Bulletins électroniques

Juillet 2016

RAPPEL : échéance du 2 août 2016

Le programme de Réparation ou rénovation 2016 de la SCHL signifie de nouvelles subventions pour les projets immobiliers prêts à être entrepris dans les trois mois suivant l’approbation. La date d’échéance pour faire une demande est le 2 août 2016.

Qui est admissible?

Les coopératives d’habitation ayant un accord d’exploitation en vigueur avec la SCHL.

Quels types de projets sont financés?

En premier lieu, les projets touchant la santé et la sécurité. Les améliorations écologiques. Les travaux sur l’enveloppe des bâtiments, ainsi que sur les systèmes mécaniques, électriques ou de ventilation. Vous pouvez décrire votre projet de façon brève et non technique. (« Nous devons remplacer nos fenêtres, à cause des infiltrations d’eau. »)

Comment faire une demande?

Remplissez le formulaire de demande et envoyez-le par courriel àSHrenoretroLS@schl.ca pour vous assurer qu’il arrive à temps. Si une ligne n’est pas remplie, votre demande pourrait être refusée.

Devons-nous envoyer des documents justificatifs en même temps?

Une évaluation de l’état du bâtiment ou une étude énergétique peut bien appuyer votre demande de financement. Si vous n’avez pas de rapport à jour, vous pouvez en demander un et l’envoyer plus tard.

Est-ce que notre gestionnaire peut signer la demande?

Non. La demande n’a pas à être approuvée lors une réunion du conseil, mais elle doit être signée par trois membres du conseil; ceux-ci n’ont pas besoin d’être les signataires autorisés de votre coopérative.

Qui peut nous aider à remplir le formulaire de demande?

Demandez à votre gestionnaire immobilier s’il peut le faire. Votre gestionnaire de relations connaît votre numéro de référence de la SCHL et le numéro de phase de votre coopérative (les deux sont nécessaires).

Si vous demeurez en C.-B., la CHF BC peut préparer et soumettre votre formulaire de demande pour une somme modique, laquelle pourrait être remboursée. Envoyez un courriel à l’adressemembers@chf.bc.ca ou appelez Patrick O’Brien au numéro 604 343-2357 dès maintenant. Les coopératives de Toronto peuvent s’adresser à la CHFT afin d’obtenir de l’aide pour remplir et soumettre le formulaire sans frais. Dans le reste du Canada, Dave Spackman de la FHCC (numéro sans frais : 1 888 314-9015) vous aidera sans frais ou contre une somme modique, selon le temps nécessaire à la demande. Certaines autres fédérations peuvent également aider leurs membres à remplir le formulaire.

Sur quelle base les demandes sont-elles évaluées?

La SCHL examinera les besoins, la gouvernance, le respect des accords d’exploitation et des ententes de sauvetage, ainsi que la capacité à réaliser et à facturer les travaux au plus tard le 31 mars 2018.

Quelle est la conséquence si nous ne sommes pas en conformité avec l’un de nos accords avec la SCHL?

Vous devez être en parfaite conformité pour être admissible à une subvention. Votre gestionnaire des relations peut vous dire ce que vous devez faire pour être en conformité.

Veuillez commencer dès maintenant votre demande. Il serait dommage que vous ratiez cette occasion.

Juin 2016

Le coin vert : la FHCC appuie le programme de microsubventions coop durable

Rapport annuel 2015 de l’Agence : nous maintenons le cap

La fiche de rendement 2015 de l’Agence

La réalité est la même pour tout le monde

Le coin vert : la FHCC appuie le programme de microsubventions coop durable

Dans notre bulletin électronique de février, nous avons annoncé le lancement prochain du programme de microsubventions coop durable de l’Agence. Nous avons conseillé à nos client(e)s des coopératives de rester à l’affût de plus amples informations sur le processus de demande. Depuis lors, la FHCC a convenu que notre programme serait non seulement utile pour les clients de l’Agence, mais pour tous les membres de la Fédération. C’est pourquoi nous sommes heureux de vous annoncer que ce programme de subvention élargi ira de l’avant sous la bannière de la FHCC, qui en assurera aussi la gestion, pendant que l’Agence y jouera un rôle d’associé passif. Dans les années à venir, nous allons continuer à soutenir financièrement le programme, mais il profitera encore davantage de l’importante contribution de la FHCC. Prévoyez une annonce prochaine, et l’envoi d’un lien vers le formulaire de demande. Nous avons bon espoir que ces microsubventions encourageront les coopératives à faire un premier pas (suivis par de nombreux autres) vers une plus grande durabilité.

Rapport annuel 2015 de l’Agence : nous maintenons le cap

Notre rapport annuel est maintenant disponible dans les deux langues sur notre site web, de même qu’en deux formats : un fichier PDF à télécharger et une version animée, que vous prendrez plaisir à visionner. Jetez-y un coup d’œil.
Vous serez sans doute intéressés d’en savoir plus sur la vision d’avenir de notre directrice générale, Alexandra Wilson, et sur la performance de nos client(e)s des coopératives au cours de la dernière année. Nous avons également inclus quelques belles photos que nous ont envoyées certaines coopératives, sur lesquelles vous retrouverez quelques visages que vous connaissez peut-être.
Beaucoup d’entre vous ont grandement contribué à la réalisation des enquêtes sur la qualité de notre service à la clientèle dans les différents domaines. Nous avons inclus quelques-uns de vos commentaires. Nous vous remercions de nous aider ainsi à atteindre notre objectif d’amélioration continue.
Ce n’est pas encore Byzance, mais nous avons l’intention de maintenir le cap. Le courageux soutien de nos coopératives d’habitation saura sans aucun doute nous mener à bon port.

La fiche de rendement 2015 de l’Agence 

La fiche de rendement annuelle est un résumé succinct de nos réussites dans le domaine du service à la clientèle et de ce qu’il faudra améliorer. Elle se fonde sur les normes de service établies par notre conseil d’administration et publiées sur notre site Web.

 

La réalité est la même pour tout le monde

Il semble que les conseils de copropriété (strata council) et les conseils d’administration des immeubles en copropriété font bien souvent les mêmes erreurs que celles que commettent les conseils d’administration de certaines coopératives. Le Vancouver Sun rapportait qu’en Colombie-Britannique, jusqu’à 40 à 50% des conseils de copropriété n’obtiennent pas comme ils devraient le faire les rapports d’amortissement. Ces rapports sont connus dans les milieux coopératifs sous le nom d’évaluation de l’état du bâtiment. Même lorsqu’ils ont en main un tel rapport, ils fixent souvent des frais mensuels trop bas pour financer l’entretien des éléments communs de l’immeuble et pour assurer l’existence d’un fonds d’urgence suffisamment important Bien que les logements s’en trouvent temporairement plus abordables, les propriétaires, tout comme les membres des coopératives, devront tout de même payer ces coûts le moment venu. Dans le cas des condos et des titres de copropriété (strata), ces paiements se font non seulement par l’augmentation des frais mensuels, mais aussi par le biais d’évaluations spéciales, qui entraînent de redoutables paiements forfaitaires de plusieurs milliers de dollars.
Certains conseils de copropriété et certaines sociétés de condominiums pensent que les évaluations de l’état du bâtiment, qui coûtent en général bien en deçà de 10 000 $, sont trop onéreuses. D’autres font fi du bien commun et n’ont en tête que leurs seules finances personnelles à court terme.
Des reportages comme celui-ci devraient rappeler à tous que devenir propriétaire n’est en aucun cas un moyen d’échapper aux problèmes des bâtiments. Comme propriétaires ou membres d’une coopérative, nous devons tous nous rappeler qu’un bâtiment commencera à se détériorer dès le moment de son achèvement. Un entretien constant et le remplacement des immobilisations en temps opportun sont les seuls moyens de remédier à sa dégradation.
Parce que de nombreux bâtiments détenus par des coopératives ont été construits à peu de frais, il est encore plus important pour les conseils d’administration de prendre grand soin de la santé physique de leurs propriétés. Les mises à niveau des matériaux, qui permettront de faire épargner de l’argent à long terme à la coop, devraient être vues comme des mesures d’économie, à condition que des sommes suffisantes aient été mises de côté, année après année, pour en couvrir les coûts.
Beaucoup de coopératives le font déjà. L’Agence est d’avis que vous donnez ainsi un exemple que les sociétés de copropriété (strata) auraient avantage à suivre. Peut-être que tout cela pourrait faire l’objet d’un article dans un prochain numéro du Vancouver Sun!

Février 2016

Une nouvelle approche au remboursement de subventions

Des renseignements qui valent la peine d’être payés

Le coin vert : la microsubvention coop durable

Des membres qui comprennent

 

Une nouvelle approche au remboursement de subventions

Les coopératives visées par l’article 95 sont bien au courant que leur réserve de subventions excédentaires ne peut pas dépasser 500 $ par unité plus les intérêts. Tout montant excédentaire doit être retourné à la SCHL. Nos clients sont occupés et certains trouvent que le processus de remboursement est un embêtement. C’est particulièrement difficile pour les coopératives rendues à la fin de leur accord d’exploitation.
L’Agence est heureuse d’annoncer qu’à compter du 1er mars 2016, les coopératives visées par l’article 95 qui doivent à la SCHL de l’aide assujettie à un contrôle du revenu (AACR) commenceront à bénéficier d’un processus simplifié. Après cette date, ces clients n’auront plus à retourner les subventions excédentaires au moyen d’un chèque de remboursement. Les remboursements de l’AACR seront plutôt déduits des futurs versements de subvention, ce qui fera économiser du temps et évitera des désagréments pour tous les gens concernés.

 

Des renseignements qui valent la peine d’être payés 

À présent, tous les clients de l’Agence savent que nous les encourageons à investir dans une évaluation de l’état du bâtiment ou à la mettre à jour. Si vous procédez à un refinancement, votre coopérative aura également besoin d’une évaluation environnementale et d’une évaluation de la valeur de la propriété provenant d’une société acceptable pour le prêteur avec lequel vous faites affaire. Vous ne savez peut-être pas que vous pouvez compter sur l’Agence pour vous fournir une approbation si vous souhaitez payer ces études à même votre réserve de remplacement des immobilisations, en supposant qu’elle est assez importante.
Si votre réserve ne suffit pas, vous pouvez payer pour ces études au moyen du prêt pour lequel vous faites une demande, pourvu que vous les inscriviez parmi les éléments que votre coopérative souhaite financer.
Notez que même si vous financez ces études au moyen de votre nouveau prêt, la dépense apparaîtra dans votre état des résultats de l’année en tant que dépense d’exploitation.

Le coin vert : générer une durabilité

Est-ce que votre coopérative prend le virage vert? Souhaitez-vous établir un potager communautaire ou installer des réservoirs d’eau de pluie? Cherchez-vous à économiser sur vos frais d’électricité en mettant à niveau des appareils d’éclairage? Songez-vous à installer des panneaux solaires ou un potager sur le toit de votre immeuble d’habitation? Est-ce qu’un peu plus d’argent vous aiderait à aller de l’avant avec ces idées?
L’Agence des coopératives d’habitation lance un programme de microsubvention coop durable pour financer les petits projets (entre 500 $ et 5 000 $) qui visent à réduire les gaz à effet de serre, à améliorer la qualité de l’air et de l’eau ou à aider les clients de l’Agence à protéger l’environnement d’autres façons.
Étant donné que le personnel de l’Agence utilise l’automobile pour se rendre aux réunions des coopératives et qu’il voyage dans le pays en avion, train et automobile, nous générons notre part de gaz à effet de serre. Afin de compenser ces émissions, nous mettons de côté des fonds de compensation des émissions de carbone depuis plusieurs années.
Plusieurs organismes compensent les déplacements de leur personnel en achetant des crédits de compensation des émissions de carbone certifiés auprès d’organisations tierces. Avec ce même objectif en tête, nous avons décidé d’adopter une approche différente. Nous avons plutôt créé un programme de subventions pour appuyer les petites initiatives écologiquement durables. Nous espérons inspirer nos clients à semer les graines de la durabilité qui un jour produiront une grande forêt.
Nous avons préparé un processus de demande de subvention et de présentation de rapport tellement simple qu’aucune coopérative ne pourra dire qu’elle n’a pas le temps de faire une demande. Les demandes admissibles seront financées sur la base du premier arrivé, premier servi, alors commencez à discuter de vos idées maintenant afin de tout mettre en ordre. Restez à l’affût pour découvrir comment présenter votre demande de subvention.

 

Des membres qui comprennent vraiment

Nous avons appris de vos commentaires que plusieurs coopératives ne partagent pas leurs états financiers en langage simple avec leurs membres. Nous vous demandé pour quelle raison, puisque l’Agence a instauré ce service pour aider vos membres à avoir une meilleure compréhension des états financiers de leur coopérative. Les réponses varient. Certains conseils d’administration n’y ont simplement pas pensé. D’autres disent qu’il y a « trop de paperasse », mais les coopératives munies du bon équipement peuvent projeter les états financiers durant leur assemblée annuelle sans utiliser de papier.
L’obstacle le plus important semble être que les états financiers en langage simple ne sont pas toujours disponibles aux coopératives à temps pour leur assemblée annuelle. C’est un vrai problème en Colombie-Britannique, où l’assemblée annuelle doit se tenir dans les quatre mois de la fin de l’exercice financier de la coopérative.
L’Agence peut vous aider si nous recevons la déclaration annuelle de renseignements de votre coopérative et les documents justificatifs au moins un mois avant la date de votre AGA. Cela nous laisse du temps pour confirmer tous les chiffres. Dès que nous vous informons que nous avons accepté votre déclaration, vous pouvez aller en ligne et télécharger vos états financiers en langage simple.
Certaines coopératives croient que les états financiers vérifiés ne deviennent
« officiels » que lorsqu’ils sont approuvés par les membres à l’assemblée annuelle et tant qu’ils ne sont pas « officiels », ils ne devraient pas être remis à l’Agence. En fait, en vertu de toutes les lois provinciales régissant les coopératives au Canada, il est de la responsabilité du conseil d’administration d’approuver les états financiers et de les présenter aux membres. Le rôle des membres, du point de vue juridique, est de recevoir les états financiers et non de les approuver. Une fois que le conseil d’administration a adopté les états financiers vérifiés et que deux administrateurs les ont signés, ils sont suffisamment officiels pour l’Agence!
Envoyez-nous-les à temps avec le reste de votre soumission de la DAR, et vous aurez les états financiers en langage simple à présenter à votre assemblée annuelle avec vos états financiers vérifiés. Quel est l’objectif? Avoir des membres qui comprennent vraiment la situation financière de leur coopérative et ses résultats. Il s’agit d’une priorité pour un mouvement qui prend ses membres au sérieux.

Avril 2015

Les avantages d’un dépôt hâtif des rapports financiers
Efforts climatiques : la certification Climate Smart
Pour marquer des points dans la famille coopérative
Des changements aux programmes pour coopératives d’habitation

Les avantages d’un dépôt hâtif des rapports financiers

Nous avons appris par les commentaires des clients que de nombreuses coopératives ne partageaient pas leurs rapports financiers simplifiés avec leurs membres. Étant donné que l’Agence a mis sur pied ce service pour aider les membres à mieux comprendre les états financiers de leur coopérative, nous avons demandé aux coopératives concernées pourquoi elles ne s’en servaient pas. Les réponses étaient diversifiées. Certains conseils d’administration n’y avaient simplement pas pensé. D’autres nous ont dit que cela représentait trop de paperasse; or, avec l’équipement approprié, les coopératives pourraient projeter leurs rapports financiers lors de leur assemblée annuelle pour permettre à tous d’en prendre connaissance.

Le plus grand obstacle semble toutefois être le fait que les rapports simplifiés ne parviennent pas toujours à la coopérative à temps pour l’assemblée annuelle. Le problème est bien réel en Colombie-Britannique, où l’assemblée annuelle doit avoir lieu dans les quatre mois suivant la fin de l’exercice financier de la coopérative. L’Agence peut aider en cela si elle reçoit les déclarations annuelles de renseignements de votre coopérative (et les documents à l’appui) au moins un mois avant la date de votre AGA. Cela nous donne le temps de confirmer tous les chiffres, de produire le rapport et de l’afficher à votre attention sur notre site Web afin que vous puissiez l’y télécharger.

Certaines coopératives croient que les états financiers audités ne deviennent « officiels » qu’après avoir été approuvés par les membres à l’assemblée annuelle – et que, dans l’intervalle, ils ne devraient pas être présentés à l’Agence. En réalité, toutes les lois provinciales canadiennes sur les coopératives stipulent que le conseil d’administration a la responsabilité d’approuver les états financiers et de les présenter aux membres. Selon la loi, le rôle des membres est de recevoir les états financiers, non pas de les approuver. Une fois que le conseil a adopté les états audités et que deux administrateurs les ont signés, ils deviennent officiels pour l’Agence!

Faites-nous-les parvenir à temps, avec le reste de votre DAR, et vous aurez un rapport financier simple et clair à présenter à votre assemblée annuelle de pair avec vos états financiers audités. L’objectif? Des membres qui comprennent vraiment la situation financière de leur coopérative. C’est une priorité pour un mouvement qui prend ses membres au sérieux.

Efforts climatiques : la certification Climate Smart

Nous supposons que nos clients entendent beaucoup le personnel de l’Agence leur parler d’économie d’énergie et d’eau pour réduire les coûts et protéger l’environnement. Par souci d’équité, il nous paraît juste d’examiner ce que l’Agence a fait à cet égard et de vous laisser juger par vous-mêmes si nos gestes accompagnent nos paroles. Voici donc un petit bilan des actions que nous avons entreprises.

L’Agence a embauché une coopérative de travailleurs, Sustainability Solutions Group, pour en savoir plus sur son empreinte carbone. Depuis le début de nos activités en 2006, nous avons pris diverses mesures pour limiter notre utilisation des ressources naturelles.

Nous avons adopté des pratiques de gestion de bureau écologiques, notamment

  • l’utilisation de papier certifié Forest Stewardship Council (FSC) pour l’ensemble des imprimantes et photocopieurs;
  • l’économie de centaines de milliers de feuilles de papier et la réduction des déplacements grâce à l’utilisation de fichiers et de communications électroniques, y compris
    • la pratique de vidéoconférences pour les réunions entre bureaux;
    • l’élimination de l’usage de bouteilles de plastique par l’installation d’un système d’eau potable filtrée;
    • la mise sur pied de programmes de compostage dans les bureaux;
    • l’installation de bacs de recyclage à chacun des postes de travail;
    • la formation de tous les nouveaux employés sur la question du développement durable;
    • l’achat de produits écologiques et socialement éthiques auprès de coopératives;
    • le recyclage d’ordinateurs, de portables et d’autres équipements – après les avoir abondamment utilisés – par l’entremise d’un tiers respectueux de l’environnement.

Nous prenons également note de la manière dont nos employés se rendent à nos bureaux et nous les encourageons à se déplacer à pied, à vélo ou par les transports en commun. Nos plus grandes économies sont attribuables au fait que nous ayons tenu davantage de réunions par vidéoconférence et que notre personnel ait pris le train, toutes les fois qu’il pouvait le faire, plutôt que la voiture et l’avion. À ce jour, nous avons réduit de 56 % nos émissions provenant de véhicules de transport. L’ensemble de ces mesures nous a permis de faire passer les équivalents de dioxyde de carbone produits par l’Agence de 212 tonnes en 2008 à 121 tonnes en 2013.

En 2013, nous avons obtenu la certification Climate Smart, imitant ainsi d’autres organisations telles que Van Houtte, Zipcar Vancouver et notre partenaire sectoriel, la Co-operative Housing Federation of BC (CHFBC). Nous planifions de nouvelles initiatives en 2015 pour compenser écologiquement nos émissions. Nous vous tiendrons au courant.

Pour marquer des points dans la famille coopérative

Coup de circuit, le site Web de l’étalonnage et des pratiques exemplaires de l’Agence, a maintenant ses premières vidéos en anglais et en français, qui vous montrent comment fouiller pour trouver de l’information des plus intéressantes sur votre coopérative et d’autres encore.

Vous trouverez ces vidéos sur la page d’accueil du site, sous Quoi de neuf. Une voix calme et apaisante vous guidera dans le site Web, à commencer par l’ouverture de session pour voir votre tableau de bord. (Vous pourriez être tentés de réentendre cette voix lors d’une journée grise ou stressante tant son effet est réconfortant.) Elle vous expliquera clairement les quelques étapes à franchir pour comparer votre coopérative avec divers groupes de pairs.

Avec ces instructions, vous trouverez qu’il est facile de choisir votre groupe de pairs, par exemple toutes les coopératives de votre ville ou province. Après avoir visionné ce tutoriel, vous parviendrez sans difficulté à évaluer votre coopérative sur une échelle de 16 mesures de rendement différentes. Vous voulez en savoir plus? Inscrivez-vous à un atelier sur Coup de circuit auprès de votre fédération locale.

Des changements aux programmes pour coopératives d’habitation

Les coopératives d’habitation régies par un programme fédéral ont eu à digérer quelques mauvaises nouvelles qui pourraient compromettre leur accessibilité physique.

Pendant de nombreuses années, les coopératives ont compté sur le Programme d’aide à la remise en état des logements (PAREL) de la SCHL pour rénover et remettre en état leurs propriétés de manière à pouvoir soutenir l’indépendance des personnes qui y utilisent un fauteuil roulant ou d’autres appareils. Cependant, le PAREL relève maintenant des provinces, qui ont aussi la responsabilité de définir son contenu. Certaines provinces ont conservé le nom de l’ancien programme, mais pourraient avoir fait d’autres changements.

Le site Web de la SCHL compte une section qui montre les programmes de logement abordable offerts par chaque province du Canada, y compris avec un lien vers le site Web de la province. Prenez le temps de vérifier auprès de votre province si vous êtes admissibles à du financement dans le cadre de ces nouveaux programmes.

En Ontario, le programme est offert par l’entremise de 47 gestionnaires de services municipaux sous le nom « Rénovations Ontario ». Malheureusement, le ministère ontarien des Affaires municipales et du Logement a décidé que les coopératives d’habitation ne peuvent pas demander les subventions connexes.

Cette perte d’accès au financement fait obstacle à l’offre de services aux personnes ayant des besoins spéciaux à un moment où le gouvernement de l’Ontario considère l’amélioration de l’accessibilité comme une priorité.

Mai 2014

Qu’arriverait-il en cas d’incendie?
Comment éviter la fraude
Le coin vert : la voie durable
La SCHL évalue l’Agence en vous consultant
Subventions et remises pour l’efficacité énergétique

Qu’arriverait-il en cas d’incendie?

Les lecteurs qui nous suivent depuis longtemps trouvent peut-être que nous parlons sans cesse d’incendies. C’est sans doute parce que le feu est dévastateur et que nous tenons à ce que nos clients et leurs membres restent vivants et prospères. Alors voici notre question : votre coopérative a-t-elle un plan de sécurité-incendie? L’Agence recommande à toutes les coopératives d’élaborer un tel plan, à moins qu’elles ne comprennent que des maisons en rangée.

Dans beaucoup de municipalités, les immeubles de quatre étages ou plus, munies d’un système d’alarme-incendie ou dont les sorties sont partagées par cinq logements ou plus doivent être assujettis à un plan de sécurité-incendie. Si vous entreprenez des travaux de rénovation majeurs, votre municipalité pourrait vous surprendre en refusant d’accorder un permis d’occuper à votre coopérative à moins qu’elle ne se dote d’un plan de sécurité-incendie acceptable.

Que doit comprendre un tel plan? Consultez le site Web de votre municipalité pour vous renseigner sur la réglementation locale. La plupart des plans de sécurité-incendie ont cependant certains éléments en commun. Votre coopérative devra sans doute désigner un membre du personnel ou un bénévole pour agir à titre de directeur de la sécurité-incendie et prendre en charge les tâches reliées à ce poste. (En général, le directeur de la sécurité-incendie assume certaines responsabilités associées à la propriété, sans nécessairement y habiter.)

Le directeur de la sécurité-incendie doit faire en sorte que la direction et les résidents connaissent les consignes de prévention des incendies et sachent comment sortir de leur immeuble. Il doit en outre veiller à l’entretien du matériel de protection et de lutte contre les incendies. (Tout le matériel, y compris les tuyaux, les extincteurs et le système d’alarme, font l’objet d’un calendrier d’entretien que votre coopérative doit établir et suivre.) Le directeur de la sécurité-incendie ou son adjoint doit également veiller à ce que le service d’incendie soit alerté en cas d’urgence, une consigne qui semble évidente jusqu’à ce qu’une urgence se présente et que chacun tienne pour acquis que quelqu’un d’autre a alerté les pompiers. Enfin, en situation d’urgence, le directeur de la sécurité-incendie ou son adjoint assure la communication avec les pompiers, notamment en leur signalant les unités dont les résidents ont besoin d’aide pour évacuer les lieux.

Pour déterminer les mesures à prendre, vérifiez auprès du service d’incendie de votre municipalité. Les règles peuvent changer à l’occasion, et la plupart des employés du service d’incendie apprécieront la bonne volonté de votre coopérative, même si elle doit se rattraper sur certains points.

Comment éviter la fraude

Sans trop mentionner ce terme maudit, l’Agence a déjà traité de la fraude dans ses Questions et réponses sur l’assurance (« Qu’est-ce que l’assurance détournement et vol (assurance détournements – garantie collective restreinte)? ») Personne n’aime penser à la fraude, puisqu’elle signifie que des personnes à qui on faisait confiance ont trahi leur coopérative. Pourtant, la fraude existe bel et bien, souvent lorsqu’un bénévole ou un employé assume plus que sa part du travail depuis longtemps.

La fraude donne une dure leçon aux victimes, que ce soit le conseil d’administration, les membres ou le personnel de la coopérative, leur donnant parfois l’impression qu’ils ne pourront jamais plus faire confiance à quelqu’un.

La meilleure façon de faire en sorte que votre coopérative ne se trouve jamais dans cette situation est de mettre en place des mesures de contrôle normalisées. Ces mesures protégeront l’argent de votre coopérative. En plus, comme il s’agit de pratiques normales au sein des coopératives bien administrées, elles ne visent personne en particulier. (Si quelqu’un s’y oppose, il y a peut-être lieu d’enquêter de plus près!)

Le site Web de la FHCC explique clairement les mesures de contrôle interne. Voici quelques points saillants de ces explications :

  • Évitez à tout prix l’argent liquide.
    • Ne permettez pas aux membres de payer leur loyer en liquide. Idéalement, procédez par prélèvement automatique. À défaut, n’acceptez que des chèques (ou des mandats pour les membres qui ont déjà donné des chèques sans provision). Envisagez l’acquisition d’un terminal point de vente que vous garderez dans le bureau de la coopérative pour enregistrer le dépôt de garantie des nouveaux membres ou le paiement des arriérés.
    • Si possible, instaurez un système à base de cartes pour la buanderie. Si vous devez utiliser de la monnaie, évitez de la faire compter par une seule personne, ou par plusieurs personnes de la même famille. Variez souvent les équipes de compteurs.
    • Gardez le moins d’argent possible dans la petite caisse. Réservez ces fonds pour les achats mineurs. Si votre coopérative a besoin d’un fonds de petite caisse important, elle a des problèmes de planification. Il vous faudra peut-être ouvrir un compte chez un ou plusieurs fournisseurs qui acceptent le paiement par chèque.
  • Tous les chèques doivent porter deux signatures. N’essayez jamais de « gagner du temps » en signant des formules de chèque d’avance.
  • Les signataires autorisés doivent examiner les chèques attentivement avant de les signer, en vérifiant que chacun s’accompagne d’une facture ou d’une autre pièce justificative.
    La personne responsable de la comptabilité ne peut être signataire des chèques.
  • Assurez le suivi des arriérés sans tarder. Il est arrivé qu’un employé d’une coopérative empoche des loyers tout en invoquant le retard de paiement d’un membre pour équilibrer les comptes.

Pour en savoir plus sur les mesures de contrôle interne (en anglais seulement), visitez le site Web de la FHCC.

Enfin, pour vous protéger davantage, vous pouvez vous procurer une assurance détournement et vol. Vous trouverez plus de détails à ce sujet dans les Questions et réponses sur l’assurance, mentionnées plus tôt. Si vous confiez la gestion de votre coopérative à un sous-traitant, vérifiez que cette entreprise est correctement assurée. (Nos questions et réponses abordent aussi ce sujet.) Comme toute assurance, on espère ne jamais en avoir besoin, mais si elle s’avère nécessaire, elle profitera grandement à votre coopérative.

Le coin vert : la voie durable

Les changements climatiques ont déjà commencé à provoquer des catastrophes dans les villes canadiennes. En 2013, Calgary et Toronto ont toutes deux souffert de phénomènes climatiques exceptionnels qui ont mis à l’épreuve l’infrastructure locale et infligé de coûteux dommages aux résidences, sans parler de la hausse des frais d’assurance qui s’ensuit. Or, tout indique que ce genre de phénomène deviendra de plus en plus courant dans les années à venir.

En quoi les coopératives et leurs membres peuvent-ils faire partie de la solution? Comme vous le verrez dans un de nos prochains bulletins électroniques, le Web regorge de renseignements sur les questions environnementales. La trousse d’outils (en anglais seulement) de la FHCC propose des idées pratiques et claires pour aider votre coopérative à adopter de nouvelles mesures favorables à la durabilité.

Le bulletin électronique de l’Agence attirera occasionnellement votre attention sur certaines sections de cette trousse d’outils, de manière à diffuser l’information le plus largement possible dans le milieu des coopératives. La première section, intitulée « Sustainable living, the co operative way » (en anglais seulement), donne le ton en situant le contexte de la durabilité et de l’importance qu’elle devrait avoir pour nous. Veuillez prendre le temps de la lire, de même que les articles qui suivront, et d’en discuter avec les membres de votre coopérative. Si votre coopérative est déjà engagée dans ce sens, bravo! Nous espérons vous aider à continuer sur la bonne voie.

La SCHL évalue l’Agence en vous consultant

L’Agence fait rapport à la SCHL chaque trimestre, en plus de lui soumettre un rapport annuel et de payer chaque année un vérificateur qui évalue sa conformité à l’accord de service. (Apparemment, tout va bien.) En outre, la SCHL prévoit actuellement une évaluation spéciale de notre rendement qui mettra votre coopérative à contribution.

Il semble que la SCHL inspectera une centaine de propriétés appartenant à nos clients et que 250 clients pourraient être appelés à remplir un sondage. Votre coopérative doit donc s’attendre à recevoir un message, directement de la SCHL, qui vous expliquera votre rôle dans ce processus.

Certains d’entre vous se souviennent peut-être que tous les trois ans, l’Agence embauche une tierce partie pour jauger la satisfaction de ses clients à l’égard de ses services. Comme le dernier sondage remonte à 2011, le prochain devrait avoir lieu bientôt. Cependant, pour éviter de surcharger des coopératives déjà très affairées, l’Agence a décidé d’attendre que la SCHL ait terminé son évaluation pour mener son propre sondage.

Subventions et remises pour l’efficacité énergétique

Bien que cet article concerne la Colombie-Britannique, le premier paragraphe peut intéresser les coopératives de tout le pays : vérifiez de temps en temps auprès de votre municipalité, des services publics de votre localité ou de votre fédération s’il existe des programmes de remise ou de mesures incitatives susceptibles d’aider votre coopérative à épargner des frais de consommation d’énergie. Ces programmes ont souvent une durée très limitée, parfois seulement quelques mois. Si votre personnel est trop occupé ou si votre coopérative n’emploie que des bénévoles, assignez la tâche de vérifier les subventions offertes à l’administrateur le plus intéressé à l’environnement ou aux économies que votre coopérative peut réaliser.

Les coopératives de la Colombie-Britannique qui ne connaissent pas déjà les ressources suivantes (en anglais seulement) ont avantage à conserver ce paragraphe pour les nombreux liens qu’il contient. Commencez par visiter le nouveau site du bureau de la protection des propriétaires (Homeowner Protection Office, HPO) de BC Housing. BC Hydro et la société gazière FortisBC ont offert des subventions et des programmes de remise qui conviennent bien aux coopératives d’habitation. Signalons en particulier le programme de conception d’éclairage écoénergétique de BC Hydro, compatible avec la rénovation majeure de collectifs d’habitation, y compris les coopératives. (En outre, les membres qui obtiennent une subvention peuvent être admissibles à l’obtention d’une trousse d’économie d’énergie gratuite.) Enfin, ne manquez pas de communiquer avec le Recycling Council of BC si vous voulez vous débarrasser d’objets indésirables d’une façon écologique. Pour garder votre coopérative en santé, pensez vert. Ce ne sont pas des salades.

 

Décembre 2013

Recueillir vos documents, documenter votre coopérative
L’innovation et l’innovatrice
La sécurité de trois façons

Recueillir vos documents, documenter votre coopérative

La présente note se veut le suivi d’un article dans notre dernier bulletin électronique concernant la sauvegarde et l’entreposage sécuritaire des documents et messages importants. Nous constatons que plusieurs coopératives n’ont pas facilement accès aux documents techniques précieux, tels que les plans du site, les dessins conformes à l’exécution, les dessins d’installation de l’électricité et de la plomberie, l’évaluation de la condition du bâtiment et autres études. Ces documents seront très utiles lorsque votre coopérative nécessitera des réparations importantes.

Les documents juridiques, tels que les accords d’exploitation, les conventions de bail, les ententes de plan de sauvetage et les ententes de gestion immobilière, peuvent aussi être perdus. Vous aurez besoin de ces documents, ou du moins certains d’entre eux, si votre coopérative décide d’emprunter de l’argent pour investir dans votre propriété. (Vous pouvez obtenir vos ententes avec la SCHL auprès de votre gestionnaire des relations.)

Si vous ne savez pas où les trouver, il n’est pas inutile de chercher à travers les dossiers et les boîtes d’entreposage peu utilisés, ou dans les cas des coopératives gérées par des bénévoles, de demander aux plus anciens membres du comité d’entretien et aux anciens présidents s’ils peuvent vous aider. À mesure que vous récupérez ces documents, dédiez un endroit particulier du bureau de votre coopérative pour les entreposer ensemble.

Si votre coopérative ne dispose pas d’un bureau, pourquoi ne pas créer un bureau virtuel grâce à un coffre-fort de postel, moyennant de faibles frais annuels? Vous auriez d’abord besoin de numériser les documents, puis de mettre en place une politique afin que votre coopérative ne perde pas la trace de cet entreposage dans quelques années.

L’innovation et l’innovatrice

La Fédération de l’habitation coopérative du Canada (FHCC) a une organisation sœur aux États-Unis, qui s’appelle la National Association of Housing Co-operatives (NAHC). Récemment, la NAHC a instauré un prix d’envergure internationale pour rendre hommage à l’innovation et à son incidence dans la création et la préservation des coopératives d’habitation.

Alexandra Wilson, la directrice générale de l’Agence, s’est distinguée à titre de deuxième récipiendaire, et est devenue le premier individu à recevoir le prix. Tôt dans sa carrière, elle a joué un rôle de premier plan en luttant contre les tentatives de transformation en condominiums du complexe historique d’habitations cité-jardin, qui est devenu la Bain Apartments Co-operative. Elle faisait partie de l’équipe de bénévoles créatifs qui a obtenu un troisième programme fédéral d’habitation coopérative, grâce au prêt hypothécaire indexé novateur, d’un gouvernement réticent. En tant que directrice générale de la FHCC, elle a supervisé la compagne efficace qui a obtenu le soutien pour la création d’une nouvelle agence, laquelle a pris en charge la plupart des tâches de la SCHL dans la gestion des programmes d’habitation coopérative, tout en puisant dans sa grande compréhension du secteur des coopératives. L’Agence n’a pas uniquement assuré que les coopératives respectent leurs ententes avec la SCHL et remboursent leurs hypothèques, mais elle les aide et encourage leur fonctionnement efficace afin qu’elles soient des entreprises viables pour des années à venir.

