourraient faire l’objet d’une subvention. La proposition de l’ESÉ devrait le mentionner.
  3. Assurez-vous que la proposition de l’ESÉ commence par les modernisations les plus rapides et les plus faciles, comme le remplacement des appareils d’éclairage et des toilettes.
  4. Assurez-vous que la proposition comprend éléments plus complexes et plus couteux dont les bénéfices sont à plus long terme, par exemple le remplacement des fenêtres ou des chaudières.
  5. La proposition de l’ESÉ utilisera certaines hypothèses à propos de l’augmentation des coûts de l’énergie au fil du temps. Si vous ne savez pas si ces hypothèses sont fiables, consultez votre gestionnaire des relations. Si l’ESÉ a été trop optimiste à cet égard votre coopérative sera déçue par le résultat.
  6. Demandez si l’ESÉ propose l’utilisation d’éléments de qualité. Un tel projet représente une occasion précieuse d’améliorer votre propriété. Ne la gâchez pas avec de fausses économies.

La plupart des coopératives auront de la difficulté à mesurer la proposition de l’ESÉ par rapport à ces normes. Envisagez l’embauche d’un consultant indépendant avant de consentir à quoi que ce soit.

 Où peut-on trouver un consultant indépendant?

Plusieurs coopératives entretiennent déjà des liens avec une société d’ingénierie ou des experts en bâtiment qui disposent de l’expertise technique dont vous avez besoin. Vous pouvez aussi demander des recommandations à votre gestionnaire des relations ou à votre fédération.

Tout cela semble très coûteux. Ne devrions-nous pas être préoccupés par le coût total d’un tel projet?

Vous devrez vous assurer que le coût de l’ensemble du projet est raisonnable par rapport à la valeur de votre propriété ainsi qu’à l’importance du prêt hypothécaire restant ou de toutes autres dettes. Votre gestionnaire des relations peut vous aider à prendre cette décision.

S’en tenir au délai de récupération mentionné plus haut est très important. Vous devez insister sur le fait que l’ensemble des projets comprenne certains éléments qui seront récupérés en quelques années seulement.

Ne soyez cependant pas trop conservateur quant aux éléments du bâtiment que vous acceptez d’améliorer. Gardez à l’esprit que les projets financés par des ESÉ devront être d’une certaine envergure; nous parlons ici d’un coût minimal pouvant varier entre 300 000 $ et 1 M$. Autrement, l’entreprise ne voudra peut-être pas faire affaire avec vous.

Une autorisation particulière est-elle nécessaire avant d’entreprendre notre projet?

La plupart du temps, oui. Il est important de maintenir la SCHL et tous les autres prêteurs informés de vos plans. En restant en contact avec l’Agence, vous pouvez vous éviter un retard inattendu ou même un refus. Discutez de votre plan avec votre gestionnaire des relations avant de le finaliser.

Une fois l’autorisation accordée, peut-on signer un contrat avec une ESÉ?

Avant de signer, vérifiez auprès de votre avocat et de la SCHL ou de votre prêteur hypothécaire si les modalités du contrat standard de l’ESÉ sont acceptables.

L’ESÉ choisit-elle elle-même les ouvriers et les fournisseurs qui effectueront les travaux?

Oui. L’ESÉ aura une liste des fournisseurs et des installateurs pré approuvés qu’elle considère comme étant fiables.

Une fois toutes les décisions prises, pouvons-nous simplement laisser l’ESÉ effectuer les travaux?

Votre coopérative partage la responsabilité de s’assurer que le projet est une réussite.

Un représentant de la coopérative aura pour responsabilité

  • de s’assurer que le projet va de l’avant;
  • d’avertir les membres de tous les inconvénients que le projet entraînera;
  • de donner accès au bâtiment, aux unités occupées par les membres, aux aires dont l’accès est contrôlé, comme le local électrique, et de remettre des préavis d’entrée, comme il est exigé dans les règlements de votre coopérative;
  • de s’assurer une bonne tenue de dossiers afin
    • d’établir l’historique complet des travaux, et
    • de consigner tous les travaux effectués.

Tout ce travail requiert, une personne fiable afin de surveiller le projet, au nom de la coopérative, et de rester en contact avec les membres. Une personne, peut-être le gestionnaire de votre

coopérative, doit faire le lien entre le projet et la coopérative. Peu importe la personne que la coopérative embauchera ou nommera, le conseil devra être conscient que le projet lui demandera beaucoup de son temps.

Les membres peuvent-ils continuer à vivre dans la coopérative pendant les travaux?

Oui. Selon la nature des travaux, certaines perturbations pourraient survenir, mais les ESÉ effectuent ce type de projets depuis plus de 25 ans. Elles savent que les entreprises comme votre coopérative doivent rester ouvertes pendant les travaux.

Comment peut-on savoir si un projet est une réussite?

Votre contrat avec l’ESÉ doit faire référence à une norme de mesure internationale appelée « PIMVRMD ». Cette norme a été élaborée pour vérifier les gains financiers provenant de l’économie d’énergie. L’ESÉ établira un système solide qui utilise cette norme pour faire le suivi de la consommation d’énergie et d’eau à la suite de la réalisation du projet.

Pouvons-nous vraiment nous attendre à des économies, une fois que tous les travaux auront été payés?

Compte tenu de l’expérience passée, absolument. En comparant les économies d’énergie de projets importants avec le rendement de divers investissements financiers, les projets énergétiques ressortent gagnants.

Q&R sur les augmentations de loyer

  1. Notre coopérative ne pourrait-elle pas réduire ses dépenses au lieu d’augmenter les loyers chaque année?
  2. Peut-on envisager de réduire les dépenses d’entretien?
  3. Pouvons-nous en mettre moins de côté dans notre fonds de réserve pour remplacement des immobilisations?
  4. Qu’arrive-t-il si notre coopérative termine l’année avec un surplus? Pouvons-nous l’utiliser pour équilibrer notre prochain budget et ainsi éviter de hausser les loyers?
  5. Une coopérative ne doit-elle pas offrir des logements abordables?
  6. Les loyers des coopératives ne sont-ils pas censés être inférieurs à ceux du marché?
  7. Notre coopérative a pris de mauvaises décisions financières dans le passé, de même que de mauvaises décisions d’entretien. Pourquoi les membres actuels doivent-ils payer pour ces erreurs?
  8. Notre coopérative est en très mauvais état. Nous ne pouvons augmenter les loyers.
  9. Que faire si notre budget indique que nous avons besoin d’augmentations très élevées?
  10. Si certains logements ont un loyer plus élevé, sommes-nous en train de créer un système à deux niveaux?
  11. Notre coopérative fonctionne selon le programme S95. Si nous haussons les loyers, les subventions aux membres vont augmenter. Serons-nous vraiment en meilleure posture?
  12. Les pertes résultant du taux d’inoccupation peuvent-elles découler des augmentations de loyer?
  13. Il se peut que le taux d’inoccupation ne soit pas un problème, mais peut-être qu’une augmentation de loyer augmentera le taux de roulement des membres?
  14. Nous sommes un organisme sans but lucratif. Est-il mal vu d’avoir des surplus?
  15. Les lois provinciales limitent-elles les augmentations de loyer?

1. Notre coopérative ne pourrait-elle pas réduire ses dépenses au lieu d’augmenter les loyers chaque année?

En termes brefs, et c’est presque toujours le cas, la réponse est non. Les budgets des coopératives offrent peu de surplus. Votre coopérative ne contrôle pas ses dépenses majeures, comme les hypothèques et les taxes et contrôle difficilement les frais importants, comme l’assurance et les services d’utilité publique.

Le succès financier de votre coopérative dépend de l’estimation juste des dépenses et de la génération des recettes pour les couvrir. Un budget équilibré repose sur la détermination précise des dépenses. Il suffit de calculer les dépenses de l’année qui vient pour connaître les recettes à générer.

2. Peut-on envisager de réduire les dépenses d’entretien?

Remettre à plus tard l’entretien de votre coopérative en fera un endroit où il n’est pas aussi agréable de vivre, provoquera des départs, augmentera le nombre de logements libres, et vous attirera des difficultés financières un jour ou l’autre. Tout comme les gens, les immeubles ont besoin de plus d’entretien au fur et à mesure qu’ils prennent de l’âge. Lorsqu’un immeuble est mal entretenu, ses éléments faiblissent plus rapidement.

3. Pouvons-nous en mettre moins de côté dans notre fonds de réserve pour remplacement des immobilisations?

Comme nous l’avons signalé plus haut, les parties importantes d’un immeuble s’usent au fil du temps, même lorsqu’elles sont bien entretenues. Prenons le toit comme exemple. Le remplacement d’un toit coûte cher et votre coopérative doit épargner en prévision de cette dépense. Si ne prévoyez pas la dépense, vous n’aurez pas d’autre choix que d’emprunter lorsque le toit devra être remplacé. Votre coopérative devra hausser les loyers encore plus pour rembourser l’emprunt ET les intérêts. Si par contre, vous augmentez votre fonds de réserve année après année, vous aurez l’argent nécessaire, plus les intérêts que l’économie vous aura rapportés. (Pour de plus amples renseignements sur la quantité d’argent à placer dans le fonds de réserve chaque année, adressez-vous à votre gestionnaire des relations.)

4. Qu’arrive-t-il si notre coopérative termine l’année avec un surplus? Pouvons-nous l’utiliser pour équilibrer notre prochain budget et ainsi éviter de hausser les loyers?

Il n’est pas recommandé d’utiliser le surplus d’une année pour équilibrer le budget de l’année suivante. Votre coopérative a peut-être un déficit provenant des années précédentes. Dans ce cas, les surplus doivent s’appliquer d’abord au déficit. Si votre coopérative n’a pas de pertes à compenser, il vaut mieux alors investir dans la propriété ou appliquer le surplus à la réserve. L’amélioration des immobilisations produit un style de vie plus agréable pour les membres et peut vous permettre d’épargner des coûts d’entretien. Un fonds de réserve élevé peut vous être éventuellement très utile.