En réponse à cette reconnaissance, Mme Wilson a déclaré à la NAHC :

Nous avons remarqué qu’en adoptant des procédés techniques, des médias et des outils contemporains, les fonctions de supervision et de présentation de l’information par les coopératives pourraient être élargies pour inclure des services à valeur ajoutée. Ces services impliqueraient la collecte électronique de données auprès des coopératives d’habitation, et leur retour dans un langage et un format que les coopératives pourraient comprendre. Avec les conseils de notre personnel spécialisé, nos rapports aideraient les coopératives à renforcer leurs activités et à améliorer leur rendement.

En acceptant cet honneur au nom de toute l’Agence, elle a généreusement remercié son « équipe de rêve » pour l’avoir aidé à construire une organisation qui était basée sur le risque, fondée sur les données et axée sur la clientèle.

Les clients de l’Agence méritent aussi des remerciements et des félicitations pour leur participation à la mise sur pied de l’Agence et pour leur adoption de nouvelles façons de penser et d’agir dans leur travail avec l’Agence au cours des sept dernières années.

La sécurité de trois façons

Chaque coopérative doit entreprendre un projet de construction de temps à autre. Tandis que les coopératives qui délèguent l’entretien de leur propriété à d’autres se placent en situation de risque de manière importante, la construction apporte son lot de risques.

Une façon de protéger votre coopérative est de vous assurer que vous ne serez pas responsable si un travailleur embauché par la coopérative se blesse. Les règlements varient un peu d’une province à l’autre, mais le principe est le même. En Colombie-Britannique, la loi exige des entrepreneurs qu’ils offrent une indemnisation des accidentés du travail à leurs travailleurs par l’entremise de WorkSafeBC. Avant de signer un contrat, demandez à l’entreprise si elle possède cette couverture et si cette dernière est à jour. Vous pouvez le vérifier vous-même sur le site Web de WorkSafeBC. En Ontario, la loi est maintenant si contraignante que vous aurez besoin d’une copie du certificat de décharge pour les dossiers de votre coopérative avant que vous ne puissiez laisser quiconque travailler pour vous. Vous pouvez obtenir davantage de renseignements auprès de la Commission de la sécurité professionnelle et de l’assurance contre les accidents du travail (CSPAAT). En Alberta et à l’Île-du-Prince-Édouard, la Commission des accidents du travail assure les travailleurs contre les blessures et établit les règlements pour les employeurs.

Une deuxième façon de protéger votre coopérative concerne les permis de construction qui sont nécessaires pour la plupart des projets de rénovation. Habituellement votre entrepreneur ou gérant de projet fera une demande de permis au nom de la coopérative. Mais ne tenez rien pour acquis. Procédez à une vérification. Si le projet est trop petit pour employer un gérant de projet ou un entrepreneur général, vous pourriez avoir à demander le permis vous-même. Vous pouvez vous renseigner davantage à ce sujet grâce au lien suivant pour la Colombie-Britannique :http://www.safetyauthority.ca/permits-approvals. Les renseignements sont disponibles ici pour l’Alberta, ici pour l’Ontario et ici pour l’Île-du-Prince-Édouard.

La troisième question touchant la sécurité implique autant l’entretien que la construction. Elle concerne les aspects mécaniques de votre coopérative, en particulier pour les coopératives de style appartement, comme les ascenseurs, les chaudières et les raccords pour le gaz. Ceux-ci sont souvent régis par le gouvernement, mais la Colombie-Britannique possède un organisme indépendant autofinancé qui supervise l’installation et l’utilisation sécuritaires des systèmes techniques et du matériel. La Safety Authority de la Colombie-Britannique délivre des permis, des licences et des certificats, mais elle travaille aussi avec le secteur pour réduire les risques en matière de sécurité. Avant que votre coopérative ne soit confrontée à un accident ou même un incident, vous pouvez trouver icil’information sur ce qu’il faut faire et ne pas faire. (Pour l’Ontario, l’organisme de réglementation est la Technical Standards and Safety Authority. En Alberta, les renseignements sont disponibles auprès de Municipal Affairs. En raison du type de bâtiment des coopératives sur l’Île-du-Prince-Édouard, l’inspection des chaudières et des ascenseurs n’est pas une question de sécurité.)

Est-ce que le présent bulletin électronique était utile? Veuillez répondre à notre sondage minute pour faire connaître votre opinion.

 

Décembre 2013

Retrait de nos paroles sur les fonds de subventions excédentaires
La perte d’un message peut entraîner une histoire d’horreur
Exécution automatique
Les avantages du partenariat

Retrait de nos paroles sur les fonds de subventions excédentaires de l’article 95

Pendant quelques années, nous avons lancé le message à nos clients des programmes de l’art. 95  qu’ils feraient mieux d’utiliser leurs fonds de subventions excédentaires  pour aider les ménages à faibles revenus—ou de s’attendre à les perdre à l’échéance de leur accord d’exploitation.  Nous retirons officiellement nos paroles.

La SCHL a publié un communiqué à l’intention des coopératives de l’art. 95 (et sans but lucratif) pour leur annoncer qu’elles n’auraient plus à rembourser ces fonds à la fin de leur accord d’exploitation et au remboursement intégral de leur hypothèque. Aux termes de la SCHL,

À compter de maintenant, les fournisseurs de logements sociaux dont l’accord d’exploitation permet l’établissement d’un Fonds de subventions excédentaires (FSE) peuvent conserver les sommes recueillies dans ce fonds et s’en servir après l’échéance de leur accord. Ces sommes peuvent être utilisées pour continuer à réduire le coût des logements au profit des ménages à faible revenu qui vivent dans des logements sociaux, notamment les personnes seules, les familles, les aînés, les personnes handicapées et les Autochtones.

Une autre bonne nouvelle : les coopératives qui ont retourné les fonds à la fin de leur accord d’exploitation auront une surprise agréable. En effet, puisque la décision est rétroactive, leurs fonds leur seront retournés.

Jusqu’à maintenant, nous n’avons communiqué que l’information générale ci-dessus, mais nous savons que les coopératives de l’art. 95 peuvent s’attendre à recevoir une lettre de la SCHL leur donnant tous les détails. Nous remercions la SCHL de cette excellente décision.

Nous n’aimons pas toujours retirer nos paroles, mais cette fois, c’était très agréable.

La perte d’un message peut entraîner une histoire d’horreur

Il y a quelques années, le conseil d’une de nos coopératives clientes a consulté un avocat expert en coopératives en utilisant une adresse de courriel personnelle. Le conseil a reçu une réponse par le même canal pratique. L’avis juridique a constitué la base d’une décision financière importante de la coopérative. Cependant, avec le temps, les membres du conseil et du personnel ont été remplacés et on n’a pu retracer le dossier de la décision, à part les références dans les dossiers de l’Agence. Les conséquences financières de cet indicent se manifestent toujours et l’affaire pourrait mal finir. (Certains détails ont été modifiés pour protéger la confidentialité.)

Nous estimons que l’on peut tirer deux leçons de cet indicent :

  1. Il ne faut pas utiliser d’adresse courriel personnelle pour des communications importantes. Le grand nombre de services Internet gratuits facilite l’établissement d’une adresse courriel générale pour une coopérative. (Il faudra déterminer qui peut avoir accès au compte, la fréquence du changement du mot de passe, et les modalités de classement des dossiers, y compris le mot de passe—et peut-être à quoi doit servir l’adresse courriel.) Si les administrateurs utilisent leur adresse personnelle pour faciliter leur travail, ils pourront au moins faire parvenir une copie à l’adresse courriel de la coopérative.
  2. Assurez-vous de faire des doubles des documents importants, des décisions et des résultats de recherche, y compris les courriels. Parce que les bénévoles et le personnel changent, la bonne vieille méthode de papier, de l’imprimante et du cabinet sous clé sera votre alliée, même si on doit y laisser quelques arbres en échange. Une autre solution durable s’offre à vous, le coffre-fort de Postes Canada, à peu de frais.

N’oubliez pas ces deux conseils; les prochains membres du conseil et du personnel vous en remercieront. Et les membres de la coopérative aussi.

Exécution automatique : administrateurs avec arrérages

Les dossiers de l’Agence démontrent que, au dernier dénombrement, 125 clients de l’Agence ont mis des règlements en vigueur (C.-B.) ou une disposition (autres provinces) interdisant absolument aux membres ayant des arrérages de siéger au conseil. Nous tenons à féliciter ces coopératives d’avoir rehaussé leurs normes éthiques d’exploitation, tout en prenant des mesures qui améliorent leur rendement financier.

Dans le même ordre d’idée, l’Agence a peaufiné le modèle de langage qu’elle avait mis au point pour les coopératives qui souhaitent modifier leurs règles ou règlement à ce sujet. Notre formulation prévoit le retrait automatique du conseil d’un administrateur avec des arrérages, dès qu’un avis lui a été communiqué. Il en résulte un grand avantage pour les autres membres du conseil;  une fois cette décision adoptée par la coopérative, les autres administrateurs n’ont pas à subir le poids de la décision qui est préalablement fixée. Vous pouvez trouver le langage utilisé sur notre site Web accès aux clients sous la rubrique Ressources de l’Agence.

Les avantages du partenariat

Sur la même note joyeuse de ce cyberBulletin (presque) entièrement positif :

Nick Van Dyk, un de nos analystes, travaille dans le mouvement coopératif d’habitation depuis environ 40 ans. En tant qu’expert financier, Nick a constaté les intérêts indûment élevés sur les prêts de sauvetage des coopératives avec PHI qui étaient conservés par le Fonds de stabilisation fédéral des coopératives d’habitation. À la fermeture du Fonds, les prêts ont été repris par la SCHL.

Notre directrice générale Alexandra Wilson a signalé le problème à la SCHL et a demandé que la question soit examinée. La SCHL a conclu que le taux d’intérêt de 36 clients à qui l’on avait accordé des prêts à même le Fonds de stabilisation était trop élevé et qu’il devait être diminué à la date à laquelle les prêts avaient été repris par la SCHL. Par conséquent, 36 clients seront en mesure de rembourser leur prêt de sauvetage plus rapidement, à un coût d’intérêt moindre que ce qu’ils ou nous avions prévu. Nous remercions tout particulièrement la SCHL d’avoir écouté notre représentation et d’avoir agi au bénéfice de nos clients. Un véritable partenariat!

 

Août 2013

Impression en langage simple
Besoin d’un prix ou d’une soumission pour des travaux d’immobilisations? Consultez-nous d’abord
Utilisez-la ou perdez-la : Récupération d’une subvention inutilisée
Ne rien cacher au conseil
Exclusivement pour l’Ontario – Améliorations gratuites pour des économies d’énergie? Où doit-on s’inscrire?
Le Centre d’appels

Impression en langage simple

L’Agence a appris que les coopératives éprouvent un problème lorsqu’elles impriment les états financiers en langage simple.

Si vous recevez le bulletin électronique pour la première fois ou que vous êtes un nouveau membre de l’Agence, notez qu’elle produit les états financiers en langage simple en guise de service à ses clients. Nous prenons vos états financiers annuels vérifiés et les exprimons en langage courant facile à lire et à comprendre pour tous les membres. Vous pouvez les consulter sur le site Web des clients de l’Agence, protégé à l’aide d’un mot de passe afin que les renseignements financiers des coopératives demeurent confidentiels. Veuillez cliquer ici pour obtenir plus de détails.

Il semble que lorsque les coopératives accèdent à leurs états financiers en ligne et les impriment, une partie du contenu disparaisse. Vous pouvez résoudre ce problème en modifiant le réglage d’impression sur votre appareil au format paysage avant l’impression.

Notre personnel technique effectuera les changements au réglage par défaut mais, d’ici là, nous vous invitons à utiliser la méthode qui précède. Nous communiquerons avec vous dès que nous aurons réglé le problème. Nous espérons que cet inconvénient ne vous empêchera pas d’examiner vos états financiers en langage simple et de les communiquer à l’ensemble du conseil, à tous les membres et à quiconque souhaite les consulter au sein de votre coopérative.

Besoin d’un prix ou d’une soumission pour des travaux d’immobilisations? Consultez-nous d’abord

Le gestionnaire des relations de votre coopérative souhaiterait que vous communiquiez avec lui avant de demander des soumissions ou d’émettre une demande de propositions pour des réparations complexes.(On recommande de demander trois soumissions pour tous les projets, exception faite des petits projets).

Des cahiers des charges complets sont essentiels afin de s’assurer que les soumissions couvrent tous les aspects du travail et qu’elles portent toutes sur les mêmes choses. Nous pouvons vous aider avec des cahiers des charges prêts à utiliser que nous avons en dossier pour des travaux courants. Leur utilisation aidera votre coopérative et les soumissionnaires à avoir une compréhension commune du travail à accomplir. Si vous avez besoin d’un élément pour un projet d’immobilisations non standard, nous pouvons vous aider en vous fournissant des cahiers des charges personnalisés à un tarif visant à couvrir nos frais. Nous avons également un échantillon de dossier d’appel d’offres qui facilitera la tâche de rédaction d’un appel de propositions.

N’oubliez pas que vous pourriez devoir obtenir le consentement de l’Agence pour payer ce projet à l’aide de votre réserve pour le remplacement d’immobilisations. Sans permission, vous pouvez  utiliser la réserve de votre coopérative pour des éléments énumérés dans votre entente d’exploitation ou au cours des années où un plan d’immobilisations a été approuvé. Sinon, veuillez vous adresser à votre gestionnaire des relations. Vous obtiendrez une réponse rapide.

Si vous prévoyez régler votre projet à l’aide d’un prêt de sauvetage financier, vous devez définitivement communiquer avec nous avant de signer quoi que ce soit.

Utilisez-la ou perdez-la : Récupération d’une subvention inutilisée

Comme vous le savez, la S.C.H.L. offre mensuellement des sommes pour votre réserve de subventions. (Environ le quart des coopératives de l’article 95 complètent ces fonds avec ceux provenant de leurs propres recettes.) Certaines coopératives préfèrent conserver jusqu’à 500 $ par unité de ces fonds, soit le maximum permis, au cas où un membre aurait un besoin imprévu.

Lorsque votre entente d’exploitation prend fin, la subvention des frais de la S.C.H.L. pour vos membres à faible revenu prend également fin. À ce moment, la S.C.H.L. s’attend à ce que votre coopérative rembourse toute somme restante de votre subvention, soit vos fonds excédentaires, dont les intérêts non dépensés de ces fonds. C’est pourquoi, vous pourriez souhaiter réexaminer vos pratiques actuelles afin de constater si vous détenez des sommes dont vos membres pourraient tirer profit. À titre d’exemple, exigez-vous que les ménages à faible revenu déboursent une portion plus élevée de leur revenu que le minimum prévu à l’entente, soit 25 p. 100? L’aide est-elle accordée à tous les ménages dont le revenu donne droit à une subvention?

Pensez à ce que les administrateurs de votre coopérative éprouveraient s’ils devaient remettre l’argent inutilisé et utilisez-le à bon escient, comme prévu.

Ne rien cacher au conseil

Dans  notre dernier rapport annuel présenté à la S.C.H.L., l’Agence a fait remarquer, une fois de plus, que les arriérés en général sont  nettement plus élevés dans les coopératives où les administrateurs doivent de l’argent à la coopérative. En fait, les arriérés dans ces coopératives coûtent aux membres trois fois plus que dans les coopératives où les membres du conseil ne doivent rien.

Cette constatation peut sembler redondante, mais une nouvelle possibilité a vu le jour. Se pourrait-il que certains administrateurs ne règlent pas leurs arriérés parce que leurs collègues du conseil ne sont pas au courant qu’ils doivent de l’argent?

Dans les rapports présentés à certains conseils de coopératives, le nom et le numéro d’unité de la personne accusant un retard sont soigneusement occultés. De nombreuses coopératives ont adopté cette pratique parce qu’elles estiment, à tort, que les lois sur la protection de la vie privée ne permettent pas la divulgation des noms. Or, ce n’est pas le cas. Les lois prévoient que l’information sur la santé mentale d’un membre, par exemple, ne peut être connue publiquement sans le consentement du membre. Cependant, aucun consentement n’est nécessaire lorsque l’information est transmise sur le recouvrement d’une dette envers la coopérative. Étant donné que les conseils ont le devoir de veiller à ce que les membres paient leurs frais d’occupation, ils ont le droit de savoir qui doit de l’argent à la coopérative et quel est le montant dû. Ils ont également la liberté de présenter les faits aux membres si une décision d’expulsion pour cause d’arriérés est portée en appel.

De nombreuses coopératives ont décidé qu’aucune personne responsable d’un arriéré de paiement ne doit siéger au conseil. Si les administrateurs ne sont pas au courant qu’un de leurs membres n’est pas à jour et que le gestionnaire estime que son identité ne doit pas être divulguée, une norme éthique importante sera enfreinte à l’insu du conseil.

Il arrive parfois que les conseils de coopératives estiment qu’ils ne veulent pas connaître ces noms parce que cela pourrait porter atteinte à la réputation du membre en question. Cependant, cela pourrait-t-il être souhaitable dans une certaine mesure?

Exclusivement pour l’Ontario—Améliorations gratuites pour des économies d’énergie? Où doit-on s’inscrire?

Par l’entremise de Globe, un organisme associé de la Housing Services Corporation, Enbridge Gas offre deux programmes qui réduiront les coûts des services publics, augmenteront le confort des résidants et rendront les résidences admissibles plus éconergétiques. Un programme vise les immeubles de moyenne et grande hauteur, l’autre pourrait avantager les coopératives formées de maisons en rangée et en enfilade, les duplex ou les habitations unifamiliales. L’amélioration pourrait comprendre le calfeutrage, le matage et les coupe-froid, l’isolation du sous-sol et du grenier, le travail sur l’enveloppe du bâtiment ou le remplacement de l’ancien appareil de chauffage. Toute coopérative cliente d’Enbridge peut bénéficier d’une amélioration gratuite pour des unités admissibles dans lesquelles l’air ou l’eau sont chauffés au gaz naturel.

Pour être admissibles, les unités doivent satisfaire à certains critères de superficie, d’âge, d’état et d’économies escomptées, etc. Le bureau de la coopérative, qu’il soit rémunéré ou bénévole, devra travailler en étroite collaboration avec Globe pour choisir les unités à vérifier et à améliorer et tenir les membres informés de leur rôle dans ce processus.

Si une unité est admissible, l’amélioration sera faite sans frais pour la coopérative ou les résidants. L’organisation du projet par la coopérative nécessitera du temps, mais nous estimons que les efforts en valent la peine. Vous pouvez obtenir des renseignements supplémentaires sur le site Web de Globe ici (en anglais seulement) pour les maisons en enfilade et les habitations unifamiliales et ici (en anglais seulement) pour les coopératives d’immeubles de moyenne et grande hauteur.

Décembre est la date limite et l’hiver ne vous gardera pas au chaud. Alors, agissez avant que les vents froids ne vous atteignent.

Le Centre d’appels

Les coopératives peuvent suivre quatre modèles pour accomplir leur travail de gestion. Ces modèles sont : des bénévoles seulement, des bénévoles et un comptable rémunéré, un employé ou plus et un contrat conclu avec une entreprise de gestion pour divers services. (Certaines coopératives utilisent un mélange de ces méthodes).

Chaque méthode comporte des forces et des faiblesses. Quelle que soit la méthode que votre coopérative choisisse, l’Agence estime que vous pouvez éviter un grand nombre de problèmes en faisant preuve de prudence dès le départ.

Afin d’aider nos clients ontariens à partir du bon pied s’ils choisissent de faire appel à une entreprise de gestion, nous avons élaboré un échantillon de dossier d’appel d’offres pour des services de gestion et l’avons affiché sur le site Web des clients de l’Agence.

Tout comme lors de l’embauche d’un entrepreneur, ce dossier permet que l’Agence et l’entreprise comprennent clairement les services exigés et leur coût. En outre, il garantit le respect d’un processus équitable en matière d’appel d’offres et d’attribution de contrat. Veuillez noter que le modèle est conçu expressément  pour l’Ontario et ne doit être utilisé que par les coopératives d’habitation exerçant leurs activités en vertu de programmes fédéraux.

 

Juin 2013

« Sur cette épine, le danger, nous cueillerons cette fleur, la sûreté ».
Un coffre au trésor de renseignements
L’Agence doit vous présenter des rapports
Un dépôt des rapports plus facile

« Sur cette épine, le danger, nous cueillerons cette fleur, la sûreté ».

L’Agence est heureuse de vous présenter son rapport annuel 2012, qui est en ligne sur notre site Web, et ce, dans les deux langues officielles. Le titre du rapport est tiré de la pièce de Shakespeare, Henry IV, Partie I. Si nous appliquons cet extrait au travail de l’Agence, il s’agit d’une façon poétique de rappeler notre message à nos coopératives clientes : accéder à la sûreté signifie affronter bravement vos risques et gérer ceux-ci. En définitive, les choix difficiles valent la peine puisqu’ils permettent d’accéder à un avenir sûr.

Notre rapport annuel présente nos administrateurs, contient la liste de notre personnel, illustre la provenance géographique de nos clients et la répartition des programmes d’habitation parmi ceux-ci et comprend les points saillants des états financiers ainsi qu’un bref aperçu de l’année 2012. Le rapport comprend également un mot de la directrice générale au sujet de ce qu’elle envisage pour l’année 2013.

Nous vous invitons à consulter notre version dynamique. Nous pensons que vous l’apprécierez. Vous pouvez également télécharger le rapport annuel en format PDF.

Un coffre au trésor de renseignements

Récemment, nous avons pris qu’au cours des 12 derniers mois, certains clients n’ont pas du tout consulté le site Web des clients de l’Agence. Savent-ils de quoi ils se privent? Ils y trouveront des renseignements précieux mis gratuitement à leur disposition.

Que trouveront les coopératives sur ce site? Nous publions tous les rapports de l’Agence que nous communiquons à nos clients au sujet de leur rendement. Si vous perdez la copie transmise par courriel, vous pouvez toujours trouver nos rapports relatifs aux risques que votre coopérative doit affronter, peu importe que vous respectiez votre entente avec la SCHL ou non, et à la manière dont votre coopérative se compare à ses pairs sous différents aspects, allant des dépenses sur votre propriété à la consommation énergétique (dans la plupart des cas). Vous trouverez également les états financiers en langage simple, lesquels ne sont pas accessibles ailleurs. Ils traduisent les états financiers vérifiés de votre coopérative de manière conviviale, en utilisant des termes du langage courant. Des diagrammes circulaires qui montrent la répartition des revenus de la coopérative selon leur source et la façon dont ceux-ci sont dépensés conviennent particulièrement aux personnes visuelles. Un autre diagramme montre l’évolution de la situation financière de votre coopérative d’une année à l’autre. Vous y trouverez également votre accord d’exploitation et tout autre accord juridique que vous avez conclu avec la SCHL. Plus récemment, nous avons mis en ligne un modèle de dossier d’appel d’offres destiné aux services de gestion disponible en formats PDF et Word, de manière à ce que les coopératives puissent l’adapter facilement selon leurs besoins. Nous vous fournirons de plus amples renseignements à ce sujet dans notre prochain bulletin électronique.

Le site Web des clients de l’Agence est confidentiel et peut être consulté uniquement par le représentant de votre coopérative qui, nous l’espérons, vous communiquera les renseignements qu’il contient. (Dans le cas où il ne le fait pas, demandez-lui de le faire!) Il est facile d’accéder au site Web des clients de l’Agence. Vous n’avez qu’à vous rendre sur la page d’accueil du site [Web public] et à cliquer sur les mots « Accès aux clients » sous la maison située à droite. Quand la page d’accueil s’affiche, entrez votre nom d’utilisateur et votre mot de passe. Si vous ne les connaissez pas, votre gestionnaire des relations peut vous aider. Si vous ne connaissez pas le nom de votre gestionnaire des relations, vous pouvez demander cette information ici, par courriel, et nous vous répondrons. Si vous avez des suggestions afin d’améliorer le présent site, ne vous gênez pas; nous serions heureux de vous entendre.

L’Agence doit vous présenter des rapports

Notre fiche de rendement 2012 a maintenant quitté la sphère privée du centre de soutien de l’Agence pour être dévoilé publiquement au monde entier, ou du moins sur le site Web public de l’Agence. Pourquoi une « Fiche de rendement »?

L’Agence, qui aide les coopératives à respecter les modalités des ententes qu’elles ont conclues avec la SCHL, a également ses propres obligations à remplir. Afin de nous assurer que nous servons nos coopératives clientes de notre mieux, nous avons établi un ensemble de normes strictes en matière de service à la clientèle. Ces normes ont été approuvées par notre conseil d’administration, et vous pouvez les lire sur notre site Web.

Notre système informatique surveille étroitement l’ensemble de notre travail, y compris, par exemple, le temps que notre personnel prend pour répondre à un client qui présente une demande afin d’utiliser les fonds de réserve pour le remplacement d’immobilisations. Une fois par année, nous faisons le bilan de nos succès et de nos échecs et notons le résultat sur une échelle de A+ à D-. La note figure sur notre site Web, accompagnée d’une explication de chacune des notes.

Nous comprenons que la première réaction des clients puisse être de penser que nous nous attribuerons la note A. Cependant, les normes en fonction desquelles nous effectuons cette évaluation sont objectives, exigent que nous atteignions un niveau précis de rendement et ne nous laissent aucune marge de manœuvre. Il y a toujours une raison qui explique le non-respect d’une norme par l’Agence. Toutefois nous n’utilisons pas cette excuse pour augmenter notre note.

Notre rendement est habituellement très bon, mais nous n’obtenons pas une note parfaite. Cette année, par exemple, puisque nous avons rencontré plusieurs difficultés, nous avons mis quelques jours de plus que le délai de deux semaines prévu pour publier les points saillants de l’une des trois réunions annuelles du conseil. Cette situation a fait baisser notre note à B.

Surveiller notre rendement de manière honnête est primordial puisque si nous ne savons pas ce qui n’a pas fonctionné et la raison du problème, nous ne pourrons jamais nous améliorer. Aussi, la gêne nous motive à viser un meilleur résultat pour l’année suivante.

Un dépôt des rapports plus facile

Nous souhaitons qu’il soit plus facile pour nos clients qui font l’objet d’un sauvetage financier de déposer leurs rapports mensuels ou trimestriels, de sorte qu’il est maintenant possible de le faire au moyen d’Internet. Comme nous l’avons fait pour la production de la DAR, nous avons créé un formulaire permettant le dépôt électronique. Par contre, cette fois-ci, le dépôt est effectué par la coopérative plutôt que par son vérificateur.

Voici comment cela fonctionne. Lorsque votre rapport doit être déposé, votre coopérative reçoit un courriel contenant un lien vers le formulaire électronique. Cliquez simplement sur le lien, remplissez les cases vides et soumettez le formulaire. Si vous avez besoin d’aide, de courts tutoriels vidéo vous guideront étape par étape, de l’ouverture de session jusqu’à la fin du processus. Nos testeurs nous ont dit que le dépôt électronique est plus rapide et plus facile, et nos coopératives clientes l’apprécient également.

À compter de juillet, une seconde vague de coopératives commencera à utiliser le formulaire électronique de suivi. Il est facile à remplir et le sera encore davantage la deuxième fois. Pourquoi? Parce que la prochaine fois que vous effectuerez un dépôt, un clic de souris vous permettra de reporter des renseignements de votre dernier rapport. Afin d’obtenir de l’aide, regardez nos tutoriels vidéo ou appelez votre gestionnaire des relations afin d’obtenir de l’orientation. Une fois que vous aurez essayé le dépôt électronique, vous l’adopterez.

 

Février 2013

Des données financières encore plus simples
Des honneurs pour un autre d’entre nous
La révision des normes comptables au Canada et ce que cela signifie pour votre coopérative
Alerte pour l’Ontario : nouvelles règles de la CSPAAT pour les conseils d’administration et les gestionnaires

Des données financières encore plus simples

Au début de 2012, nous avons ajouté de nouveaux éléments aux données financières en langage simple. Nous avons ensuite recueilli les commentaires des clients et des gestionnaires des relations de l’Agence qui travaillent avec eux. À la suite de ces commentaires, nous avons apporté d’autres petites modifications aux états financiers en langage simple.

Imaginez que vous avez déposé votre DAR et tous les documents requis il y a quatre semaines, et que vous vous rendez maintenant sur notre site web pour voir vos résultats en langage simple avec les diagrammes circulaires. Qu’est-ce qui sera différent?

Dans un premier temps, vos états financiers vont maintenant du plus petit vers le plus grand. La première page aborde ce que vous avez fait au cours de la plus récente année d’exploitation. La page 2 présente l’historique financier de votre coopérative au fil des années. La page 3 résume votre situation financière (à la fin de votre exercice financier) et pourrait bien être la page la plus importante. Pourquoi ce changement? Nous avons décidé qu’il serait plus frappant de garder le plus frappant pour la fin. Nous savons que la plupart des lecteurs considèrent que l’état des résultats est le plus facile à lire.

Nous avons apporté un autre changement parce qu’il semble régner une certaine confusion entre les fonds disponibles pour les dépenses et les revenus totaux. Désormais, nous indiquerons d’abord les revenus cumulés de la coopérative, déduction faite des dépenses d’exploitation. Ensuite, lorsqu’une coopérative a investi une partie de ses revenus dans ses immeubles, nous l’indiquons. Nous signalons ensuite qu’un montant de XX $ des revenus de la coopérative – le montant investi dans les immeubles – n’est plus disponible pour le paiement des dépenses d’exploitation.

À titre de rappel, deux éléments importants ont été modifiés en 2012, avec d’autres éléments plus mineurs. Voici ceux qui nous apparaissent les plus importants.

Une déclaration sur le coût des unités vacantes pour votre coopérative apparaît maintenant au bas de chaque section « How did we do this year? » (« Quels sont nos résultats cette année? ») et « How have we done over time? » (« Quels sont nos résultats au fil du temps? »). Il est ainsi plus facile de voir quels auraient été vos résultats si toutes les unités avaient été occupées.

Il y a aussi un changement important pour les coopératives d’habitation de la Colombie Britannique et de l’Alberta qui présentent l’information financière sur leurs immeubles d’une manière à peu près conforme aux principes comptables généralement reconnus (PPGR). Les excédents et déficits d’exploitation, qui prêtaient à confusion dans la version originale, n’y sont plus. Depuis que nous avons modifié certains calculs, les états financiers en langage simple donnent une réponse plus fiable aux questions « How did we do this year? » (« Quels sont nos résultats cette année? ») et « How have we done over time? » (« Quels sont nos résultats au fil du temps? »).

Des honneurs pour un autre d’entre nous

Ceux et celles qui connaissent bien le secteur des coopératives d’habitation au Canada seront heureux, mais certainement pas surpris, d’apprendre qu’une Médaille du jubilé de diamant a été présentée à Tom Clement, directeur général de la Co-operative Housing Federation of Toronto (CHFT). La CHFT regroupe environ 165 coopératives d’habitation de la région de Toronto et York.

Responsable des services aux membres au début des années 1980, Tom a été l’un des pionniers de l’utilisation du langage simple dans les communications de la CHFT, les manuels de formation et les documents de référence pour les coopératives d’habitation. À titre de directeur général de la fédération depuis 1993, il a mis en place plusieurs innovations, comme le Here to Stay Fund, qui aide les coopératives à éviter de devoir expulser des membres responsables aux prises avec des difficultés financières passagères, le CHFT Charitable Fund et les Diversity Scholarships, qui aident les jeunes membres des coopératives qui fréquentent l’université. Sous son leadership, la CHFT présente différents prix et honneurs qui célèbrent les forces et les réalisations des coopératives. Avec le soutien des organismes de services sociaux et de santé, Tom encourage le comité Aging in Place de la fédération à prendre des mesures qui permettent aux membres âgés des coopératives de rester dans leurs domiciles le plus longtemps possible.

Tom aide le mouvement des coopératives d’habitation de Toronto et d’ailleurs à mettre en œuvre la vision d’assistance mutuelle dans des collectivités en santé. Il a droit à nos félicitations et à nos remerciements.

La révision des normes comptables au Canada et ce que cela signifie pour votre coopérative

C’est maintenant officiel : l’Institut canadien des comptables agréés (ICCA) a procédé à une révision complète des règles comptables canadiennes pour les organismes sans but lucratif. Les nouvelles règles s’appliqueront aux exercices débutant après le 31 décembre 2011. Pour les coopératives d’habitation qui se demandent si le nouveau régime s’applique à elles, la réponse est oui. Puisque ce sont des organismes sans but lucratif, elles sont visées par les nouvelles normes.

Par contre, plus de 95 pour cent des clients de l’Agence ne sont pas touchés par ces changements pour l’instant, parce que la plupart des vérificateurs appliquent ce qu’on appelle un référentiel à usage particulier lorsqu’ils préparent les états financiers des coopératives clientes. Ce référentiel, que la SCHL encourage les coopératives à utiliser, permet de comptabiliser plusieurs éléments d’une façon différente des autres organisations.

Par exemple, ces coopératives peuvent radier le coût de leur propriété au même rythme que le remboursement de leur hypothèque. Elles peuvent également traiter les sommes versées dans les réserves pour le remplacement des immobilisations comme des dépenses d’exploitation, ce qui leur permet d’inclure cette contribution annuelle dans leurs droits d’occupation. Une troisième caractéristique du référentiel à usage particulier est le fait que les dépenses faites à partir de la réserve pour le remplacement des immobilisations d’une coopérative ne viennent pas s’ajouter au coût des immobilisations. À la suite des changements apportés aux normes comptables canadiennes, les coopératives qui utilisaient ce référentiel pourront continuer de le faire et ne verront que quelques changements mineurs dans leurs états financiers. L’Agence prépare actuellement un document d’information à l’intention des vérificateurs qui confirmera, sous l’autorité de l’ICCA, que ces coopératives restent admissibles à la présentation des états financiers selon le référentiel à usage particulier.

Cependant, à l’expiration de leur accord d’exploitation actuel, toutes les coopératives devront présenter leurs états financiers selon les Normes comptables pour les organismes sans but lucratif (NCOSBL), une variante des PGGR. Ces règles comptables comprennent des dispositions de transition, dont l’une est appelée option de la juste valeur pour la comptabilisation de l’actif d’une coopérative. Une fois l’hypothèque remboursée, la plupart des coopératives auront entièrement radié leurs immobilisations, qui consistent habituellement en terrains et en bâtiments. L’option de juste valeur permet à une coopérative – une fois seulement – de redresser la valeur de ses immobilisations dans ses états financiers à leur valeur actuelle, tel qu’établie par une évaluation professionnelle.

À l’heure actuelle, environ 30 coopératives clientes de l’Agence dans l’ouest du Canada n’appliquent pas les politiques comptables recommandées par la SCHL, préférant utiliser une version des PGGR. L’Agence communiquera avec leurs comptables afin de leur donner des avis plus spécifiques sur la présentation des états financiers vérifiés.

Si vous ne savez pas si votre coopérative utilise un référentiel pour usage particulier ou si vous avez d’autres questions ou préoccupations, vous pouvez communiquer avec l’agent du service d’assistance à la DAR, Ken Lawson.

Alerte pour l’Ontario : nouvelles règles de la CSPAAT pour les conseils d’administration et les gestionnaires

À compter du 1er janvier 2013, les conseils d’administration et les gestionnaires en Ontario auront une nouvelle étape à franchir au moment d’embaucher un entrepreneur. Les pénalités pour non-conformité ne toucheront pas la coopérative, mais bien les administrateurs et les employés, à titre personnel.

Une modification apportée récemment à la réglementation fait en sorte que tous les entrepreneurs, y compris les entrepreneurs indépendants, les propriétaires d’entreprises et tous ceux qui œuvrent dans l’industrie de la construction et avec qui une coopérative est susceptible d’interagir doivent cotiser à la Commission de la sécurité professionnelle et de l’assurance contre les accidents du travail (CSPAAT). La CSPAAT administre un régime d’assurance sans égard à la responsabilité pour les employeurs et leurs travailleurs, incluant des prestations d’invalidité et la gestion du retour au travail après le rétablissement.

Dans le passé, les coopératives pouvaient embaucher des travailleurs autonomes qui n’étaient pas tenus de se procurer cette protection. Malheureusement, certains soi-disant entrepreneurs indépendants utilisaient cette exemption comme échappatoire pour ne pas payer les primes pour leurs employés. En embauchant d’autres entrepreneurs indépendants pour faire le travail, des gens se présentant comme des entreprises individuelles réussissaient à contourner les règles. Lorsque ces travailleurs étaient blessés, ils se retrouvaient sans assurance ou autre protection.