5. Une coopérative ne doit-elle pas offrir des logements abordables?

Les conseils d’administration des coopératives doivent souvent faire de gros efforts pour équilibrer les besoins à long terme de l’immeuble aux besoins des membres lorsque vient le temps d’établir leurs budgets. Certains croient que l’augmentation des loyers va à l’encontre des principes coopératifs. D’autres craignent que les augmentations entraînent des départs dus à des raisons financières. Il est par contre certain que les coopératives offrent des logements très abordables en fonction des revenus des membres, et que ces derniers ne sont pas touchés par les augmentations de loyer. Pour ceux qui paient le montant complet, la coopérative offre de bonnes conditions de logement à un prix avantageux, pour une période de temps assurée.

La vie en coopérative ne se limite pas à une question d’argent. C’est aussi une question de qualité. Les membres d’une coopérative n’ont pas à vivre ou à élever leurs enfants dans des logements en mauvais état et de qualité médiocre, même s’ils paient un loyer peu élevé.

Il est essentiel d’adopter une perspective à long terme lorsque vous établissez votre budget. Vous devez vous demander si votre coopérative sera en mesure de continuer à offrir de bons logements sur une base non lucrative. Les membres des coopératives doivent se considérer comme les gardiens d’un actif durable. Si le conseil ne prend pas les mesures nécessaires pour protéger les finances de la coopérative, il ne protège pas les intérêts présents et futurs des membres. Il ne faut pas oublier qu’en cas d’échec, il devient impossible d’offrir des logements à qui que ce soit.

6. Les loyers des coopératives ne sont-ils pas censés être inférieurs à ceux du marché?

Non. Ce qui constitue une coopérative est la façon dont elle est gérée, et non le montant des loyers. Les loyers varient considérablement d’une coopérative à l’autre, en fonction des coûts de base (terrain et immeubles) et du mode de gestion dont ils font l’objet. Leur prix par rapport au marché dépend aussi de l’état du marché des environs. (Les loyers s’élèvent rapidement dans certains endroits et plus lentement dans d’autres.) De nombreuses coopératives dont les frais sont élevés comptent des membres satisfaits parce que l’emplacement des logements et leur qualité leur conviennent et que le milieu est agréable. Le prix n’est pas le seul critère recherché.

7. Notre coopérative a pris de mauvaises décisions financières dans le passé, de même que de mauvaises décisions d’entretien. Pourquoi les membres actuels doivent-ils payer pour ces erreurs?

Il est impossible de remonter le temps, et vous ne pouvez pas demander à d’anciens membres de continuer à payer. La seule façon de compenser une perte du passé consiste à constituer un surplus. Si vous voulez que votre coopérative continue d’exister, vous devez dès aujourd’hui assumer la responsabilité des malheurs et des erreurs du passé. Cela signifie que vous devrez fixer les loyers à un montant suffisamment élevé pour que la coopérative retrouve sa santé financière et qu’elle la maintienne.

8. Notre coopérative est en très mauvais état. Nous ne pouvons augmenter les loyers.

Avec quelques retouches esthétiques et un bon marketing, vous pouvez augmenter les loyers. Il vaut mieux augmenter les revenus et investir dans l’amélioration de l’immeuble, notamment dans les logements, plutôt que de le laisser se détériorer.

9. Que faire si notre budget indique que nous avons besoin d’augmentations très élevées?

Une option à envisager pourrait être l’introduction progressive d’une augmentation importante. Par exemple, vous pouvez demander la moitié de l’augmentation au début de l’année et en demander une autre six mois plus tard. Cette façon de procéder donne aux membres de temps d’adapter leurs dépenses et d’absorber l’augmentation. Si vous choisissez l’introduction progressive de l’augmentation, assurez-vous de bien établir le budget de façon à ce qu’il reste des fonds à la fin de l’année pour couvrir tous les coûts.

La comparaison de vos loyers à ceux du marché peut vous révéler que certains loyers s’en rapprochent plus que d’autres. Il peut être avisé d’imposer des augmentations plus faibles ou plus élevées en fonction du type et de la taille des logements, du roulement, ou de la facilité avec laquelle certains se louent.

10. Si certains logements ont un loyer plus élevé, sommes-nous en train de créer un système à deux niveaux?

Une coopérative peut raisonnablement fixer différents loyers en fonction de leur qualité ou attributs. Les membres s’attendent à payer plus cher pour un logement plus grand. Alors, pourquoi ne pas demander plus pour un logement bien situé ou dont la cuisine vient d’être rénovée?

11. Notre coopérative fonctionne selon le programme S95. Si nous haussons les loyers, les subventions aux membres vont augmenter. Serons-nous vraiment en meilleure posture?

Si votre coopérative reçoit des subventions internes ou une aide assujettie au contrôle du revenu de la SCHL, il est certain que des loyers plus élevés vont augmenter vos dépenses de subventions. Cependant, même avec des subventions plus importantes, la coopérative s’en tire mieux. Supposons que votre coopérative compte 100 logements dont 50 sont subventionnés. Si vous demandez une augmentation de 20 $, la coopérative augmente ses revenus de 2000 $ et paie 1000 $ de plus en subventions. Le gain net est de 1000 $ par mois, et il augmente chaque année, au fur et à mesure des nouvelles augmentations de loyer.

12. Les pertes résultant du taux d’inoccupation peuvent-elles découler des augmentations de loyer?

Nous savons par expérience que les pertes résultant du taux d’inoccupation ne sont pas habituellement liées aux augmentations de loyer. Vous devez déterminer si les membres peuvent trouver des logements semblables à un moindre prix. Ce n’est pas certain. Prendre un logement moins cher peut souvent signifier un manque d’espace ou de qualité. Quitter la coopérative pour acheter une maison dépend plus de la volonté et de la capacité de devenir propriétaire que de l’augmentation d’un loyer.

Même si vos pertes découlant du taux d’inoccupation augmentent à court terme, l’augmentation des recettes provenant de loyers plus élevés devrait plus que compenser. Supposons que votre coopérative compte 100 logements. Une augmentation de 25 $ apportera 2500 $ par mois de plus à la coopérative, soit 30 000 $ de plus par année. Si trois membres dont le loyer est de 1200 $ par mois quittent la coopérative à cause de l’augmentation, et que leurs logements restent vides pendant deux mois, votre perte découlant du taux d’inoccupation s’élèvera à 7200 $. Même dans ce cas, la coopérative aura augmenté ses revenus de 22 800 $!

13. Il se peut que le taux d’inoccupation ne soit pas un problème, mais peut-être qu’une augmentation de loyer augmentera le taux de roulement des membres?

Que les loyers de la coopérative augmentent ou non, il est certain que des ménages vont quitter les lieux pour occuper un emploi ailleurs ou pour d’autres raisons personnelles. La vie suit con cours. Un certain roulement des membres est tout à fait normal et peut même être profitable à la coopérative. Les départs vous permettent de rafraîchir les logements et d’accueillir de nouveaux membres aux compétences et à l’énergie différente.

14. Nous sommes un organisme sans but lucratif. Est-il mal vu d’avoir des surplus?

Un organisme sans but lucratif qui fournit des services à ses membres demeure une entreprise. Le premier principe d’une entreprise est de ne pas perdre d’argent, et vous ne pouvez pas songer à terminer l’année à zéro, sans aucuns fonds.

Une coopérative sans but lucratif bien gérée peut générer un surplus servant à réduire la dette, à améliorer la propriété et à constituer une réserve pour l’avenir, laquelle peut être utilisée au profit de tous les membres.

15. Les lois provinciales limitent-elles les augmentations de loyer?

Certaines provinces ont des lois qui limitent les augmentations de loyer, mais la règlementation sur les loyers ne s’applique pas aux membres des coopératives d’habitation.

Q&R sur l'assurance pour les coopératives d'habitation

  1. De quel type d’assurance notre coopérative d’habitation a-t-elle besoin?
  2. Pour quelle raison l’Agence s’occupe-t-elle tant de notre assurance?
  3. Quels sont les pièges à éviter lorsque nous voulons assurer la propriété de la coopérative?
  4. Avons-nous vraiment besoin d’une couverture contre les tremblements de terre?
  5. Que devons-nous savoir sur l’assurance relative à la perte des droits d’occupation?
  6. Assurance responsabilité? Assurance responsabilité civile? Quelle est la différence?
  7. Qu’est-ce que l’assurance détournement et vol (assurance détournements – garantie collective restreinte)?
  8. L’Agence estime-t-elle que nous ne pouvons pas faire confiance à nos bénévoles, administrateurs, dirigeants et personnel?
  9. Étant donné que nous avons une assurance pour les administrateurs et pour les dirigeants, cela ne signifie-t-il pas que nous sommes couverts?
  10. Que se passe-t-il si notre courtier d’assurance ou notre compagnie d’assurance n’offre pas le type de couverture dont nous avons besoin selon l’Agence?
  11. Notre représentant en assurances et l’Agence estiment que nous avons besoin de niveaux de couverture différents. Pour quelle raison?
  12. Combien tout cela nous coûtera-t-il?
  13. À quoi devons-nous penser lorsque nous renouvelons notre assurance?
  14. Qu’est-ce qui est couvert par notre assurance?
  15. Pourquoi devrions-nous souscrire une assurance que nous n’allons pas utiliser?

1. De quel type d’assurance notre coopérative d’habitation a-t-elle besoin?

Vous avez besoin d’au moins cinq types d’assurances, voire plus, selon votre situation. Il s’agit de l’assurance sur la propriété, de l’assurance pour perte des droits d’occupation, de l’assurance responsabilité civile, de la garantie globale (appelée également assurance détournement et vol) et de l’assurance responsabilité des administrateurs et des dirigeants.

L’Agence a adopté une série de normes d’assurance minimums que nous aborderons dans le présent document, mais chaque coopérative d’habitation devrait évaluer ses propres besoins en consultant un agent ou un courtier d’assurance.

2. Pour quelle raison l’Agence s’occupe-t-elle tant de notre assurance?

Votre prêteur veut être sûr que votre coopérative est suffisamment couverte pour pouvoir rembourser le reste du prêt hypothécaire si un cataclysme endommage ou détruit vos bâtiments. L’Agence veut bien plus que cela pour vous. Nous aimerions que votre coopérative continue à prospérer le plus possible dans l’avenir. Pour cela, vous devez choisir le type d’assurance et les niveaux de couverture adéquats.

Même lorsqu’une coopérative est bien gérée, elle n’est pas à l’abri des imprévus. La bonne assurance vous aidera à vous protéger contre des pertes financières qui pourraient vous faire mettre la clé sous la porte, en supposant que vous en ayez encore une.

3. Quels sont les pièges à éviter lorsque nous voulons assurer la propriété de la coopérative?

Le terme le plus important que vous devez rechercher dans une police est « assurance en valeur à neuf garantie ». La « valeur à neuf » est le montant que vous pourriez recevoir pour reconstruire vos bâtiments si ceux-ci étaient détruits en partie ou en totalité. « Garantie » signifie que cette somme serait suffisante pour couvrir la totalité des coûts de reconstruction, même s’ils dépassent la limite de la police.

Examinons de plus près la différence entre ces deux éléments. Dans la plupart des polices d’assurance de biens, le montant de l’assurance achetée (la « limite ») doit être à tout le moins équivalent à un pourcentage précis (habituellement 90 %) de la valeur à neuf réelle du bâtiment au moment des dommages ou de la perte. Autrement, l’assureur pourrait invoquer la clause de règle proportionnelle de la police. Cela signifie que la coopérative doit payer elle-même pour réparer certains des dommages. Le fait d’invoquer cette clause réduit le montant reçu et en cas de perte majeure, il ne resterait pas suffisamment d’argent à la coopérative pour reconstruire.

Le terme « garantie » est votre bouclier contre un tel désastre, mais votre coopérative doit être admissible à cette couverture. Puisque l’assureur assume la totalité du risque (pas de clause de règle proportionnelle), il doit s’assurer que vous achetez une couverture suffisante. Pour cela, il inspectera votre propriété et estimera soigneusement la valeur à neuf des bâtiments et du matériel, en tenant compte du coût actuel des matériaux et de la main-d’œuvre. À l’aide de l’indice du coût de la construction, l’assureur révisera l’estimation (ainsi que votre prime) à la hausse ou à la baisse tous les ans. De temps à autre, il peut souhaiter une réinspection de la propriété. Ces mises à jour régulières protègent l’assureur en faisant en sorte que la valeur assurée se rapproche le plus possible du coût de remplacement réel.

Avant de finaliser votre couverture, vous devez absolument rechercher les termes « assurance en valeur à neuf garantie ». Malheureusement, tous les assureurs commerciaux ne garantissent pas la valeur à neuf. Si vous n’êtes pas sûr que votre police comprend cette couverture, veuillez consulter votre gestionnaire des relations à l’Agence avant de la renouveler.

Quelques coopératives sont assurées pour une valeur à neuf précise ou pour la valeur de rachat brute réelle, mais il ne s’agit pas d’un choix qu’elles ont effectué volontairement. Il est possible que les bâtiments de la coopérative soient en mauvaise condition ou que la coopérative ait des antécédents en matière de demandes d’indemnisation qui font en sorte qu’aucune compagnie d’assurance ne souhaite garantir la valeur de remplacement. Si une coopérative qui se trouve dans cette situation doit faire une demande d’indemnisation, il est improbable qu’elle recevra suffisamment d’argent pour reconstruire un bâtiment très endommagé.

4. Avons-nous vraiment besoin d’une couverture contre les tremblements de terre?

Il ne s’agit pas d’une exigence de l’Agence pour les coopératives dans la plupart des régions, même si le Canada comporte un certain nombre de zones avec risque de tremblement de terre. Cependant, l’île de Vancouver ainsi que la vallée du bas Fraser en Colombie-Britannique ont une probabilité très élevée de subir des dommages dus à un tremblement de terre. Les coopératives de la Colombie-Britannique situées dans ces régions ont besoin de ce type d’assurance.

5. Que devons-nous savoir sur l’assurance relative à la perte des droits d’occupation?

Même lorsqu’une coopérative est endommagée à cause d’un incendie ou d’une inondation et que les unités sont vides, les factures doivent continuer à être payées, notamment le remboursement du prêt hypothécaire. Si vous n’êtes pas en mesure d’obtenir un revenu d’au moins une unité endommagée, l’assurance pour perte des droits d’occupation compense le revenu manquant, et vous permet de concentrer votre énergie sur le défi que représente la réparation des unités endommagées ou dévastées.

L’Agence souhaite que les coopératives aient une couverture pour des droits d’occupation d’une durée de 12 mois. Bien qu’une couverture de six mois soit suffisante pour régler certains problèmes, vous ne serez toutefois pas couvert lorsque les dommages exigent de vastes travaux de reconstruction. N’oubliez pas que les travaux de restauration et de reconstruction prendront toujours plus de temps que prévu.

Il est important que vous assuriez totalement vos droits d’occupation. Vous devriez établir la limite de la police aux « Droits d’occupation bruts potentiels » de la coopérative : il s’agit du montant annuel de la somme que vous pourriez recevoir si toutes les unités étaient occupées pendant l’année au taux complet, c’est-à-dire avant la déduction de l’aide de supplément au loyer ou de l’aide assujettie au contrôle du revenu. Assurez-vous d’examiner régulièrement votre limite et de la modifier au besoin. Vous avez deux occasions dans l’année pour le faire. La première occasion se présente juste après que les membres ont approuvé l’augmentation annuelle des droits d’occupation. À ce stade, il serait logique de demander à votre compagnie d’assurance d’augmenter votre couverture à compter du début du nouvel exercice financier. La deuxième occasion se présente chaque fois que votre coopérative confirme sa couverture pour une année supplémentaire, ce qui se produit habituellement à un moment différent dans votre calendrier annuel. Chaque fois que vous effectuez le changement, n’oubliez pas de vérifier si vous avez une couverture complète pour une période de 12 mois en ce qui concerne l’augmentation de vos droits d’occupation.

6. Assurance responsabilité? Assurance responsabilité civile? Quelle est la différence?

L’assurance responsabilité est un terme général pour désigner une assurance qui protège contre le risque d’être accusé de négligence ou d’être tenu pour responsable des dommages ou blessures subis par un tiers. Cette assurance couvre généralement l’enquête, les négociations pour une liquidation privée de sinistre, la défense devant un tribunal si le dossier atteint ce stade, ainsi que le paiement des règlements du jugement ou des règlements approuvés par le juge jusqu’à la limite établie dans la police. L’assuré doit s’attendre à aider et à soutenir les efforts de la compagnie d’assurance, de ses agents et avocats jusqu’à ce que l’affaire soit réglée.

La responsabilité peut être mise en cause à partir de sources différentes. Certaines des responsabilités les plus courantes comprennent l’utilisation d’un véhicule, la propriété ou l’utilisation d’un bâtiment ou de locaux, les activités d’un groupe, les activités d’une organisation, l’utilisation d’un produit ou d’un service et le fait de se fier à l’opinion ou à l’expertise d’un tiers.

L’assurance responsabilité civile fournit à la coopérative une protection financière contre des poursuites entamées par un tiers, par exemple, les membres du public, les visiteurs, les entrepreneurs et même les intrus qui peuvent être blessés ou subir un préjudice quelconque lorsqu’ils se trouvent sur la propriété de la coopérative ou en raison des activités menées par la coopérative. En se basant sur les tendances actuelles, l’Agence souhaite que les coopératives soient couvertes à hauteur de 2 000 000 $ au minimum. Une limite plus élevée pourrait être justifiée en fonction de la situation de la coopérative. À notre avis, une limite inférieure à ce montant ne serait pas suffisante.

La consommation d’alcool est un risque que les coopératives ne doivent pas négliger. Si votre coopérative sert des boissons alcoolisées au cours de manifestations mondaines, il vous incombe non seulement d’avertir les participants des dangers liés à la conduite en état d’ébriété, mais également de vous assurer que ces participants demeurent en sécurité à la fin de votre manifestation. Si vous n’appliquez pas ces mesures, la coopérative pourrait être accusée de négligence en cas d’accident.

Votre coopérative devrait envisager la souscription à l’Assurance boisson alcoolisée. Cette assurance est offerte normalement pour couvrir un événement particulier et elle est peu coûteuse. En outre, chaque province fournit des conseils généraux ainsi qu’une formation solide sur les procédures adéquates à utiliser lorsque de l’alcool est servi. Vous pouvez trouver des renseignements sur les sites Web de gouvernements précis, notamment la Colombie-Britannique, l’Alberta, l’Ontario et l’ Î.-P.-É., respectivement. Une personne doit être choisie pour décider au besoin si un participant a consommé suffisamment d’alcool et s’il serait prudent de fermer le bar plus tôt que prévu. Comme dirait l’expression : « Tout est un jeu, jusqu’au moment où il vire au drame ».

7. Qu’est-ce que l’assurance détournement et vol (assurance détournements – garantie collective restreinte)?

L’assurance détournement et vol est conçue pour remplacer des actifs financiers (pas seulement de l’argent) perdus en raison des actions malhonnêtes des personnes chargées de leur gestion. Cette assurance peut prendre différentes formes, par exemple l’assurance détournements – garantie collective restreinte.

Les coopératives d’habitation ont besoin d’une couverture bien plus large que la plupart des autres entreprises. Vous devriez souscrire une assurance détournement et vol qui protège votre coopérative contre les pertes résultant des actions non seulement des employés, mais également des membres du conseil et des autres bénévoles chargés de la gestion ou du traitement de vos actifs financiers.

Tous les courtiers d’assurance ne peuvent pas le comprendre. Certains peuvent estimer que votre coopérative est protégée sans se rendre compte des responsabilités qui incombent aux bénévoles. Ne vous contentez donc pas de juger votre couverture en vous fiant uniquement à son intitulé. Vous devez plutôt vous assurer que vous êtes couvert pour les actions de tous les bénévoles, ainsi que celles du personnel.

Pour l’Agence, votre assurance contre les détournements doit couvrir au moins 100 000 $ ou 1 000 $ par unité, sauf si vous utilisez les services d’une société de gestion immobilière cautionnée. Toute couverture moindre représenterait un risque pour votre coopérative. (Veuillez noter que la couverture est vendue par segments de 5 000 $). Il est possible que vous ayez besoin d’une couverture plus importante. Quelle que soit votre situation, pensez au montant le plus élevé qui pourrait être perdu en une fois ou sur une longue durée, et assurez-vous d’avoir une couverture équivalente à ce montant au minimum.

Si votre coopérative fait appel aux services d’une société de gestion immobilière entièrement cautionnée, l’Agence sera satisfaite si vous souscrivez une assurance d’au moins 25 000 $. (Il est possible que vous souscriviez une assurance plus élevée selon votre situation).