Le nouveau règlement stipule que les gestionnaires et les administrateurs sont passibles d’amendes et de pénalités s’ils embauchent des entrepreneurs qui ne sont pas inscrits à la CSPAAT. C’est aux gestionnaires ou aux administrateurs qu’il incombe d’obtenir une preuve d’assurance, en demandant à l’entrepreneur de présenter un certificat de décharge de la CSPAAT. (Le certificat de décharge confirme que l’entrepreneur ou le sous-traitant est inscrit auprès de la CSPAAT et que son compte est en règle, tous les rapports et les primes étant à jour.) Comme l’indique le site web de la CSPAAT, pas de travail sans certificat de décharge. Heureusement, une période de grâce d’un an (jusqu’au 1er janvier 2014) donnera le temps aux administrateurs et employés des coopératives de s’ajuster à la nouvelle règle et de s’assurer que leurs entrepreneurs de choix sont prêts.

Ce changement fera augmenter le coût d’embauche des entrepreneurs indépendants. Les coopératives auront cependant une certaine paix d’esprit en sachant que tous les travailleurs blessés en exécutant des travaux de construction sur leur propriété sont protégés par une assurance sans égard à la responsabilité. Vous trouverez plus d’information sur le site web de la CSPAAT (en anglais seulement).

 

Décembre 2012

Assurance relative à la perte des droits d’occupation
Coopérative d’habitation et bonne gouvernance à l’échelle internationale
Médaille de la reine
Comment va le marché? Quelle est notre situation actuelle?
Faire gagner du temps aux coopératives clientes de l’Agence faisant l’objet d’un sauvetage financier

Assurance relative à la perte des droits d’occupation

Au cours des dernières semaines, les coopératives d’habitation ont examiné les avis de primes de leur assurance pour 2013. L’Agence se préoccupe grandement de la question de l’assurance, parce que la sous-assurance entraîne des risques pour les coopératives. L’assurance protège contre les malheurs qui frappent sans prévenir. Dans une coopérative d’habitation, tout peut arriver : d’un incendie — plusieurs incendies importants sont survenus au cours des dernières années — à un membre qui disparaît avec la réserve de remplacement d’immobilisations en entier.

Quand vous recevez votre avis de prime, vous devez veiller à ce que votre coopérative soit assurée pour la totalité de vos droits d’occupation. Ce terme n’est pas tout à fait clair. Il ne s’agit pas des pertes entraînées par les arriérés ou les inoccupations, mais plutôt des pertes que subirait votre coopérative si un incendie ou un autre sinistre empêchait que toutes les unités soient occupées par des membres. Parce que vos droits d’occupation augmentent sans doute chaque année, votre coopérative devra également augmenter sa protection annuelle pour refléter vos droits actuels. Veuillez donc prendre les mesures nécessaires pour vous assurer de souscrire un montant suffisant.

Coopérative d’habitation et bonne gouvernance à l’échelle internationale

Le Comité international de l’habitation coopérative de l’Alliance coopérative internationale (ACI) a récemment approuvé une charte de bonne gouvernance, un des projets de l’ACI menés en l’honneur de l’Année internationale des coopératives. La création de cette charte a été supervisée par Nicholas Gazzard, directeur général de la FHCC.

La nouvelle charte vise les coopératives d’habitation. Elle établit les grandes lignes que les conseils d’administration doivent s’efforcer de respecter relativement à la gouvernance des coopératives. En vue de familiariser le Conseil avec son rôle, il est fortement recommandé de lire attentivement ce document lors d’une réunion peu après l’AGA de votre coopérative.

La FHCC a envoyé une copie papier à l’adresse officielle de chaque membre et associé et a publié un article sur la charte dans ses nouvelles électroniques. Pour permettre aux autres personnes intéressées de lire la charte, nous avons inclus un lien ici. Nous croyons que ce document est très pertinent et sommes certains que vous serez du même avis.

Médaille de la reine

Lors d’une récente réception, le député Maril Bélanger a remis à Alexandra Wilson, directrice générale de l’Agence, une médaille frappée en l’honneur du jubilé de diamant de la reine Elizabeth. Parmi les invités figuraient des représentants de l’Association des coopératives du Canada, de la FHCC, de l’ACHRU, de Co-operators et de la SCHL. Le député et les autres intervenants ont souligné la longue carrière de Mme Wilson consacrée à la cause des coopératives. Après avoir remercié de nombreuses personnes et insisté sur le fait que les réalisations accomplies dans le domaine des coopératives sont toujours le fruit du travail de nombreuses personnes, Mme Wilson a parlé de l’importance de renouveler le développement des coopératives d’habitation à revenus mixtes.

Notre organisme compte également d’autres récipiendaires de médailles, comme Mark Goldblatt d’Ottawa, qui a commencé sa carrière en cofondant la Co-operative Housing Federation of Toronto dans les années 70. Depuis, M. Goldblatt a œuvré dans différents types de coopératives, notamment la nouvelle coopérative funéraire d’Ottawa. Nous sommes heureux d’annoncer que les mêmes honneurs ont été décernés à Kathy Dimassi, formidable organisatrice et trésorière actuelle du conseil d’administration du Golden Horseshoe et à Eleanor McDonald, militante d’action communautaire et coopérative et membre de secteur depuis plus de trente ans. Si vous connaissez d’autres récipiendaires de médailles associés au milieu de la coopérative d’habitation, veuillez nous écrire à info@agence.coop. Nous serons heureux de faire mention de ces honneurs dans un prochain numéro du bulletin électronique de l’Agence.

Comment va le marché? Quelle est notre situation actuelle?

Au mois d’octobre 2012, le taux d’inoccupation moyen des appartements locatifs dans 35 villes-centres canadiennes était passé à 2,6 %, par rapport à 2,2 % l’année précédente, selon l’Enquête sur les logements locatifs effectuée à l’automne, publiée récemment par la SCHL.

Une foi l’an, la plupart des coopératives peuvent connaître leur rendement par rapport au marché en consultant les comparaisons dans leur rapport sur les données des coopératives. L’Agence envoie ce rapport tous les ans à chaque coopérative cliente dans les cinq mois suivant la fin de son exercice. Ce rapport contient des renseignements incontournables. N’hésitez pas à vous procurer un exemplaire de votre dernier rapport auprès du Conseil ou du personnel.

L’Enquête sur les logements locatifs de la SCHL effectuée à l’automne a également révélé que, dans l’ensemble, le loyer moyen des logements de deux chambres dans les immeubles existants a augmenté de 2,2 % entre octobre 2011 et octobre 2012 dans les villes-centres canadiennes. Les loyers avaient augmenté au même rythme d’octobre 2010 à octobre 2011. Vous trouverez les faits saillants et les rapports relatifs aux principaux marchés en cliquant ici.

Faire gagner du temps aux coopératives clientes de l’Agence faisant l’objet d’un sauvetage financier

La plupart des coopératives clientes de l’Agence faisant l’objet d’un sauvetage financier doivent déposer un rapport auprès de l’Agence tous les mois, ou tous les trimestres, selon leur entente avec la SCHL. Ce rapport fournit à l’Agence les derniers renseignements disponibles sur des indicateurs importants de rendement de l’exploitation de la coopérative, comme les arriérés et les inoccupations.

Étant donné que ce rapport est long à remplir, l’Agence compte accélérer le processus. Au début de l’année prochaine, nous inviterons les coopératives à remplir ce rapport en ligne, plutôt que dans un classeur Excel. Des tutoriels vidéo guideront les coopératives pour les aider à remplir le rapport. Plusieurs coopératives utilisent déjà le nouveau rapport sous forme de projet pilote, et nous avons reçu des commentaires positifs à cet égard.

Quand le rapport sera utilisé par l’ensemble des coopératives, nous pensons qu’il sera relativement facile à remplir. Il est tellement convivial que vous voudrez en remplir plus d’un par mois!

 

Novembre 2012

Séparation des fonds pour dépenses d’entretien et de la réserve de remplacement d’immobilisations
Cinq plans d’action pour sauver la planète et… les fonds de votre coopérative

Séparation des fonds pour dépenses d’entretien et de la réserve de remplacement d’immobilisations

L’Agence n’a pas exercé de pression indue sur les coopératives pour qu’elles modifient leurs façons de faire quant à la tenue de livres et à la présentation des états financiers vérifiés. Or, les accords d’exploitation lui donnent le droit, au nom de la SCHL, de demander des renseignements financiers sous la forme qu’elle prescrit.

Nous demandons aux coopératives bénéficiant d’un sauvetage financier d’apporter une modification si leurs dépenses d’immobilisations sont imputées à un poste d’exploitation plutôt qu’à une réserve de remplacement d’immobilisations. Désormais, veuillez indiquer sur deux lignes distinctes de vos états financiers les dépenses d’entretien courantes et les fonds de remplacement et de réparations au titre d’immobilisations, et ce même si les éléments d’immobilisations ne sont pas payés à partir d’une réserve distincte. Veuillez apporter cette modification dès maintenant. Cela nous aidera à améliorer la validation de votre DAR (déclaration annuelle de renseignements) et à vous fournir nos rapports plus rapidement. N’hésitez pas à communiquer avec votre gestionnaire des relations si vous avez besoin de plus amples renseignements.

Cinq plans d’action pour sauver la planète et… les fonds de votre coopérative

5. Chauffage et climatisation

  • Remplacez les anciens thermostats par des thermostats programmables (le coût d’achat s’amortit en moins de trois ans).
  • Aidez les membres à retirer les climatiseurs de fenêtre l’automne.
  • Réduisez la température de 3 à 5 degrés la nuit dans les aires communes en utilisant des thermostats programmables.

4. Alimentation électrique et éclairage

  • Fermez les lumières en quittant une pièce inoccupée.
    Évitez de consommer trop d’énergie durant les périodes de pointe (vérifiez les heures de ces périodes pour votre région).
    Branchez les appareils électriques dans une plaque multiprise et utilisez l’interrupteur de cette plaque.
  • Utilisez des ampoules électriques fluorocompactes répondant aux exigences ENERGY STAR au lieu d’ampoules incandescentes (le coût d’achat s’amortit en moins d’un an).
  • Remplacez les anciens appareils d’éclairage fluorescent.

3. Économie d’eau

  • Rappelez aux membres de signaler les fuites d’eau par les robinets, et intervenez immédiatement le cas échéant.
  • Utilisez des pommes de douche à débit réduit et remplacez les brise-jets par des modèles à faible débit dans les cuisines et les salles de bains (le coût d’achat s’amortit en moins d’un an).
  • Remplacez les anciennes toilettes par des modèles à débit restreint ou installez des robinets de fond de cuve économiseurs d’eau (le coût d’achat s’amortit en deux à quatre ans).

2. Électroménagers

  • Remplacez les gros électroménagers par des appareils répondant aux exigences ENERGY STAR.
  • Souciez-vous de l’environnement au moment de vous débarrasser d’anciens réfrigérateurs.
    Lavez les vêtements dans de l’eau froide (avec du détergent pour lavage à
  • l’eau froide).

1. Enveloppe du bâtiment

  • Assurez-vous que les portes extérieures ne sont pas laissées ouvertes.
  • Vérifiez le fonctionnement des ventilateurs des salles de bains et des cuisines chaque année, et faites-en l’entretien.
  • Posez de l’isolant en mousse scellante autour des fenêtres et des portes.
  • Calfeutrez les garnitures intérieures et bouchez les fissures.
  • Remplacez les fenêtres en fin de vie utile ou installez chaque année des contre-fenêtres sur les fenêtres à vitrage simple.
  • Remplacez les coupe-froid sur les portes des balcons ou les autres portes extérieures (le coût d’achat s’amortit en moins de deux ans).

Pour en savoir davantage, faites imprimer notre guide, Les cinq principales mesures d’économie d’énergie pour les coopératives d’habitation, ou parcourez-le en cliquant sur le dernier lien sous la rubrique « Ressources de l’Agence » dans notre site Web public.

 

Juillet 2012

Un monde de sites Web
Contre les membres qui quittent sans payer
Pire encore que les arriérés
Processus moins pénible pour les coopératives en Ontario

Un monde de sites Web

Nous sommes à l’ère de l’information en ligne et à une époque où de nombreux Canadiens déménagent dans une autre ville pour leur travail ou pour des motifs personnels. On pourrait tirer de ces deux faits qu’une coopérative d’habitation devrait se rendre accessible de n’importe quel endroit en créant et en tenant un bon site Web.

Votre site Web peut être un excellent outil de marketing qui aide à combler les unités vacantes par des membres qui comprennent bien l’essence même de votre coopérative. Bien entendu, vous voulez que les gens sachent pour quelle unité ils peuvent présenter une demande et sachent s’ils s’y installeront bientôt ou si leur nom sera ajouté à une liste d’attente. Un site Web bien conçu peut en faire davantage toutefois. Il se sert d’images et de textes pour présenter l’aspect et la convivialité de votre communauté et inciter un visiteur à en faire partie. De nombreux sites Web de coopératives offrent des plans des logements, une image ou un dessin d’une unité type ou de l’entrée principale de l’immeuble, de même qu’une carte de la ville où l’on peut voir où se situe la coopérative. Il est aussi utile d’offrir de l’information au sujet des principes de la coopérative et du mouvement.

Dès que vous aurez attiré l’attention d’une personne, pourquoi ne pas tout faire pour qu’il soit facile pour elle de présenter une demande en mettant à sa disposition un formulaire à cet effet qu’elle peut télécharger? Cette option serait particulièrement importante pour les personnes se trouvant dans une autre ville. Bien que les coopératives distribuent des demandes de diverses façons, si vous avez des logements à combler, vous voudrez alors éliminer le plus grand nombre d’obstacles possible. N’oubliez pas d’indiquer à quelle adresse électronique ou à quelle personne il faut s’adresser pour toute question.

Certaines coopératives obtiennent de très bons résultats en plaçant des annonces publicitaires sur le site Web de leur fédération, et nous recommandons à toutes les coopératives d’en faire autant. L’information disponible toutefois est habituellement limitée. Si vous n’avez pas votre propre site Web, votre coopérative présente une image moins professionnelle comme option de logement. Si vous aviez à choisir entre une coopérative qui ne fait qu’offrir son nom, son adresse et son numéro de téléphone et une coopérative qui compte un site Web comme celui-ci, où présenteriez-vous votre demande?

Si votre coopérative ne peut pas se permettre de recourir à un concepteur Web, pourquoi ne pas vérifier si un jeune plein de talents dans votre coopérative n’aurait pas les compétences requises pour créer un site Web pendant l’été? (N’oubliez pas que vous devrez préparer un contrat, superviser le travail, approuver le résultat et prendre des dispositions pour mettre le site Web à jour par la suite.)

 

Contre les membres qui quittent sans payer

Les vérificateurs avisent bien souvent les coopératives ayant des arriérés de rayer ceux-ci en les inscrivant au nombre des mauvaises créances, dès que le membre en question a quitté. Fait qu’ignorent parfois les coopératives, il est toujours possible de recouvrer, même après le départ de la personne, les montants en souffrance. Puisque les lois provinciales ne sont pas toutes les mêmes, recourir à une agence de recouvrement peut ou peut ne pas être la meilleure option à envisager. Il existe d’autres possibilités, mais en faisant appel à ce service, les coopératives recouvrent généralement une partie du montant qui leur revient de droit.

Tout simplement aviser les membres ayant des arriérés avant leur départ qu’ils seront signalés au bureau de crédit peut faire réfléchir des gens qui ne veulent pas tacher leur cote de crédit. D’autres seront peut-être surpris d’apprendre que les agences de recouvrement sont très habiles pour trouver les personnes qui quittent sans payer et recouvrer d’elles les sommes en souffrance. Bien entendu, il est préférable de prendre des mesures dès le début, avant que les personnes ayant des arriérés ne quittent, mais recouvrir la moitié de son argent est quand même mieux que de tout perdre.

Pire encore que les arriérés

Les pertes découlant d’une unité vacante peuvent être plus difficiles à assumer pour une coopérative que les arriérés. Si votre bureau agit rapidement et que le Conseil soit ferme, vous pouvez habituellement recouvrer une grande partie ou la totalité des arriérés, mais les pertes découlant d’unités vacantes sont permanentes. Si le marché local est serré, vous avez peu de raisons d’avoir des unités libres, à moins que vous deviez le faire pour des rénovations quelconques. Même dans les quartiers où l’on compte de nombreuses unités locatives libres, l’Agence voit des coopératives qui s’en tirent mieux que dans le marché privé.

Comment est-ce possible direz-vous? L’attrait physique est l’une des réponses à cette question. Le budget de votre coopérative peut être serré, mais certains changements d’ordre cosmétique sont peu coûteux. Assurez-vous que la voie qui mène au bureau de votre coopérative est bien aménagée. Ramassez les déchets à tous les jours, si c’est problématique. Réparez les marches, puis peignez la porte. Déplacez les déchets nauséabonds. Plantez une couverture végétale aux endroits où la pelouse est mourante. Y a-t-il un endroit où planter des annuelles ou placer un panier suspendu de géraniums? Demandez-vous s’il est temps de remplacer votre enseigne abîmée par les intempéries. (Oui.)

Dès que vous aurez pris les dispositions pour que votre coopérative fasse bonne première impression, vous devrez songer à d’autres éléments. Est-il facile d’obtenir une demande et une entrevue? À quel point votre processus d’approbation est-il souple? Votre gestionnaire des relations connaît des astuces qu’il sera heureux de partager avec vous, comme recourir à une agence de location commerciale. L’Agence est là pour vous. Pourquoi ne pas profiter de nos connaissances spécialisées?

Processus moins pénible pour les coopératives en Ontario

Le règlement de litiges graves entre les membres et leurs coopératives d’habitation en Ontario devrait être moins pénible grâce à un nouveau texte de loi à venir.

Régies par la Loi sur les sociétés coopératives, les coopératives d’habitation en Ontario doivent respecter un long processus lorsqu’elles estiment qu’un membre a accumulé des arriérés ou a violé les règlements de manière quelconque. Il y a des rencontres en personne avec le conseil et, bien souvent, les membres sont au courant avant qu’on avise le ménage que sa relation avec la coopérative doit cesser. À l’heure actuelle, si le membre ne quitte pas de son propre chef, les litiges vont alors devant les tribunaux, processus coûteux et exigeant en temps.

Selon la législation proposée, les coopératives seraient en mesure de présenter une demande à des membres spécialement formés de la Commission de la location immobilière, pour qu’ils règlent les litiges touchant des questions telles que les arriérés, dossiers auxquels s’applique la Loi sur la location à usage d’habitation (LLUH) pour les autres locateurs. Ce processus sera moins coûteux et sera transparent et efficace pour les membres susceptibles d’être évincés, de même que pour les coopératives. Puisque les coopératives et leurs membres auront dorénavant accès à des services de médiation, il sera peut-être possible de convenir d’ententes de recouvrement et d’éviter complètement les évincements.

La législation a été proposée, mais n’a toujours pas force de loi. Les coopératives de l’Ontario pourraient faire le suivi du dossier en consultant la section de l’Ontario du site Web de la FHCC. Une fois la nouvelle loi adoptée, on devrait pouvoir obtenir de la formation en passant par les fédérations locales ou par la FHCC.

 

Juin 2012

Prêts à vous aider
Nos embûches

Prêts à vous aider

Que s’est-il produit du côté du conseil d’administration de votre coopérative en 2011? L’Agence croit que cette question se devait d’occuper une place centrale au sein de notre rapport annuel, et nous avons donc demandé à notre personnel de première ligne de nous livrer ses commentaires.

Nos gestionnaires des relations ont vu de nombreuses coopératives dont les conseils d’administration abordaient l’avenir avec de profondes inquiétudes. Ou même avec de la peur. Ils s’inquiétaient de leur propre avenir, de celui de leur coopérative et de celui des membres à faible revenu.

Heureusement, les gestionnaires des relations avaient des idées en vue d’aider les coopératives à corriger les points inquiétants afin qu’elles puissent aller de l’avant. Pourquoi ne pas prendre connaissance de notre rapport annuel, en format PDF ou en version animée? Que vous soyez ou non d’accord avec tout ce que nous avons à dire, vous ne manquerez pas de remarquer la passion envers les coopératives d’habitation qui anime chacun de nos gestes.

Vous pouvez également vous renseigner sur notre Conseil d’administration et prendre connaissance des profils de nos coopératives clientes ainsi que du sommaire de nos états financiers. Notre directrice générale conclut le tout en livrant des remarques sur l’Année internationale des coopératives et sur nos plans pour 2012.

Nos embûches

Nous visons la perfection, mais il semble impossible de l’attendre.

En amorçant son travail auprès des coopératives en 2006, l’Agence a adopté un ensemble de normes de service à la clientèle (la plupart de celles-ci visent à empêcher que les coopératives attendent trop longtemps avant d’obtenir une réponse). Nous avons rendus ces normes publiques en les affichant sur notre site Web.

Chaque année, nous indiquons jusqu’à quel point nous nous sommes approchés de notre objectif de respecter ces normes dans 100 % des cas. En 2011, nous avons offert un bon rendement dans certains domaines, mais pas l’ensemble des aspects que nous mesurons. Nous pourrions vous expliquer pourquoi, mais nous croyons qu’en bout de ligne, ce sont les résultats qui comptent. Alors voici nos conclusions. Nous visons la perfection en 2012.

 

Mars 2012

Droits d’occupation à deux niveaux
Gêne, loyauté et intérêt
Loi sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario :Intervention d’urgence

Droits d’occupation à deux niveaux

On demandait récemment dans un message à l’Agence si les droits d’occupation à deux niveaux étaient une mauvaise formule. La question portait sur une coopérative qui comptait des unités rénovées et des unités non rénovées.

Selon l’Agence, il est juste d’exiger des droits plus élevés pour des unités rénovées, car leur valeur au marché est plus élevée. L’essentiel est de faire preuve de transparence. Veillez à ce qu’une augmentation des droits pour des unités rénovées fasse partie du plan de votre coopérative. Inscrivez les droits plus élevés à votre budget, puis décrivez clairement vos motifs au cours de la réunion sur le budget pour que les membres donnent leur appui à l’augmentation des droits.

Les conseils des coopératives doivent parfois composer avec des locataires qui font valoir qu’ils devraient payer moins cher de loyer à cause de l’état de leur unité de logement. Pourquoi ne pas inverser le débat et exiger davantage pour une unité de première qualité? Votre réserve de remplacement d’immobilisations s’en portera mieux.

Gêne, loyauté et intérêt

Nous tenons à remercier nos amis qui ont pris la peine de nous signaler une erreur qui s’était glissée dans notre bulletin électronique du mois de novembre. Nous étions quelque peu gênés, mais en en prenant connaissance, nous avons pu apporter une correction.

Ce qu’il aurait fallu dire, c’est qu’il y a conflit d’intérêt ou de loyauté lorsqu’un membre du conseil fait passer ses propres intérêts devant ceux de la coopérative. Malheureusement, notre erreur un peu bête pourrait avoir incité certaines personnes à prendre un problème très grave à la légère.

Nos gestionnaires des relations voient souvent des coopératives chez qui les membres estiment que le conseil prend des décisions à son avantage plutôt qu’à l’avantage de la coopérative dans son ensemble. Lorsque les membres n’ont plus confiance en les motifs des personnes qu’ils élisent, le cynisme à l’égard de la vision et des valeurs du mouvement coopératif s’installe. Ils peuvent se retirer de la vie de la coopérative et agir d’avantage comme des locataires.

Pour reprendre une partie de ce que nous avons indiqué déjà,

Si un administrateur ou une personne proche de lui risque de profiter plus avantageusement d’une situation que d’autres membres, la meilleure façon de régler le conflit est de le signaler. …Après avoir signalé un conflit, la personne concernée devrait se retirer de la discussion et du vote et devrait peut-être même quitter la pièce. (Ce fait devrait être noté dans le procès-verbal.)
En choisissant d’aborder ouvertement une situation, vous n’obtiendrez pas forcément les résultats sur lesquels vous comptiez, mais la coopérative dans l’ensemble en tirera profit. L’honnêteté vous méritera le respect des autres. À long terme, cette reconnaissance pourrait vous apporter plus de bonheur que si votre cuisine avait été rénovée avant celle des autres.

Loi sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario : Intervention d’urgence

On rappelait aux coopératives d’habitation de l’Ontario, dans le bulletin électronique de l’Agence du mois de novembre 2011, les détails du règlement 429/07 récemment adopté sur le service à la clientèle à l’égard des personnes handicapées. Ces nouvelles règles s’appliquent maintenant à l’ensemble des coopératives de l’Ontario comptant un ou de nombreux employés.

Nous aurions dû mentionner un deuxième changement. Cette nouvelle disposition s’applique à un nombre moins élevé de coopératives, mais est très importante pour celles qui sont touchées. Elle a trait à la sécurité des employés handicapés. Selon ces nouvelles règles, les coopératives et les employés handicapés doivent dresser conjointement un plan qui vise à assurer la sécurité de ces membres du personnel en cas d’urgence au travail. Si l’on présume dans le plan qu’une personne aux capacités ordinaires se portera à l’aide de la personne handicapée, la coopérative doit obtenir la permission de l’employé handicapé avant de donner des détails sur son invalidité à la personne qui l’aidera. Il faut s’assurer aussi que la personne qui doit aider sait ce qui est attendu d’elle.

Même si le personnel semble être bien portant, nous suggérons que les conseils, sans compromettre le droit à la protection des renseignements personnels des employés, demande à chacun des membres du personnel s’il devra obtenir de l’aide en cas d’urgence. (Conservez un dossier écrit de la réponse, au cas.) N’oubliez jamais que certaines invalidités ne sont pas visibles et que d’autres sont temporaires. Une jambe fracturée, par exemple, pourrait compliquer la tâche d’un employé même s’il n’avait que quelques marches à gravir.

Si vous avez raté notre bulletin électronique antérieur à ce sujet, vous pouvez le consulter sur notre site Web. On peut obtenir en direct de la formation gratuite au sujet des règlements auprès du ministère des Services sociaux et communautaires de l’Ontario. On y retrouve aussi d’autres ressources, notamment les Fiches de conseils : Aider à assurer la sécurité des employés handicapés. La FHCC offre de la formation en directs’adressant tout particulièrement aux coopératives d’habitation.  On peut aussi obtenir de la formation à ses propres frais de On Co-op (en anglais seulement).

 

Novembre 2011

Retraite et embauche
Un autre incendie
Avis anticipé de modification du règlement relatif aux coopératives relevant des articles 26, 27 et 61
Loyauté et conflit d’intérêts
Nous sommes à votre service
Nouvelle formation sur l’accessibilité – C’est la loi!
Il faut respecter les clauses de la garantie
Comment établir un budget

Retraite et embauche

La directrice, Services administratifs de l’Agence, Mme Gail Church, a pris sa retraite à la fin d’octobre. Peu de nos clients ont eu l’occasion de rencontrer Mme Church, même si elle était au sein de l’Agence depuis le lancement de celle-ci il y a plus de cinq ans. À l’époque, l’Agence était à peine plus d’une vision, un plan d’affaires et un contrat avec la Société canadienne d’hypothèques et de logement (SCHL). Mme Church a été chargée de la mise en œuvre des infrastructures qui permettent aux gestionnaires de relations de bien servir les clients de notre coopérative. Elle a toujours fait plus que le nécessaire et nous lui en sommes très reconnaissants.

Pour la remplacer, l’Agence a embauché M. Colin MacDougall de La Siembra, une coopérative de travail qui fournit des produits équitables et des aliments biologiques. (Du chocolat? Oui!)

M. MacDougall est titulaire d’un baccalauréat en commerce international et d’un MBA; de plus, il est parfaitement bilingue. Au cours de ses neuf années à La Siembra, il a assumé plusieurs responsabilités, dont les analyses opérationnelles, et a accédé aux postes de directeur de l’aménagement et de président du conseil d’administration de La Siembra. Il a supervisé les activités liées à la technologie de l’information de La Siembra et tous les aspects financiers de la coopérative.

La grande compréhension qu’a acquise M. MacDougall des valeurs du milieu de la coopération sera des plus utiles à l’Agence, comme le sera son attachement au modèle de gestion coopérative. Nous sommes très enthousiastes de pouvoir l’accueillir au sein de l’Agence.

Un autre incendie

L’Agence est consternée de devoir à nouveau signaler un incendie, chez un autre client, cette fois. L’unité a été sérieusement endommagée et la cuisine, complètement ravagée par le feu. Un membre a été hospitalisé pour des brûlures, sans pour autant que sa vie soit en péril.

Si vous ne le faites pas déjà, pensez à demander à tous les membres de souscrire à une assurance de biens meubles et de responsabilité civile. S’ils possèdent déjà une assurance, ils pourront recevoir les fonds nécessaires pour le remplacement de leurs biens à la suite d’un incendie. Par ailleurs, ils ne seront pas tenus responsables d’une négligence qui pourrait nuire à d’autres membres, rendre une ou plusieurs unités inhabitables et coûter cher à la coopérative.

Le programme d’assurance SécuMembre de la FHCC avec le groupe The Cooperators est abordable; il est conçu sur mesure pour satisfaire les besoins des ménages de la coopérative. Toutefois, il est bien entendu possible pour le membre de choisir une autre assurance.

Avis anticipé de modification du règlement relatif aux coopératives relevant des articles 26, 27 et 61

La SCHL a récemment demandé à l’Agence de rappeler aux clients relevant des articles 26, 27 et 61 une modification de règlement en vigueur depuis les cinq dernières années de votre accord d’exploitation. Il ne s’agit pas d’un nouveau règlement, mais étant donné que les dates d’échéance des accords d’exploitation étaient à l’époque lointaines, peu de coopératives étaient au courant de l’existence de ce règlement. Nous aimerions donc attirer votre attention sur ce dossier, dans la mesure où il se peut que cela soit important pour vous à l’avenir.

À compter de la 46e année de l’accord, vous ne serez plus tenu d’appliquer les limites de revenu arrivant ou des droits supplémentaires à des membres ayant un revenu élevé. Votre coopérative pourra louer des unités à des ménages approuvés par votre conseil d’administration.

Loyauté et conflits d’intérêts

Les gestionnaires de relations nous informent, de temps à autre, que des coopératives se placent dans des situations de conflits d’intérêts ou de loyauté. On entend par là toute situation où un membre de la coopérative ou son ami(e), un membre de sa famille ou une entreprise bénéficie d’un gain financier indu ou de tout autre avantage. Un conflit survient également lorsqu’un membre du conseil d’administration place ses propres intérêts devant ceux de la coopérative, comme il est tenu de le faire.

Il arrive parfois que les conflits d’intérêts soient involontaires. Un membre du conseil pourrait être sûr que son employeur lui propose un bon marché au point qu’il omet de passer par le processus d’appel d’offres. Le conseil peut sincèrement croire que, puisque les administrateurs travaillent avec acharnement pour le bien de la coopérative, les travaux relatifs à leur unité devraient être effectués avant ceux des autres.

Tout conflit d’intérêts réel ou potentiel engendre de mauvais sentiments et rend les membres cyniques à l’égard de leur coopérative et de ses bénévoles. Pourtant, il arrive que les conflits d’intérêts ou de loyauté sont inévitables.

La meilleure façon de régler une situation où un administrateur ou ses proches pourraient indûment tirer profit d’une situation est de la signaler. Lorsque vous signalez ouvertement une situation, les intervenants sauront quoi faire et agiront de façon juste et dans le meilleur intérêt de la coopérative.

Après avoir signalé un conflit d’intérêts, la personne en question doit se retirer de la discussion et du vote, voire quitter la salle. (Cela doit être noté dans le procès verbal.) Le fait de dévoiler cette situation et de faire preuve de transparence permettra de dissiper les doutes que suscite la situation.

L’agence recommande le document Conflit d’intérêts, qui est disponible à la Librairie de l’habitation coopérative.

Nous sommes à votre service

L’Agence a été surprise d’apprendre pourquoi certaines coopératives reportent l’approbation du plan de réserve de remplacement des immobilisations. Elles semblent craindre que dans l’éventualité où un plan est en place, nous n’abordions plus avec eux la question de leurs besoins en immobilisations.

Cette rumeur est fausse! Votre gestionnaire des relations sera ravi de discuter avec vous de vos remplacements d’immobilisations et vous fournira aide et conseils, avec ou sans plan. Bien entendu, si votre plan approuvé est mis en  œuvre, vous n’aurez pas à demander d’autorisation avant d’effectuer une dépense pour un élément de votre plan, mais en cas de doute ou si vous avez des questions, nous serons prêts à vous aider.

Nouvelle formation sur l’accessibilité pour les coopératives de l’Ontario : C’est la loi!

Les coopératives d’habitation de l’Ontario comptant un employé ou plus doivent se soumettre à la nouvelle loi sur le service à la clientèle offert aux personnes handicapées d’ici le 1er janvier 2012.

La Loi sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario date de 2005, mais le Règlement de l’Ontario 429/07 est récent. Ce règlement s’applique à toutes les coopératives comptant des employés à temps plein, à temps partiel, saisonniers et contractuels. Il ne s’applique pas aux coopératives comptant uniquement des bénévoles ou des entrepreneurs indépendants, comme les sociétés de gestion. Néanmoins, les coopératives devraient obtenir une confirmation écrite que la société de gestion prévoit organiser une formation sur le service aux handicapés à l’intention du personnel qui s’occupe des résidents et des demandeurs.

Voici un résumé des règles des coopératives d’habitation de l’Ontario comptant entre 1 et 19 employés :

  1. Les coopératives doivent établir des politiques, des pratiques et des procédures justes et qui assurent le respect des personnes handicapées dans le cadre de leurs communications. Ces politiques devraient tenir compte des appareils fonctionnels, des animaux d’assistance et des personnes de soutien.
  2. Si les éléments du bâtiment donnant accès au logement (comme l’ascenseur ou le dispositif d’ouverture de porte automatique) ne fonctionnent pas, vous devez afficher un avis en en précisant le motif, votre estimation la plus plausible du moment où le problème sera réglé et une explication justifiant toute autre solution.
  3. La Formation sur les services aux personnes handicapées doit être offerte le plus tôt possible aux :
    • employés et aux bénévoles (y compris les comités de membres)qui font affaire avec le public;
    • toute personne ayant un rôle à jouer dans l’élaboration des politiques, des pratiques et des procédures sur la façon dont la coopérative s’occupe des membres et des demandeurs (p. ex., le conseil d’administration).
  4. Les coopératives doivent disposer d’un processus bien établi de réception des commentaires et de réponse à ceux-ci concernant la manière dont elles répondent aux besoins des personnes handicapées.  (Les commentaires peuvent être transmis par l’entremise d’une lettre, d’un courriel, d’un appel téléphonique ou d’une rencontre en face-à-face. Le mode de communication n’est pas important.)
  5. Les coopératives sont tenues de préciser quel est leur mécanisme de traitement des plaintes.
  6. Les coopératives sont tenues d’afficher de l’information sur leur processus de traitement des plaintes et informer les plaignants où ils peuvent trouver l’information en question

De la formation gratuite est disponible en ligne auprès du ministère des Services sociaux et communautaires de l’Ontario.

Il faut respecter les clauses de la garantie

Depuis quelques années, l’initiative Rénovation et amélioration des logements sociaux de la SCHL a permis d’aider plusieurs coopératives d’habitation à remplacer d’importants éléments de leurs bâtiments. Il est important de se rappeler que ces éléments doivent être entretenus conformément aux directives du manufacturier. Autrement, la garantie ne sera plus valide.

Si votre coopérative a réalisé des travaux majeurs au cours de la dernière année ou des deux dernières années, vérifiez les délais et l’entretien requis et assurez-vous d’avoir suffisamment de fonds pour en couvrir les frais de fonctionnement. Veuillez également planifier des visites de spécialistes ou de l’inspecteur. Tenez un bon registre des visites, pour vous prémunir contre toute éventualité. La plupart des coopératives indiquent qu’il est assez difficile de faire faire les travaux. Vous ne voudrez pas payer pour que cela soit fait une deuxième fois.