Avant de signer un contrat de services, vous devez le lire attentivement. Les contrats de certaines entreprises de gestion immobilière stipulent que l’entreprise n’est pas responsable de tout acte malhonnête commis par ses propres employés. Dans ce cas, la coopérative devra intenter un procès contre cette personne, et il est possible qu’elle ne puisse rien récupérer. Si une entreprise n’assume pas la responsabilité du comportement de son personnel, votre coopérative devra s’adresser à une autre entreprise pour ses services de gestion.

Une fois que vous vous êtes assuré que votre société de gestion immobilière accepte sa pleine responsabilité vis-à-vis de son personnel, vous devrez vérifier si elle a souscrit une assurance suffisante pour compenser votre coopérative si l’un de ses employés trahit votre confiance. Si cette entreprise n’a pas souscrit une assurance contre les détournements, vous devez vérifier régulièrement qu’elle dispose de la capacité financière pour compenser toute perte subie par votre coopérative en raison d’actes malhonnêtes commis par ses employés (et qu’il en sera toujours ainsi). Si vous n’avez pas de certitude sur ce point, n’hésitez pas à poser des questions ou à parler avec votre gestionnaire des relations.

Veuillez noter que l’assurance détournement et vol d’une entreprise pour son personnel est différente de la couverture pour les erreurs et omissions qui n’est pas exigée par l’Agence et à laquelle une entreprise peut souscrire ou non.

8. L’Agence estime-t-elle que nous ne pouvons pas faire confiance à nos bénévoles, administrateurs, dirigeants et personnel?

Les coopératives ont une grande confiance en leurs bénévoles et en leur personnel, en leur fournissant un accès aux clés, chèques, espèces et renseignements personnels de toute nature. La plupart des membres du personnel et des bénévoles sont des gens louables et fiables.

Malheureusement, un certain nombre de coopératives ont subi des pertes résultant de fraudes ou de vol. Les membres des coopératives sont souvent choqués et horrifiés parce que cela fait longtemps qu’ils connaissent la personne accusée. Vous ne devez pas supposer que vous n’avez pas besoin de ce type de protection parce que vous n’avez pas connu de problème de ce type jusqu’à présent. Les risques de fraude sont faibles (une à deux par an), mais lorsque cela se produit, les dommages causés à la coopérative sont énormes. Faites confiance à votre personnel et à vos bénévoles, mais assurez-vous d’abord que votre coopérative dispose de l’assurance adéquate et de bons contrôles internes.

9. Étant donné que nous avons une assurance pour les administrateurs et pour les dirigeants, cela ne signifie-t-il pas que nous sommes couverts?

L’assurance de responsabilité des administrateurs et des dirigeants fournit aux personnes agissant à titre d’administrateurs et de dirigeants de votre coopérative, une protection contre les allégations selon lesquelles leurs décisions ont en quelque sorte causé du tort à un tiers. Cette assurance protège contre des risques différents de la responsabilité civile ou de l’assurance contre les détournements, mais elle apporte le même type de réponse. L’assureur assume et paie la défense en droit des administrateurs et des dirigeants contre les accusations, qu’elles soient fausses ou non. Il est également responsable des frais pour la sentence finale si le tribunal établit la responsabilité des administrateurs. L’assurance est conçue pour permettre aux principaux bénévoles de votre coopérative de remplir leurs responsabilités au Conseil d’administration sans risque pour leurs actifs personnels.

L’Agence recommande que les coopératives souscrivent une couverture d’au moins 500 000 $ pour la responsabilité des administrateurs et des dirigeants.

10. Que se passe-t-il si notre courtier d’assurance ou notre compagnie d’assurance n’offre pas le type de couverture dont nous avons besoin selon l’Agence?

Grâce au groupe Co-operators, la Fédération de l’habitation coopérative du Canada offre à ses membres un accès à un programme d’assurance collective répondant aux normes de l’Agence. La FHCC et le groupe Co-operators travaillent ensemble depuis plusieurs années pour concevoir une couverture personnalisée répondant aux besoins spécialisés en assurance des coopératives d’habitation. Si vous n’êtes pas membre de la FHCC et que votre compagnie d’assurance actuelle n’offre pas les polices que nous avons présentées, vous devriez rechercher une police qui vous convient. Recevez plus d’une offre : les agents et les courtiers vous expliqueront mieux la couverture s’ils font tout leur possible pour que vous en souscriviez une.

11. Notre représentant en assurances et l’Agence estiment que nous avons besoin de niveaux de couverture différents. Pour quelle raison?

Les coopératives ne représentent qu’une partie des nombreux types d’habitations à logements multiples. Les compagnies d’assurance canadiennes fournissent des assurances à des types d’habitation ayant des structures de propriété différentes, notamment les logements locatifs, les condominiums, les lotissements avec titres de copropriété et les coopératives. Leur offre reflète les besoins et l’expérience de leurs clients les plus courants.

En revanche, l’Agence est une organisation spécialiste qui travaille uniquement avec les coopératives d’habitation du programme fédéral. Nos conseils sont basés spécifiquement sur l’expérience des coopératives d’habitation.

12. Combien tout cela nous coûtera-t-il?

Dans certaines régions du pays, vous pouvez obtenir l’assurance que nous recommandons sans coût supplémentaire, pas même à un coût réduit. Dans d’autres régions, la surprime peut représenter quelques centaines de dollars par an seulement. Une couverture plus importante n’est pas susceptible d’être plus coûteuse sauf si votre coopérative a des antécédents en matière de demandes d’indemnisation. Au pire, l’augmentation ne représentera qu’une petite fraction du budget annuel de votre coopérative. (En moyenne, un client de l’Agence paie 2,3 % de son revenu total pour l’assurance). L’une des manières de conserver des coûts bas est d’augmenter la franchise en vertu de la police de votre propriété (la portion de toute perte non payée par la compagnie d’assurance).

Ce que vous ne devez pas oublier à propos de l’assurance est qu’elle semble coûteuse tant que vous n’en avez pas besoin. Par la suite, cela ressemblera à une bonne affaire.

13. À quoi devons-nous penser lorsque nous renouvelons notre assurance?

Lorsque vous devez renouveler votre assurance, assurez-vous encore une fois d’avoir une assurance en valeur à neuf garantie pour votre propriété. Ne soyez pas surpris si les coûts ont augmenté. Le coût de remplacement de vos bâtiments et de votre matériel peut être plus élevé qu’il y a un an. Vérifiez si votre police pour perte des droits d’occupation couvre l’augmentation la plus récente de vos droits d’occupation. Vous aurez peut être besoin d’une assurance contre les détournements plus importante si votre modèle de gestion a changé. Prenez le temps de discuter de votre couverture avec votre agent.

14. Qu’est-ce qui est couvert par notre assurance?

Il est important de savoir ce qui n’est pas assuré par la police d’assurance afin que vous puissiez prévoir la gestion de ces risques vous-même. Toute police d’assurance a des exclusions : il s’agit du terme technique désignant le type d’indemnisation ou de situation non couvert.

Les compagnies d’assurance décrivent leurs polices de façon similaire, en utilisant des termes tels que « propriété » et « responsabilité ». Cependant, le niveau de protection de votre coopérative en vertu d’une police particulière variera d’un assureur à un autre. Ces différences sont souvent basées sur l’expérience de la compagnie en matière d’indemnisation et de pertes. N’oubliez pas que le prix le plus bas n’est pas forcément celui qui offre la meilleure couverture à votre coopérative.

La chose la plus importante à ne pas oublier à propos de l’assurance est qu’elle apporte une protection contre les événements malheureux imprévus. Elle ne préserve pas votre coopérative des activités de la vie quotidienne qui usent votre propriété petit à petit, sauf si vous effectuez des réparations, des remises à neuf et des remplacements.

15. Pourquoi devrions-nous souscrire une assurance que nous n’allons pas utiliser?

L’assurance est de par sa nature même une activité de la coopérative. Lorsque nous souscrivons une police, nous nous joignons à d’autres coopératives qui font également face à des risques. Dans des circonstances ordinaires, seul un petit nombre d’entre nous subira des pertes, mais grâce à nos primes, nous serons tous en mesure de participer au paiement. En d’autres termes, les primes de nombreuses coopératives permettent de payer les indemnisations de quelques-unes d’entre elles. En aidant à protéger les autres contre des pertes financières auxquelles elles ne peuvent survivre, nous nous protégeons nous-mêmes.

Si cela vous trouble de payer pour un service que vous n’envisagez pas d’utiliser, pensez aux points suivants.

  • Premièrement, lorsque le risque de perte est faible, les primes sont elles aussi faibles en fonction de la couverture achetée. Lorsque les pertes sont fréquentes, les primes sont plus élevées.
  • Deuxièmement, rien ne vous garantit que vous ne subirez jamais de pertes. À la longue, il est moins stressant et probablement moins cher d’acheter une assurance plutôt que de trouver vous-même les fonds nécessaires pour faire face à des pertes imprévues.
  • Troisièmement, l’Agence évalue les niveaux de risque de ses coopératives d’habitation clientes tous les ans. Si selon nous, votre coopérative est sous-assurée, votre cote de risque sera bien plus élevée que celle d’une coopérative similaire disposant d’une couverture conforme à nos normes. Les coopératives demandent souvent de quelle manière elles peuvent améliorer leur cote de risque. Pour certaines, le moyen le plus rapide pour cela est d’augmenter leur assurance.

 

Q&R au sujet des revenus nets d’exploitation des coopératives de l’article 95

  1. Qu’est-ce qu’un revenu net d’exploitation?
  2. Pourquoi le revenu net d’exploitation revêt-il un intérêt particulier pour les coopératives d’habitation de l’article 95?
  3. Qu’est-ce que la politique concernant les revenus nets d’exploitation?
  4. Quelle est la priorité?
  5. Qu’est-ce que l’Agence recommande?
  6. Y a-t-il des restrictions?
  7. Qulles sont les solutions de rechange qui s’offrent aux coopératives quant au revenu net d’exploitation?
  8. Y a-t-il d’autres possibilités?
  9. Les coopératives de l’article 95 doivent-elles envoyer des remboursements à la SCHL?

1. Qu’est-ce qu’un revenu net d’exploitation?

En général, le revenu net d’exploitation est l’argent provenant de l’exploitation qui reste après que tous les frais et toutes les factures ont été comptabilisés. Pour une coopérative d’habitation, il s’agit du montant qui reste après qu’elle a assumé ses dépenses, y compris les versements hypothécaires et les contributions à la réserve de remplacement. Votre coopérative d’habitation peut définir son revenu net d’exploitation comme l’excédent d’exploitation de l’exercice précédent.

2. Pourquoi le revenu net d’exploitation est-il d’un intérêt particulier pour les coopératives d’habitation de l’article 95?

En 1995, la SCHL a commencé à dire aux coopératives de l’article 95 qu’elles ne pouvaient pas conserver le montant total de leur revenu net d’exploitation. Au dire de la SCHL, une partie de l’excédent découlait des subventions qu’elle offrait pour venir en aide aux membres à revenu faible ou modeste.

Chaque année, la SCHL étudiait la relation entre le revenu net d’exploitation d’une coopérative et le revenu qu’elle générait d’autres sources, y compris l’aide assujettie au contrôle du revenu. Elle indiquait ensuite à la coopérative la partie des fonds d’exploitation non dépensés qui, selon elle, provenait du montant qu’elle avait versé aux fins de l’aide assujettie au contrôle du revenu. Pour certaines coopératives, cet argent était retenu des subventions à verser; parfois, on attendait d’une coopérative qu’elle envoie un chèque à la SCHL.

3. Qu’est-ce que la politique concernant les revenus d’exploitation?

Les coopératives étaient en désaccord avec l’interprétation de 1995 de la SCHL et, à la demande de ses membres, la Fédération de l’habitation coopérative du Canada a discuté de la question avec la SCHL. Le résultat a été ce qui est maintenant connu comme la politique concernant les revenus d’exploitation nets, qui ne s’applique qu’aux coopératives de l’article 95.

La politique traite de ce que les coopératives de l’article 95 devraient faire de leurs revenus d’exploitation nets, le cas échéant. Les possibilités sont indiquées par ordre de priorité.

4. Quelle est la première priorité?

Si votre coopérative a enregistré un déficit accumulé pendant les exercices précédents, le revenu net d’exploitation devra d’abord servir à réduire ou à éliminer ce déficit. Par exemple, si votre coopérative a emprunté l’argent nécessaire au paiement de ses factures à même les dépôts, les actions ou les prêts des membres, ou encore sa réserve de remplacement des immobilisations, le revenu net d’exploitation peut aider à redresser la situation.

5. Qu’est-ce que l’Agence recommande?

Si, comme la plupart des coopératives, vous n’avez pas de déficit accumulé, nous recommandons en général que vous versiez votre revenu net d’exploitation dans votre fonds de réserve de remplacement des immobilisations. Il y a au moins quatre bonnes raisons de procéder ainsi.

  1. Chaque année, les coopératives nous disent qu’elles doivent emprunter pour effectuer les réparations d’immobilisations. Cela n’est pas toujours facile à faire. Le revenu net d’exploitation que vous versez dans le fonds de réserve pourrait vous éviter les tracas liés aux emprunts ou à l’inoccupation suscités par votre incapacité de remettre vos logements en bon état.
  2. Tous les membres ressentent de la fierté quand ils habitent dans une coopérative attrayante et en bon état. Une atmosphère positive contribue à créer une communauté où il fait bon vivre.
  3. Même si vous respectez un plan relatif à une réserve en vigueur, un petit versement supplémentaire dans ce fonds s’avérera très utile en cas de défaillance imprévue d’un élément de l’immeuble.
  4. Supposons que, pendant l’exercice précédent ou celui d’avant, vous avez versé votre revenu net d’exploitation dans votre réserve de remplacement et que pendant l’exercice en cours, vous manquez de liquidités. Vous pouvez éviter d’enregistrer un déficit en utilisant le revenu net d’exploitation aux fins de l’exploitation, si votre coopérative n’a pas déjà dépensé l’argent au remplacement d’immobilisations.

6. Y a-t-il des restrictions?

La politique concernant les revenus nets d’exploitation indique que le solde de votre réserve de remplacement ne peut dépasser les besoins futurs de votre coopérative. Ces besoins peuvent être décrits dans un plan de réserve de remplacement approuvé par l’Agence. Si votre coopérative n’a pas adopté de plan, l’Agence pourrait évaluer elle-même le montant que vous devriez mettre de côté.

Cependant, nous constatons que peu ou pas de coopératives mettent trop d’argent de côté. Les fonds de réserve de la plupart des coopératives sont bien en deçà de ce dont elles auront besoin. Les immeubles des coopératives prennent de l’âge et beaucoup de coopératives ont du mal à s’assurer que le solde de leur réserve soit suffisant pour effectuer les réparations et les remplacements prévus, sans parler des imprévus.

7. Qu’est-ce qu’une coopérative peut faire d’autre avec les revenus d’exploitation?

Si votre coopérative a besoin de plus de fonds de subvention que ceux dont elle dispose, il pourrait être utile pour vous de verser votre revenu net d’exploitation dans le fonds de subventions excédentaires. Il s’agit en fait de la deuxième priorité de la politique concernant les revenus nets d’exploitation; on ne peut cependant agir ainsi que « si on peut prouver le besoin » (traduction libre). L’Agence conviendra du besoin pour votre coopérative de verser le revenu net d’exploitation dans la réserve de subventions excédentaires si les deux situations qui suivent se produisent.

  1. le solde de la réserve de subventions excédentaires de votre coopérative est à zéro,
  2. sans ce montant, la réserve de subventions excédentaires de votre coopérative serait déficitaire.

L’idée de verser votre revenu net d’exploitation dans cette réserve peut vous sourire si votre coopérative affecte à l’aide assujettie au contrôle du revenu un montant important provenant de ses propres ressources. Cependant, il importe de garder à l’esprit qu’une fois transférés à cette réserve, vous ne pourrez utiliser ces fonds qu’aux fins de l’aide assujettie au contrôle du revenu. Vous ne pourrez pas les retirer ultérieurement pour compenser des pertes d’exploitation, comme vous pourriez le faire si vous les transfériez à votre réserve de remplacement des immobilisations.

En fait, si les besoins de vos membres changeaient, il se pourrait que vous ne puissiez même pas utiliser ce montant aux fins de l’aide assujettie au contrôle du revenu. Comme vous le savez, vous devrez rembourser à la SCHL la partie du solde du fonds de subventions excédentaires de votre coopérative qui excède les 500 $ par logement, plus les intérêts. Cette somme comprend le montant transféré des revenus nets d’exploitation.

8. Y a-t-il d’autres possibilités?

Oui, il existe au moins une autre possibilité. Si votre coopérative a une bonne raison d’établir une réserve spéciale, vous pouvez l’expliquer à votre gestionnaire des relations à l’Agence. Cette dernière pourrait autoriser l’établissement d’une réserve spéciale pour votre coopérative si, à son avis, les raisons sont valables.

Les coopératives de l’Île-du-Prince-Édouard pourraient se voir obligées de réserver un traitement différent à une partie de leur revenu net d’exploitation. Comme toutes les coopératives d’habitation du Canada, elles sont incorporées en vertu d’une loi provinciale sur les coopératives. La loi de l’Île-du-Prince-Édouard précise qu’une coopérative doit verser son revenu net d’exploitation dans une réserve. Comme cette pratique est prescrite par la loi, ces fonds sont appelés des « réserves statutaires ». La loi oblige les coopératives de l’Île-du-Prince-Édouard à mettre de côté 10 % de leur revenu net d’exploitation. Cependant, les lois changent de temps à autre. Avant d’affecter de l’argent à cette réserve pendant chaque exercice, nous recommandons à ces coopératives de consulter la personne qui s’occupe de leur gestion immobilière pour vérifier que cette exigence est encore en vigeur.

9. Les coopératives de l’article 95 doivent-elles envoyer des remboursements à la SCHL?

Oui, mais ces remboursements diffèrent de ceux que la SCHL réclamait entre 1995 et 2000, même s’ils visent encore les subventions. Les coopératives de l’article 95 ne sont plus tenues de distribuer le plein montant de l’aide assujettie au contrôle du revenu qu’elles reçoivent de la SCHL pendant chaque exercice. Elles peuvent verser le montant inutilisé dans une réserve de subventions excédentaires pour l’utiliser ultérieurement, mais le solde de cette réserve ne peut pas dépasser une limite précise. Comme nous l’avons expliqué auparavant, le solde de la réserve a atteint son maximum lorsqu’il s’élève à 500 $ par logement, sans compter les intérêts cumulés et non dépensés. Il faut rembourser l’excédent à la SCHL. Ces remboursements n’ont rien à voir avec le revenu net d’exploitation.

Q&R sur le financement privé de second rang

  1. En quoi consiste le financement de second rang?
  2. Pourquoi voudrions-nous obtenir un financement de second rang?
  3. Comment déterminer si nous devons emprunter?
  4. Pour simplifier, pouvons-nous sauter l’étape de l’évaluation de l’état du bâtiment et emprunter juste assez pour un seul projet, comme le remplacement des fenêtres?
  5. Lorsque nous contractons un emprunt supplémentaire, comment ce nouvel emprunt s’inscrit-il dans notre convention hypothécaire actuelle?
  6. Qu’est-ce que l’assurance hypothécaire? En avons-nous besoin?
  7. Comment l’organisme prêteur décide-t-il d’accorder ou de refuser un prêt?
  8. Et si nous craignons que notre demande soit refusée?
  9. Si nous pouvons emprunter pour effectuer les réparations d’envergure, pouvons-nous cesser de contribuer à notre fonds de réserve?
  10. Combien de temps aurons-nous pour rembourser le prêt?
  11. Nous croyons avoir besoin d’emprunter. Quelle est la prochaine étape?
  12. Combien de temps faudra-t-il?
  13. Quel est le rôle de l’Agence dans le processus?
  14. Sur quoi repose l’approbation de la SCHL?
  15. Pouvons-nous simplement emprunter de l’argent à un organisme prêteur? Pourquoi passer par la SCHL?
  16. Existe-t-il des subventions gouvernementales pour aider notre coopérative à effectuer les travaux?
  17. Y a-t-il d’autre chose à savoir?