Comment établir un budget

Certains administrateurs de coopératives établissent leurs budgets de la même manière qu’ils gèrent l’argent de leur ménage. (« Voici mon chèque et ce que je peux dépenser! »). Il est mieux de procéder de cette façon que de se noyer dans des dettes, mais il y a un moyen encore meilleur.

L’Agence propose que les coopératives lancent le processus d’établissement du budget, en vérifiant leurs dépenses de l’année passée et en réfléchissant aux dépenses qu’elles devront encourir dans le cadre du prochain exercice. La deuxième étape consiste à décider comment purger l’argent dont vous aurez besoin à partir des droits d’occupation et d’autres sources.

Cette approche permettra de donner à votre coopérative un réel aperçu des fonds dont vous aurez besoin pour gérer une entreprise de logements communautaires. Au départ, cet exercice et les résultats risquent d’être malaisés, mais, au final, la vérité est réjouissante, puisqu’elle garantit la réussite des opérations.

 

Août 2011

Petit projet, grande différence
Il y a le feu à la maison
Impossibilité de siéger au Conseil
La première paire de chaussures
Fin de certains accords d’exploitation
Violation de l’accord? De quelle violation d’accord s’agit-il?
Plus c’est petit, plus c’est avantageux
Vous êtes dans une meilleure situation que vous ne le pensiez

Petit projet, grande différence

Votre coopérative pense-t-elle à un projet susceptible de rendre votre propriété plus accessible et de faciliter la vie pour les personnes souffrant d’un handicap? Pendant une durée limitée, des subventions pouvant aller jusqu’à 50 000 $ sont disponibles pour vous aider.

Ressources humaines et Développement des compétences Canada lance un appel de propositions pour la « rénovation, la construction et le réaménagement d’immeubles… » qui permettront aux Canadiens souffrant d’un handicap de participer à leurs collectivités et d’y apporter leur contribution. Les propositions doivent être envoyées avant le 24 septembre 2011, mais vous devriez présenter votre demande le plus tôt possible, car les fonds risquent de s’épuiser. Votre coopérative devra puiser 25 % des coûts liés aux travaux dans ses propres fonds, y compris dans votre fonds de réserve. (Assurez-vous de vérifier d’abord auprès de votre gestionnaire des relations à l’Agence.)

Les détails et les formulaires de demande sont disponibles à l’adresse http://www.rhdcc.gc.ca/fra/condition_personnes_handicapees/fpa/adp/
projet_petite/index.shtml. Il existe des règles sur les processus, les évaluations de coûts, les répercussions sur l’environnement et la date la plus proche ou la plus éloignée à laquelle les travaux peuvent commencer. Veuillez lire tous les renseignements attentivement.

Il y a le feu à la maison

Jusqu’à présent cette année, trois de nos clients ont fait état d’incendies graves ayant sérieusement endommagé leurs propriétés, et ayant entraîné des pertes humaines dans le cas de l’une des coopératives. Les membres de la coopérative semblent avoir été responsables d’au moins deux de ces incendies. Dans le troisième cas, les causes du feu n’ont pas encore été déterminées.

Notre préoccupation principale doit toujours être tournée vers la sécurité des personnes, mais les incendies mettent également en péril la coopérative et les membres dans leur ensemble. Si la coopérative n’est pas bien assurée, un incendie peut entraîner des dépenses importantes non prévues ou des pertes de revenus. Et cela entraîne généralement aussi une hausse des primes d’assurance.

De quelle manière une coopérative peut-elle se protéger et protéger ses membres? Cette information est disponible sur le site Web de la FHCC et concerne un programme aidant les coopératives à réduire leurs risques, y compris les risques d’incendie.

Si votre coopérative doit faire face à une catastrophe rendant les unités inhabitables, il existe des allègements fiscaux qui pourraient l’aider.  Les règles varient, mais la plupart des villes réduisent les impôts fonciers sur un logement ne pouvant être occupé parce qu’il a été détruit par un incendie ou qu’il subit des rénovations importantes. En cas de catastrophe, renseignez-vous auprès de votre conseiller municipal.

Impossibilité de siéger au Conseil

Chaque année, au moment de remplir la Déclaration annuelle de renseignements (DAR), les vérificateurs indiquent les réponses apportées par la coopérative à un ensemble de déclarations. L’un des ajouts les plus récents à cet article est la déclaration 108 (b) qui indique : « Les règlements ou les règles de la coopérative interdisent aux administrateurs en retard de siéger au Conseil d’administration. (Veuillez donner des détails.) »

Jusqu’à présent, les réponses indiquent que certaines coopératives ne semblent pas comprendre ce que l’Agence attend d’elles. Si votre coopérative permet à un membre en retard de paiement d’intégrer le Conseil ou d’y demeurer, et ce, à condition que le membre ait signé une entente de remboursement et qu’il la respecte, alors la réponse à cette affirmation devrait être « non ».

Si les règlements ou les règles indiquent qu’un administrateur doit « être en règle » pour se porter candidat ou exécuter son mandat, le vérificateur doit demander à la coopérative ce qu’elle entend par là. S’il s’agit d’un administrateur siégeant au Conseil et ayant signé une entente de remboursement, alors la réponse à la déclaration 108 (b) est encore une fois « non ».

L’expérience montre qu’une coopérative s’expose à des risques si elle laisse les membres qui lui doivent de l’argent siéger en tant qu’administrateurs, qu’ils aient pris ou non des mesures pour régler leurs arriérés. Collectivement, les coopératives dont les administrateurs sont endettés font état d’un nombre plus élevé de membres en retard de paiement, que celles dans lesquelles tous les administrateurs payent leurs droits d’occupation à temps. C’est la raison pour laquelle nous vous encourageons à chercher à adopter des règles plus strictes concernant les personnes qui peuvent siéger au Conseil.

La première paire de chaussures

Lorsque vous achetez des chaussures, est-ce que vous essayez plusieurs paires? Nous espérons que c’est le cas. Si vous achetez la première paire de chaussures que vous voyez dans le premier magasin dans lequel vous entrez, vous pourriez endommager vos pieds tout en payant plus que ce que vous auriez dû.

Le même principe s’applique pour une coopérative souhaitant mettre un projet en œuvre. Parfois, on demande à notre personnel pour quelle raison une coopérative souhaite obtenir plusieurs devis. Nous répondons alors que la meilleure pratique consiste à en obtenir au moins trois (plus pour les travaux de plus de 100 000 $). Cela peut sembler ardu, mais votre coopérative devra en assumer les conséquences pendant un long moment. Certainement plus longtemps que le temps que vous porterez cette nouvelle paire de chaussures que vous avez choisie avec tant de soin.

Fin de certains accords d’exploitation

Pourquoi l’Agence donne-t-elle certaines directives aux coopératives? La plupart des coopératives savent très bien que leurs règlements ou règles lient collectivement les membres, le Conseil et la coopérative. De plus, les Conseils savent généralement qu’une loi provinciale sur les coopératives a préséance sur leurs règles internes en cas de divergences entre les deux.

Cependant, l’Agence a découvert que tous les administrateurs ne savent pas que toutes les coopératives ont commencé leur existence en concluant des accords d’exploitation avec la Société canadienne d’hypothèques et de logement (SCHL). En échange du financement ayant permis sa création, la coopérative accepte de faire certaines choses qui sont établies dans l’accord d’exploitation. La SCHL fait également des promesses.

Les accords d’exploitation durent de 30 à 50 ans selon le programme, et beaucoup d’entre eux arrivent presqu’à leur terme. À la fin de l’accord, la coopérative n’a plus aucune obligation vis-à-vis de la SCHL ou de l’Agence, mais la SCHL à son tour ne lui accorde plus de financement pour les subventions des droits d’occupation. Les coopératives devraient commencer dès maintenant à envisager leur avenir une fois que les accords d’exploitation auront pris fin. Discutez avec votre gestionnaire des relations ou avec la fédération de votre habitation coopérative des mesures que vous devriez prendre pour vous préparer à cette échéance. Tout comme les objets que vous voyez dans votre rétroviseur, l’avenir est toujours plus proche que ce qu’on croit.

Violation de l’accord? De quelle violation d’accord s’agit-il?

Certains vérificateurs, en particulier ceux ayant peu de coopératives fédérales parmi leurs clients, peuvent ne pas savoir que la manière de fonctionner de la SCHL peut parfois changer pendant la durée de l’un de ses programmes de logement.

L’un de ces changements peut concerner la manière dont les coopératives gèrent leur fonds de réserve pour le remplacement d’immobilisations. Il fut un temps où les fonds mis de côté pour les projets d’immobilisations devaient être conservés dans un compte ou un dépôt à terme distinct des fonds de fonctionnement de la coopérative et des autres fonds. Aujourd’hui dans leurs états financiers, les coopératives doivent tout de même effectuer un suivi distinct et précis des fonds mis de côté pour accroître le capital dont elles disposent. Toutefois, en dépit de ce qui est stipulé dans l’accord d’exploitation, la SCHL a depuis très longtemps accepté qu’une coopérative puisse regrouper tous ses fonds mis de côté pour des besoins précis. Un fonds de réserve est considéré comme étant entièrement financé si le montant total de l’encaisse et des placements regroupés et détenus par une coopérative est supérieur ou égal au montant requis mis de côté à titre de réserve. Veuillez cependant noter que si vous pouvez combiner différents fonds de réserve ainsi que les flux de trésorerie d’exploitation, cela ne signifie pas que vous pouvez dépenser l’argent mis de côté pour des motifs autres que ceux auxquels ces fonds sont destinés.

Pour que votre coopérative puisse en profiter à long terme, l’Agence encourage nos clients à mettre la plus grande partie de l’encaisse dont ils n’ont pas besoin immédiatement dans un compte productif d’intérêt ou dans un ou plusieurs certificats de dépôt. Si vous ne l’avez pas déjà fait, nous vous encourageons à vous joindre au programme CHIP de votre fédération locale, qui vous permettra de gagner des intérêts sur votre compte actuel et davantage d’intérêts (généralement) sur vos dépôts à terme.

Plus c’est petit, plus c’est avantageux

Les coopératives d’habitation de trois étages au maximum et comprenant 20 unités ont eu le plaisir d’apprendre que le gouvernement fédéral étend son programme d’amélioration populaire écoÉNERGIE, dont les coopératives plus importantes ne peuvent profiter.

Les coopératives peuvent présenter des demandes de subventions pour l’amélioration des systèmes de chauffage, de refroidissement ou de ventilation, de chauffe-eau ou le matériel de conservation, ou encore pour l’étanchéisation à l’air et d’autres mesures ou technologies. La date limite pour présenter les demandes est le 31 mars 2012, mais comme toujours, le mot d’ordre est de faire la demande tôt ou de faire face à une déception si les fonds sont épuisés.

Pour obtenir de plus amples renseignements, vérifiez le site Web de Ressources naturelles Canada.

Vous êtes dans une meilleure situation que vous ne le pensiez

Scott Wylie, l’un de nos gestionnaires des relations a attiré récemment notre attention sur un article dans le Canadian Business Magazine soutenant qu’avec le climat économique actuel, il vaut mieux louer son logement que l’acheter. (Et la vie en coopérative offre tous les avantages d’une location et très peu d’inconvénients.)

Dans une culture qui valorise les maisons unifamiliales, le fait de louer son logement n’est pas toujours un signe de respectabilité parmi les personnes qui ont la possibilité d’être propriétaires. Toutefois, l’article met en avant plusieurs excellents arguments sur les avantages de la location. Vous pourriez en citer quelques-uns la prochaine fois que votre oncle un peu spécial vous taquine parce que vous n’êtes pas propriétaire de votre logement.

En particulier, l’auteur indique que le fait de louer son logement n’est pas de l’argent jeté par les fenêtres, contrairement à « l’investissement » que représentent les paiements du prêt hypothécaire. Au contraire, un propriétaire détenant un prêt hypothécaire « loue » de l’argent auprès d’une banque ou d’une coopérative de crédit, tout comme le fait un locataire (ou un membre de coopérative) qui loue un espace. Bien qu’à certains moments si tout se passe bien, le propriétaire n’ait plus besoin de « louer » de l’argent, il devra toutefois payer des frais d’entretien et des impôts et à un moment donné, il sera peut-être obligé de réhypothéquer son logement pour payer les travaux d’immobilisation nécessaires. Pendant ce temps, il est possible que l’argent investi dans la maison rapporte moins en cas de vente que des sommes identiques investies ailleurs. Selon le Fonds monétaire international, dans le climat actuel au Canada, il vaut mieux, et de loin, louer son logement plutôt que de l’acheter.

 

Juin 2011

Êtes-vous bien servis?
L’Agence dans l’actualité
L’heure des comptes
Déclarations annuelles de renseignements anticipées
Vivre de l’argent de ses voisins
Enfin des fonds!
Plus d’argent dans la réserve de remplacement d’immobilisations

Êtes-vous bien servis?

Lorsque l’Agence a été mise sur pied, nous avons pris l’engagement de demander aux coopératives de l’Agence ce qu’elles pensaient de notre service à la clientèle, et ce, tous les trois ans. Administré par une firme de recherche professionnelle, PRA Inc., le sondage est envoyé à toutes les coopératives et devrait maintenant se trouver dans votre boîte de réception ou sur votre bureau. Quinze minutes devraient vous suffire pour répondre à la série de questions sur notre service. Nous comparerons les résultats avec ceux recueillis lors de notre dernier sondage pour déterminer les points sur lesquels nous répondons à vos attentes et ceux que nous devons améliorer. Nous vous ferons part des résultats dans notre site Web.

Puisque ce sondage est mené par une entreprise indépendante, vous êtes assurés du maintien de la confidentialité. Veuillez nous aider à nous améliorer en prenant le temps de répondre au sondage. Nous sommes à votre écoute!

L’Agence dans l’actualité

L’édition nationale du printemps de L’Écho de la FHCC contient un long article sur l’Agence. (Voir Facteurs de risques) L’article-choc met l’accent sur ce que l’Agence pense de l’importance de planifier et d’économiser en vue des remplacements d’immobilisations.

Soulignant l’impressionnant redressement à Connaught, à Vancouver et à Catalpa, à Ottawa, l’article mentionne que les deux coopératives ont bénéficié de subventions de la SCHL dans le cadre de l’initiative Rénovation et amélioration des logements sociaux. Destinées à soutenir une économie en crise, ces subventions ne sont plus offertes. À l’avenir, les coopératives à risque recevront les conseils et le soutien de l’Agence et de leurs fédérations régionales et nationales, mais elles devront compter sur leurs propres fonds ou des emprunts, ainsi que sur leur conseil d’administration et leurs membres pour prendre de bonnes décisions.

L’heure des comptes

Il fut un temps où la fin de l’hypothèque n’était qu’un rêve pour les conseils de coopératives. Maintenant, la fin des accords d’exploitation est proche. Alors que le rêve est à la veille de se concrétiser, les coopératives voient maintenant son côté sombre. La fin de l’aide assujettie au contrôle du revenue n’a rien de réjouissant.

Sur le plan des subventions, les coopératives de l’article 95 ont une préoccupation bien précise. La SCHL affirme que tout ce qui reste dans le fonds de subventions excédentaires au terme de l’accord d’exploitation, pas seulement la part excédentaire de la réserve maximale permise, appartient à la SCHL. Certaines coopératives dépensent tout ce qu’elles obtiennent de la SCHL et plus, pour maintenir une bonne combinaison de revenus. D’autres aiment disposer d’un bon coussin financier, au cas où un autre ménage éprouverait des difficultés et aurait besoin d’aide. Lorsque vous déciderez de votre propre politique, gardez à l’esprit le temps qu’il vous reste avant l’échéance de votre accord avec la SCHL. Si vous le souhaitez, vous pouvez prévoir accorder aux membres admissibles l’aide dont ils ont besoin, plutôt que de redonner les fonds.

Déclarations annuelles de renseignements anticipées

Chaque année, de plus en plus de coopératives travaillent avec leur vérificateur pour produire leur déclaration annuelle de renseignements (DAR) à temps, voire un peu plus tôt. Les clients qui produisent leur déclaration en respectant la date limite font le bonheur du gestionnaire des relations, et, comme nous le disons à l’Agence, « le bonheur du gestionnaire des relations fait le bonheur de tous ».

Si vous éprouvez de la difficulté à produire votre déclaration à temps, nous pouvons vous aider. L’année dernière, nous avons rédigé un document qui s’intitule Liste de contrôle pour la vérification préalable de la DAR. Ce guide décrit toutes les étapes que vous devez suivre pour vous préparer à produire votre DAR. Idéalement, le personnel des coopératives devrait commencer à préparer la DAR dès que le nouvel exercice financier commence, bien avant l’arrivée du vérificateur.

Nous avons joint la liste de vérification au bulletin électronique et l’avons remise aux vérificateurs, mais le personnel change et les choses sont oubliées. Nous avons donc pensé qu’un rappel serait des plus utiles. Demandez une copie de la liste à votre gestionnaire des relations ou téléchargez-en une dans notre site Web client protégé par mot de passe, sous la rubrique Ressources de l’Agence. (Veuillez consulter votre gestionnaire des relations si vous ne vous souvenez plus de votre nom d’utilisateur ou de votre mot de passe.) Suivez les étapes rigoureusement et nous vous garantissons que vous soumettrez votre déclaration plus tôt. Prochainement, nous prévoyons joindre la liste de vérification au rappel courant de la DAR grâce à la magie de l’automatisation.

Vivre de l’argent de ses voisins

À l’Agence, nous croyons que la première étape du changement est de découvrir les faits et de les partager. Voici ce que les coopératives nous disent au sujet des administrateurs qui leur doivent de l’argent.

De nos 537 coopératives clientes, 51 ont des règlements qui interdisent aux administrateurs en retard de paiement de siéger au conseil. Un autre groupe de 231 affirme que l’administrateur doit être en règle ou avoir mis en place un plan de remboursement. Vingt autres coopératives affirment avoir un règlement en vigueur, mais sans donner de précisions.

Alors, qu’est-ce que cela nous apprend au sujet des administrateurs en retard de paiement? Cela nous indique qu’un trop grand nombre de clients de l’Agence ont possiblement un membre de leur conseil qui est concerné personnellement par la décision d’expulser un ménage. Les administrateurs donnent l’exemple aux autres membres. Une entente de remboursement est un outil utile pour recouvrer les paiements en retard, mais cela ne change rien au fait : un membre du conseil qui ne paie pas ses frais entièrement et à temps est un mauvais exemple pour ses voisins.

Comme la directrice générale de l’Agence l’a souligné dans son éditorial dans le magazine Scoop de la FHCC, en Colombie-Britannique :

En date des derniers rapports à l’Agence, une coopérative sur quatre comptait au moins un administrateur endetté. Le taux de paiements en retard et de mauvaises créances pour les membres de ces coopératives était quatre fois plus élevé que dans les coopératives ne comptant aucun administrateur en retard de paiement.

Nous ignorons ce qui vient en premier, l’administrateur en retard de paiement ou une coopérative dont de nombreux membres doivent de l’argent, mais la réforme doit commencer par le haut. Nous demandons aux coopératives d’examiner leurs règlements et de songer à la manière de dire qu’un administrateur en retard de paiement ne peut siéger au conseil, peu importe qu’il ait ou non un plan de remboursement. Votre gestionnaire des relations peut vous aider.

Enfin des fonds!

Depuis longtemps, l’Agence parle d’un service qu’elle ne peut encore offrir : Données de référence et pratiques exemplaires. L’idée est tellement simple. De nombreuses coopératives ont des systèmes et des astuces qui les aident à réussir. Alors, pourquoi n’expliqueraient-elles pas à d’autres coopératives comment elles réussissent? Même les bonnes coopératives pourraient trouver une ou deux idées qui les feraient passer de bonnes à excellentes.

Le problème c’est qu’il faut de l’argent pour concevoir un nouveau service. Dernièrement, nous avons appris que l’Agence avait été approuvée pour une subvention de plus 100 000 $ sur deux ans dans le cadre de l’Initiative de développement coopératif du gouvernement fédéral. Ces fonds vont nous permettre de démarrer un projet pilote. Nous n’obtiendrons pas des résultats du jour au lendemain, mais nous sommes sur la bonne voie.

Plus d’argent dans la réserve de remplacement d’immobilisations

Félicitations aux clients de l’Agence! Il est évident que bon nombre d’entre vous mettent de l’argent de côté pour l’avenir. Au cours de l’exercice financier 2010, les clients de l’Agence ont collectivement augmenté leurs contributions à la réserve de remplacement d’immobilisations par plus de 10 %.

C’est formidable de constater que nos clients vont collectivement dans la bonne direction, mais chaque coopérative doit examiner sa propre situation attentivement pour déterminer combien elle doit mettre de côté. Votre gestionnaire des relations de l’Agence peut vous aider à franchir les étapes pour assurer la sécurité de votre avenir.

 

Mars 2011

« Les coopératives, des entreprises pour un monde meilleur. »
La Colombie-Britannique et l’Ontario : Remboursement sur d’importants contrats de construction
Ontario — À vérifier à propos de l’entrepreneur

« Les coopératives, des entreprises pour un monde meilleur. »

À l’heure qu’il est, la plupart des clients de l’Agence ont entendu la nouvelle que les Nations Unies ont proclamé 2012 l’Année Internationale des Coopératives. Le slogan pour l’année s’affiche ci-dessus.

Nous espérons que les clients de l’Agence trouveront cette formulation attrayante. Le mouvement de l’habitation coopérative est constitué de beaucoup d’idéalistes qui pensent que les valeurs et les pratiques relatives à l’autoassistance mutuelle mènent vers un monde meilleur. Et qui croit plus profondément à l’importance de construire que les membres des coopératives d’habitation?

Le mot « entreprise » pourrait toutefois sembler inattendu. « Entreprise » évoque plusieurs bonnes choses : de l’énergie, des idées nouvelles et du travail productif. Mais ici, elle veut aussi dire « organisation ».

Parfois nous, qui travaillons pour des coopératives d’habitation et qui y vivons, devons nous rappeler que—bien qu’elles soient des agences sans but lucratif—les coopératives d’habitation sont effectivement des organisations. Quand elles fonctionnent de la façon prévue, elles fournissent un service précieux, créent des emplois et renforcent les communautés au sein desquelles elles sont basées. Au départ, le gouvernement du Canada, puis les membres des coopératives, les ont construites au moyen d’investissements financiers et à la sueur de leur front. Les actifs des coopératives ont besoin de soins continus à travers une gestion et une intendance attentionnées, tout comme ceux de  toute autre organisation.

Nous espérons qu’en 2012, toutes les coopératives apporteront leur soutien à un projet, qu’il soit grand ou petit, qui célèbre le sens de ce slogan dans son intégralité. Ce slogan constitue une vive déclaration de notre modèle d’organisation unique et rassemble toutes les coopératives, qu’elles soient à base d’actions ou sans but lucratif, en une seule phrase. Donc, commençons à construire un monde meilleur. Qu’attendons-nous?

La Colombie-Britannique et l’Ontario : Remboursement sur d’importants contrats de construction

Votre coopérative a-t-elle signé un contrat de construction important avant ou peu après juillet 2010 pour un grand projet d’immobilisations? Si c’est le cas, vous pourriez être admissible à un remboursement d’impôts.

Avant cette date, les entrepreneurs incluaient la taxe de vente provinciale (TVP) dans leur soumission et dans leur contrat, comme faisant partie du coût des matériaux. Mais après l’introduction de la TVH, la TVP n’était plus perçue sur les matériaux, parce qu’elle était incluse dans la TVH.

Si l’achat des matériaux a été effectué après juillet 2010 pour des travaux d’immobilisation pour lesquels une soumission a été faite ou un contrat signé avant cette date, votre coopérative a probablement payé deux fois la part d’impôt qui devait revenir à la province. (Dans de rares cas, l’entrepreneur pourrait avoir effectué un ajustement à la baisse au contrat pour supprimer la TVP qui a été incluse à l’origine dans le coût des matériaux.)

Si de tels changements n’ont pas été effectués à votre contrat de construction, vous aurez besoin que l’entrepreneur confirme la date d’achat des matériaux (c.-à-d. avant ou après le 1er juillet 2010) par écrit. Fournissez les renseignements à votre vérificateur et demandez à la société d’effectuer une demande auprès de l’Agence du revenu du Canada pour le remboursement de ce paiement en double.

Des renseignements provenant de l’Agence du revenu du Canada sont disponibles ici. Payer deux fois ses impôts constitue un acte très solidaire de la part de votre coopérative, mais même les services fiscaux avides d’impôts de la Colombie-Britannique et de l’Ontario n’exigeront pas un tel acte.

Ontario — À vérifier à propos de l’entrepreneur

En Ontario, les entrepreneurs doivent cotiser à la Commission de la sécurité professionnelle et de l’assurance contre les accidents du travail (CSPAAT) pour leurs employés. Si l’entrepreneur que votre coopérative a employé n’effectue pas le paiement de ces primes à temps, votre coopérative pourrait être tenue financièrement responsable.

Quand les cotisations d’un entrepreneur sont à jour, la CSPAAT émet un certificat de décharge qui constitue un renseignement public et qui est disponible aux fins de consultation. Les coopératives doivent s’assurer que les entrepreneurs avec lesquels elles font affaire ont fait le nécessaire pour se protéger et pour protéger leurs employés et leurs clients.

Consulter le certificat de décharge d’une société est désormais bien plus facile, les numéros représentant les certificats de décharge étant disponibles à travers le système eClearance (le programme de délivrance de certificats de décharge en ligne), une fois que vous aurez ouvert un compte et une session. Les certificats de décharge sont valables pour une durée allant jusqu’à 90 jours.

Pour plus de renseignements concernant les certificats de décharge, vous pouvez communiquer avec les services de la CSPAAT en composant le 416 344-6851 ou consulter leur site Web mentionné ci-dessus et la section Comptes des employeurs.

 

Décembre 2010

Un nouvel engagement envers votre coopérative
L’autoassistance mutuelle : les fondements de la coopérative
Les données financières en langage simple : l’information la plus accessible pour les membres des coopératives
Aide fédérale de taille pour augmenter l’accessibilité : dernière chance?

Un nouvel engagement envers votre coopérative

Décembre 2010 marque le lancement du nouveau projet de l’Agence visant à augmenter la contribution des coopératives à leur réserve de remplacement des immobilisations. Comme les bâtiments prennent de l’âge, il est indéniable que les coopératives devront mettre plus d’argent de côté pour leurs dépenses de réparations et de remplacement d’immobilisations.

Idéalement, le montant d’argent annuel versé ferait partie d’un programme approuvé de réserve d’immobilisations élaboré après une évaluation de l’état des bâtiments. Étant donné que plusieurs coopératives n’ont pas de plan, les gestionnaires des relations de l’Agence devront s’entretenir avec elles individuellement au sujet du montant qu’elles devraient mettre de côté.

Certaines coopératives ont été prévoyantes quant aux besoins prévisibles et ont depuis quelques années augmenté leurs contributions budgétées. Ces coopératives sont candidates à un engagement officiel stipulant qu’elles continueront à mettre de côté un plus gros montant dans leur fonds de réserve que ce que leur accord d’exploitation nécessite.

Est-ce qu’un engagement officiel compte? Nous avons tous constaté à quel point des changements dans le conseil et la gestion peuvent faire régresser une bonne coopérative pendant quelques années. L’Agence croit qu’une nouvelle redéfinition de la contribution aidera à s’assurer que le leadership financier des conseils, des gestionnaires et des membres responsables ne passera pas inaperçu, ni aux yeux des coopératives, ni aux yeux de l’Agence.

L’autoassistance mutuelle : les fondements de la coopérative

Les anthropologues nous disent que les humains ont collaboré depuis la nuit des temps; l’idée de la coopérative a donc des racines profondes. Tout est parti de l’idée de l’autoassistance mutuelle.

Le retour aux sources est une des clés du sauvetage financier des coopératives. En reconnaissant les problèmes et en s’y attaquant ensemble, les administrateurs et les membres ne se contenteront pas de trouver des solutions, mais renforceront aussi le côté humain de leur organisation. C’est un bon moyen de se préparer au jour où les accords d’exploitation prendront fin et où les coopératives d’habitation seront laissées à elles-mêmes. En demandant des droits d’occupation assez élevés pour répondre véritablement aux besoins financiers et immobiliers de leur coopérative, les membres reviennent aux racines du mouvement coopératif lorsque les gens mettaient leurs pièces de monnaie en commun pour transformer leurs miettes en miches de pain.

Même si de nouveaux fonds occupent une place importante dans le sauvetage, il ne constitue pas une fin en soi. Les sauvetages ne fonctionnent que lorsque les membres abandonnent leur idée de vivre dans une coopérative essentiellement inchangée mais avec de meilleurs bâtiments. Un sauvetage réussi peut rendre une coopérative à travers la douleur à la transfiguration, à condition que les membres soient disposés à adopter pleinement la notion d’autoassistance mutuelle. Au mieux, un sauvetage voudra dire une organisation revitalisée souhaitant plus que jamais assurer l’intendance d’un groupe de demeures que les membres décideront de laisser à la génération suivante.

Les données financières en langage simple : l’information la plus accessible pour les membres des coopératives

L’Agence commencera bientôt à demander une rétroaction à ses aux coopératives ayant consulté leurs données financières en langage simple (60 jusqu’ici). Cette présentation des états financiers vérifiés de la coopérative en anglais ou en français simplifié vise à aider les membres qui ne sont pas des experts en finances à obtenir un tableau clair de ce que la coopérative a gagné et dépensé, de ce qu’elle détient et doit.

Les coopératives qui n’ont pas consulté leurs états financiers en langage simple peuvent le faire sur le site Web sécurisé de l’Agence, dans la section « Rapports de l’Agence ». (Vous pouvez accéder au site Web des clients en tapant www.agency.coop. Cliquez sur « Accès aux clients » et entrez votre nom d’utilisateur et votre mot de passe. Ou adressez-vous à votre gestionnaire des relations pour obtenir son aide.) Si vous n’avez pas eu de fin d’exercice financier depuis que nous avons lancé le rapport, il est tout de même pertinent de vous brancher. Notre système génère un ensemble d’états financiers pour chaque DAR que vous avez rempli jusqu’ici.

Ces états financiers seront plus utiles pour les coopératives qui complètent la DAR et autre documents avant de tenir leur réunion annuelle. (Rappelez-vous que les membres n’ont pas besoin d’approuver les états financiers avant que vous les soumettiez.) Aussitôt que nous avons validé ce que vous nous envoyez, vos états financiers en langage simple sont accessibles. Si vos membres en obtiennent une copie avant ou pendant la réunion annuelle, vous pouvez être certain qu’ils comprendront les états financiers de votre coopérative mieux que jamais.

Nous tenons à remercier tout spécialement Alex Ferguson, de la Oak Street Housing Co-operative, qui a volontairement donné ses commentaires sur ce qu’il appelle les états financiers accessibles.

Aide fédérale de taille pour augmenter l’accessibilité : dernière chance?

Au cours des prochains moins, les grandes coopératives d’habitation préoccupées par l’accessibilité devraient prévoir d’envoyer une demande à Ressources humaines et Développement des compétences Canada pour recevoir une subvention allant de 500 000 $ à 3 000 000 $. Ces subventions sont réservées aux ensembles d’importance qui amélioreront l’intégration de personnes à mobilité réduite grâce à la modernisation, à la rénovation ou à la construction d’installations. La date limite est le 13 janvier 2010.

D’autres renseignements se trouvent sur le site Internet du gouvernement sous le Volet Projets de moyenne envergure du Fonds pour l’accessibilité.

 

Octobre 2010

Un outil utilisé pour suivre la piste monétaire
La gestion financière selon Shakespeare
« Défaut de payer intégralement et selon l’échéance » : Fieldstone contre Rodriguez

Un outil utilisé pour suivre la piste monétaire

Les gestionnaires des coopératives commencent à consulter les Données financières en langage simple qu’ils peuvent trouver à partir du site Web sécurisé de l’Agence. La Coopérative d’habitation Windmill Line située dans la région St. Lawrence de Toronto peut se targuer de faire partie des premiers utilisateurs de l’outil.

Pour ceux et celles qui reviennent de longues vacances et qui n’ont pas pris connaissance de notre envoi postal, les Données financières en langage simple représentent les déclarations des états financiers vérifiés de votre coopérative, et ce, rédigées très clairement en anglais ou en français. Ce document de trois pages est un nouvel outil que l’Agence a préparé afin de vous montrer, de manière plus claire, à vous ainsi qu’à vos membres, la situation financière de votre coopérative d’habitation.

Caractéristiques particulières : À la page un, si deux chiffres sont mis en surbrillance à l’aide d’une même couleur, ces derniers sont apparentés. À la page deux, le diagramme circulaire vous montre la provenance de l’argent (les droits d’occupation constituent la pierre angulaire) et la façon dont il a été dépensé (en grande partie pour les paiements du prêt hypothécaire et les impôts fonciers). À la page trois, vous pouvez constater tout ce que vous avez exigé et déboursé pour chacune des cinq dernières années. Ainsi, vous pouvez facilement prendre connaissance des tendances (p. ex les mystérieuses baisses de revenu relatives à la buanderie, au stationnement).

L’Agence communiquera sous peu avec les coopératives ayant déjà pris connaissance de leurs Données financières en langage simple. Nous voulons savoir si vous avez trouvé le processus facile et de quelle façon vous vous êtes servis du document. Quant à nous, nous vous assurons que nous publierons tout commentaire, anecdote pertinents à l’intérieur du bulletin électronique. Nous espérons qu’ils serviront à motiver les utilisateurs tardifs de ce nouvel outil et qu’ils le remettront à leurs membres.

La gestion financière selon Shakespeare

À quel moment est-il propice pour les gestionnaires d’une coopérative d’habitation de s’ouvrir aux conseils financiers de l’un des pires vilains de Shakespeare? Réponse : Lorsque le conseil est supérieur à la source.

Nombreux sont ceux et celles qui ont entendu l’histoire du Maure de Venise, Othello. Selon la tragédie de Shakespeare, le héros est manipulé pour assassiner sa tendre épouse. Lago, le roué, savait très bien de quelle façon le monde fonctionne. C’est pourquoi il recommandait : « Mets de l’argent dans ta bourse. » Il s’agit-là d’un conseil fort utile pour toutes les coopératives d’habitation.

Toutefois, comment trouver plus d’argent pour gonfler sa bourse? En fait, là où vous le pouvez. Augmenter les droits d’occupation? Cocher oui. Faire appel à une agence de recouvrement pour les créances irrécouvrables? Cocher oui. Modifier les procédures d’inscriptions afin que les unités soient occupées plus rapidement? Cocher oui. Annoncer les logements qui seront vacants avant qu’ils ne le deviennent? Cocher oui. Des toilettes et douches à faible consommation d’eau? Cocher oui. Être plus dur avec les membres en retard? Cocher oui. Puis ajouter des fonds à votre réserve pour remplacement d’immobilisations.

Certes, vous ne serez pas aimé de tous, mais le fait de constituer une plus importante réserve est définitivement la chose à faire. Du point de vue de l’Agence, vous serez un héros et votre coopérative aura les fonds nécessaires pour palier aux problèmes.

“Défaut de payer intégralement et selon l’échéance : Fieldstone contre Rodriguez (Le 23 septembre 2010)

Une excellente décision écrite de la part de la Cour de justice de l’Ontario a été rendue la semaine dernière et celle-ci offre de l’espoir relativement aux membres qui sont toujours en retard dans leurs paiements, qui s’engouffrent de plus en plus au niveau des arrérages et, qui acquittent leurs dettes en toute dernière minute.

Selon la jurisprudence, le juge a donné raison à la Coopérative Fieldstone de Toronto, et ce, malgré la réponse des membres accusés qui « justifiaient » la situation en raison de difficultés financières. Qui plus est, ces derniers insistaient aussi sur le fait qu’ils n’étaient plus en retard de paiement. La conclusion : le tribunal a attribué les dépenses en faveur de Fieldstone, même s’il n’a pas accordé la totalité des sommes réclamées.