1. En quoi consiste le financement de second rang?

Le financement de second rang est un emprunt hypothécaire que contracte votre coopérative avant d’avoir fini de rembourser son financement de premier rang. Pour la plupart des coopératives, le financement de premier rang est le prêt hypothécaire qui a servi à établir la coopérative. Le financement de second rang sert à répondre à des besoins ultérieurs.

2. Pourquoi voudrions-nous obtenir un financement de second rang?

Comme tout propriétaire immobilier, votre coopérative devra emprunter si ses biens immobiliers nécessitent des travaux qu’elle ne peut payer avec les fonds dont elle dispose.

3. Comment déterminer si nous devons emprunter?

Vous devez d’abord déterminer l’ampleur des travaux requis. Une évaluation de l’état du bâtiment, effectuée par un ingénieur, s’avérera utile en vous donnant une idée des travaux nécessaires, des délais dans lesquels ils doivent être faits et de leur coût approximatif. Les estimations sont souvent prudentes, c’est-à-dire plutôt élevées, afin d’éviter les mauvaises surprises. En général, elles ne comprennent pas les frais accessoires, comme les honoraires d’architecte ou d’ingénieur, les frais juridiques et les frais de gestion de projet. Dans le cas de travaux majeurs, vous devez ajouter ces frais au coût estimatif.

L’étape suivante consiste à déterminer la portion des travaux que la coopérative peut financer au moyen de son fonds de réserve de remplacement des immobilisations, et la portion pour laquelle vous devez emprunter. Pour ce faire, la meilleure façon est d’élaborer un plan d’immobilisations (également appelé étude de fonds de réserve). Ce plan vous indiquera, pour chaque année, ce que vous devez débourser, ce que vous pouvez payer au moyen du fonds de réserve et à quel moment le fonds de réserve sera épuisé, auquel cas vous pourrez envisager différentes options, y compris un emprunt.

L’étape suivante consiste à déterminer la portion des travaux que la coopérative peut financer au moyen de son fonds de réserve de remplacement des immobilisations, et la portion pour laquelle vous devez emprunter. Pour ce faire, la meilleure façon est d’élaborer un plan d’immobilisations (également appelé étude de fonds de réserve). Ce plan vous indiquera, pour chaque année, ce que vous devez débourser, ce que vous pouvez payer au moyen du fonds de réserve et à quel moment le fonds de réserve sera épuisé, auquel cas vous pourrez envisager différentes options, y compris un emprunt.

Votre gestionnaire des relations peut vous orienter dans la réalisation d’une évaluation de l’état du bâtiment et d’un plan d’immobilisations. Il peut aussi vous expliquer la façon de prévoir les flux de trésorerie de votre coopérative pour les années à venir, selon différentes hypothèses de financement du fonds de réserve, d’emprunt et d’augmentation des loyers annuels. Pour en savoir davantage sur la planification des réserves pour immobilisations, consultez le guide de la Fédération de l’habitation coopérative du Canada et les Q&A de l’Agence.

4. Pour simplifier, pouvons-nous sauter l’étape de l’évaluation de l’état du bâtiment et emprunter juste assez pour un seul projet, comme le remplacement des fenêtres?

Tout dépend des circonstances. Il peut être possible d’emprunter pour financer un seul projet, si vous pouvez démontrer que votre coopérative sera en mesure de rembourser le prêt en quelques années. Toutefois, les organismes prêteurs et la SCHL peuvent hésiter à approuver un tel prêt, sachant que, dans bien des cas, plusieurs éléments coûteux d’un bâtiment doivent être remplacés à peu près au même moment. Si vous souhaitez obtenir un prêt à plus long terme (plus de cinq ans, par exemple), vous devez prouver à votre organisme prêteur que vous savez quels seront les autres travaux requis avant le remboursement intégral du prêt et comment ils seront financés. L’évaluation de l’état du bâtiment et le plan d’immobilisation répondent à ces questions.

5. Lorsque nous contractons un emprunt supplémentaire, comment ce nouvel emprunt s’inscrit-il dans notre convention hypothécaire actuelle?

Le financement de second rang peut se faire de deux manières. Certaines coopératives prennent une deuxième hypothèque, qui s’ajoute à la première. La coopérative continue de rembourser la première hypothèque jusqu’à l’échéance, tout en remboursant également la deuxième hypothèque, dont la date d’échéance peut être différente.

D’autres coopératives négocient un nouveau prêt hypothécaire, d’un montant plus élevé, qui remplace l’hypothèque d’origine et assure le financement des travaux. La date d’échéance de la nouvelle hypothèque est retardée de quelques années. On appelle souvent cette approche « taux mixte et prolongation ».

6. Qu’est-ce que l’assurance hypothécaire? En avons-nous besoin?

L’assurance hypothécaire garantit à l’organisme prêteur qu’il récupérera le montant prêté si la coopérative est incapable de rembourser son emprunt. La SCHL est la seule source d’assurance hypothécaire pour les immeubles résidentiels à logements multiples.

Certains organismes prêteurs peuvent vous proposer un prêt non assuré à un taux intéressant, mais si le prêt leur semble risqué, ils peuvent exiger une assurance de la SCHL. Cette assurance est disponible auprès des organismes prêteurs autorisés en vertu de la Loi nationale sur l’habitation. (Toutes les grandes banques et presque toutes les caisses populaires sont des organismes prêteurs autorisés.) L’assurance hypothécaire inspire confiance à l’organisme prêteur, de sorte que votre coopérative puisse emprunter davantage ou obtenir un meilleur taux d’intérêt. N’oubliez pas, cependant, que vous devrez verser à la SCHL des frais de demande proportionnels au nombre de logements, en plus de la prime d’assurance. Faites les calculs nécessaires pour vérifier si, à long terme, l’assurance profite à la coopérative. Si vous allez de l’avant, vous pouvez inclure le montant de la prime d’assurance hypothécaire dans l’emprunt.

Si vous n’arrivez pas à trouver un organisme prêteur privé, vous pouvez éventuellement emprunter directement auprès de la SCHL. Toutefois, la SCHL ne consent des prêts directs qu’en dernier ressort, et uniquement pour les coopératives faisant partie du programme S61 ou S95.

7. Comment l’organisme prêteur décide-t-il d’accorder ou de refuser un prêt?

L’organisme prêteur aura trois questions à vous poser, et voudra un « oui » comme réponse à chacune d’elles. D’abord : « si nous vous prêtons de l’argent, pouvez-vous nous le rembourser? » Avant même d’aborder un organisme prêteur, votre conseil d’administration doit s’assurer que la réponse est « oui ». (Avant de répondre, n’oubliez pas de tenir compte des dépenses imprévues, comme l’augmentation inattendue de l’impôt foncier ou des frais de services publics et de réparation.)

Si votre coopérative est déficitaire, vous aurez du mal à obtenir un prêt. Les organismes prêteurs recherchent ce qu’ils appellent un taux de couverture des charges financières positif. Ils veulent qu’il vous reste de l’argent après que vous avez payé tous les frais de fonctionnement, effectué votre versement hypothécaire et contribué au fonds de réserve pour remplacement des immobilisations. Bref, l’organisme prêteur privilégie les clients qui enregistrent un excédent chaque année. (Au lieu d’inscrire un excédent au bilan, les coopératives ajoutent l’excédent à leur fonds de réserve.) Pour respecter ce critère, il vous faudra peut-être augmenter les loyers.

La deuxième question est la suivante : « possédez-vous un bien d’une valeur suffisante pour garantir le prêt? » L’organisme prêteur veut s’assurer que la somme que vous souhaitez emprunter est de beaucoup inférieure à la valeur de votre bien immobilier, compte tenu des autres prêts que vous avez contractés, le cas échéant. (La différence de valeur varie selon que le prêt est assuré ou non par la SCHL.) Les organismes prêteurs souhaitent que ce « ratio prêt-valeur » soit le plus bas possible. Pour répondre à cette question, vous devrez peut-être obtenir une évaluation professionnelle, qui déterminera la valeur marchande actuelle de votre propriété. L’évaluation foncière peut vous donner une idée de sa valeur actuelle, mais la plupart des organismes prêteurs exigeront une évaluation, sauf si le prêt demandé est minime.

Enfin, la troisième question : « si nous vous prêtons de l’argent, allez-vous nous le rembourser? » Le dossier de votre coopérative doit montrer qu’elle respecte ses engagements et paie ses factures à temps. L’organisme prêteur veut aussi s’assurer que vos membres approuvent régulièrement des loyers suffisamment élevés pour couvrir tous les frais.

8. Et si nous craignons que notre demande soit refusée?

Dans ce cas, votre conseil d’administration doit d’abord se poser quelques questions :

  1. Pouvons-nous augmenter les loyers suffisamment pour couvrir les versements du nouvel emprunt tout en continuant de contribuer à notre fonds de réserve pour remplacement des immobilisations?
  2. Nos logements sont-ils tous occupés?
  3. Est-ce que nous percevons tout l’argent que nos membres nous doivent, à la date prévue?
  4. Avons-nous recours aux services d’une agence de recouvrement ou prenons-nous d’autres mesures lorsqu’une personne qui nous doit de l’argent déménage? Pourrions-nous éviter les créances irrécouvrables en augmentant le montant du prêt, de la part sociale ou du dépôt exigé de nos membres?
  5. Si les membres paient pour le stationnement, pourrions-nous en augmenter les tarifs?
  6. Pourrions-nous augmenter les tarifs de la câblodiffusion ou des lessiveuses?
    Il est possible que vous ayez du travail à faire avant de vous présenter devant un organisme prêteur. Votre gestionnaire des relations peut vous aider.

9. Si nous pouvons emprunter pour effectuer les réparations d’envergure, pouvons-nous cesser de contribuer à notre fonds de réserve?

Non. Un fonds de réserve conséquent vous donne la possibilité d’effectuer les réparations au moment où elles s’imposent, au lieu de les remettre à plus tard. C’est une forme d’assurance qu’exigera votre organisme prêteur et, en même temps, qui vous protège. Par ailleurs, il est plus coûteux d’emprunter que de puiser dans votre fonds de réserve. Les taux d’intérêt finiront un jour par augmenter, et vous pourriez vous trouver dans l’impossibilité d’obtenir un prêt au moment où vous en aurez besoin.

10. Combien de temps aurons-nous pour rembourser le prêt?

C’est une question que vous devrez régler avec votre organisme prêteur, en fonction de votre capacité financière. Plus la durée du prêt est longue, plus les versements mensuels seront bas, mais plus vous paierez d’intérêt et moins vous aurez de flexibilité pour faire face aux imprévus. N’oubliez pas qu’au moment de renouveler l’hypothèque (habituellement tous les cinq ans), le taux d’intérêt peut avoir augmenté. Comme Boucle d’or, vous devez trouver la période de remboursement qui vous convient parfaitement.

Si vous essayez de rembourser l’hypothèque trop rapidement, vous aurez peut-être de la difficulté à respecter vos engagements. Une période de remboursement trop longue peut vous amener à emprunter pour une nouvelle toiture avant même que vous n’ayez fini de payer la précédente. Comme lorsque vous empruntez pour acheter une voiture, essayez d’achever les paiements avant que les frais d’entretien ne deviennent trop élevés et, surtout, avant que la voiture ne soit mise à la ferraille.

Encore une fois, l’évaluation de l’état du bâtiment et le plan d’immobilisation vous aideront et aideront votre organisme prêteur à prendre la bonne décision.

11. Nous croyons avoir besoin d’emprunter. Quelle est la prochaine étape?

La FHCC et la CHF BC ont mis en place des programmes pour aider leurs membres à répondre à leurs besoins de financement de second rang. Vous pouvez aussi discuter de vos besoins avec votre gestionnaire des relations.

12. Combien de temps faudra-t-il?

Il est difficile de répondre à cette question. Cela dépend entre autres de la rapidité avec laquelle la coopérative répond aux questions de l’organisme prêteur et lui fournit tous les documents requis. Chaque jour compte. Consultez votre règlement afin de savoir ce que le conseil d’administration peut autoriser et ce qui doit être approuvé par l’assemblée des membres. Prévoyez les réunions longtemps d’avance afin d’éviter de retarder les décisions. Dès que l’emprunt est approuvé, remettez la documentation à l’organisme prêteur et à l’avocat de la coopérative (et demandez-leur de procéder le plus rapidement possible). Le processus peut prendre un an, ou seulement six mois.

13. Quel est le rôle de l’Agence dans le processus?

L’Agence agit au nom de la SCHL, mais peut aussi aider votre coopérative. Nous pouvons vous conseiller quant au montant à emprunter et à la période de remboursement. Après avoir examiné votre plan d’immobilisation, l’Agence lui donne son approbation, ce qui vous aide à obtenir le financement supplémentaire. Lorsque les documents sont prêts, nous recommandons à la SCHL d’approuver une nouvelle hypothèque ou la prolongation de l’hypothèque de votre bien immobilier.

14. Sur quoi repose l’approbation de la SCHL?

Comme votre organisme prêteur, la SCHL tient à s’assurer que vous êtes en mesure de rembourser le nouveau prêt. Le personnel de la SCHL examinera les finances de votre coopérative et veillera à ce que vous saisissiez bien l’état de votre bien immobilier et l’ampleur des travaux à réaliser. Il vérifiera que vous versez les paiements requis pour votre première hypothèque, à la date prévue, et que vos loyers sont suffisamment élevés pour vous permettre de remplir toutes vos autres obligations et de rembourser le prêt.

Comme votre organisme prêteur, la SCHL tient à s’assurer que vous êtes en mesure de rembourser le nouveau prêt. Le personnel de la SCHL examinera les finances de votre coopérative et veillera à ce que vous saisissiez bien l’état de votre bien immobilier et l’ampleur des travaux à réaliser. Il vérifiera que vous versez les paiements requis pour votre première hypothèque, à la date prévue, et que vos loyers sont suffisamment élevés pour vous permettre de remplir toutes vos autres obligations et de rembourser le prêt.

15. Pouvons-nous simplement emprunter de l’argent à un organisme prêteur? Pourquoi passer par la SCHL?

Si votre coopérative a conclu un accord d’exploitation avec la SCHL, vous devez obtenir la permission de la SCHL avant de prendre une nouvelle hypothèque.

Une fois que votre conseil d’administration aura déterminé la meilleure solution pour votre coopérative, l’Agence vous aidera à faire approuver le nouvel emprunt par la SCHL, dans la mesure où elle estime que cet emprunt aura pour effet d’améliorer votre bien immobilier et que votre coopérative est en mesure de le rembourser.

16. Existe-t-il des subventions gouvernementales pour aider notre coopérative à effectuer les travaux?

C’est peu probable. Ni la SCHL, ni l’Agence n’offre de subventions pour effectuer des travaux sur les biens immobiliers d’une coopérative. Le Homeowner Protection Office (HPO), qui a aidé les coopératives de la Colombie-Britannique ayant souffert d’une défaillance catastrophique de l’enveloppe du bâtiment (problèmes d’infiltration d’eau), ne prend plus de nouveaux engagements.

Dans certaines régions, des subventions ou d’autres formes d’aide financière peuvent être offertes aux coopératives désireuses de rénover leurs bâtiments en vue d’économiser l’énergie ou l’eau, ou d’accueillir des personnes handicapées. Votre gestionnaire des relations ou l’aile locale de la Fédération peut vous donner de plus amples renseignements sur l’aide financière disponible.

Certaines municipalités ont des programmes spéciaux qui peuvent aider votre coopérative. Prenez la peine de demander à votre conseiller municipal s’il existe des possibilités, par exemple certaines petites subventions offertes aux propriétaires de propriétés patrimoniales qui nécessitent des travaux. Même si le montant est limité, cela ne se refuse pas.

17. Y a-t-il d’autre chose à savoir?

Si vous empruntez, vous devrez signer une convention hypothécaire et peut-être un contrat de prêt avec votre organisme prêteur. En plus de rembourser le prêt, votre coopérative est tenue de soumettre des rapports financiers réguliers à l’organisme prêteur, d’entretenir le bien immobilier et de demander la permission de l’organisme prêteur avant de contracter tout autre emprunt, entre autres obligations. Vous trouverez des renseignements généraux sur Internet, mais faites appel à l’avocat de votre coopérative pour vous aider à bien comprendre les documents que vous devez signer.

Q&R sur les souvetages financiers

  1. Qu’est-ce qu’un sauvetage financier?
  2. Quelle forme peut prendre un sauvetage financier?
  3. Notre coopérative a besoin d’argent pour effectuer des travaux sur la propriété, mais où est le piège?
  4. Quels changements devrons-nous apporter pour obtenir un sauvetage financier?
  5. Devrons-nous apporter des changements à notre gestion?
  6. Y aura-t-il une incidence sur nos dépenses?
  7. N’était-il pas possible d’éviter un sauvetage financier?
  8. Nous avons besoin d’un sauvetage financier. Comment devons-nous procéder maintenant?
  9. Qui prend la décision finale?
  10. Combien de temps cela prendra-t-il?
  11. Au bout de combien de temps verrons-nous des changements?
  12. De quelle manière pouvons-nous accélérer le processus?
  13. Quels renseignements notre coopérative doit-elle fournir à l’Agence pour le sauvetage financier?
  14. Que peut faire notre Conseil pour aider la SCHL à décider en notre faveur?

1. Qu’est-ce qu’un sauvetage financier?

Le sauvetage financier fait référence à un ensemble de mesures extérieures visant à aider une coopérative connaissant des difficultés graves. Il n’y a généralement pas assez d’argent pour payer les factures ou effectuer des travaux importants sur les immeubles. Comme pour une intervention médicale, la coopérative doit changer son mode de fonctionnement afin d’éviter les problèmes à l’avenir. Souvent, mais pas toujours, un sauvetage financier implique un prêt remboursable.

Il peut y avoir une période préalable au sauvetage financier au cours de laquelle l’Agence, les fédérations locale et nationale de l’habitation coopérative, ainsi que d’autres organismes aident le Conseil à trouver une solution aux problèmes de la coopérative. Le sauvetage financier est toujours proposé en dernier ressort. Cette solution est offerte uniquement lorsqu’une coopérative ne peut pas réunir une somme suffisante, soit auprès de ses membres, soit auprès d’une banque ou d’une coopérative de crédit.

2. Quelle forme peut prendre un sauvetage financier?

Parfois le sauvetage financier peut prendre la forme d’une réduction des paiements d’hypothèque mensuels de la coopérative, de telle sorte qu’elle puisse avoir davantage d’argent pour payer ses autres factures. Il peut également s’agir de sauter le paiement de l’hypothèque pour un mois (une permission doit être accordée) et de se rattraper plus tard, pour que la coopérative dispose d’une encaisse pour les réparations urgentes. (Ces deux procédés sont appelés refinancement de la dette.) Dans les deux cas, les intérêts à payer sont plus élevés pendant la durée du prêt hypothécaire.

Lorsque le refinancement de la dette n’est pas possible, un prêt de sauvetage de la SCHL peut être une option.

3. Notre coopérative a besoin d’argent pour effectuer des travaux sur la propriété, mais où est le piège?

Un prêt de sauvetage signifie un endettement plus important. Comme n’importe quel autre prêteur, la SCHL s’attendra à être remboursée avec intérêts. Vous devrez peut-être changer votre mode de fonctionnement pour montrer que vous pouvez honorer les paiements.

4. Quels changements devrons-nous apporter pour obtenir un sauvetage financier?

Les coopératives qui bénéficient d’un sauvetage financier doivent fonctionner selon des règles strictes et adopter une approche commerciale pour leur mode de fonctionnement. Par le passé, les coopératives ont peut-être négligé des moyens de faire entrer plus d’argent. Il est possible que leurs droits d’occupation ne soient pas suffisamment élevés pour répondre à leurs besoins actuels, encore moins pour couvrir les coûts liés au nouveau prêt. Pour profiter d’un sauvetage financier, vous devrez augmenter vos droits d’occupation au plein taux du marché et les y maintenir jusqu’à ce que le prêt ait été remboursé. Si vos droits sont bien en-dessous des taux du marché, le fait de les augmenter rapidement sera considéré comme une mesure impopulaire. Votre coopérative en retirera toutefois des avantages : plus vous serez en mesure de payer des factures avec votre propre argent, moins vous paierez d’intérêts sur les fonds empruntés.