Le tribunal a fait mention de la situation financière précaire de la coopérative, de ses besoins, et de la nécessité, partagée par toute coopérative d’habitation, de faire affaires selon le bon jugement du conseil d’administration et des règlements administratifs. C’est ce qui a fait pencher la balance en faveur de Fieldstone contre l’argument du membre qui préconisait ne pas avoir les moyens de déménager ou de se trouver un autre logement.

Le juge a mentionné à plus d’une reprise le « Défaut de payer intégralement et selon l’échéance », phrase qui devrait remplacer  « paiements en retard répétitifs » que l’on retrouve dans la Requête en expulsion du locataire pour non-paiement du loyer (Ontario). Les coopératives d’habitation des autres provinces devraient aussi prendre note de cette nouvelle.

Félicitations à Fieldstone pour avoir émis un message clair : Vivre en coopérative signifie s’acquitter de sa juste part selon l’échéance convenue. Il s’agit-là d’un principe essentiel des coopératives d’habitation, un principe en faveur duquel un tribunal de l’Ontario a donné son accord.

 

Août 2010

Progrès
Où est l’argent?
Elain Duvall : une recrue de niveau supérieur
Une minute de silence

Progrès

Une analyse du rendement des coopératives avec lesquelles nous travaillons montre une amélioration de deux éléments de mesure clés, de 2007 (qui représente la première année depuis laquelle nous disposons de données complètes) à 2009. En 2007, 57 % de nos clients avaient combiné des arriérés et des créances irrécouvrables totalisant au maximum 1,5 % de l’ensemble des droits d’occupation pour les ménages. Deux ans plus tard, 62 % de nos clients affichaient cet excellent résultat. Le pourcentage de coopératives ayant des arriérés et des créances irrécouvrables graves (3 % ou plus) s’est également amélioré, passant de 24 % en 2007 à 18 % en 2009.

Les coopératives ont également réduit leurs pertes relatives aux logements vacants en dépit d’une situation économique difficile. Trente pour cent des clients de l’Agence ne disposaient d’aucun logement vacant en 2009, ce qui représente une augmentation par rapport à 27 % en 2007. Les trois quarts des coopératives ont indiqué avoir subi des pertes inférieures à 117 $ l’unité par an en ce qui concerne les logements vacants (2009); ce chiffre représente une baisse par rapport aux pertes s’élevant à 133 $ en 2007 (indexé par rapport aux dollars de 2009).

Où est l’argent?

Les nouvelles de 2009 n’étaient cependant pas toutes bonnes. Deux mesures clés ont mis en évidence la situation financière plus difficile des coopératives par rapport à 2007. Il s’agit des liquidités—à savoir notre facteur de mesure de la capacité d’une coopérative à payer ses factures—et du revenu net qui indique les résultats des coopératives au cours du dernier exercice. (Pour de plus amples renseignements, veuillez consulter nos Q et R sur l’évaluation annuelle des risques). En 2009, seuls 59 % des clients connaissaient une situation financière bonne ou excellente en tenant compte des deux facteurs de mesure mentionnés ci-dessus; ce pourcentage représente une baisse mineure mais inquiétante par rapport au chiffre de 63 % en 2007.

Comment cela est-il possible si nos clients perdent moins d’argent en raison des arriérés et des logements vacants, qui représentent les deux principales raisons pour lesquelles les coopératives gagnent moins d’argent que les sommes prévues dans les budgets? La réponse est claire, même si elle ne fait pas plaisir : les droits d’occupation sont trop bas. Les gens doivent payer davantage.

Cela peut paraître trop simple, mais parfois un simple énoncé des faits financiers produit le meilleur effet. C’est ce que vous verrez dans nos prochains états financiers en langage simple, qui reformulent les états vérifiés des coopératives dans un langage ordinaire. La réalité ne sera pas toujours rose, mais nous pensons qu’une fois que les membres l’auront comprise, il sera plus facile de les persuader de prendre les mesures qui s’imposent.

Elain Duvall : une recrue de niveau supérieur

En raison de la limitation du nombre de mandats, le Conseil d’administration de l’Agence a été contrainte de se séparer de Stuart Thomas, un administrateur précieux et expérimenté de la C.-B. Heureusement pour nous, la FHCC a réussi à recruter une personne remarquable pour le remplacer.

Résidente de longue date de la Colombie-Britannique, Elain Duvall est depuis longtemps engagée dans le secteur du logement. Pendant plus de 10 ans, Elain a été directrice exécutive de la Columbia Housing Advisory Association, un groupe de ressources respecté à l’époque où les programmes gouvernementaux facilitaient le développement de nouvelles coopératives d’habitation. Elain a également joué un rôle actif en tant que membre du Comité de développement de la FHCC.

Depuis 1990, Elain travaille à l’échelon municipal, dans le secteur privé et en tant que consultante dans le domaine des coopératives d’habitation et en tant que collectrice de fonds. Elle a joué un rôle dans des organismes et des conseils d’administration du secteur privé, sans but lucratif, ou consultatif, y compris Citizens Bank, Vancity Credit Union et Credit Union Central of B.C. Pour obtenir d’autres renseignements sur les états de service d’Elain, veuillez visiter notre site Web. Nous sommes ravis de la compter parmi nous.

Une minute de silence

Le monde des coopératives d’habitation a appris le décès de l’un de ses pionniers. Jim MacDonald était un leader qui a fait de ce secteur ce qu’il est aujourd’hui au Canada. Né en Nouvelle-Écosse dans un milieu modeste, Jim a joué un rôle actif dans le mouvement syndical à une période ou une telle activité était un motif de licenciement. Son service en temps de guerre à titre de mécanicien au sein de l’Aviation canadienne lui a permis de poursuivre ses études à Antigonish. Cette université était depuis longtemps un foyer où la foi dans le partage des biens des coopératives où tous travailleraient ensemble dans un esprit d’entraide mutuelle était fort répandue.

L’énergie, le charisme et le gros bon sens de Jim ont fait de lui un organisateur syndical idéal pour le Congrès du travail du Canada, mais il n’a jamais perdu la foi dans la valeur de la coopération. En 1958, Jim a été chargé de doter le Comité des coopératives-CTC en personnel afin de promouvoir le développement des coopératives. Cela a entraîné la création de la Fédération de l’habitation coopérative du Canada (FHCC) en 1968, sous le parrainage de l’église, des syndicats et initialement, celui des étudiants.

Le gouvernement a commencé à se rendre compte de l’erreur qu’il commettait en isolant un nombre important de personnes très défavorisées dans des tours lugubres. La porte des logements communautaires était ainsi ouverte et la FHCC était prête. Avec l’embauche de personnel et le développement de façon sérieuse des coopératives, Jim a de son côté continué à jouer un rôle prépondérant au sein du Conseil d’administration, dont il a été le président de 1972 à 1978. La croissance spectaculaire du nombre de membres a apporté un changement dans la nature de la FHCC, mais le leadership de Jim MacDonald n’a jamais été oublié.

En 1988, la FHCC a créé le Prix Jim MacDonald pour le changement social, la récompense la plus importante de notre secteur, qui est décernée aux organisations coopératives affichant des réalisations dans les domaines de la justice sociale et du travail communautaire qui illustrent les principes sur lesquels Jim a basé sa vie. Chacun d’entre nous devrait observer une minute de silence pour remercier Jim d’avoir été celui qu’il était et pour avoir rendu tant de choses possibles pour nous.

Juin 2010

Le dernier chapitre de votre exercice : les états financiers en langage simple
TVH : l’argent fait tourner le monde
La tendance est de votre côté
Adieu au sous-sol
Budgets, sauvetages financiers et indépendance des coopératives
Mayflower – Les premiers à accoster

Le dernier chapitre de votre exercice : les états financiers en langage simple

En juillet, l’Agence lancera un nouveau rapport qui se voudra une continuité de notre pratique consistant à renvoyer les renseignements des coopératives de manière conviviale.

Beaucoup de membres des coopératives ne sont pas à l’aise avec l’ensemble de données colossal que l’on appelle états financiers vérifiés. Vingt-quatre heures après le départ de leur vérificateur, ces membres sont absorbés par leurs vies actives et ne sont pas très sûrs de comprendre tout ce qui a été dit pendant la vérification. Cela s’explique malheureusement par le fait qu’il est difficile de décider quelle direction prendre si vous ne savez pas où vous vous situez.

Les états financiers en langage simple devraient permettre de changer la donne. Le nouveau rapport tire les renseignements de votre DAR et présente un sommaire de vos états financiers vérifiés comme s’il s’agissait du dernier chapitre d’un roman policier. Tout devient alors plus clair. Voici un exemple :

Fonds en banque ou investis 78 467 $

dont 21 186 $ pour les activités

48 392 $ mis de côté à titre de fonds de réserve pour les réparations importantes

8 889 $ mis de côté à titre de réserve pour les subventions futures destinées aux membres

Si vous déposez votre DAR ainsi que les documents connexes suffisamment tôt, vous pouvez remettre les états financiers en langage simple à vos membres avant votre réunion annuelle. Les polars sont fascinants de la première page à la dernière, mais les conseils et membres des coopératives ont plutôt besoin de savoir qui a commis le meurtre.

TVH : l’argent fait tourner le monde

Les coopératives de l’Ontario et de la Colombie-Britannique feront face à des difficultés budgétaires lorsque ces deux provinces passeront de la taxe de vente provinciale (TVP) et de la taxe sur les produits et services (TPS) à la taxe de vente harmonisée (TVH). Tout d’un coup, les frais de services publics et les travaux d’immobilisation sur votre propriété et même les frais à verser à votre entreprise de gestion seront plus élevés.

La plupart de nos clients ont réduit ces coûts en prenant des dispositions avec les services fiscaux pour obtenir un statut de municipalité. Aussi étrange que cela puisse paraître, pratiquement tous les clients de l’Agence devraient être admissibles. Avec un statut de municipalité, vous pouvez demander un ou plusieurs remboursements en fonction du nombre d’unités de votre coopérative qui sont subventionnées par le gouvernement. (Les subventions internes ne comptent pas.)

Si vous ne connaissez pas le statut de votre coopérative, demandez à votre gestionnaire des relations qui peut vous aider à faire une demande en vue d’obtenir le statut de municipalité, si votre coopérative ne l’a pas. Une fois cette désignation obtenue, votre vérificateur peut demander un remboursement d’impôt pour votre coopérative. Qui plus est, vous pouvez demander jusqu’à quatre années de remboursement lorsque vous présentez votre première demande. De l’argent pour votre coopérative, cette année et les autres qui suivront également! C’est toujours utile.

La tendance est de votre côté

Le rapport et la lettre annuels d’évaluation des risques comprendront du nouveau. Pour la première fois, notre rapport indiquera le profil de tendance de votre coopérative, qui peut être en hausse, stable ou en baisse.

Nous avons élaboré cette nouvelle caractéristique parce que nous avons remarqué que les changements positifs apportés par les coopératives ne figuraient pas dans la cote de risque améliorée. C’est logique, même si cela peut être décourageant. Plusieurs années et beaucoup d’argent peuvent être nécessaires pour améliorer l’état du bâtiment d’une coopérative et l’accumulation d’un fonds de réserve peut même exiger davantage de temps. Ce sont ces éléments qui permettent d’améliorer la cote de risque. Un profil de tendance à la hausse encourage la coopérative à continuer le bon travail, mais cela peut aussi indiquer que les conditions du marché locatif se sont améliorées.

Veuillez lire attentivement votre lettre d’évaluation des risques et posez à votre gestionnaire des relations des questions à propos du profil de tendance de votre coopérative. Vous pouvez également lire notre document Q et R révisé sur la cote de risque.

Adieu au sous-sol

Le Centre de service de l’Agence pour les Prairies à Calgary sera fermé le vendredi 25 juin en raison du déménagement de l’Agence qui passera d’un cagibi étroit situé dans un sous-sol à des locaux supérieurs. La nouvelle adresse est la suivante : Suite 604/ 7015 Macleod Trail SW/ Calgary AB  T2H 2K6.

Le nouvel espace n’a rien de luxueux, mais au moins notre directeur, Services des prêts et de la prévention des défauts aura un bureau digne de ce nom, et une pièce servira aux vidéo-conférences, ce qui nous permettra de réduire nos frais de déplacement. Ces nouveaux locaux auront toutefois une caractéristique de luxe : une vue imprenable sur les contreforts, en particulier au coucher de soleil. Prenez ça, Ottawa.

Budgets, sauvetages financiers et indépendance des coopératives

Certains de nos clients connaissent suffisamment de difficultés pour avoir besoin d’un sauvetage financier. Ce sauvetage peut se présenter sous différentes formes, mais dans tous les cas, la coopérative doit mettre en place des restrictions budgétaires pendant que l’Agence l’aide à se sortir du gouffre financier dans lequel elle est plongée.

Étant donné que les coopératives se retrouvent généralement dans cette position en raison de problèmes de gestion ou à cause de l’état des bâtiments, l’Agence accorde une attention spéciale à leurs budgets. Le plan de redressement financier établit normalement à quel moment la coopérative doit soumettre son budget d’exploitation à l’Agence, habituellement bien avant la fin de son exercice financier. L’Agence examine le budget et l’approuve ou le modifie. Le conseil d’administration de la coopérative ratifie le budget révisé et le présente pendant une réunion de membres pour une approbation officielle.

Les coopératives sont parfois choquées de voir à quel point le sauvetage financier limite leurs options. Le sauvetage financier est synonyme d’augmentation des droits d’occupation, de contrôle des dépenses, de gestion plus rigoureuse, de réparations de base du bâtiment, de périodes frénétiques suivies par des périodes d’attente et d’absence de tolérance pour les retards. Il vaut mieux pour les coopératives qu’elles fassent les choix douloureux plus tôt. Ainsi, elles en auront moins à faire.

Mayflower – Les premiers à accoster

C’est la troisième année que l’Agence demande aux coopératives de remplir un questionnaire pré-inspection. Cette idée nous est venue afin de planifier les inspections du client et de faire un meilleur usage du temps que l’inspecteur passe sur place.

Le jour où nous avons envoyé les questionnaires à 268 coopératives, 30 coopératives y ont accédé, 15 ont saisi et enregistré des données initiales, 9 ont rempli et renvoyé le questionnaire et 5 ont utilisé une nouvelle caractéristique permettant d’en imprimer une copie. Ce jour a été le meilleur premier jour que nous ayons connu.

Le premier questionnaire retourné a été celui de la coopérative d’habitation de Mayflower en Colombie-Britannique, qui nous est parvenu 45 minutes après l’envoi du courriel. Malheureusement, certains clients ont mis du temps à répondre et quelques inspections ont du être effectuées sans qu’aucune réponse n’ait été reçue. Nous remercions donc la coopérative Mayflower ainsi que toutes celles ayant fait preuve de la même rapidité dans leurs réponses, ce qui indique un intérêt certain envers l’état de leurs propriétés, intérêt que nous partageons bien évidemment

 

Mars 2010

Déclaration de l’amélioration
Des administrateurs qui restent un peu trop dans l’ombre
Une affaire risquée
Aussi canadien que possible, vu les circonstances
Au revoir, vieil ami!

Déclaration de l’amélioration

Certains clients de l’Agence ont eu la chance de recevoir des fonds de l’Initiative de rénovation et de modernisation des logements sociaux du gouvernement fédéral (fonds connus sous le nom de « cotisation de modernisation ») et il est possible que d’autres clients en reçoivent ultérieurement. Parmi les projets admissibles, on compte le remplacement des composantes d’immeubles, des installations et des équipements importants mais usés, les améliorations éconergétiques et la modernisation des installations pour les personnes à mobilité réduite. L’Agence est consciente du fait que la première préoccupation de ces coopératives, qui peuvent s’estimer chanceuses, est de terminer leurs projets à temps et d’obtenir une valeur optimale en contrepartie de l’argent dépensé. Toutefois, nous espérons que ces mêmes coopératives n’ont pas oublié les exigences de déclaration.

Si vous avez obtenu une cotisation de modernisation, vous avez peut-être reçu une lettre de la SCHL expliquant comment la déclarer. Les conseils de l’Agence sur la question, qui sont d’ailleurs plus détaillés, ont été communiqués aux vérificateurs des coopératives. Pour éviter de faire des erreurs qui occasionneraient des dépenses ultérieures à des fins de rectification, nous vous encourageons à communiquer avec vos vérificateurs bien avant la fin de l’année pour obtenir des renseignements sur la façon de déclarer la cotisation.

Des administrateurs qui restent un peu trop dans l’ombre

Pas une seule personne ayant assisté à la réunion annuelle de la FHCC ne peut penser un seul instant que les coopérants sont des personnes craintives et timorées! Et pourtant, il arrive que l’Agence se pose des questions à cet égard! Si vous siégez au conseil d’administration de l’un de nos clients, nous vous prions de sortir de l’ombre et de nous signaler votre existence!

Bien que la Déclaration annuelle de renseignements (DAR) comporte un endroit où indiquer les noms des administrateurs de votre coopérative, il se peut que l’information qui s’y trouve soit périmée, et ce, seulement quelques semaines après le dépôt de la déclaration. Par conséquent, au moment de la tenue de la réunion annuelle de votre coopérative, les renseignements pourraient ne pas être à jour. Nous vous prions de nous aider à maintenir la pertinence des informations indiquées en envoyant à votre gestionnaire des relations une liste des nouveaux administrateurs et de ceux qui poursuivent leur mandat, après votre réunion. S’il y a des changements au niveau de votre coopérative, assurez-vous de transmettre l’information et de nous tenir au courant également.

Abordez la question comme l’une des activités routinières qu’effectue votre coopérative après chaque réunion annuelle. Ajoutez cette tâche à votre liste de choses à faire, en plus d’aviser la province et de modifier vos signataires. Nous sommes tout aussi intéressés à obtenir ces renseignements que votre province.

Une affaire risquée

Bien avant son ouverture en 2006, l’Agence a mis au point sa propre formule pour évaluer les résultats d’exploitation et la situation financière des coopératives. L’évaluation des risques constituait un thème nouveau pour nos clients et, dans l’ensemble, notre formule s’est avérée être utile pour tous. Toutefois, à la suite d’une évaluation en 2009, nous avons décidé de modifier notre approche en effectuant quelques changements mineurs. Ces changements prendront effet en avril.

Évaluerons-nous votre coopérative différemment à l’avenir? Cela est difficile à dire. Voici ce qui a changé :

Par le passé, il était très difficile d’obtenir une cote de risque composite faible; seulement deux des nombreuses combinaisons possibles soit de liquidités, du revenu net et de l’état de la propriété, permettaient de l’obtenir. Après avoir passé en revue le rendement de nos clients, nous disposons maintenant de six combinaisons qui peuvent donner lieu à une cote de risque faible. Par conséquent, il est possible que les coopératives ayant reçu une cote de risque modérée par le passé constatent des changements positifs. En revanche, nous avons modifié les seuils entre les diverses cotes de revenu net. Il est donc possible qu’une coopérative ayant toujours considéré qu’elle « roulait sur l’or » doive réévaluer sa situation. Une modification de l’approche adoptée pour évaluer le coût de remplacement de votre propriété pourrait avoir un effet similaire.

Il est possible que ces modifications fassent en sorte qu’une comparaison d’année en année soit moins significative en 2010; néanmoins, nos tests suggèrent que, dans la plupart des cas, les résultats devraient s’équilibrer. Dans ce cas, pourquoi avons-nous pris la peine d’effectuer ces changements? Parce que nous croyons que les modifications permettront de dresser un portrait plus précis de la réalité de nos clients, même les grandes lignes demeurent inchangées.

Aussi canadien que possible, vu les circonstances

Notre tout dernier bulletin électronique comportait un article informant les coopératives du fait que de nouvelles normes internationales de vérification étaient entrées en vigueur à la mi-décembre 2009. Mais nous n’avons pas fait mention d’un deuxième groupe de normes qui prendront bientôt effet pour les comptables, soit les normes NIIF (Normes internationales d’information financière).

L’Agence a obtenu l’accord de la SCHL stipulant que les coopératives d’habitation n’ont pas besoin d’observer ces nouvelles normes comptables, qui sont facultatives pour les entreprises d’intérêt privé et les sociétés sans but lucratif. (Les entreprises ayant une obligation publique de rendre des comptes, y compris la plupart des institutions financières et toutes les sociétés cotées en bourse, n’ont pas le choix en la matière.)

En toute franchise, l’Agence ne souhaite pas voir ses clients adopter ces normes. L’adoption de ces normes aurait pour effet d’accroître la complexité de vos opérations comptables et vos frais de vérification, sans que vos membres ou le public n’en tirent le moindre avantage.

Assurez-vous que votre vérificateur est conscient du fait que votre coopérative désire continuer à utiliser les principes comptables généralement reconnus au Canada (PCGR au Canada) modifiés, selon le cas, de manière à refléter certaines normes comptables établies par la SCHL pour les fournisseurs de logement, en vertu de ses programmes.

Au revoir, vieil ami!

Le Fonds de stabilisation fédéral des coopératives d’habitation n’est désormais plus qu’un vieux souvenir pour nos coopératives clientes. Avant que le Fonds ne ferme ses portes, les coopératives ayant des prêts actifs ont été informées de la nouvelle par la SCHL et le Fonds. Les autres coopératives ayant bénéficié d’un PHI recevront une lettre de la SCHL ultérieurement. L’Agence regrette la perte d’un organisme ayant fait du bon travail pour les coopératives d’habitation.

Étant donné que leurs accords d’exploitation nomment le Fonds à titre de ressource en cas de problèmes financiers, les coopératives ayant bénéficié du programme PHI sont, à juste titre, inquiètes de l’effritement du système de soutien aux coopératives d’habitation. L’Agence désire leur faire part du fait qu’elle est là pour les aider si elles sont aux prises avec de grandes difficultés ou si elles ont tout simplement besoin de conseils. Quelles que soient les préoccupations de votre coopérative, votre gestionnaire des relations s’engage à vous aider à regagner la terre ferme et à aller de l’avant. C’est notre mission.

 

Janvier 2010

Deuxième tranche : Rénovation et amélioration
Changements apportés à la Déclaration annuelle de renseignements (DAR)
Une nouvelle façon de réussir
La qualité en comptabilité
Assurance aujourd’hui, assurance demain

Deuxième tranche : Rénovation et amélioration

L’Agence vient juste d’apprendre que la deuxième année de l’initiative de rénovation et d’amélioration de la Société canadienne d’hypothèques et de logement (SCHL.) est lancée. Les projets admissibles comprennent le remplacement des composantes, des installations et des équipements usés principaux des immeubles; les améliorations éconergétiques et les améliorations relatives aux installations pour personnes à mobilité réduite. Veuillez prendre note que la SCHL prône la modération dans les demandes. (Cela signifie un travail simple et des matériaux de qualité moyenne – rien de somptueux.)

Des renseignements sont disponibles sur le site Web de la SCHL. Bien que nous ayons envoyé les demandes par la poste aux coopératives, nous vous recommandons, si vous ne les avez pas encore reçues, de visiter notre site Web pour préparer votre demande. Vous avez également la possibilité d’appeler à ce numéro sans frais pour en savoir davantage : 1 800 668-2642.

Les demandes seront acceptées à compter du 1er février 2010. Voici plusieurs points qu’il faudrait garder à l’esprit :

  • Quoique le dernier délai de dépôt des demandes soit le 22 février, nous vous recommandons de soumettre votre projet avec le cachet de la poste, faisant foi de la date d’envoi, ou de garder la confirmation de soumission en ligne de votre demande (pour les demandes en ligne) en date du 1er février, ou peu de temps après, mais pas avant.
  • Les demandes ne seront pas considérées complètes si elles ne sont pas accompagnées d’une résolution du conseil d’administration dûment signée entérinant la demande de votre coopérative et confirmant les déclarations qui se trouvent dans la demande. (Consultez le dossier de demande pour voir un exemple.)
  • Il existe un guide mis à jour qui explique les critères de sélection (celui-ci a été une source de confusion en 2009). Il n’y aura aucune flexibilité en ce qui a trait aux exigences.
  • Cette année, la priorité sera accordée aux coopératives qui possèdent 4 500 $ par unité ou moins dans leurs réserves de remplacement.

Vous avez la possibilité de postuler par la poste ou en ligne. (Dans la mesure où le guide ne mentionne pas le courriel comme alternative pour postuler, nous vous recommandons de ne pas y recourir.) Pour postuler en ligne, vous aurez besoin de votre numéro de référence de la SCHL, que vous pouvez vous procurer dans le site Web de votre Agence (demandez votre numéro de compte auprès de la SCHL). Une liste des bureaux de la SCHL avec leur adresse postale est disponible dans la section Foire aux questions. Nous vous prions de ne pas déposer votre demande en personne.

Changements apportés à la Déclaration annuelle de renseignements (DAR)

En décembre, l’Agence a informé à l’avance chaque vérificateur de dossier des coopératives que, à compter de la première semaine de janvier 2010, nous mettrons à jour le formulaire utilisé pour remplir la Déclaration annuelle de renseignements. Les vérificateurs devront ajouter certains renseignements supplémentaires et ils constateront que certains éléments ont été déplacés.

L’agent du service d’assistance à la DAR appelle les vérificateurs pour aider ceux qui subissent ce changement au moment où ils remplissent une DAR. En guise d’aide supplémentaire, nous avons mis à jour notre section d’aide en ligne et le Guide à l’intention des vérificateurs Déclaration annuelle de renseignements fédérale. Ces documents sont disponibles dans la section protégée par le mot de passe des vérificateurs du site Web de l’Agence du client. Bien que les changements ne soient jamais faciles, nous avons fait de notre mieux pour nous assurer que les modifications soient aussi rapides et simples que possible.

Une nouvelle façon de réussir

Depuis 2006, l’Agence recueille des renseignements qui ont trait à des questions financières et d’exploitation de la part des clients. Elle les renvoie par la suite à ces derniers sous forme de rapports en langage simple. Nous sommes heureux d’apprendre que beaucoup de coopératives trouvent que ces commentaires sont utiles.

Récemment, le mouvement canadien de l’habitation coopérative a avancé une nouvelle façon relativement au meilleur fonctionnement d’une coopérative. Nous estimons qu’il est temps que nous commencions à demander aux résidents leur degré de satisfaction. La Fédération de l’habitation coopérative du Canada (FHCC) a élaboré un sondage et a mis à votre disposition d’autres renseignements susceptibles de vous aider à vous renseigner.

Connaître le degré de satisfaction des membres est une pratique courante dans bon nombre de secteurs et elle est payante pour les affaires. La qualité du service fourni par les coopératives d’habitation est un facteur essentiel chez une coopérative, parce que les membres insatisfaits qui paient leurs droits d’occupation à contrecour, contribuent moins à leur communauté et ils demeurent dans le logement moins longtemps que prévu. Le formulaire de sondage de la FHCC est disponible gratuitement pour les membres de la fédération. Nous vous le recommandons.

La qualité en comptabilité

La plupart des coopératives d’habitation sont conscientes que les normes comptables du Canada changent, parce que, en partie, leurs frais de vérification augmentent. Plusieurs personnes ignorent que ces changements pluriannuels découlent des nouvelles normes internationales de vérification qui ont été imposées aux cabinets de vérificateurs canadiens depuis 2006, au fur et à mesure. Même si l’Agence a obtenu l’accord de la SCHL lui permettant de ne pas respecter ces normes lors des vérifications des coopératives, les vérificateurs, eux, sont censés les respecter.

Le 15 décembre 2009, les changements les plus récents sont entrés en vigueur, et des modifications aux normes de contrôle-qualité ont été imposées aux vérificateurs. Les nouvelles normes toucheraient davantage les petites entreprises de vérification, dans la mesure où certaines tâches, auparavant exécutées à l’interne, doivent être désormais confiées à des entreprises externes.

Si les vérificateurs subissent des coûts plus élevés pour respecter les nouvelles normes de qualité, ces derniers peuvent transférer cette augmentation à leurs clients. Malheureusement, l’Agence n’est pas en mesure de confirmer aux coopératives le montant de l’augmentation des frais de vérification. Certains des nouveaux coûts seraient dus à une augmentation des frais généraux de l’entreprise, alors que d’autres sont liés à la situation particulière de chaque client. La taille de l’entreprise et le type de clientèle peuvent également avoir un impact sur le montant de l’augmentation. Les coopératives pourraient ne pas être très touchées par cette augmentation si elles font affaire avec des cabinets de vérificateurs qui travaillent avec beaucoup de coopératives.

Assurance aujourd’hui, assurance demain

Les compagnies d’assurance ne trouvent pas que 2009 était une bonne année pour leurs affaires. L’augmentation du nombre de coopératives d’habitation ravagées par les flammes n’a pas été de bon augure non plus. Les baisses des taux d’intérêt, le boom de l’immobilier et la loi de l’offre et de la demande ont contribué à l’augmentation des coûts de réparation ou de remplacement des dommages causés aux propriétés. Par conséquent, la FHCC nous a avisés que la moyenne d’augmentation de la prime d’assurance pour 2010 pour les personnes adhérées au programme d’assurance du groupe Co-operators est d’environ 15 %.

La FHCC a été très préoccupée par l’effet de cette augmentation sur ses membres, et les encourage à porter une attention particulière aux techniques de gestion des risques, celles-ci les aideraient à protéger leurs immeubles, leurs membres et le public. Elle a pu négocier une petite remise avec le groupe The Co-operators pour les coopératives ayant moins de réclamations. La plupart des coopératives ont la possibilité de baisser davantage leur prime d’assurance en augmentant leur franchise. Toutefois, un petit nombre d’entre-elles ayant beaucoup de pertes et de façon fréquente ont déjà vu leur franchise augmentée à 5 000 $ pour protéger l’intérêt des coopératives qui ont mieux géré leur risque. Visitez le site Web de la FHCC pour de plus amples renseignements au s! ujet de la trousse de gestion des risques et le nouveau DVD relatif à la gestion du risque. (Si vous êtes un adhérent au programme d’assurance, votre coopérative a reçu ces deux éléments d’information. Vérifiez auprès de votre bureau ou avec vos administrateurs de l’année passée.)

Dans une perspective d’amélioration, la FHCC travaille avec le groupe The Co-operators pour la restructuration, du début jusqu’à la fin, du programme d’assurance. Ensemble, ils sont déterminés à élaborer un meilleur et solide programme qui répondra aux besoins des coopératives d’habitation en matière d’assurance dans un avenir prévisible. Les membres qui ont adhéré au programme sont invités à nous faire part de leurs commentaires sur leur intérêt et les améliorations qui doivent être apportées. Il y a actuellement un groupe de discussion dans Co-op Talk, sur le site Web de la FHCC, où les membres de la coopérative et le personnel peuvent faire part de leurs commentaires au sujet du programme, ou vous avez la possibilité d’envoyer un courriel directement! à Linda Stephenson à :lstephenson@fhcc.coop
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Octobre 2009

Q et R sur la protection de ses actifs [Note : Il ne s’agit pas nécessairement du titre exact)
Ce que vous nous avez dit
Les dernières nouvelles
Choix d’outils pour les coopératives de l’article 95

Nouvelles Q et R sur la protection de ses actifs [Note : Il ne s’agit pas nécessairement du titre exact)

Les membres des coopératives tirent davantage profit lorsque leurs conseils et eux-mêmes agissent de manière raisonnablement prudente; si vous faites une vérification, il est possible que vous appreniez que la loi régissant votre coopérative l’exige. Un aspect de la prudence consiste à s’assurer d’être protégé contre divers types de sinistres. Tout d’abord, bien que cela ne semble pas très excitant, si votre coopérative vient à être confrontée à une perte majeure, la sécurité associée à une bonne assurance deviendra soudainement plus attrayante. De telles pertes peuvent aller de l’incendie à la fraude, et il est reconnu que celles-ci forcent une coopérative disposant d’une assurance insuffisante à capituler.

Il est possible que le premier signe d’une coopérative à risque provienne de l’évaluation annuelle des risques par l’Agence. Même si une coopérative a bien fait du côté de sa propriété et de ses finances, elle ne recevra pas une bonne note sans les bons niveaux et types d’assurance. Même si le conseil devrait consulter l’agent ou le courtier et prendre ses propres décisions, gardez en tête que les recommandations générales de l’Agence sont fondées sur une expérience étendue ne concernant que les coopératives d’habitation.

Connaissez-vous les cinq types d’assurance (six à certains endroits) dont les coopératives ont besoin? Vous trouverez ces renseignements dans nos nouvelles Q et R sur l’assurance, ainsi que de nombreuses suggestions pratiques. (N’hésitez pas à discuter de votre assurance avec le gestionnaire des relations de votre coopérative et gardez en tête que, contrairement à des Q et R, il ou elle ne peut être reproduit, partagé ou emporté à la maison pour une lecture plus complète.)

Ce que vous nous avez dit

Au cours du troisième trimestre de 2009, l’Agence a lancé deux nouveaux questionnaires de rétroaction. Pour la première fois, nous avons demandé les commentaires des coopératives concernant les prochaines étapes que nous recommandons lorsque nous présentons les résultats de l’évaluation des risques d’une coopérative. Les commentaires nous arrivent encore petit à petit mais, à ce jour, les deux tiers des commentaires des coopératives ayant répondu au questionnaire étaient très positifs, alors qu’un tiers de ceux-ci étaient modérément positifs. Nous sommes heureux d’apprendre cela, parce que formuler des recommandations relatives à l’amélioration d’une cote de risque peut être un processus difficile à élaborer et à rendre pour notre personnel. Et bien évidemment, ce processus est également difficile à exécuter pour les coopératives.

Malheureusement, il nous reste du travail à faire pour ce qui est des coopératives en attente d’un sauvetage financier de la SCHL. À juste titre, celles-ci souhaitent signer leur accord de refinancement dès que possible afin que les travaux puissent être entamés sur leur bâtiment. Pour ces coopératives, nous ferons de notre mieux pour améliorer le processus complexe et obtenir une approbation plus rapidement quant aux propositions de sauvetage financier.

Tout comme les entrevues auprès des clients, les appels, les courriels et les rencontres, recevoir des formulaires de rétroaction de l’Agence de la part de coopératives est toujours utile. Notre approche vise à fouiller autant que possible pour comprendre tout mécontentement afin de trouver des manières de s’améliorer dans l’avenir. Nous vous remercions de vous être prononcés honnêtement et d’avoir pris le temps de nous aider à améliorer le service que nous offrons.

Les dernières nouvelles

Les clients reçoivent un petit cadeau de l’Agence. Nous espérons que celui-ci vous facilitera la vie. Nous avons de bons commentaires de coopératives ayant reçu une liste de contrôle de la part de leurs vérificateurs pour les aider à se préparer à la vérification annuelle. Nous avons donc mis sur pied notre propre liste de contrôle pour aider nos clients à préparer les renseignements requis pour la Déclaration annuelle de renseignements (DAR) soumise par leur vérificateur en leur nom.

Nous sommes tellement satisfaits par ce nouvel outil que nous le partageons avec vous dès maintenant par fichier joint dans le courriel. Toutefois, à l’avenir, la liste de contrôle pour la vérification préalable de la DAR sera envoyée avec le message que nous envoyons aux coopératives concernant la fin de l’exercice financier.

Veuillez mettre notre liste de contrôle à l’essai et nous faire savoir si elle aide votre coopérative à soumettre les différentes parties de votre DAR au cours des quatre mois prescrits suivant la fin de votre exercice financier. Selon nous, il s’agit d’un outil utile, mais avec votre aide, il pourrait probablement être amélioré.

Choix d’outils des coopératives de l’article 95

Le rapprochement de l’aide assujettie à un contrôle du revenu (également appelé AACR) fait partie de la soumission pour les coopératives de l’article 95. Parce qu’elle arrive bien souvent en retard, l’Agence songe beaucoup à des manières de vous aider.

Nous avons déjà mis sur pied une feuille de calcul et l’avons rendue accessible pour téléchargement sur notre site Web. Nous la mettons régulièrement à jour lorsque nous trouvons un problème. Par exemple, certaines coopératives ont accidentellement reçu des renseignements personnels à propos de ménages subventionnés, comprenant les noms et les adresses. Cette situation ne se reproduira plus avec la nouvelle feuille de calcul.