Si votre coopérative dispose d’un stationnement payant, les droits doivent être au taux du marché correspondant à votre secteur. Si vous avez une buanderie, vous devez en tirer le maximum en fixant les coûts du lavage et du séchage à des montants proches de ceux qui existent dans les blanchisseries. Les frais d’abonnement au câble ou au satellite doivent augmenter s’ils sont inférieurs à ce que les membres paieraient normalement.

Pour profiter au maximum de ces changements, vous aurez besoin d’un plan judicieux pour faire la promotion de vos unités et faire en sorte qu’elles demeurent toujours occupées. Votre gestionnaire des relations de l’Agence peut vous aider.

5. Devrons-nous apporter des changements à notre gestion?

Vous devrez examiner attentivement votre gouvernance et votre gestion. Si votre coopérative fait face à des problèmes de gouvernance, on demandera peut-être aux membres de votre Conseil d’effectuer une formation afin que tous les administrateurs connaissent leur travail. L’Agence peut également vous demander de collaborer avec votre fédération locale afin de trouver des candidats pour le Conseil à l’extérieur de la coopérative. (L’approbation de vos membres devra être obtenue pour cela.) Des administrateurs non résidents bien choisis peuvent aider une coopérative à adopter un point de vue commercial et à prendre des décisions qui lui seront bénéfiques à long terme.

Des pertes d’inoccupation inhabituellement élevées ou des arriérés et des créances irrécouvrables constituent peut-être des obstacles qui vous empêchent d’avoir des finances saines. Certaines coopératives ont besoin d’une nouvelle gestion pour s’améliorer dans ces domaines.

6. Y aura-t-il une incidence sur nos dépenses?

Votre coopérative devra trouver des moyens de réduire les frais là où elle peut le faire de manière prudente, par exemple en soumettant de nouveaux appels d’offres pour les contrats coûteux. Les dépenses peuvent être limitées dans certains secteurs, par exemple l’entretien ou l’administration.

Si votre réserve de remplacement d’immobilisations contient des fonds, vous devrez dépenser toute cette somme avant que la SCHL puisse vous avancer de nouveaux fonds pour effectuer des réparations. Si votre coopérative exerce ses activités aux termes d’un programme relevant de l’article 95, vous devrez peut-être dépenser votre réserve de subventions excédentaires pour vous aider à louer les unités vacantes. Si vous n’avez aucune réserve et que vous payez les subventions internes avec votre budget d’exploitation, il vous faudra probablement supprimer progressivement cette dépense. Vous pouvez commencer par louer tous les logements vacants à des ménages qui paient la totalité des droits d’occupation de la coopérative. Votre gestionnaire des relations pourra vous donner d’autres conseils sur la manière d’utiliser au mieux l’argent des subventions.

7. N’était-il pas possible d’éviter un sauvetage financier?

L’Agence travaille avec votre coopérative depuis un moment. Nous continuerons à vous aider à réussir par vous-même. Mais il peut arriver un moment où vous n’avez plus le choix. Une coopérative a besoin d’un sauvetage financier en raison du mauvais état de ses finances ou de ses bâtiments (voire des deux). Sans nouveau financement, les unités ayant besoin de réparations deviendront difficiles à louer. Des unités vacantes signifient des revenus perdus que vous ne pourrez jamais récupérer. Finalement, votre coopérative risque de ne pas pouvoir rembourser son prêt hypothécaire, si ce n’est pas déjà le cas. Tôt ou tard, une entreprise qui ne peut pas honorer ses dettes devra mettre la clé sous la porte. Si votre coopérative échoue et que la propriété est vendue, les membres à revenu modéré se débrouilleront. Cependant, ceux qui bénéficient de subventions devront soit être relogés soit perdre une aide financière importante sur laquelle ils comptent.

8. Nous avons besoin d’un sauvetage financier. Comment devons-nous procéder maintenant?

Parlez-en à votre gestionnaire des relations. La suite varie d’une coopérative à l’autre. Une évaluation de l’état de l’immeuble organisée en votre nom par l’Agence peut montrer que vous devez dépenser des sommes considérables pour votre propriété. (L’Agence prendra le coût initial de l’étude en charge, mais vous devrez nous rembourser.) La Déclaration annuelle de renseignements soumise auprès de l’Agence pourrait montrer que vous êtes en retard dans le paiement de vos factures. Votre gestionnaire des relations ainsi que les analystes de l’Agence examineront vos états financiers, les rapports sur l’inspection de la propriété, ainsi que votre historique en matière de gestion et de gouvernance. Tout cela leur permettra de concevoir un plan personnalisé pour votre coopérative.

Notre personnel vous guidera à chaque étape, vous fera des recommandations et vous aidera dans votre processus de prise de décision. Un sauvetage financier est un processus difficile mais axé sur la collaboration et qui ne peut se dérouler sans heurts si vous n’apportez pas votre aide.

9. Qui prend la décision finale?

L’Agence agit au nom de la SCHL jusqu’à un certain point. Nous étudions votre situation, élaborons un plan de sauvetage financier, obtenons l’approbation de votre Conseil et vous aidons à présenter le plan aux membres de votre coopérative. Nous préparons la documentation et faisons la recommandation à la SCHL. C’est cette dernière qui prend la décision.

10. Combien de temps cela prendra-t-il?

L’objectif de l’Agence est de faire en sorte qu’un sauvetage financier soit approuvé en un an au maximum à partir du moment où nous nous rendons compte que vous en avez besoin. Le processus sera plus long si la situation de votre coopérative est complexe. Vous devrez faire preuve de patience car les choses risquent d’être difficiles. Si votre coopérative prend des mesures rapides et respecte les règles, votre sauvetage financier pourrait être approuvé en moins de six mois si vous avez de la chance. Cela arrive rarement.

11. Au bout de combien de temps verrons-nous des changements?

Environ quatre mois après que la SCHL aura donné son feu vert pour votre sauvetage financier, les retards relatifs aux remboursements hypothécaires et dans le paiement des taxes disparaîtront de vos états financiers, les réparations débuteront, en fonction des besoins de votre coopérative. Vous serez occupé pendant cette période d’attente. Vous collaborerez avec l’Agence pour établir un prêt hypothécaire. Vous devrez signer certains papiers et votre avocat devra peut-être fournir un avis juridique ainsi que des documents.

12. De quelle manière pouvons-nous accélérer le processus?

Vous n’avez pas une minute à perdre. N’oubliez pas que le sauvetage financier est la principale priorité de votre coopérative.

  • Si votre gestionnaire des relations a besoin de renseignements, vous devez les lui fournir le plus rapidement possible.
  • Si vous avez besoin de l’approbation du Conseil ou d’un membre, organisez immédiatement une réunion.
  • Si votre avocat doit prendre des mesures, appelez-le à l’avance et dites-lui que vous comptez sur lui afin qu’il agisse rapidement. Demandez-lui à quel moment le travail sera fait.
  • Demandez que les documents vous soient transmis par service de messagerie, remis en mains propres ou récupérez-les vous-même.
  • Assurez-vous que votre gestionnaire des relations est toujours informé.

13. Quels renseignements notre coopérative doit-elle fournir à l’Agence pour le sauvetage financier?

L’Agence travaillera avec vous concernant les réparations de bâtiments que votre coopérative doit effectuer. Nous vous demanderons de nous fournir des renseignements financiers détaillés de l’exercice en cours mis à jour régulièrement. Nous devrons également comprendre le fonctionnement de votre coopérative et les raisons pour lesquelles elle s’est retrouvée dans une situation difficile.

Une fois votre sauvetage financier en place, vous devrez à l’avenir préparer votre budget tôt. Dès que le budget aura été adopté, vous devrez le transmettre à l’Agence au moins quatre mois avant le début de votre exercice financier. Il est possible que nous y apportions des changements avant de l’approuver et de demander à la SCHL de le confirmer. Si des changements ont été apportés, le personnel de l’Agence fera en sorte que vos membres comprennent pourquoi et se préparent à les ratifier. Votre coopérative doit s’attendre à devoir envoyer des rapports mensuels à l’Agence sur l’état de ses finances.

14. Que peut faire notre Conseil pour aider la SCHL à décider en notre faveur?

Présentez-vous comme un corps administratif responsable composé de personnes qui comprennent la portée du problème. Montrez que vous êtes prêts à faire tout ce qui est nécessaire pour sortir votre coopérative de la mauvaise passe dans laquelle elle se trouve. N’attendez pas l’approbation du sauvetage financier pour prendre les mesures suivantes. Commencez dès maintenant.

  1. Faites en sorte que vos droits d’occupation soient proches de ceux du marché en présentant une proposition d’augmentation à vos membres, même si vous êtes en milieu d’exercice. Votre gestionnaire des relations peut vous renseigner sur les tendances du marché.
  2. Passez vos dépenses en revue avec votre gestionnaire des relations et demandez-lui des conseils sur la manière de dépenser vos fonds.
  3. Assurez-vous d’appliquer les prix du marché pour les frais liés au stationnement, à la buanderie et à la télévision par câble ou satellite.
  4. Améliorez l’apparence de votre coopérative vue de la rue. Si la propriété est jonchée de débris, réglez le problème. Conservez les poubelles à l’abri des regards. Lorsqu’il fait beau, faites en sorte que le gazon soit toujours tondu et nettoyez les parterres fleuris.
  5. Si vous avez des unités vacantes, prenez des mesures raisonnables pour les rendre attrayantes. Faites la promotion de votre coopérative sur Internet, soulignez les caractéristiques intéressantes lorsque vous montrez les unités et assurez-vous que votre processus d’approbation des nouveaux membres se déroule rapidement et sans heurts. Ne négligez toutefois par les vérifications de crédit ou n’acceptez pas de candidats ayant de mauvaises références.
  6. Si votre coopérative n’interdit pas déjà les arrérages des administrateurs, adjoutez cette disposition à vos règles ou règlements.
  7. Prenez des mesures le plus tôt possible si un ménage accuse un retard de remboursement et mettez toute votre énergie pour récupérer anciens arrérages.
  8. Si vous ne le faites pas déjà, faites appel à une agence de recouvrement si une personne déménage sans avoir réglé ses dettes.
  9. Pour ce qui est des coopératives relevant de l’article 95, si vous complétez les subventions provenant de la SCHL avec vos propres fonds, faites en sorte de réduire vos dépenses.

Votre gestionnaire des relations peut vous aider à mettre ces changements en œuvre. Ce sera certainement difficile, mais votre coopérative en vaut la peine.