Nous croyons que la version comportant des macros peut (presque) être amusante à remplir, mais nous sommes conscients que certaines coopératives préfèrent une feuille de calcul plus simple. Une version exempte de macros est ainsi accessible sur notre site Web. Afin de rendre la déclaration encore plus facile pour les coopératives de l’article 95, nous leur envoyons également la version mise à jour exempte de macros en pièce jointe dans le courriel. En utilisant le modèle le plus récent (avec ou sans macros), la confidentialité des ménages subventionnés de votre coopérative sera garantie.
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Août 2009

Où sont passées toutes les aides assujetties au contrôle du revenu? Tout se fait à la dernière minute…
Votre subvention pour modernisation sur la DAR
Ingénieurs en quantité
Aller de l’avant avec le programme de rénovation des logements sociaux de la SCHL

Où sont passées toutes les aides assujetties au contrôle du revenu? Tout se fait à la dernière minute…

Arrivée à la fin de l’année, certaines coopératives font presque tout à la perfection. Les livres comptables sont à jour. Le vérificateur effectue la vérification et livre son rapport, il recueille les renseignements non financiers pour les représentations de la coopérative et il remplit la Déclaration annuelle de renseignements (DAR) de la coopérative en ligne. Le Conseil approuve les états financiers et les signe, puis il les envoie à l’Agence, accompagnés de la confirmation de la DAR par le Conseil. Qu’est-ce qui cloche dans ce scénario presque parfait?

C’est que la coopérative dont nous parlons a été établie dans le cadre du Programme de l’article 95. Cette coopérative n’a pas encore envoyé à l’Agence son rapport sur la manière dont elle a dépensé son aide assujettie au contrôle du revenu. Tant que nous n’avons pas ce rapport, le personnel de l’Agence ne peut pas vérifier la DAR de la coopérative de l’article 95. Quatre mois après la fin de l’exercice, les coopératives de l’article 95 ne sont pas conformes à leur accord d’exploitation de la SCHL si le rapprochement de l’AACR demeure en suspens. Leur cote de risque perd des plumes.

Dès que vous entamez le nouvel exercice financier de votre coopérative, nous vous suggérons d’effectuer un rapprochement une fois que vous aurez recueilli et comptabilisé les loyers. Agissez comme dans le cadre d’une préparation que vous devez terminer avant l’arrivée du vérificateur. Le travail peut être effectué par le personnel de la coopérative ou par un bénévole compétent à l’aide de la feuille de calcul de l’Agence disponible sur notre site Web public. Veuillez lire attentivement le texte pour choisir la meilleure version pour votre coopérative. Vous pouvez également utiliser votre propre feuille de calcul à condition qu’elle nous fournisse les mêmes renseignements.

Êtes-vous confus? Pourquoi ne pas vérifier auprès de votre gestionnaire des relations? Si nous ne recevons pas votre rapprochement de l’AACR, vous aurez bientôt de leurs nouvelles.

Votre subvention pour modernisation sur la DAR

En mai 2009, la SCHL a lancé un programme de rénovation et d’amélioration de 150 millions de dollars destiné aux logements sociaux fédéraux, notamment les coopératives. Depuis la date butoir des demandes, la SCHL a travaillé d’arrache-pied pour examiner la pile de demandes dont elle a été inondée avant la date limite en 2009.

Avec l’argent qui va bientôt couler à flots, l’Agence veut que les coopératives soient bien préparées. Nous savons que vous avez planifié votre projet de rénovation ou d’amélioration du rendement énergétique, mais il est possible que vous n’ayez pas pensé aux préoccupations liées à la comptabilité et aux déclarations.

Pour les besoins de la déclaration, l’Agence considérera votre subvention provenant du fonds de rénovation des logements sociaux comme un profit exceptionnel. Votre vérificateur indiquera ce revenu à l’Annexe S de la Déclaration annuelle de renseignements (DAR), à laquelle nous allons ajouter une nouvelle ligne (S5 Subvention fédérale pour la rénovation et la modernisation) qui sera utilisée à cette fin uniquement. Cela nous permettra d’effectuer un suivi des montants que les coopératives reçoivent pendant les deux ans que durera le programme. Les coopératives estiment peut-être que les déclarations ne sont pas une priorité urgente lorsqu’elles attendent des devis ou les rassemblent, mais cela va changer lorsque les fonds seront disponibles et que la fin de l’exercice se rapprochera.

Ingénieurs en quantité

Les coopératives reconnaissent qu’elles ont besoin de faits solides sur leurs propriétés pour appuyer leur planification liée aux remplacements d’immobilisations et aux contributions à la réserve, sans oublier leurs demandes de subventions fédérales pour rénovation. Une évaluation de l’état d’un bâtiment est le meilleur moyen de recueillir ces renseignements.

Si votre coopérative a besoin d’une évaluation de l’état d’un bâtiment, vous devez savoir que l’Agence dispose d’une liste de firmes d’ingénierie qualifiées pour exécuter ce type de tâches et prêtes à faire affaire avec les coopératives. Ces firmes sont établies par région sur notre site Web des clients protégé par un mot de passe, auquel vous pouvez accéder par la page d’accueil de l’Agence.

Si vous ne connaissez pas le nom d’utilisateur et le mot de passe de votre coopérative, vérifiez auprès de votre gestionnaire des relations. Si vous ne connaissez pas l’identité de cette personne, utilisez la case info qui se trouve sur la page des personnes-ressources et nous vous fournirons cette information.

Aller de l’avant avec le programme de rénovation des logements sociaux de la SCHL

Les coopératives ayant soumis leurs demandes avant la date butoir de soumission savent déjà par l’entremise de la SCHL si elles ont été choisies pour passer à l’étape d’inspection; si ce n’est pas le cas, elles le sauront bientôt. Une lettre sera également envoyée aux coopératives qui n’auront pas été choisies. Dans un délai d’une à deux semaines, les coopératives ayant soumis leur demande avant la date limite du 26 juin sauront si elles ont connu du succès jusqu’à ce stade.

Le fait d’atteindre l’étape de l’inspection ne garantit pas qu’à la fin le financement de votre coopérative sera approuvé. La SCHL pourrait décider que la coopérative n’est pas admissible en se basant sur le rapport de l’inspecteur.

Les coopératives ont besoin d’une vérification de la consommation d’énergie pour pouvoir recevoir des fonds destinés à l’amélioration du rendement énergétique. Peu de coopératives avaient effectué une telle vérification lorsque le programme a été annoncé. Si votre demande de financement dans le cadre du programme de rénovation est refusée cette année, nous vous suggérons de prendre des mesures pour effectuer une vérification de la consommation d’énergie le plus tôt possible afin d’être prêt pour la deuxième phase du programme en 2010. Dès que vous avez cette information, vous pouvez faire des plans à long terme qui vous permettront de réduire vos coûts, même si votre coopérative ne reçoit pas de fonds de subvention.

Veuillez noter que le programme d’amélioration est une initiative gouvernementale qui a été annoncée dans le budget fédéral de 2009. Il ne s’agit pas d’un service que l’Agence offre au nom de la SCHL. Si vous avez des questions, nous vous suggérons de les envoyer par courriel à retrofit@cmhc.ca ou d’appeler le numéro sans frais de la SCHL au 1-800-668-2642 pour demander à parler du programme de rénovation et d’amélioration pour les logements sociaux.

 

Mai 2009

L’initiative d’amélioration
Une nouveauté n’attend pas l’autre : la liste de contrôle pour la vérification préalable de la DAR
Un défi à surmonter
Coopératives d’habitation, et non les caisses d’économies
Doublon
Corruption de la part de l’Agence?
La toute première célébration du centenaire

L’initiative d’amélioration

Le dimanche 24 mai 2009, la SCHL a lancé l’initiative tant attendue de rénovation et d’amélioration des logements sociaux fédéraux, notamment les coopératives. L’initiative est ouverte aux entreprises et des renseignements sont disponibles en ligne sur le site Web de la SCHL. Un montant de 150 millions de dollars sera consacré aux améliorations générales, aux rénovations et aux conversions vers une meilleure efficacité énergétique, ainsi qu’à des mesures de soutien pour les personnes souffrant d’un handicap. La date butoir de soumission de votre demande préliminaire est fixée au 12 juin. Pour remplir votre demande en ligne, vous aurez besoin de votre numéro de compte de la SCHL. Vous pouvez obtenir ce numéro en vous connectant à votre site Web de client de l’Agence ou en appelant votre gestionnaire des relations.

Une nouveauté n’attend pas l’autre : la liste de contrôle pour la vérification préalable de la DAR

De nombreuses coopératives ont la chance de se voir remettre, par leurs vérificateurs, une liste de contrôle leur permettant de se préparer à leur vérification. En nous basant sur cette idée, nous avons, à l’Agence, élaboré notre propre liste de contrôle en vue d’aider les coopératives à se préparer à remplir leur Déclaration annuelle de renseignements (DAR). Cette liste parviendra aux coopératives par l’intermédiaire d’un courriel de présentation envoyé par leur gestionnaire des relations.

Nous sommes persuadés qu’il vous sera plus aisé de remplir votre DAR (et comme le temps, c’est de l’argent…) si vous avez en votre possession certains documents avant l’arrivée des vérificateurs. En ce qui concerne les coopératives de l’article 95, le rapprochement de l’aide assujettie à un contrôle du revenu constitue le principal obstacle qui s’élève contre la révision de vos DAR. Par conséquent, nous ne pourrons débuter cette révision que lorsque cette question sera réglée.

Prenez donc soin d’ouvrir votre liste de vérification une semaine avant la fin de votre exercice financier. Vous ne le regretterez pas.

Un défi à surmonter

Dans l’un de nos bulletins électroniques précédents, nous avons remercié les coopératives pour leur participation au sondage sur la satisfaction des clients, mené l’automne dernier par l’Agence et la FHCC. Nous sommes maintenant très heureux de vous annoncer que les résultats ont été affichés sur le site Web de l’Agence. Le sondage a permis de démontrer le degré de satisfaction élevé de la clientèle. Priés de noter la qualité de notre service selon une échelle de cinq points, la majorité des répondants (51 %) nous ont accordé la note la plus élevée, alors que 32 % nous ont accordé la note suivante. La note intermédiaire a été accordée à notre service par 12 % des répondants, ce qui signifie qu’ils le considèrent comme acceptable. Et finalement, une minorité de 5 % des répondants ont fait part d’une opinion négative par rapport à notre service. Rendez-vous à la page Sondage sur la satisfaction des clients et constatez par vous-mêmes l’opinion de chacun d’entre vous. Merci encore de nous avoir fait connaître votre avis.

Profitez de votre passage dans la zone de service à la clientèle pour consulter le bulletin de l’Agence pour 2008. Ce bulletin résume nos résultats par rapport à nos normes de service à la clientèle — dont la plupart concernent l’efficacité de l’acheminement des demandes des clients et des réponses qui s’ensuivent. Nous sommes loin d’être parfaits, mais nous offrons un niveau de service très élevé à chaque fois. Nous devons déployer nombre d’efforts pour respecter nos normes, mais votre approbation récompense notre dur travail.

Coopératives d’habitation, et non les caisses d’économies

Il y a quelques mois, l’Agence a remarqué que certaines coopératives de l’Alberta, de l’Ontario et de l’Île-du-Prince-Édouard offraient des services de banques à but non lucratif. Ces coopératives faisaient toutes appel aux programmes de supplément au loyer gérés par la SCHL. En vertu de ces programmes, les coopératives reçoivent une avance permanente pour le premier du mois. Les coopératives calculent le supplément total auquel ses membres ont droit et réclament un montant supplémentaire si l’avance permanente ne couvre pas le montant total.

Avec le temps, les loyers ont augmenté, alors que le montant du paiement est demeuré le même. Certaines coopératives se sont donc vues dans l’obligation de financer les dépenses du gouvernement fédéral à même le supplément au loyer. Par conséquent, au cours de certaines semaines, elles prêtaient à la SCHL la différence entre le montant de l’avance et leur supplément au loyer demandé, jusqu’à ce que leur deuxième paiement leur parvienne. Lorsque l’Agence a souligné ce problème, la SCHL a accepté de faire parvenir aux coopératives bénéficiant de ces programmes une somme forfaitaire pour combler la différence entre l’avance et le montant total du supplément au loyer. Cette somme forfaitaire servira de couverture jusqu’à ce que les coopératives reçoivent leur remboursement mensuel.

En retour, la SCHL a demandé à l’Agence de rappeler aux coopératives que leur rapport sur le supplément au loyer doit être reçu avant le 15 de chaque mois, ou le lundi suivant si le 15 s’avère être un jour de fin de semaine. À l’avenir, la SCHL surveillera de très près le délai de remise de ces rapports. Comme le dit le proverbe : « qui ne risque rien n’a rien ».

Doublon

Nous nous excusons auprès de nos lecteurs pour les doublons qui sont apparus dans notre dernier bulletin électronique, et qui les dirigeaient vers les richesses du site Web de notre client. Le distributeur de nos bulletins nous a expliqué que la présence de ces doublons était attribuable aux ratés d’un système ayant récemment été connecté à un nouveau serveur.

Nous croyons toutefois qu’il y a une autre possibilité. Peut-être que notre brillant système d’information sait-il à quel point le site Web de notre client est utile, et a ainsi pris lui-même l’initiative, avec les meilleures intentions du monde, de faire apparaître deux fois ces renseignements. Visitez votre section personnalisée du site Web de notre client et, de notre côté, nous essaierons de restreindre les prochains élans de notre système.

Corruption de la part de l’Agence?

L’Agence a appris que certains de nos clients ont reçu un message des plus alarmants lorsqu’ils ont essayé d’ouvrir nos documents PDF : « Ce fichier est corrompu. » Des employés et des volontaires alarmés des coopératives ont fait part de leur inquiétude par rapport à la possibilité que nos documents contiennent un virus pouvant s’infiltrer dans leur système.

Nous pouvons vous certifier que ces documents sont tout à fait sécuritaires et nous souhaitons que vous soyez en mesure de les ouvrir. Malgré d’intenses recherches, nous sommes malheureusement dans l’incapacité d’expliquer la raison de ce message, mais nous avons une solution. Il semblerait que le problème surgisse chez les clients qui utilisent une version moins récente d’Acrobat Reader. Si vous faites face à ce problème, nous vous recommandons de télécharger une version plus récente du logiciel à partir du site Web. Il vous suffit de cliquer sur le lien et vous serez guidé tout au long du processus.

Nous sommes tout à fait conscients que ce processus peut constituer une entrave lorsque votre bureau est occupé, mais seules quelques minutes seront nécessaires au téléchargement. Au moins, dites-vous que cette mise à jour ne vous coûtera pas un sous!

La toute première célébration du centenaire

L’année 2009 marque le 100e anniversaire de la Canadian Co-operative Association (CCA), la mère de toutes les associations canadiennes de coopératives, bien qu’elle n’ait pas été fondée sous ce nom.

L’ancêtre premier de la CCA, la Co-operative Union of Canada (CUC), a été mise sur pied en 1909 en vue de donner une voix et un élan au tout nouveau secteur des coopératives, ainsi que pour présenter aux Canadiens tout le pouvoir et le potentiel de l’autoassistance mutuelle. Il s’agissait là de la toute première association canadienne nationale de coopératives. En 1987, la CUC a fusionné avec le bras pédagogique du mouvement des coopératives, c’est-à-dire le Co-operative College of Canada, pour former la Canadian Co-operative Association (CCA).

Du 16 au 19 juin, cette distinguée association tiendra, à Ottawa, un congrès sur le thème Célébrons un siècle de coopération : hommage au passé, regard vers l’avenir. Les chefs de file nationaux et internationaux en matière de coopération seront sur place en tant que conférenciers et participants. Il s’agit d’une chance unique qui ne s’offrira pas à vous deux fois, alors joignez-vous à nous si vous le pouvez, et inscrivez-vous dans les plus brefs délais. Renseignements disponibles sur le site de la CCA.

 

Mars 2009

Du nouveau sur votre site Web
Q&R à propos des coops PHI après la 15e année
Conseils pour remplir votre DAR
Liberté et sécurité d’occupation
Satisfaction obtenue
N’attendez pas le printemps

Du nouveau sur votre site Web

Pour vous simplifier la vie, votre convention hypothécaire a été ajoutée au site Web de l’Agence, dans la section réservée aux clients et protégée par mot de passe, afin de compléter la liste des outils déjà mis à votre disposition sur notre site Web. Nous vous encourageons à le consulter.

Si votre coopérative a égaré son nom d’utilisateur ou son mot de passe, votre représentant n’a qu’à communiquer par téléphone ou courriel avec votre gestionnaire des relations, qui saura vous aider. Vous ne connaissez pas votre gestionnaire des relations? Renseignez-vous en envoyant un message à info@agence.coop. Nous serons heureux de vous donner cette information.

Q&R à propos des coops PHI après la 15e année

Les coopératives PHI évoluent dans le cadre d’un programme complexe. Les coopératives soutenues par d’autres programmes seraient sans doute impressionnées si elles étaient conscientes des exigences auxquelles doivent répondre celles du PHI!

L’Agence a tenté de donner un coup de main à ces coopératives en leur préparant une liste de questions et réponses, et qui porte sur une préoccupation spécifique relative au programme PHI : Au bout de la 15eannée, qu’arrive-t-il au soutien fédéral dont bénéficient les coopératives? L’ensemble de nos clients PHI ont déjà franchi cette étape clé, mais ce financement continue de leur apporter un important soutien. Veuillez consulter notre site Web si vous souhaitez vous rafraîchir la mémoire relativement à cette caractéristique du programme. Les questions et les réponses sont présentées sur la page Web ou dans un document PDF, que vous pouvez imprimer et distribuer.

P.S. : Il va sans dire que les coopératives L’Échappée Belle et Bon Marché n’existent pas. Nous avons inventé ces noms fantasques pour protéger les coopératives bien intentionnées mais éprouvant des difficultés, qui pourraient se reconnaître dans ces exemples.

Conseils pour remplir votre DAR

Les vérificateurs des coopératives soumettent en ligne des déclarations annuelles de renseignements (DAR) depuis près de trois ans. L’Agence a beaucoup appris de cette nouvelle façon de faire, et nous espérons que les coopératives en ont retiré autant.

Afin de maximiser le temps du vérificateur et de faire économiser de l’argent à nos coopératives clientes, nous avons dressé une liste de conseils facilitant le dépôt de la DAR. Ces conseils ont été élaborés en guise de réponses aux questions qui nous sont souvent posées et tentent de résoudre les problèmes avant qu’ils ne surgissent. Ils sont conçus expressément pour les vérificateurs et sont accessibles depuis le site Webde l’Agence, dans la section réservée aux clients.

Liberté et sécurité d’occupation

Les coopératives PHI se sont dotées du Fonds de sécurité d’occupation. Ce fonds unique, exigé en vertu de leur programme, sert à soutenir financièrement les ménages qui peineraient autrement à payer leur logement au taux du marché. (Le recours à ce fonds est assujetti à plusieurs conditions. Celles-ci se trouvent dans les lignes directrices du programme, affichées sur le site Web de l’Agence.)

Le fonds est autrement unique. Les coopératives du PHI ne sont pas tenues de comptabiliser les intérêts rapportés sur des sommes placées dans ce fonds, contrairement aux coopératives de l’article 95, qui doivent comptabiliser les intérêts provenant de leur Fonds de subvention excédentaire. (Les vérificateurs ne sont pas tous au courant de cette réalité.) Les coopératives PHI devraient profiter du fait qu’elles sont libres de placer les intérêts comme bon leur semble, de sorte à pouvoir maximiser leurs placements, que ce soit dans un fonds de réserve pour immobilisations, dans les opérations et, bien sûr, dans le Fonds de sécurité d’occupation.

Satisfaction obtenue

Étant donné que nous multiplions nos initiatives de collecte de renseignements auprès de nos coopératives clientes, nous sommes reconnaissants envers celles qui ne se sont pas encore lassées de répondre à l’appel. Nous tenons à remercier les 54 p. 100 des coopératives (une augmentation par rapport au 43 p. 100 en 2005) qui ont accepté de participer à notre enquête sur la satisfaction de la clientèle. L’administration du sondage a été confiée l’automne dernier à une agence externe afin de permettre aux coopératives clientes d’y répondre avec franchise et en l’absence de contraintes.

L’Agence présentera les résultats de l’enquête à l’Assemblée générale annuelle de la Fédération de l’habitation coopérative du Canada qui se tiendra en mai 2009, à Victoria. Nous afficherons les résultats sur notre site Web à ce moment afin que les parties intéressées puissent prendre connaissance de ce qui a été dit, sans devoir se rendre à Victoria à vélo, en voiture, en traversier ou en avion. Cela dit, assistez à cet événement si vous le pouvez : il en vaut la peine.

Un petite découverte : ce sont davantage les coopératives faisant l’objet d’un plan de redressement qui disent apprécier le bulletin électronique. Merci de vos gentils mots.

N’attendez pas le printemps

Vous n’avez peut-être pas encore l’impression que le printemps arrive, mais sachez que nous préparons déjà les inspections de propriétés. (L’Agence veille à ce que des inspections visuelles de chaque coopérative cliente soient effectuées aux deux ans.) Les inspecteurs de la société mandatée pour effectuer les inspections sont à mettre leurs bottes de construction et à revoir leurs listes de vérification. Nous encourageons les coopératives d’habitation à faire leur part en confirmant ou en corrigeant les renseignements généraux dont nous disposons. (Il nous faut ces informations pour bien planifier votre inspection.)

La façon la plus simple de mettre à jour les renseignements généraux de votre fiche client est de remplir le formulaire de pré-inspection en ligne; celui-ci est déjà partiellement rempli pour vous. Vous trouverez le lien au formulaire dans la lettre que vient d’envoyer l’Agence aux coopératives qui feront l’objet d’une inspection en 2009. Nous vous demandons de le remplir avant le 31 mars et nous vous relancerons avant cette date si nous n’avons pas encore reçu votre mise à jour. Si vous croyez que vous devriez faire l’objet d’une inspection cette année et que votre coopérative ne sait pas où trouver le lien au formulaire, veuillez communiquer avec votre gestionnaire des relations.

De fait, pourquoi ne pas le remplir immédiatement? Cela éliminera pour nous la nécessité de procéder à des appels téléphoniques et, pour vous, de gérer les messages de votre boîte vocale, que nous vous laisserons dans quelques semaines.

 

Décembre 2008

Un nombre accru de coopératives en difficulté financière
Un engagement à respecter
Les inspections en veilleuse pour l’instant
Les revenus d’exploitation nets : la politique dans ses moindres détails
La planification d’un nouveau service
La huitième valeur de l’Agence
Et sur ce…

Un nombre accru de coopératives en difficulté financière

Grâce à notre examen des Déclarations annuelles de renseignements des coopératives, l’Agence a beaucoup appris sur les difficultés financières qu’éprouvent bon nombre de coopératives visées par des programmes fédéraux. Nous avons donc décidé de créer un nouveau poste au sein de notre effectif, qui sera occupé par un spécialiste des stratégies pour les coopératives en difficulté financière.

Le nouvel agent de la gestion des cas de défaut prêtera assistance à nos gestionnaires des relations pour ce qui est des coopératives ayant obtenu une cote Élevée suite à l’évaluation de son risque financier. De plus, il ou elle analysera et passera en revue les tendances et les rendements comparatifs de ce groupe de clients. Nous sommes sûrs que ce travail donnera lieu à de nouvelles propositions de stratégies et d’outils qui favoriseront le retour, pour ces coopératives, à un mode de fonctionnement efficace.

La description du poste est affichée sur notre site Web. Nous vous remercions de soumettre votre candidature avant la date limite du vendredi 9 janvier 2009.

Un engagement à respecter

Les entreprises qui participent à la gestion quotidienne des coopératives sont des partenaires essentiels à la réussite de nos clients. Il arrive toutefois, bien que rarement, qu’un employé d’une entreprise de gestion abuse de la confiance qui lui a été accordée. C’est pourquoi l’Agence demande aux coopératives de veiller à ce que les entreprises de gestion immobilière cautionnent leurs employés avant de signer un contrat avec elles.

Au début de la nouvelle année, l’Agence demandera à toutes les entreprises de gestion immobilière qui travaillent avec nos clients si elles sont cautionnées et, le cas échéant, dans quelle mesure. Nous encouragerons celles qui ne sont pas cautionnées de combler cette lacune afin de protéger les coopératives contre les pertes occasionnées par la malhonnêteté.

Les inspections en veilleuse pour l’instant

Nous avons terminé les inspections des propriétés des coopératives pour 2008. Une fois que la neige commence à s’accumuler, il devient difficile d’obtenir des résultats fiables, c’est pourquoi nous interrompons le processus pour l’hiver.

Si votre coopérative n’a pas fait l’objet d’une inspection en 2008, votre tour viendra en 2009. En janvier, nous commencerons à préparer la prochaine saison d’inspections en demandant aux coopératives de remplir un questionnaire de pré-inscription. Celui-ci servira à recueillir ou à confirmer des renseignements sur votre propriété, de sorte que le jour où l’inspecteur ira sur place, la visite se passera bien et demandera moins de temps de la part de votre représentant.

Les revenus nets d’exploitation : la politique dans ses moindres détails

Il y a une dizaine d’années, la SCHL et la Fédération de l’habitation coopérative du Canada se sont entendues sur une nouvelle politique quant au traitement des excédants d’exploitation des coopératives d’habitation de l’article 95 (anciennement 56.1). Or, des questions se posent parfois sur l’application correcte de cette politique. Vous pourrez trouver les réponses à vos questions dans notre rubrique Q&R au sujet des revenus nets d’exploitation des coopératives de l’article 95, affichée sur notre site Web, en français et en anglais.

Comme on peut s’y attendre, cette politique comporte un certain nombre de subtilités. Toutefois, pour la plupart des coopératives, la règle générale est simple : si vous avez un surplus, ajoutez-le à votre fonds de réserve de remplacement. Cette politique est bénéfique car elle permet de veiller à ce que les fonds excédentaires soient utilisés pour réaménager ou restaurer la propriété de la coopérative au profit de ses membres actuels et futurs.

La planification d’un nouveau service

Quand la création de l’Agence a été proposée, plus de dix ans passés, les représentants des coopératives étaient emballés par la possibilité d’un service d’analyses comparatives et de meilleures pratiques. Ce service repose sur le principe suivant : le succès de coopératives bien gérées est attribuable à la mise en œuvre de certaines stratégies et techniques que pourraient aussi adopter d’autres coopératives, si seulement elles les connaissaient.

L’Agence entame maintenant un processus de planification et d’élaboration d’un an, dont le résultat, nous l’espérons, sera le lancement du nouveau service en 2010. Nous nous réjouissons à la perspective de fournir aux coopératives qui réussissent l’occasion de se surpasser. Si votre coopérative a obtenu une cote de risque Faible ou Modérée, il y a de bonnes chances que nous sollicitions vos conseils. Nous pourrions également demander à d’autres coopératives qui font certaines choses particulièrement bien de partager leurs secrets avec nous. Nous vous tiendrons informés, au cours de l’année, du déroulement de ce projet.

La huitième valeur de l’Agence

À sa réunion de novembre, le Conseil d’administration a approuvé la nouvelle valeur fondamentale de l’Agence. Celle-ci porte sur les activités de l’Agence et sur le rôle que nous jouons pour aider nos clients. Cette valeur, la durabilité, est décrite comme suit :

Durabilité
Nous sommes résolument tournés vers l’avenir. Nous respectons l’environnement, nous consolidons nos activités et nous aidons nos clients à conserver leurs propriétés, et ce, pour les générations à venir.

La durabilité vient donc joindre l’innovation, la transparence, l’excellence, le respect, la responsabilité, la confiance et la coopération – les valeurs-phares grâce auxquelles l’Agence nous guide sur les mers calmes et agitées.

Et sur ce…

Ceci est le dernier bulletin électronique de l’Agence pour 2008, sauf imprévu. Nous vous remercions, fidèles lecteurs, de votre temps et de votre intérêt et vous souhaitons de très joyeuses fêtes.

Nous compatissons avec les coopératives qui ont connu des moments difficiles durant la dernière année et nous leur souhaitons une meilleure année 2009. Nous profitons aussi de cette occasion pour rendre hommage à tous les bénévoles et les employés qui ont travaillé fort pour faire de leur coopérative un véritable modèle des principes qui nous tiennent à cœur. Votre dévouement rend notre travail d’autant plus agréable.

Octobre 2008

Préparez-vous à l’Enquête sur la satisfaction de la clientèle
Célébrons les coopératives
Un nouvel administrateur au sein du Conseil de l’Agence

Préparez-vous à l’Enquête sur la satisfaction de la clientèle

Nous pensons que vous serez intéressés d’apprendre que l’Agence a commandé une étude portant sur la satisfaction de la clientèle quant aux services rendus par l’Agence.  Il s’agira d’un suivi sur l’enquête effectuée en 2005, dont certains d’entre vous se souviennent peut-être et qui portait sur la satisfaction des coopératives quant aux services rendus par la SCHL.  Étant donné que nous sommes en activité depuis maintenant plus de deux ans, nous estimons qu’il est temps d’obtenir un aperçu détaillé de ce qu’a été votre expérience avec nous.

Les coopératives clientes de l’Agence recevront très bientôt un questionnaire détaillé.  Nous vous prions de bien vouloir prendre le temps de le remplir.  Comme ce fut le cas pour l’étude de 2005, nous prévoyons afficher dans notre site Web le rapport relatif à l’enquête.

Célébrons les coopératives

La Semaine de la coopération est célébrée en 2008 du 12 au 18 octobre. Il s’agit d’un festival propre au Canada dont l’origine remonte à cinquante ans passés.  C’est en effet en 1958 que ce festival a été pour la première fois mis sur pied par le mouvement coopératif francophone, et l’idée a été reprise en 1981 par la Saskatchewan et les Maritimes. L’année suivante, la célébration prenait une dimension nationale avec l’encouragement de la Co-operative Union of Canada, précurseur de la Canadian Co-operative Association, qui représente actuellement au Canada la fédération regroupant les principales coopératives anglophones. Si vous tenez cette semaine-là une réunion de votre conseil ou de vos membres, prenez un moment pour honorer les coopératives ainsi que les coopérants et coopérantes, tant du passé que de maintenant, dont les efforts communs ont contribué à bâtir le pays que nous chérissons.

Un nouvel administrateur au sein du Conseil de l’Agence

L’Agence a appris que notre membre, la Fédération de l’habitation coopérative du Canada, avait décidé de nommer M. Laird Hunter pour siéger à son conseil d’administration.  Une place s’est libérée lorsque Barb Millsap, qui siégeait à notre conseil depuis ses débuts, a démissionné avant la fin de son mandat afin de se porter candidate lors de la réunion annuelle de la FHCC en juin 2008. Avocat d’Edmonton, Laird connaît bien l’Agence et sa mission étant donné qu’il nous a fourni des conseils juridiques à nos débuts. Nous entrevoyons avec plaisir les réunions où Laird nous fera profiter de ses connaissances approfondies des questions liées à la coopération et qu’il égayera par son sens de l’humour.

 

Août 2008

Une toute nouvelle feuille de calcul pour l’AACR
Heureux de faire votre connaissance! Nous espérons que vous devinerez notre nom…
Tous pour un, courriel pour tous
Assurance contre les détournements/assurance détournements – garantie collective restreinte : Est-ce important?

Une toute nouvelle feuille de calcul pour l’AACR

Merci aux coopératives de l’article 95 qui utilisent la feuille de calcul de l’Agence pour faire rapport à chaque exercice sur la manière dont elles dépensent l’argent de leur subvention. Il n’y a qu’un problème : certaines coopératives aimaient tant la version initiale qu’elles l’ont sauvegardée sur leurs disques durs et ont continué à l’utiliser.

Nous sommes gênés de le dire, mais notre première version comportait quelques bogues. Vous aurez moins de problèmes si vous téléchargez la version courante, qui est maintenant disponible sur notre site Web client protégé par mot de passe. (Vous ne trouvez pas votre nom d’utilisateur et votre mot de passe? Communiquez avec le gestionnaire de relations de votre coopérative.)

Nous ne pouvons promettre que notre première version de quoi que ce soit sera parfaite, mais nous tentons toujours d’améliorer les choses. Merci pour votre critique constructive qui nous fait avancer.

Heureux de faire votre connaissance! Nous espérons que vous devinerez notre nom…

L’Agence ne communique habituellement qu’avec le conseil et le personnel des coopératives, mais nous reconnaissons l’importance de vos membres. Nous aimerions les connaître et nous voudrions qu’ils nous connaissent. Après tout, la plupart des membres d’une coopérative finissent tôt ou tard par siéger à son conseil.

Pourquoi ne pas fournir à vos nouveaux membres une copie de nos Q et R à propos de l’Agence, que vous pouvez télécharger depuis notre site Webpublic? Ces Q et R et nos autres Q et R pourraient aussi être fournis aux nouveaux membres du conseil. Nous croyons que l’information les aidera à comprendre ce qu’est l’Agence et comment nous travaillons avec les coopératives.

L’Agence aimerait également donner à vos membres l’occasion de rencontrer notre personnel. Nous vous prions de nous inviter à votre réunion annuelle ou à toute autre réunion des membres. Nous serons heureux d’y parler un peu de ce que fait l’Agence. (Nous promettons de ne pas parler trop longtemps.)

Tous pour un, courriel pour tous

Comme l’Agence communique habituellement par l’Internet, nous avons pensé aux coopératives qui ne disposent pas d’une adresse de courriel. Nous avons appris que certains s’inquiètent de ce que le conseil, en tant qu’entité, ne verra pas notre correspondance si nous l’envoyons seulement au gestionnaire ou à un dirigeant de la coopérative. Il est possible que certaines petites coopératives n’aient pas d’ordinateur.

Nous pouvons régler en partie le premier problème en envoyant la correspondance par courriel à plus d’une personne-ressource pour la coopérative et en nous engageant à mettre à jour les coordonnées d’une telle personne-ressource dès qu’on nous avise d’un changement à ce sujet. Les coopératives faisant affaire avec une entreprise de gestion voudront peut-être ajouter à leur contrat une clause exigeant que la correspondance provenant de l’Agence soit transmise au conseil en temps opportun.

Nous avons aussi une suggestion pour les coopératives qui aimeraient pouvoir recevoir et conserver des messages même si elles n’ont pas d’ordinateur ou d’accès à l’Internet. Aujourd’hui, la majorité des bibliothèques publiques offrent l’accès à un ordinateur et à l’Internet. La personne-ressource principale de la coopérative peut aller à www.gmail.com et s’inscrire à un compte Gmail (courriel). Cela permettra à la coopérative de stocker jusqu’à sept gigaoctets de données dans le compte et de recevoir avec les courriels des pièces jointes pouvant aller jusqu’à 10 mégaoctets – ce qui est plus que suffisant pour la correspondance de l’Agence.

Il s’agit d’une mesure temporaire. Les ordinateurs de bureau ne sont plus dispendieux et de plus en plus de coopératives réalisent que si elles veulent exploiter une petite entreprise avec succès, elles doivent avoir accès aux outils utilisés quotidiennement par presque toutes les entreprises. Elles en valent la peine et leurs membres aussi. Si vous ne disposez pas des fonds d’exploitation nécessaires pour l’achat d’un ordinateur, vous pouvez demander à l’Agence l’autorisation de le payer à même vos fonds de la réserve de remplacement.

Assurance contre les détournements/assurance détournements – garantie collective restreinte : Est-ce important?

En avril, l’Agence a inclus une note dans le bulletin électronique au sujet de l’assurance contre les détournements. Cette police d’assurance confère une protection contre les pertes causées par les actes malhonnêtes que pourraient commettre certaines personnes ou les titulaires de certaines fonctions. Nous aurions dû ajouter que la même protection peut être appelée une assurance détournements – garantie collective restreinte.

Comme nous l’avons fait remarquer le printemps passé, en général, l’assurance contre les détournements protège une entreprise contre les pertes causées par les actes de ses employés. Parce que les coopératives d’habitation sont un peu différentes des autres entreprises, elles ont besoin d’une assurance quelque peu différente.

Si votre coopérative fait appel aux services d’une société de gestion immobilière, nous vous demandons de souscrire à une assurance d’une valeur minimale de 25 000 $, afin de couvrir toute perte engendrée par les actes frauduleux ou malhonnêtes que pourraient commettre vos bénévoles, y compris mais sans y être limités, vos administrateurs et vos dirigeants. Vous devriez aussi veiller à ce que la société de gestion à laquelle vous avez recours ait sa propre assurance.

Si votre coopérative s’est dotée de son propre personnel, même s’il ne s’agit que d’un commis comptable ou si elle est dirigée par des bénévoles, l’assurance contre les détournements devrait couvrir, à tout le moins, une tranche minimale de 100 000 $ ou de 1 000 $ par unité. De plus, cette assurance doit absolument couvrir les pertes engendrées par les actes frauduleux ou malhonnêtes que pourraient commettre les bénévoles ou les employés.

Cette couverture protège votre coopérative. Cette forme de couverture diffère de l’assurance de responsabilité des administrateurs et des dirigeants, qui protège les personnes qui exercent de bonne foi leurs fonctions d’administrateurs et de dirigeants. Si votre compagnie d’assurances n’offre pas de couverture pour les bénévoles autres que les administrateurs et les dirigeants, votre gestionnaire de relations peut vous donner les noms d’au moins deux compagnies d’assurances qui l’offrent. Sans trop vous attarder à l’appellation exacte de votre assurance, assurez-vous par dessus tout que votre coopérative dispose de la protection dont elle a besoin.

 

Mai 2008

Présentation de la Fiche de rendement de l’Agence sur le service à la clientèle
Un endroit pour parler et écouter
Partagez la richesse de l’information
Déblayer le terrain
Chef prometteur pour l’Est
La course contre la montre
Utilisez-la ou perdez-la, A95
Un TOIT de l’Ontario sur votre tête

Présentation de la Fiche de rendement de l’Agence sur le service à la clientèle

Vous êtes curieux de connaître le rendement de l’Agence quant au respect des normes du service à la clientèle de l’année dernière? Cette fiche de rendement le résume. Nous avons établi nos notes en comparant les normes que nous nous sommes fixées dans certains domaines clés avec la façon dont nous les avons réellement mises en oeuvre.

Veuillez y jeter un coup d’oeil et nous dire ce que vous en pensez. Nous sommes fiers de la façon dont notre personnel a livré les services, mais nous avons dû surmonter certains défis. Bien sûr, il y a encore de la place pour nous améliorer. Veuillez partager la fiche de rendement avec le délégué de votre coopérative, en supposant que vous serez représenté à la réunion annuelle de la Fédération de l’habitation coopérative du Canada en juin.

Pourquoi? Continuez votre lecture!

Un endroit pour parler et écouter

Nous espérons passer une heure en votre compagnie au cours de l’AGA de la FHCC qui aura lieu à Toronto, surtout si vous provenez d’une coopérative fédérale de la Colombie-Britannique, de l’Alberta, de l’Ontario ou de l’Île-du-Prince-Édouard. Comme nous l’avons noté plus haut, votre représentant à l’AGA de la FHCC a une lecture préalable à faire : notre fiche de rendement au cours de la dernière année. Notre session d’imputabilité « Un endroit pour parler et écouter » est l’endroit où vous aurez la chance d’y passer vos commentaires.

Pendant que vous goûterez à un dessert, nous expliquerons ce qui est sous-jacent aux notes qui passent d’excellentes à seulement passables. Nous vous invitons aussi à partager vos idées sur d’autres domaines importants de notre travail. Joignez-vous à nous. Nous voulons écouter ce que vous avez à dire et ce faisant, vous nous aiderez davantage. L’endroit et l’heure sont inscrits plus bas. On espère vous rencontrer là-bas.

L’heure : mercredi 11 juin à 19 h

L’endroit : Hôtel Harbour Castle de Toronto (pas le centre de congrès)

La salle : Pier 5 à l’étage des congrès de l’hôtel

Partagez la richesse de l’information

Récemment, au cours d’un atelier de l’Agence, nous avons parlé aux membres au sujet du rapport de données des coopératives. L’Agence a établi ce rapport pour donner aux coopératives l’accès à leurs propres renseignements dans un format qu’elles peuvent utiliser. Nous le produisons lorsque nous avons confirmé que les données d’une coopérative au sujet de l’année précédente sont consignées correctement dans notre système d’information.

Le rapport de données des coopératives fait une comparaison entre votre coopérative et celle de vos pairs au cours de l’année passée en termes de logements vacants; les arriérés et les mauvaises créances; les contributions et les dépenses de la réserve de remplacement, et les dépenses d’entretien. Qu’est-ce que ces résultats veulent dire? Les logements vacants et les arriérés ne sont jamais de bonnes nouvelles, mais il y a plusieurs façons d’interpréter les différents niveaux de contributions et de dépenses de la réserve de remplacement de votre propriété.

Les membres des coopératives qui ont assisté à notre atelier étaient très excités d’entendre parler des possibilités du rapport de données des coopératives, mais plusieurs personnes n’avaient pas vu le rapport de leur propre coopérative. L’Agence encourage les conseils des coopératives de partager la richesse de l’information rendue disponible par l’Agence. Nous pensons que vous trouverez que partager ces renseignements augmente l’intérêt et l’engagement des membres – et ça, c’est une bonne chose.

Déblayer le terrain

Maintenant que les bourgeons arrivent et que la neige est partie, l’Agence organise ses inspections à travers le pays. Ces inspections visuelles nous aident à vérifier les cotes de risque des coopératives. C’est à l’avantage de tous d’assurer que les inspections se déroulent aussi bien que possible. Nous serions reconnaissants de votre aide, comme nous vous l’expliquerons.

Dans notre dernier cyberbulletin, nous avons annoncé le lancement de notre nouveau questionnaire en ligne pour les coopératives pour lesquelles une inspection doit être faite. Nos sincères remerciements à toutes les personnes qui ont déjà rempli leur questionnaire. Malheureusement, toutes les coopératives n’ont pas encore rempli le questionnaire. Nous n’essayons pas de rendre votre vie difficile en abordant cette question à nouveau. Notre but est de faciliter l’inspection pour tout le monde.

Si le questionnaire est rempli SOUS PEU par une personne au courant de l’entretien et du remplacement des immobilisations dans votre coopérative, nous pourrons utiliser l’information afin de planifier une visite sur les lieux plus rapide et plus efficace. Ceci se traduira par le fait que si les éléments fondamentaux sont abordés à l’avance, l’inspecteur pourra se concentrer sur les questions importantes. Pour nous, c’est comme racler le terrain après l’hiver, avant de couper le gazon. Vous ne savez pas comment accéder au formulaire de votre coop? Vérifiez avec votre gestionnaire des relations avec la clientèle.

Chef prometteur pour l’Est

Dave Howard est le nouveau chef d’équipe pour la région de l’Ontario/l’Île-du-Prince-Édouard. Il se joint à nous en apportant plus d’une année d’expérience à titre de gestionnaire des relations dans notre bureau de Toronto et quelques mois d’occupation intérimaire dans le poste pendant l’absence de la chef d’équipe précédente.

Ancien directeur de la Fédération de l’habitation coopérative du Canada et de la Golden Horseshoe Co-operative Housing Federation, Dave a acquis de l’expérience comme gestionnaire de coopératives dans les régions de Hamilton et de Kitchener/Waterloo. Son statut continu de membre de coopérative le garde près des préoccupations et des espoirs de nos clients. Grâce au travail de Dave, les intérêts des coopératives d’habitation continueront d’être bien représentés.

La course contre la montre

Nous aimons le logo de l’Agence comme il est à l’heure actuelle, mais dernièrement, nous avons pensé qu’il devrait englober un cadran ou un sablier. Pourquoi? Pour rappeler aux coopératives que le temps s’écoule, chaque fois qu’elles regardent notre logo.

Ainsi, votre date limite pour transmettre la Déclaration annuelle de renseignements (DAR) est quatre mois après la fin de votre exercice financier. (Bien sûr, votre vérificateur s’occupe de la transmission, mais selon vos directives.)

Toutes les coopératives ne se rendent pas compte que la production de la DAR comporte plusieurs parties. En plus du document financier du vérificateur et des représentations de la coopérative, il y a aussi une copie signée des états financiers vérifiés et une certification signée du conseil pour la DAR. Les coopératives de l’article 95 doivent aussi soumettre, à l’Agence, un rapprochement de l’aide assujettie au contrôle du revenu avant ou à la date limite de quatre mois.

Nous sommes impressionnés par certains de nos clients qui nous fournissent toujours tous les documents correctement, en respectant les échéances et en produisant tous les documents à temps ou même bien avant la date d’échéance! Lorsque nous recevons tous les documents pour l’année, donnez-nous environ un mois et les coopératives peuvent alors vérifier leurs boîtes d’arrivée de courriels pour les différents rapports que nous leur transmettrons à partir des données qu’ils nous ont communiquées. Entre-temps, si vous avez des difficultés avec une partie quelconque de votre rapport, veuillez vérifier avec votre gestionnaire de relations. Vous aider est sa priorité.

Utilisez-la ou perdez-la, A95

Les coopératives de l’article 95, ce renseignement est pour vous! Plusieurs coopératives de l’article 95 dépensent tous les montants de l’aide assujettie au contrôle du revenu qu’elles obtiennent de la SCHL et elles offrent aussi une subvention interne à leurs membres plus pauvres. D’autres retiennent des fonds de leur réserve de subventions afin d’aider tout ménage de la coopérative pour lequel la situation financière se détériore au cours de l’année.

Un troisième groupe ne distribue pas toute l’aide assujettie au contrôle du revenu et peut ne pas l’avoir distribuée depuis plusieurs années. Le programme de l’article 95 permet aux coopératives de garder jusqu’à 500 $ par unité (subventionnée ou non subventionnée) dans leur réserve de subventions, en plus de l’intérêt gagné sur ces fonds. Lorsque le montant d’argent dans la réserve dépasse ce montant, la coopérative est tenue de retourner l’excédent.

Un chèque pour rembourser cette aide inutilisée est dû au plus tard quatre mois après la fin de l’exercice financier, au même moment que l’échéance pour la production de la DAR. Veuillez noter que vous devez libeller le chèque à la SCHL, mais que vous devez l’envoyer à l’Agence. Vous pouvez joindre votre chèque aux autres documents – ceux qui exigent la signature du conseil – qui font partie de la présentation de votre DAR.

Mieux encore, assurez-vous que vos membres sont au courant qu’une aide financière pour les loyers est disponible en tout temps pour les membres admissibles. Il se pourrait qu’à la fin de l’exercice financier, ayant bien utilisé l’argent, votre coopérative ne doive remettre aucune somme.

Un TOIT de l’Ontario sur votre tête

Nous avons récemment pris connaissance d’un programme seulement pour l’Ontario visant à aider les familles à faible revenu payant un loyer du marché ou figurant sur une liste d’attente. Le programme est restrictif, mais il pourrait payer jusqu’à 100 $ par mois, de façon rétroactive à janvier 2008. La date d’échéance pour une demande dans le cadre de ce programme est le 30 juin 2008.

Une personne peut présenter une demande si :

  • Elle a au moins un enfant à charge âgé de moins de 18 ans
  • Elle vit en Ontario et habite légalement au Canada
  • Elle ne reçoit pas de prestation d’aide sociale ou de subvention de loyer
  • Elle paie plus de 30 % de son revenu pour son loyer
  • Elle possède moins de 10 000 $ en liquidités (par exemple, argent comptant, compte de banque, obligations ou actions)
  • Elle a gagné au moins 5 000 $ en 2006 et un revenu familial net redressé de moins de 20 000 $.

Le revenu net redressé est le montant de la ligne 236 de votre déclaration d’impôt 2006, moins votre prestation universelle pour la garde d’enfants. Le revenu familial net redressé est le revenu net redressé de la personne qui fait la demande en plus du revenu net redressé de l’époux ou de l’épouse ou du conjoint ou de la conjointe de fait.

L’Agence a demandé au gouvernement d’envoyer quelques dépliants aux coopératives qui ont au moins une unité qui pourrait être occupée par une personne admissible. Vous pouvez lire les renseignements au sujet de ce programme et obtenir un formulaire de demande en ligne dans le site Web du ministère du Logement de l’Ontario à www.mah.gov.on.ca. Nous avons entendu dire que le gouvernement a déployé des efforts spéciaux pour assurer que le formulaire de demande n’est pas long à remplir.

La durée visée du programme est de cinq ans. Nous espérons que certains ménages qui ont des enfants dans les coopératives d’habitation pourront en profiter.

 

Avril 2008

L’apprenti sorcier de l’Agence est sain et sauf. et il fonctionne normalement
Des coopératives prêtes pour l’inspection!
Le 11 juin prochain, venez prendre le dessert avec nous et faire connaître votre franche opinion
Statistiques et vérité : ateliers animés par l’Agence lors de l’assemblée générale annuelle de la FHCC
Des déclarations simplifiées de l’Agence
Des coopératives assurées et déterminées
Des terrains de jeux sécuritaires

L’apprenti sorcier de l’Agence est sain et sauf. et il fonctionne normalement

Maintenant que les esprits se sont calmés, nous espérons pouvoir affirmer, en toute quiétude, à quel point le dysfonctionnement irritant de notre système d’information nous a embarrassés, alors qu’il se comporte normalement très bien.

Pour une raison quelconque, comme la saisie d’un renseignement indigeste, peut être, notre système automatisé a souffert d’une crise de hoquet il y a déjà quelques semaines. Il a envoyé des courriels en duplicata, ou même plus, à 71 de nos clients. Une coopérative bilingue a même reçu des messages en triplicata, et ce, dans les deux langues! Qui plus est, ces courriers électroniques annonçaient un événement cher à l’âme à la fois simple et binaire du système : l’exercice tire à sa fin et il est temps de vous préparer à votre vérification. À juste raison, nos clients se sont sentis harcelés par ces messages, et nous nous excusons des inconvénients que nous avons pu leur causer.

Des coopératives prêtes pour l’inspection!

Tous les deux ans, l’Agence vous envoie un inspecteur afin qu’il examine l’état de votre propriété. La saison des inspections est commencée, alors que les vents tièdes du sud ouest font éclore les fleurs ou, du moins, qu’ils font fondre les bancs de neige.

Afin d’assurer le déroulement harmonieux de ce processus, nous vous faisons part de nouvelles suggestions pour cette année. Bientôt, nous lancerons un questionnaire en ligne, qui aidera votre coopérative à se préparer à l’inspection, en répondant à certaines questions à l’avance.

Si votre coopérative a accès à l’Internet, ce nouvel outil allégera votre charge de travail, en vous permettant de répondre aux questions de l’inspecteur sur la coopérative, ainsi que vos pratiques de remplacement et de préservation du capital.

Le 11 juin prochain, venez prendre le dessert avec nous et faire connaître votre franche opinion

Chaque année, l’Agence consacre 51 semaines à l’envoi de rapports sur les différents aspects du rendement des coopératives. Pendant la semaine de l’assemblée générale annuelle de la FHCC, toutefois, nous vous demandons de nous donner votre opinion sur notre propre rendement.

Afin de nous conformer à nos valeurs de transparence, nous faisons part de nos succès et de nos défauts. De plus, nous vous expliquons dans quelle mesure nous satisfaisons aux normes que nous avons établies publiquement, en matière de service à la clientèle. C’est pourquoi nous serions heureux de compter sur votre présence le 11 juin prochain à 19 h, afin que vous puissiez vous exprimer sur notre rendement.

Nous vous transmettrons notre bulletin de notes à l’avance, afin que vous décidiez si vous nous apporterez un bouquet de fleurs, ou quelque chose d’un peu moins parfumé. Pour couronner le tout, nous servirons le dessert.

Statistiques et vérité : ateliers animés par l’Agence lors de l’assemblée générale annuelle de la FHCC

Le jeudi 12 juin prochain, dans le cadre de l’assemblée générale annuelle de la FHCC, nous animerons un premier atelier à l’intention des bénévoles et un second atelier à l’intention des employés. Ces ateliers porteront sur l’interprétation des données du rapport des coopératives. Nous faisons parvenir ce nouveau rapport personnalisé à chaque coopérative fédérale, afin de lui permettre de se comparer à ses pairs dans ses principaux domaines d’activités. Bon nombre de coopératives se questionnent sur la signification de ces renseignements. À cette occasion, nous serons heureux de faire parler les chiffres.

Afin de vous aider à examiner le rendement de votre coopérative sous tous ses angles, nous passerons brièvement en revue les rapports de conformité et d’évaluation du risque, ainsi que leurs données sur les activités de votre coopérative.

Des déclarations simplifiées de l’Agence

Moins de quatre mois après la fin de l’exercice financier de votre coopérative, vous devez faire parvenir vos états vérifiés et votre déclaration annuelle de renseignements (DAR) à l’Agence. Comment pouvez-vous faire en sorte de respecter cette échéance?

Voici les deux secrets de votre succès : commencez tôt et travaillez en équipe. Afin de remplir votre DAR à temps, le conseil d’administration, le vérificateur et l’équipe de gestion de votre coopérative, qu’il s’agisse de personnel bénévole ou rémunéré, doivent travailler en étroite collaboration comme s’ils constituaient les pièces d’une machine bien huilée.

Dès que vous recevez votre relevé bancaire et vos factures du dernier mois de votre exercice financier, soit environ trois semaines après la fin de cet exercice, vous pouvez remplir vos déclarations de fin d’exercice en prévision de l’examen du vérificateur. Si vos livres sont en ordre et que vous planifiez la visite du vérificateur longtemps à l’avance, vous devriez soumettre vos déclarations aux fins d’approbation en moins de deux mois. Après que les membres du conseil d’administration auront signé ces déclarations, vous pourrez les transmettre à l’Agence et par la suite, les soumettre aux membres.

Une fois que vous avez produit ces déclarations, votre vérificateur remplit la DAR en ligne, pour s’assurer de transmettre des données financières exactes sur votre coopérative au système d’information de l’Agence. Avant de terminer la déclaration, le vérificateur vous donnera un questionnaire à remplir, désigné par l’expression «déclarations des coopératives». Il demandera également à votre conseil d’administration de signer une certification. Votre vérificateur se tiendra à votre disposition pour vous donner des explications sur les déclarations et vous aider à fournir les réponses exactes.

Les coopératives de l’article 95 doivent exécuter une tâche supplémentaire : produire et transmettre à l’Agence un rapprochement de l’aide assujettie au contrôle du revenu et accordée aux membres admissibles lors du dernier exercice. À cette fin, vous pouvez télécharger un chiffrier en consultant le site Web de l’Agence. Vous pouvez également créer votre propre chiffrier, pourvu qu’il nous fournisse les mêmes renseignements.

Voici notre suggestion : pourquoi ne pas produire ce rapprochement durant le premier mois de votre nouvel exercice financier, en attendant vos dernières factures et votre dernier relevé bancaire? Grâce au rapprochement de l’aide assujettie au contrôle du revenu, votre vérificateur accédera aux renseignements nécessaires dès le début de la vérification. De plus, vous pourrez résoudre les difficultés qui pourraient se présenter avant la production de votre DAR. Si vous partez du bon pied, vous réduirez nettement les frais liés à la vérification, ce qui constitue toujours une bonne affaire.

Des coopératives assurées et déterminées

Dans le cadre de chaque vérification annuelle, plus précisément lorsque votre coopérative remplit la section des «déclarations des coopératives», prévue à la déclaration annuelle de renseignements, nous vous demandons si vous avez souscrit à une assurance contre les détournements. Cette police d’assurance confère une protection contre les pertes causées par les actes malhonnêtes que pourraient commettre certains individus. En général, l’assurance contre les détournements protège une entreprise contre les pertes causées par les actes de ses employés. Toutefois, l’assurance dont les coopératives d’habitation ont besoin diffère quelque peu de cette description.

Si votre coopérative recourt aux services d’une société de gestion immobilière, nous vous demandons de souscrire à une assurance d’une valeur minimale de 25 000 $, afin de couvrir toute perte engendrée par les actes frauduleux ou malhonnêtes que pourraient commettre vos administrateurs, vos dirigeants ou vos bénévoles.

Si votre coopérative s’est dotée de son propre personnel de gestion immobilière, l’assurance contre les détournements devrait couvrir, à tout le moins, une tranche minimale de 100 000 $ ou de 1 000 $ par unité. De plus, cette assurance doit absolument couvrir les pertes engendrées par les actes frauduleux ou malhonnêtes que pourraient commettre les bénévoles ou les employés.

Cette forme de couverture des coopératives diffère de l’assurance de responsabilité des administrateurs et des dirigeants, qui protège les personnes dans l’exercice de leurs fonctions d’administrateurs et de dirigeants. Cependant, étant donné que la plupart des compagnies d’assurances connaissent mal les organismes bénévoles, comme les coopératives d’habitation, elles ne leur proposent pas toujours la couverture adéquate. Bien que la plupart de ces compagnies acceptent d’assurer les coopératives d’habitation contre les actes malhonnêtes de leurs administrateurs, la majorité d’entre elles ne les protègent pas contre les actes de leurs bénévoles.

L’Agence incite les coopératives à consulter leur compagnie ou leur courtier d’assurance afin de déterminer la couverture adéquate, dont l’expérience antérieure a démontré le caractère essentiel. Si votre compagnie ou votre courtier d’assurance ne peut pas vous proposer d’assurance contre les détournements qui répond aux normes citées précédemment, votre gestionnaire des relations peut vous fournir le nom d’au moins deux compagnies d’assurance qui satisferont à ces normes.

Nous tenons particulièrement à remercier notre bureau de Vancouver. Grâce à leur détermination, ses dirigeants ont réussi à soulever la question, afin de s’assurer que les coopératives soient en mesure de se protéger contre l’un des événements les plus traumatisants que puisse subir une organisation dirigée par des bénévoles.

Des terrains de jeux sécuritaires

Nous entendons souvent parler des dépenses engagées par les coopératives d’habitation en vue de renforcer la sécurité de leur terrain de jeux. Cependant, d’autres coopératives vont tout simplement éliminer leur terrain de jeux, par crainte des dangers qu’il pourrait comporter.

Avant de prendre cette mesure, sachez que l’équipement de terrain de jeux constitue une dépense admissible à la réserve de remplacement. Votre municipalité peut vous fournir des renseignements actualisés sur les règles de sécurité auxquelles vous devez vous conformer.

 

Janvier 2008

Une nouvelle solution tout près

Bon administrateur de fonds

Une activité privée

Changement si nécessaire/pas nécessairement de changement

Parfois nous pouvons aider

Une nouvelle solution tout près

Votre vérificateur vous a peut-être dit que le Conseil des normes de vérification et de certification (CNVC) a précisé certaines normes pour la profession. En conséquence, votre vérificateur ne sera plus en mesure de donner à votre coop « une confirmation du vérificateur ».

Une « confirmation du vérificateur » est le nom d’un rapport que les coops doivent remettre chaque année après la vérification. Ce rapport traite de la conformité de votre coop à certains articles de votre entente d’exploitation avec la SCHL (p. ex., règles de vérification des revenus).

À présent, la SCHL accepte de recevoir un avis conformément à l’article 5815 (Rapports de vérification sur la conformité aux ententes, statuts et règlements) du Manuel de l’ICCA. Pour maintenir les coûts à un niveau raisonnable, la SCHL œuvre avec le personnel du CNVC pour élaborer des lignes directrices claires pour les vérificateurs. Nous nous attendons à rendre disponibles des renseignements détaillés pendant la première moitié de 2008. Nous expliquerons alors comment les coops peuvent encore satisfaire à cette exigence en vigueur depuis longtemps. Nous vous indiquerons aussi quand la nouvelle approche entrera en vigueur.

Bon administrateur de fonds

L’Asset Management Group (AMG) de la Social Housing Services Corporation réalise un sondage sur la manière dont les organismes d’habitation sans but lucratif de l’Ontario gèrent leurs actifs financiers.

Nous avons remis à l’AMG les renseignements publics sur nos clients ontariens pour que les résultats du sondage leur soient envoyés. En même temps, nous avons protégé les renseignements personnels des bénévoles en retenant les renseignements sur les personnes-ressources que les coops ont partagé avec nous, sauf si le point de contact était le bureau de la coop.

Ce sondage est moins détaillé qu’une version antérieure, mais il est quand même assez long. Veuillez lire attentivement les renseignements contextuels. La date d’échéance est le début de janvier 2008.

Une activité privée

Une fois l’an, l’Agence reçoit un Rapprochement de l’aide assujettie au contrôle du revenu de chaque coopérative financée en vertu de l’article 95 (précédemment appelé le programme 56.1). Nous remercions les coops qui nous ont envoyé ces renseignements précieux et exacts. Mais, dans quelques cas, nous avons un problème. Certains nous en disent plus qu’ils ne le devraient.

Quand vous remplissez le formulaire de rapprochement de l’AACR ou son équivalent, veuillez ne pas mentionner les noms de vos membres bénéficiaires de l’aide, ni nous donner leur adresse. Nous sommes d’accord qu’il n’y a pas de honte à recevoir cette aide mais, tout comme vous, nous respectons la vie privée de vos membres. Donc, veuillez ne nous dire que ce que nous avons besoin de savoir.

Nous vous rappelons que l’Agence a mis au point le chiffrier de rapprochement de l’AACR, disponible en ligne, pour aider les coops à rendre compte de l’aide qu’elles distribuent. Un des avantages d’utiliser notre formulaire est qu’il demande des renseignements précis, sans inclure les noms et adresses de vos membres qui bénéficient de cette aide. Nous croyons que c’est une autre raison d’essayer notre chiffrier, si vous ne l’avez pas déjà fait. Les trois-quarts de nos clients de l’article 95 le préfèrent.

Changement si nécessaire/pas nécessairement de changement

Chaque coop a accès au site Web protégé par mot de passe de l’Agence. Vous y trouverez vos rapports de l’Agence et des documents importants, par exemple, votre entente d’exploitation.

Tout d’abord, nous avions prévu d’envoyer à chaque coop un nouveau mot de passe chaque année. Nous nous rendons compte maintenant que ces changements fréquents pourraient vous causer des difficultés. À l’avenir, si vous voulez un nouveau mot de passe pour votre secteur du site Web de notre client, veuillez nous joindre par le truchement de la personne chargée de votre dossier et il nous fera plaisir de vous en envoyer un. Pour le moment, vous pouvez continuer à utiliser votre mot de passe actuel.

Parfois nous pouvons aider

Les instituts provinciaux de comptables agréés s’attendent maintenant à ce que leurs membres appliquent des normes de vérification plus élevées qu’auparavant. Ces nouvelles normes offrent une protection supérieure, mais seront plus difficiles à appliquer pour les vérificateurs. Les normes plus strictes entraînent aussi une hausse des coûts de vérification.

Les coops d’habitation ne sont pas les seuls organismes sans but lucratif à en ressentir les effets. Les frais de vérification de tout le monde sont en hausse. Les vérifications, plus particulièrement ceux des petits organismes, deviennent de plus en plus élevés.

L’Agence est consciente que le dépôt des DAR ajoute à vos frais de vérification. Si votre coop compte 35 unités ou moins, pourquoi ne pas nous laisser vous aider? Nous offrons une service de déposition des DAR à ces coops au coût de 10 dollars l’unité. Votre coop peut économiser si elle demande à son vérificateur de s’adresser pour ce service à notre bureau d’aide pour les DAR au : klawson@agency.coop.

 

Octobre 2007

Désamorcer le piège de l’aide sociale

Atteindre le centre de services de l’Ontario et de l’Î.-P.-É.

Une mesure de rendement

Portrait d’un client

Désamorcer le piège de l’aide sociale

Les coops d’habitation s’inquiètent des foyers qui vivent de l’aide sociale. Ces membres ont besoin d’un travail rémunéré pour préparer leur avenir et celui de leurs enfants. Mais, à court terme, un emploi mal payé pourrait empirer leurs finances. Ce fait, appelé le piège de l’aide sociale, empêche souvent les personnes assistées sociales de réintégrer le marché du travail.

Le gouvernement a adopté une première mesure pour désamorcer le piège. Il a créé la prestation fiscale pour le revenu gagné. Cette prestation fiscale prévoit un crédit d’impôt remboursable équivalent à 20 pour cent de chaque dollar gagné jusqu’à concurrence de 3 000 dollars, en plus d’un maximum et d’un plafond au fur et à mesure où l’avantage fiscal diminue graduellement. La SCHL a consenti des efforts pour faire en sorte que les prestataires de l’aide sociale bénéficient au maximum de cette mesure. Donc, la prestation fiscale pour le revenu gagné ne s’ajoute pas au revenu dans le calcul de l’aide au logement. De plus, quand une coop examine une demande d’adhésion, la prestation ne compte pas non plus comme un revenu. Cette mesure est importante pour les coops fortement subventionnées et les autres limitées par des seuils de revenu. Pour obtenir de plus amples renseignements, cliquez sur le site Web de l’Agence du revenu du Canada au http://www.cra-arc.gc.ca/agency/budget/2007/witb-f.html.

Ce n’est pas une corne d’abondance, mais voilà qui devrait améliorer le sort de certaines coopératives et de certains candidats dont les finances sont instables.

Atteindre le centre de services de l’Ontario et de l’Î.-P.-É.

Nous pensons avoir résolu un problème irritant à nos bureaux de Toronto. Puisque nous sommes un nouvel organisme, nous ne pouvions savoir à l’avance combien chaque bureau recevrait d’appels. Le bref délai de réponse pour le centre de services de l’Ontario et de l’Î.-P.-É. fut « bien meilleur que ce à quoi nous nous attendions ». Nous avons maintenant ajouté quelques lignes téléphoniques à notre bureau de Toronto. Nous pensons que ce sera utile. N’oubliez pas toutefois que, quand vous appelez, la personne chargée de votre dossier pourrait être au téléphone avec quelqu’un d’autre.

Une mesure de rendement

Il existe diverses façons de mesurer le degré d’excellence d’une coop; il y a les méthodes complexes et il y en a une très simple, mais non moins importante : la coop a-t-elle déposé sa Déclaration annuelle de renseignements (DAR), ses états financiers vérifiés et les autres documents connexes dans les délais prévus dans son accord d’exploitation?

Les renseignements sur chaque coop sont confidentiels, mais nous pouvons dire que le rendement des coops dans leur ensemble s’est amélioré. Il y a seulement un an, on ne déposait que 39 pour cent des documents dans les quatre mois suivant la fin de l’exercice de la coop, comme demandé. Par contre, au dernier trimestre, 59 pour cent des coops les ont déposés en temps opportun. Les coops de la C.-B. étaient en tête du peloton avec 68 pour cent des dépositions remises à temps. Nous aimerions beaucoup qu’un plus grand nombre de coops des autres régions suivent cet exemple.

Portrait d’une cliente

« Les arrérages et les mauvaises créances d’une coop sont très révélateurs de la qualité de sa gestion et de sa gouvernance. Des arrérages et des créances plus faibles témoignent d’une meilleure collecte consistante des loyers, appuyée sur un leadership solide. »
Cette observation porte sur des données figurant dans un nouveau rapport que l’Agence publiera en octobre 2007. Rendu possible par la déposition électronique des DAR, le rapport paraîtra sous peu, après notre examen des renseignements financiers des coops dont l’exercice se termine le 30 avril 2007 ou après. Le Rapport sur les données des coops est une façon de modeler une partie de l’information recueillie par l’Agence et compilée dans un rapport comparatif que les coops pourront utiliser pour mieux comprendre leur situation.

Le Rapport sur les données des coops présente à celles-ci des renseignements d’une année à l’autre sur cinq points importants :

  • taux d’occupation
  • arrérages et mauvaises créances
  • solde des réserves de remplacement
  • contributions aux réserves de remplacement
  • frais d’entretien

Chaque rapport est spécifique, présentant le rendement de la coop à celui des autres. Il est accompagné par une fiche de questions qui propose des façons d’interpréter les résultats. Les questions et leurs réponses seront bientôt affichées dans la section publique du site Web de l’Agence au www.agency.coop et le rapport pour chacune des coops figurera dans le secteur protégé par mot de passe.

 

Avril 2007

Compétences recherchées
Face à un surplus…
Présentation de la division responsable des services techniques de l’Agence
Aide assujettie au contrôle du revenu : surplus non dépensé
Présentation de l’Agence à l’échelle provinciale
Rendre compte de nos actions

Compétences recherchées

L’un de nos gestionnaires des relations jouera un nouveau rôle au sein de l’Agence. Greg O’Neill, du Centre de services régionaux des Prairies, est la deuxième personne à accepter de faire partie d’une équipe d’analystes qui travaillera plus particulièrement en collaboration avec les coopératives d’habitation à risque. Avant de se joindre à l’Agence, Greg a acquis de l’expérience en gestion des risques et cette expérience sera un atout précieux pour nous. Avant que nous puissions embaucher quelqu’un qui le remplacera, Greg consacrera une bonne partie de son temps à son poste de gestionnaire des relations. Dans ses rares moments libres, il apprendra à connaître ses nouvelles responsabilités à titre d’analyste. Consultez le site Internet à l’adresse <www.agence.coop> pour voir l’offre d’emploi pour un poste de gestionnaire des relations au Centre de service régional qui se trouve à Calgary; le titulaire du poste aura à travailler en collaboration avec les clients des coopératives d’habitation en remplacement de Greg.

Face à un surplus…

Au cours des dernières années, les coopératives de l’article 95 ont entendu parler à quelques reprises de la politique sur les revenus nets d’exploitation de la SCHL, qui fait référence à ce que les coopératives d’habitation appellent habituellement les « surplus » ou les « surplus d’exploitation ». En vertu de cette politique, une coopérative peut utiliser ses surplus en fin d’exercice (revenus nets d’exploitation), d’abord pour éliminer les déficits accumulés au cours des années antérieures et ensuite pour augmenter sa réserve de remplacement, sauf si certaines conditions particulières s’appliquent. Parmi ces conditions, mentionnons un besoin pressant pour de l’aide assujettie au contrôle du revenu ou une réglementation provinciale qui obligerait une coopérative à financer un certain type de réserve. Si une coopérative apporte des arguments assez convaincants pour justifier la constitution d’une réserve spéciale d’un autre type, les revenus nets d’exploitation pourraient aussi être transférés dans cette réserve.

Présentation de la division responsable des services techniques de l’Agence

Dans les prochains numéros du bulletin, nous diffuserons une série de notes concernant le travail effectué par certaines divisions de notre organisation. Nous vous présentons aujourd’hui la division responsable des services techniques.

Cette division est dirigée par Michel St-Denis, gestionnaire, Services techniques, et son équipe de consultants indépendants qui possèdent des qualifications professionnelles adéquates et qui travaillent en région. Voici deux des principales responsabilités de cette division.

Inspections des coopératives d’habitation
L’une des tâches les plus importantes de Michel est de planifier un nombre limité d’inspections de chacune des coopératives d’habitation, tous les deux ans. Les inspecteurs vérifient les terrains, l’extérieur des immeubles, les espaces publics, les aires de repos et toute unité de logement libre.

En fonction de l’inspection effectuée, chaque coopérative obtient une cote pour son état physique global. Cette cote représente l’un des trois premiers tests utilisés pour déterminer la cote des risques de la coopérative. La cotation des risques sert d’indicateur de base quant à la santé financière de la coopérative.

Plans pour la réserve de remplacement
Lorsqu’une coopérative désire payer quelque chose en argent en se servant de sa réserve de remplacement, elle doit en demander la permission à l’Agence qui doit approuver la dépense, à moins que la coopérative ne dispose d’un plan déjà approuvé. Si des questions techniques sont soulevées concernant une demande en particulier, le gestionnaire des relations qui travaille en collaboration avec la coopérative peut avoir besoin de consulter Michel.

L’Agence invite les coopératives à remettre leur plan pour la réserve de remplacement, de même qu’une évaluation récente de l’état de l’immeuble. Avec l’aide de Michel, le gestionnaire des relations vérifie ces deux documents et communique avec la coopérative pour lui indiquer si son plan est acceptable.

Lorsque l’Agence a approuvé le plan, pour les trois années subséquentes, la coopérative n’a pas à demander à l’Agence la permission de dépenser les fonds de réserve pour des éléments qui font partie du plan triennal. Cette disposition donne plus de liberté aux coopératives pour gérer leurs affaires sans avoir à demander d’accéder à leur propre argent. Les coopératives peuvent jouir de cette indépendance tant qu’elles transmettent à l’Agence un plan mis à jour tous les trois ans aux fins d’examen. (Et les coopératives peuvent toujours effectuer leurs dépenses en fonction des éléments énumérés dans le plan soumis et des éléments qui sont énumérés dans le plan et dans l’entente d’exploitation, qui peut être consultée dans la section protégée par un mot de passe sur le site Internet à l’adresse : www.agence.coop. Cliquez sur le lien « Accès aux clients », puis entrez  le mot de passe de la coopérative et consulter les Accords.

Veuillez communiquer avec le gestionnaire des relations pour toute question concernant le plan de réserve de remplacement. Vous trouverez l’adresse courriel du gestionnaire des relations, ainsi que son numéro de téléphone, dans la section « Contactez-nous » de notre site Internet accessible au public.

Pour de plus amples renseignements concernant la façon d’élaborer un plan pour la réserve de remplacement, communiquez avec votre gestionnaire des relations ou consultez le site Internet de l’Agence à l’adresse : <www.agence.coop>. (Cliquez sur «  Ressources » et sélectionnez « Documents électroniques ».) Ou consultez le site Internet de la Fédération de l’habitation coopérative du Canada à l’adresse : www.fhcc.ca. L’information est gratuite.

Aide assujettie au contrôle du revenu : surplus non dépensé

Les coopératives d’habitations de l’article 95  reçoivent un montant mensuel de la SCHL, pour de l’aide assujettie au contrôle du revenu (AACR). Lorsqu’une partie de cet argent n’a pas été dépensée en fin d’exercice, les coopératives peuvent conserver un montant jusqu’à concurrence de 500 $ par unité pour les besoins futurs d’AACR, mais elles doivent rembourser tout montant en surplus. Il est surprenant de constater que, chaque année, un certain nombre de coopératives doivent rembourser des fonds de subvention reçus en trop.

Par le passé, les coopératives ont effectué des remboursements à différents moments. Cependant, l’entente d’exploitation de l’article 95 stipule que le remboursement est payable quatre mois après la fin de l’exercice financier de la coopérative et doit être accompagné du rapport sur les dépenses de l’AACR au cours de cette même année. Ainsi, à l’avenir, nous demandons à toutes les coopératives de l’article 95  de rembourser tout l’argent qu’elles doivent au moment de remplir leur DAR  et les documents connexes.

Certains ignorent à quoi servent ces remboursements. Loin de s’ajouter aux revenus généraux de la SCHL, ils sont utilisés pour offrir de l’aide enrichie aux coopératives d’habitation qui pourraient profiter d’une somme d’argent supplémentaire. Ainsi, les coopératives qui doivent effectuer ces remboursements aident au moins d’autres coopératives même si ce ne sont pas des membres à faible revenu qui en profitent.

Présentation de l’Agence à l’échelle provinciale

Depuis la parution de notre dernier bulletin électronique, nous avons suscité l’intérêt de certaines provinces quant aux présentations spéciales. Sous les encouragements de la Région de l’Ontario de la FHCC , Alexandra Wilson, directrice générale,  a expliqué la mission, la structure et les activités de l’Agence à un auditoire convoqué par le ministère des Affaires municipales et du Logement de l’Ontario. Elle a proposé que l’Agence administre la partie coopérative du programme d’habitation provincial si, dans le futur, le programme est transféré des municipalités à la province.

Peu de temps après, Olga Tasci, directrice, Services d’information et pratiques exemplaires, a fait une présentation devant des fonctionnaires et des dirigeants de coopératives d’habitation du Québec, qui ont posé de nombreuses questions concernant ce que nous faisons et comment nous procédons. Le modèle et les systèmes de cotation des risques de l’Agence ont plus particulièrement intéressé les fonctionnaires du ministère québécois chargé du logement dont le personnel a proposé une visite de suivi dans nos centres de soutien de la région d’Ottawa. Si ce projet se réalise, nous serons ravis d’avoir autant de notre personnel qui s’exprime en français dans notre bureau d’Ottawa.

Rendre compte de nos actions

Chaque année, l’Agence organise une séance de reddition de comptes lors de l’AGA de la FHCC. Cet événement n’est pas un atelier. Il s’agit plutôt de donner l’occasion aux coopératives clientes d’entendre parler de nos réalisations au cours de l’année qui vient de s’écouler et de nous faire savoir ce qu’elles ont aimé, ce qu’elles n’ont pas aimé et comment nous pouvons améliorer nos services. Venez vous joindre à nous le vendredi 8 juin 2007 à 13 h 30 pour nous demander de vous rendre des comptes.

 

Novembre 2006

Les Centres de services régionaux de l’Ouest

Les 11 et 14 septembre 2006, les Centres de services régionaux de l’Agence pour la Colombie-Britannique et les Prairies ont ouvert leurs portes. Les gestionnaires des relations avec l’Agence travaillent avec acharnement pour apprendre à connaître leurs clients (les coopératives) et ils étudient le matériel transféré par la SCHL. Pendant que le personnel examine toutes ces données, les vérificateurs de la coopérative ont déjà commencé à présenter les déclarations annuelles de renseignements.

Les avantages de l’Agence

Les coopératives pour lesquelles le vérificateur a déjà présenté sa Déclaration annuelle de renseignements (DAR) recevront sous peu une facture pour le travail. Uniquement cette année, les vérificateurs devront présenter deux déclarations afin de fournir des renseignements contextuels plus anciens pour l’exercice financier le plus récent. C’est avec plaisir que nous avons appris que la deuxième déclaration se déroule rapidement.

Étant donné que la DAR est nouvelle pour eux, les vérificateurs doivent prendre le temps de lire notre guide de production de déclaration ou de consulter notre agent du service d’assistance à la DAR. Certains vérificateurs travaillant avec un certain nombre de clients des coopératives acceptent d’étaler ces coûts d’auto apprentissage sur plusieurs années ou de les partager parmi tous leurs clients des coopératives fédérales. Les coopératives inquiètes de leurs frais de vérification pourraient désirer vérifier ce genre de possibilité auprès de leur vérificateur.

Pour garder les dépenses à un coût raisonnable pour les petites coopératives, l’Agence offre un service de production de DAR pour les vérificateurs des coopératives de 35 unités ou moins du programme fédéral de coopératives. Les coûts de nos services s’élèvent à 10 $ l’unité et les vérificateurs conviennent de facturer le coût à leur client sans frais supplémentaires. Si vous êtes une petite coopérative, veuillez discuter des frais avec votre vérificateur avant de commencer votre vérification et décidez si nos services de production de déclaration conviennent à votre coopérative.

Qu’est-ce que les coopératives obtiendront en retour du coût supplémentaire de la production de la DAR? À court terme, la meilleure réponse est une déclaration honnête basée sur une évaluation équitable. Aux deux ans, l’Agence effectue une inspection physique à ses frais et partage les résultats de l’inspection avec chaque coopérative. En puisant dans  cette inspection et dans la DAR, l’Agence envoie un rapport annuel à la coopérative au sujet de sa santé financière. Notre rapport est une opinion de l’externe au franc-parler sur la santé de la coopérative, et il est fondé sur de vrais chiffres. Tout comme pour les examens médicaux, de la tension artérielle par exemple, certaines personnes ne seront pas heureuses des résultats. Mais jusqu’à ce que vous sachiez vraiment où est le problème, vous ne pouvez pas commencer à le régler.

Le premier rapport de l’Agence

Les coopératives qui ont des problèmes avec les échéances pour la production des déclarations seront heureuses d’apprendre que l’Agence a aussi ses propres échéances à respecter. En plus de notre rapport annuel, nous envoyons à la SCHL des rapports trimestriels sur notre rendement et le rendement des programmes que nous administrons. Notre premier rapport était dû le 11 octobre 2006. Pendant la semaine précédente, le personnel de l’Agence a regroupé l’information, étudié les chiffres et rédigé des textes.

Le rapport était basé sur des données limitées étant donné que nous travaillons avec les coopératives en Ontario et à l’Île-du-Prince-Édouard depuis moins de deux trimestres et que nos centres de services régionaux de l’Ouest étaient ouverts depuis moins d’un mois. Au cours de notre étude des statistiques, voici certains faits que nous avons découverts :

  • Quatre-vingt-quatre (84) p. cent des coopératives peuvent déjà communiquer avec l’Agence par voie électronique.
  • Quatorze (14) membres du personnel sont bilingues, ce qui permet à l’Agence de fournir des services en anglais et en français dans chaque bureau.
  • Tous les dossiers des coopératives n’ont pas encore été transférés. Au 30 septembre, la SCHL avait encore 102 coopératives clientes : 63 coopératives partiellement fonctionnelles en Colombie-Britannique et 39 autres coopératives pour lesquelles la SCHL devait terminer du travail.
  • L’Agence invite les coopératives et les intervenants à nous adresser leurs préoccupations et plaintes. Nous assurons le suivi de ces plaintes au fur et à mesure que nous tentons de les régler. Des plaintes et préoccupations reçues en septembre, d’entre elles seulement deux préoccupations et une plainte ne sont pas encore réglées.
  • À l’aide des données recueillies pour la Déclaration annuelle de renseignements et l’information sur la condition contenue dans les dossiers, nous avons fait nos premières évaluations annuelles des risques à l’Île-du-Prince-Édouard et en Ontario et nous avons octroyé des notes de risques composés à 43 coopératives.
  • Fait inquiétant, neuf coopératives ont reçu une note élevée pour les risques composés. Sept des coopératives à risque élevé ont des problèmes de bâtiment, une coopérative a seulement des problèmes de gestion ou de gouvernance et toutes les coopératives sauf celle ayant des problèmes de gestion ou de gouvernance sont en difficulté financière.

Évaluations des risques

Après avoir étudié les résultats de ses quelques premières évaluations des risques et une première rétroaction partielle des coopératives d’habitation, l’Agence a effectué certains changements au formulaire qu’elle utilise. Nous avons aussi révisé la lettre qui l’accompagne. Les gestionnaires des relations avec l’Agence peuvent maintenant personnaliser la lettre pour les situations précises de leurs clients.

Pour le reste de l’année 2006, nous continuerons de tester le formulaire et la lettre pour assurer qu’ils nous communiquent une image réelle de chacune des coopératives avec lesquelles nous travaillons. Lorsque vous obtiendrez l’évaluation des risques de votre coopérative, n’hésitez pas à communiquer vos commentaires à votre gestionnaire des relations avec l’Agence. Le cas échéant, nous apporterons d’autres changements à notre matériel de notation des risques en janvier 2007.

Poster le formulaire de consentement à la communication de renseignements

En octobre, l’Agence a posté un formulaire de consentement à la communication de renseignements à toutes les coopératives de la Colombie-Britannique et de l’Alberta dont elle est responsable. Afin de faire son travail, l’Agence doit avoir une copie signée du formulaire dans le dossier de chaque coopérative.

Même si nous ne lancerons notre service des meilleures pratiques que dans un an, nous y pensons déjà. Pour offrir ce service, nous identifierons les coopératives qui fonctionnent particulièrement bien d’une façon quelconque et nous expliquerons leurs réalisations afin que les autres coopératives puissent tirer bénéfice de leur succès. Avant de commencer à offrir le service officiel, nous parlerons aux coopératives qui semblent bien fonctionner dans un certain domaine et nous consulterons les fédérations locales au sujet de ces champions possibles. Sans le consentement signé dans ses dossiers, l’Agence ne pourra pas souligner les succès des coopératives particulières.

Nous aurons encore plus besoin d’une copie du formulaire de consentement pour aider les coopératives à risques. L’Agence prévoit s’entretenir avec leurs prêteurs hypothécaires et à la FHCC ou à la fédération locale si la coopérative est membre. Ces experts ne travailleront pas avec nous au profit de la coopérative à moins que nous ayons son consentement écrit à la communication des renseignements.

Pour de plus amples renseignements sur notre formulaire de consentement, vous pouvez lire, dans l’onglet Questions et Réponses, la question portant sur le consentement à la communication de renseignements dans notre site Web à www.agency.coop. Veuillez vous assurer que votre coopérative signe le formulaire et qu’elle le poste à notre Centre de soutien à Ottawa si ce n’est pas déjà fait.

Accès de la coopérative à titre d’utilisateur

À l’heure actuelle, l’Agence prépare le lancement, prévu pour la fin novembre, des premiers modules d’accès à notre système d’information, pour les utilisateurs des coopératives d’habitation. Les coopératives recevront un nom d’utilisateur et un mot de passe qu’elles pourront partager avec peu ou beaucoup de contacts, comme elles le désireront.

Au début, les premières informations pour les coopératives seront limitées, mais elles augmenteront par la suite. Dès le début, vous pourrez voir votre accord d’exploitation ainsi que toutes les annexes.

Si vous préférez recevoir ce bulletin en anglais ou ne voulez plus recevoir ce bulletin, veuillez nous contacter à hferraton@agence.coop.

 

 

Août 2006

L’Agence affiche complet

L’équipe de l’Agence est maintenant complète. Jennifer Algera et Susan Dafoe s’occuperont de toutes les tâches administratives du Centre de service régional de la Colombie-Britannique et du Centre de service régional des Prairies, respectivement. L’Agence pourra aussi profiter des services de Debbie Saidman, qui travaillera principalement avec les coopératives du nord de l’Alberta. Pour obtenir de plus amples renseignements au sujet de ces personnes et de nos autres employés, visitez notre site Web, à la page Quoi de neuf? / Nouvelles.

Pas un revenu

La SCHL a récemment confirmé à notre directrice générale que les coopératives ne doivent pas considérer la nouvelle Prestation universelle pour la garde d’enfants comme un revenu pour ce qui est des mesures de soutien au paiement des loyers. Même si certaines coopératives sont déjà au fait de la situation, nous avons jugé important d’apporter la précision.

Les Centres de service régionaux : à vos marques, prêts, partez!

Le personnel de l’Agence met la dernière main aux préparatifs qui rendront le Centre de service de la C.-B. et celui des Prairies tout à fait fonctionnels. L’expérience acquise en Ontario a incité la SCHL et l’Agence à tenter une nouvelle approche. La transfert des dossiers entraînait auparavant une interruption de service de deux semaines, ce qui permettait au personnel de la SCHL d’achever son travail. En raison de préoccupations diverses, quelques coopératives continueront maintenant à travailler avec la SCHL pendant quelque temps encore.

L’Agence envoie présentement des lettres aux coopératives de la Colombie-Britannique pour leur transmettre le nom et les coordonnées de leur gestionnaire des relations. Les employés de l’Agence profiteront de leurs premiers jours de travail pour s’adapter à leur nouvel environnement; on prévoit tout de même que les coopératives recevront ces lettres près du 11 septembre, lors de l’ouverture officielle du Centre de service régional de la C.-B., à Vancouver. Les coopératives de l’Alberta recevront leur lettre près du 14 septembre, date de l’ouverture officielle du Centre de service régional des Prairies, à Calgary. Debbie Saidman, gestionnaire des relations, travaillera surtout depuis son bureau à domicile, situé à Edmonton, ce qui lui permettra de demeurer près de ses clients des coopératives.

Portes ouvertes de septembre

Le 14 septembre, l’Agence soulignera l’ouverture de son quatrième bureau lors d’une journée portes ouvertes au Centre de service régional de l’Ontario/Î.-P.-É., situé au 160, rue John, Bureau 402, à Toronto. Le conseil d’administration de l’Agence se réunira le lendemain, près du Centre de service régional.

Une ressource unique

L’Agence pourra profiter d’un projet conjoint de la Fédération de l’habitation coopérative du Canada et de la Société canadienne d’hypothèque et de logement, qui ont conjugué leurs efforts pour rédiger des lignes directrices en termes clairs et simples. Elles ont élaboré un guide à l’intention de chacun des programmes fédéraux avec lesquels l’Agence travaille pour le compte de la SCHL. Ces guides sont publiés sur le site Web de l’Agence, à la page Publications / Documents électroniques.

Services axés sur la clientèle et savoir-être

Les employés de l’Agence viennent de retourner d’un atelier sur la consolidation d’équipe et d’une séance de formation sur le service à la clientèle. Les dernières recrues ont ainsi pu rencontrer les «anciens», qui travaillent à l’Agence depuis cinq mois, et ainsi échanger idées et expériences. Tous ont pu confirmer leur engagement envers les coopératives, d’une part, et le respect du mandat de l’Agence, d’autre part.

Séances de formation

Les employés de l’Agence présentent des ateliers lors des séances de formation des coopératives d’habitation aux quatre coins du pays. Ces présentations visent à aider les coopératives et leurs partenaires du domaine à mieux comprendre le rôle que jouera l’Agence dans leur fonctionnement. On a récemment offert des séances sur la Déclaration annuelle de renseignements, que les coopératives, de pair avec leur vérificateur, travaillent à compléter. L’Agence prévoit annoncer les séances qui seront offertes, ainsi que de la date et du lieu où elles seront dispensées, sur son site Web, à la page Quoi de neuf? / Événements.

Fêtes des coopératives

De nombreuses coopératives invitent leur gestionnaire des relations à des fêtes qui soulignent des dates importantes pour elles, qu’il s’agisse de simples soirées café et gâteau ou de réceptions élégantes avec spectacles et tenues de soirée. Les gestionnaires des relations sont ravis de la chance qu’on leur offre ainsi de mieux connaître les coopératives. C’est avec plaisir qu’ils accepteront de prononcer quelques mots, si on le leur demande.

L’Agence tient à souligner l’anniversaire récent ou prochain de la Arcadia Housing Co-operative, de la Ashworth Square Housing Co operative, de la Lawrence Gardens Housing Co-operative, de la Neilson Creek Housing Co operative, de la St. Nicholas Housing Co-operative, de la Tompkins Housing Co operative et de la Wyandot Co operative Homes.

 

Juin 2006

L’Agence rencontre ses clients et les intervenants du domaine

La séance d’information annuelle de l’Agence a eu lieu le 8 juin, à London, lors de l’AGA de la FHCC. La séance a pris la forme d’un atelier intitulé « L’Agence, dix ans plus tard : la concrétisation d’un projet », qui a été donné par Alexandra Wilson, la directrice générale de l’Agence. Des représentants de la SCHL et de nombreux organismes du domaine de l’habitation coopérative ont assisté à l’atelier, ainsi que la plupart des membres du conseil d’administration de l’Agence.

Lors de la Conférence sur la gestion coopérative, qui a eu lieu la veille, Olga Tasci et Penelope Winter, directrices, ont présenté aux coopératives un atelier sur la façon de faire affaire avec l’Agence. Les employés des coopératives y ont posé un bon nombre de questions pratiques sur les répercussions de l’Agence sur le fonctionnement de leur coopérative.

Inauguration du nouveau kiosque

L’Agence a installé son nouveau kiosque pour la première fois lors de l’AGA de la FHCC. Des employés y étaient présents pour répondre aux questions qui leur étaient posées; la photo de certains de ces employés ornaient d’ailleurs le kiosque. On y a remis le rapport annuel de 2005 de l’Agence, ainsi qu’un document qui présentait une série de questions et réponses sur la nouvelle Agence et son fonctionnement.

Voici des questions que des visiteurs ont posées.

  • « Que va-t-il se passer au terme de notre accord d’exploitation? Quel sera alors le rôle de l’Agence? »
  • « Qu’inspectera l’Agence dans notre coopérative? »
  • « Que fait l’Agence? »

Des membres de programmes provinciaux de coopératives d’habitation se sont aussi arrêtés au kiosque pour discuter avec les employés de l’Agence. L’Agence ne travaille pas avec ces coopératives mais bon nombre d’entre elles s’intéressent tout de même à son fonctionnement, vu la pression intense qu’il a fallu exercer pendant plusieurs années pour que l’Agence soit fondée, qui a mené à sa création. Certaines d’entre elles espèrent d’ailleurs de faire un jour partie de la clientèle de l’Agence.

L’équipe de l’Ouest prête à se mettre au travail

L’Agence a embauché la majorité des employés de ses bureaux de l’Ouest. Wendy Dragomir,  Cole Dudley, Shawn Preus, Payam Ressalat, Franca Sorace et Jennifer Von Riesen travailleront au centre de service régional de la Colombie-Britannique, et Greg O’Neill, au centre de service régional des Prairies. Tous ces employés occupent le poste de gestionnaire des relations; ils seront donc en lien direct avec les clients des coopératives d’habitation. C’est Joanne Mick qui assume les fonctions de chef d’équipe pour les régions de la Colombie-Britannique et des Prairies. Rendez-vous sur notre site Internet pour lire l’annonce complète de l’embauche de ces employés.

Lancement du site Internet amélioré

C’est le 30 juin, juste à temps pour la Fête du Canada, que l’Agence a lancé la section de son site Internet modifié qui est destinée à la population. On enrichira constamment le site de nouveaux articles et renseignements. On y a déjà publié des exemplaires des déclarations des coopératives – qui font partie de la déclaration annuelle de renseignements (DAR) – et l’état de rapprochement de l’aide assujettie au contrôle du  revenu à l’intention des coopératives mises sur pied aux termes de l’article 95.

Visitez notre site Internet régulièrement pour en apprendre davantage sur l’Agence et ses projets. Dès l’automne 2006, les coopératives d’habitation pourront utiliser une section protégée par un mot de passe pour ouvrir une session et accéder à notre système d’information. Qu’y trouvera-t-on? Des ressources pertinentes, un exemplaire des accords d’exploitation des coopératives, la correspondance qu’elles ont échangée avec l’Agence et les rapports de l’Agence qui leur sont destinés – et ce n’est qu’un début!

Pleins feux sur l’Ouest

Les nouveaux centres de service régionaux de l’Agence ouvriront leurs portes le 11 septembre à Vancouver, et le 14 septembre à Calgary. Enfin un événement heureux à associer au 11 septembre!

 

Avril 2006

Le premier Centre de service régional

L’Agence se prépare pour l’ouverture du Centre de service régional de l’Ontario/Î-P.-É. le 8 mai 2006. Le Centre sera situé au 160, rue John, bureau 402, Toronto (Ontario), M5V 2E5. Le numéro de téléphone local du bureau sera le 416-598-4464 et le numéro de téléphone sans frais sera le 1-866-660-3140. Plusieurs coopératives à Toronto connaissent bien l’immeuble étant donné que leur avocat occupe un bureau dans celui-ci. Outre le Centre, un bureau satellite à Ottawa servira les coopératives de l’ Î-P.-É., de l’est et du nord de l’Ontario.

Le personnel du Centre de service régional de l’Ontario/Î-P.-É.

Dirigé par la chef d’équipe, Lori-Anne McDonald, le premier groupe de gestionnaires des relations de l’Agence apporte un large éventail de compétences et d’expériences. Les gestionnaires des relations sont : Michel Brière, Margaret Callaghan, Donna Charbonneau, Jacqueline Cooper, Jane Davidson-Neville, Peter Gesiarz, Hans Handratno, Dave Howard, Sandeep Thethy et Scott Wylie. Marianne Smith fournira du soutien administratif.

La DAR est mise en vigueur

La déclaration annuelle des renseignements (DAR), notre nouvel outil conçu pour permettre le partage de renseignements, sera mise en vigueur à partir du 8 mai, commençant d’abord par les coopératives qui produisent des états financiers pour l’exercice financier se terminant le 31 janvier 2006 ou plus tard. Ken Lawson (613-234-4557, poste 626) s’occupera du Service d’assistance pour la DAR que nous avons établi et il répondra aux questions des vérificateurs.

Pendant la période de transition, l’Agence offre aux vérificateurs des coopératives ayant 35 logements ou moins un service de préparation de la DAR, et cela au coût de 10 $ par logement. De plus, ce service sera offert provisoirement aux vérificateurs des coopératives francophones. Les vérificateurs peuvent demander ce service en communiquant avec le Service d’assistance pour la DAR.

Un message pour les coopératives de l’Ontario/ Î-P.-É.

Nous avons envoyé un avis par la poste à toutes les coopératives de l’Ontario/ Î-P.-É. pour lesquelles l’administration sera assumée par l’Agence le 8 mai. Nous enverrons une deuxième lettre cette semaine et celle-ci renfermera les coordonnées du gestionnaire des relations désigné de chaque coopérative. De plus, vous y trouverez une lettre autorisant la divulgation de renseignements que vous devez signer et retourner à l’Agence.  Certaines coopératives de l’Ontario/ Î-P.-É. ne seront pas transférées immédiatement. Ces coopératives recevront une lettre de la SCHL avec de plus amples renseignements.

Normes de service aux clients

Le Conseil d’administration de l’Agence a élaboré des normes de services aux clients à l’intention du personnel et des clients. Ces normes feront état des exigences et des services de l’Agence. Ces normes seront affichées sur notre site web sous peu. Veuillez cliquer sur « Politiques » et ensuite sur « Services aux clients ». Chantal Roy, notre promoteure du service à la clientèle, sera heureuse de répondre à toute question portant sur les normes de service aux clients. Vous pouvez communiquer avec Chantal par téléphone au 613.234.4557 ou sans frais au 1.866.660.3140, poste 610, ou par courriel à l’adresse

croy@agence.coop.

Ateliers de l’Agence offerts dans votre région

Les membres et le personnel des coopératives qui souhaitent apprendre davantage au sujet de l’Agence et de la nouvelle Déclaration annuelle de renseignements peuvent consulter le répertoire d’ateliers offerts à leur événement d’éducation régional. Jusqu’à présent, nous organisons des ateliers qui seront présentés aux fédérations de l’habitation coopérative suivantes :

AHCEO : 22 avril 2006
CHFT : 29 avril 2006
FHCC : 7 et 8 juin 2006
CHF BC : 25 septembre (Vancouver); 26 septembre (Victoria)
SACHA / NACHA : 29 septembre 2006

 

 

Février 2006

Le centre de soutien ouvre ses portes

Le centre de soutien de l’Agence à Ottawa s’établit dans son nouveau bureau permanent au 6e étage de l’immeuble au 190, rue O’Connor, à Ottawa. Son nouveau numéro de téléphone est le (613) 234-4557, et le numéro de télécopieur, (613) 234-7902.

Préparatifs pour l’ouverture des centres de services régionaux

Le bureau de Toronto commencera ses activités le 8 mai 2006. Les bureaux des Prairies et de Vancouver ouvriront leurs portes un peu plus tard qu’initialement prévu. Nous nous attendons à ce qu’ils commencent leurs activités en septembre 2006.

Nouveaux membres du personnel

L’Agence a le plaisir de présenter cinq nouveaux membres permanents du personnel :

Julie LaPalme, Agente d’information
Sergei Pershukevich, Administrateur des données
Patricia Poirier, Adjointe administrative
Chantal Roy, Promoteure du service à la clientèle
Michel St-Denis, Gestionnaire, Services techniques

Pour des renseignements sur les occasions d’emploi actuelles de l’Agence, veuillez visiter notre site Web.

Les renseignements de l’Ontario et de l’Î.-P.-É. sont presque mis à jour

Grâce à votre collaboration, l’Agence a presque terminé la phase Ontario/Î.-P.-É. de la mise à jour des renseignements des coopératives. Celle-ci demandait aux coopératives de vérifier et d’apporter les changements nécessaires à leurs renseignements de base pour assurer l’exactitude des données du système d’information de l’Agence. Un grand nombre de coopératives ont vérifié leurs données en ligne par l’entremise de notre site sécurisé.

Les mises à jour des renseignements de l’Alberta et de la C.-B. auront lieu en mai

Les coopératives de l’Alberta et de la Colombie-Britannique effectueront leurs mises à jour au début du mois de mai. Aux fins de préparation, ces coopératives recevront une lettre leur demandant de nous faire part des changements apportés à leurs adresses courriel ou à leurs autres coordonnées.

Lancement de l’outil de rapport de l’Agence pour la DAR

Les coopératives de l’Ontario et de l’Î.-P.-É. seront les premiers à se servir du nouvel outil de rapport qui sera lancé le 1er mai 2006. Les coopératives produiront une déclaration annuelle de renseignements (DAR) pour communiquer l’information financière courante et pour mettre à jour les autres données que l’Agence a sur eux. La production de la DAR en ligne est une fonction spéciale de l’approche de l’Agence. Pour des renseignements sur-le-champ, veuillez consulter notre section Q&R au sujet de la DAR. L’Agence enverra également plus de détails par la poste aux coopératives et à leurs vérificateurs.

 

Décembre 2005

Les cadres supérieurs sont en place

L’Agence a comblé plusieurs postes. Nous avons déjà annoncé les nominations de Gail Church à titre de Directrice des Services administratifs, d’Olga Tasci, Directrice des Services d’information et pratiques exemplaires, de Penelope Winter, Directrice des Services de gestion des programmes, et de Mélanie Clement, Adjointe de direction. L’Agence accueille maintenant un nouveau membre du personnel, Dave Sullivan, qui occupera le poste d’Administrateur de systèmes d’information.

Toujours à la recherche de personnes qualifiées

L’Agence est maintenant à la recherche de personnes qualifiées pour combler les autres postes. Le site Web de l’Agence affichera bientôt cinq occasions d’emploi à Ottawa (à savoir les postes d’adjoint(e) administratif(ve), d’agent(e) d’information, d’agent(e) de communications, de promoteur(e) du service à la clientèle, et d’administrateur(trice) des données) et une occasion d’emploi à Toronto (le poste de chef d’équipe Ontario/Î.-P.-É.).

Ouverture du bureau

L’Agence a trouvé un endroit pour son centre de soutien au 190, rue O’Connor, au centre-ville d’Ottawa. On aménage actuellement le bureau afin qu’il soit prêt pour son ouverture en février. Nous planifions l’ouverture de notre bureau à Toronto en avril et nous cherchons sans relâche le meilleur endroit abordable.

Nomination des directeurs et des dirigeants

Le Conseil d’administration de la Fédération de l’habitation coopérative du Canada (FHCC) a nommé Peter Crawford et Carol Davis au Conseil de l’Agence pour un autre mandat. Le Conseil a nommé de nouveau les dirigeants de l’Agence, entre autres : Ray Hession, qui continuera à occuper le poste de président, Jill Kelly, à titre de vice-présidente, et Peter Crawford, à titre de trésorier. Gail Church, Directrice, Services administratifs, a été nommée secrétaire générale.

Ce que les coopératives ont dit

Au printemps dernier, l’Agence a demandé aux coopératives de remplir un sondage sur la satisfaction des clients à l’égard des services de la SCHL. Vous pouvez maintenant consulter le rapport sur le sondage sur notre site Web, sous l’onglet « Rapport d’étape ».

Avis portant sur les vérifications

En début 2006, l’Agence enverra aux coopératives et aux vérificateurs des coopératives (dans les cas où ceux-ci ont été identifiés) des informations sur la nouvelle déclaration annuelle de renseignements (DAR). Il s’agit d’un document important qui sera essentiel au système d’information de l’Agence et à nos nouveaux services offerts aux coopératives.

Nous avons besoin de votre mise à jour

En novembre, l’Agence a demandé aux coopératives de l’Ontario et del’ Î.-P.-É. de mettre à jour les renseignements que la SCHL nous avait fournis à leur sujet, ainsi de nous faire part des renseignements actuels, y compris le nom et l’adresse du vérificateur de la coopérative, et cela en vue de mettre à jour le système d’information de l’Agence. La date limite pour effectuer les mises à jour était le 2 décembre. La plupart des mises à jour ont été soumises mais certaines d’autres n’ont pas encore été faites.

Si votre coopérative ne l’a pas déjà fait, nous vous prions de nous faire parvenir votre mise à jour dans les plus brefs délais afin que nous puissions insérer vos données dans notre système et envoyer notre trousse de renseignements sur la DAR à votre vérificateur dans la nouvelle année. Consultez notre courriel ou notre télécopie. Si vous ne les trouvez pas, communiquez avec nous pour obtenir une autre copie.

Nous n’avons pas oublié les coopératives de l’Alberta et de la Colombie Britannique. Nous leur demanderons de remplir une mise à jour au début de la nouvelle année.

Vœux pour une nouvelle année canadienne

L’Agence est enthousiasmée par les occasions que l’année 2006 nous présentera alors que nous commençons à offrir des services et nouer des relations avec nos clients coopératifs. Nous vous souhaitons santé, bonheur et coopération tout au long de la nouvelle année.

 

 

Septembre 2005

Un nom plus simple

Le nom légal de l’Agence est maintenant l’« Agence des coopératives d’habitation ». Nous continuerons d’ailleurs à l’appeler l’Agence.

Une directrice générale pour l’Agence

Le Conseil d’administration a nommé Alexandra Wilson en tant que première directrice générale à la direction de l’Agence. Son travail consiste à transformer l’idée bien planifiée de l’Agence en réalité.

Mme Wilson est bien connue dans le monde des coopératives. Elle a travaillé dans le domaine du développement international et a été depuis longtemps membre actif du Comité du logement de l’Alliance coopérative internationale. Depuis 15 ans, elle a occupé le poste de directrice générale de la Fédération de l’habitation coopérative du Canada et siège actuellement aux conseils d’administration du Groupe Coopérateurs et de la Citizens Bank, une filiale de la coopérative de crédit VanCity Credit Union. Mme Wilson a mis ses talents au service du mouvement de l’habitation coopérative à plusieurs niveaux, en tant que membre, directrice, promotrice, gestionnaire et visionnaire.

Occasions d’emploi

L’Agence recrute actuellement des individus pour occuper des postes de haute direction au sein de son équipe de gestion. Elle est à la recherche d’un(e) directeur(trice) des Services de gestion des programmes et d’un(e) directeur(trice) des Services administratifs.

Le/la Directeur(trice), Services de gestion des programmes, supervisera la prestation de services sophistiqués dans le cadre d’une culture traditionnelle, orientée vers le service à la clientèle. Le/la directeur(trice) doit posséder une connaissance approfondie des risques et de la gestion des logements, ainsi que d’excellentes capacités de leadership et de bonnes aptitudes pour les relations interpersonnelles. Le bilinguisme (français-anglais) est obligatoire.

Le/la Directeur(trice), Services administratifs, inaugurera le Centre de soutien de l’Agence et trois bureaux régionaux et établira des systèmes de gestion, de ressources humaines et de comptabilité. Le/la directeur(trice) doit être minutieux(euse), fortement orienté(e) vers le service à la clientèle et montrer des aptitudes éprouvées en gestion. Le bilinguisme (français-anglais) est obligatoire.

Consultez le site Web pour de plus amples renseignements. Au fur et à mesure qu’elle prend de l’avance dans le processus d’emba uche, l’Agence affichera d’autres occasions d’emploi. Veuillez surveiller de près le lien : <www.agence.coop/pages/fr/work1.asp>.

De bons renseignements

À partir du mois d’octobre, l’Agence demandera aux coopératives de confirmer l’exactitude des renseignements fournis par la SCHL à leur sujet. Région par région, les coopératives examineront et réviseront ces renseignements à partir d’une section sécuritaire du site Web de l’Agence. Les coopératives de l’Ontario et de l’Île-du-Prince-Édouard seront les premières à recevoir une demande, avec un nom d’utilisateur et un mot de passe, par courriel.

Si l’Agence n’a aucune adresse courriel pour la coopérative dans ses dossiers, elle invitera la coopérative d’obtenir le sondage par l’entremise d’un courriel d’un membre de son personnel ou de son conseil. Les coopératives peuvent aussi confirmer les renseignements par téléphone. Les coopératives recevront bientôt une lettre de l’Agence avec tous les renseignements nécessaires.

Le Centre de soutien ouvrira ses portes en février

L’Agence a trouvé l’endroit idéal pour son Centre de soutien. Ce bureau central assurera la liaison avec la SCHL et aidera les centres régionaux à travailler de concert avec leurs coopératives locales. Comptant 17 employés, le Centre de soutien ouvrira ses portes le 1er février 2006 au 190, rue O’Connor au centre-ville d’Ottawa.